Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức - 19

Kết quả lựa chọn nhà thầu (KQLCNT)

20

Tổ Chuyên gia

Đánh giá HSDT/HSĐX/BCG/E

-HSDT và xếp hạng nhà thầu

- Thực hiện đánh giá HSDT/HSĐX/BCG/E-HSDT.

- Lập Báo cáo đánh giá HSDT/HSĐX/BCG/E-HSDT và danh sách xếp hạng nhà thầu (trong trường hợp có từ 2 nhà thầu đạt yêu cầu kỹ

thuật trở lên)

21

Giám đốc

Phê duyệt DS xếp hạng nhà thầu

- Quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu.

22

Phòng đầu

mối mua

sắm và

Phòng TCKT

Thương thảo hợp đồng

- Mời nhà thầu có xếp hạng thứ nhất vào thương thảo.

- [Bản thảo] Quyết định phê duyệt KQLCNT

23

Tổ Thẩm định

Thẩm định KQLCNT

- Thẩm định KQLCNT.

- Lập Báo cáo thẩm định KQLCNT.

24

Giám đốc.

Phê duyệt KQLCNT

- Quyết định phê duyệt KQLCNT.

25

Phòng đầu

mối mua sắm

Công khai KQ LCNT

Đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu; Gửi thông báo kết quả LCNT cho các nhà thầu

Hợp đồng

26

Phòng đầu

mối mua sắm và P. TCKT

Xây dựng hợp đồng

- Xây dựng hợp đồng trên cơ sở kết quả trúng thầu đã được phê duyệt và các văn bản khá có liên quan.

27

Giám đốc

- Ký kết hợp đồng.

Ký hợp đồng

28

Phòng đầu

mối mua

sắm và

Phòng TCKT

-Tổ chức quản lý, theo dõi thực hiện hợp đồng.

Quản lý thực hiện hợp đồng

29

Phòng đầu

mối mua

sắm và

Phòng TCKT

- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng theo khối lượng thực tế của việc thực hiện hợp đồng.

Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Trách

nhiệm

Các bước thực hiện

Nội dung thực hiện và kiểm soát

1

Nhân viên tổ từ thiện phòng CTXH

Tiếp nhận và xác minh thông tin từ thiện

- Nhân viên phòng CTXH tiếp nhận, sắp xếp lịch hẹn với các nhà hảo tâm qua điện thoại, email. . . mọi thông tin của nhà hảo tâm được lưu trữ tại sổ theo dõi các hoạt động từ thiện tại phòng CTXH

- Chuyển các văn bản theo quy định đến các nhà hảo tâm, hướng dẫn các nhà hảo tâm hoàn thiện các văn bản theo quy định.

- Tiếp nhận thông tin và chương trình hoạt động Từ thiện

- Kiểm tra tính xác thực của các văn bản trả lời được các nhà hảo tâm phản hồi

- Đối với các nhà hảo tâm có yếu tố

nước ngoài cần chuyển hồ sơ đến phòng an ninh chính trị nội bộ (PA83)

2

Lãnh đạo Phòng CTXH,

BGĐ

Xét duyệt hoạt động

- Xin chỉ đạo của lãnh đạo phòng CTXH, lãnh đạo bệnh viện về nội dung chương trình từ thiện trước khi triển khai

Nhân viên tổ từ thiện phòng CTXH

Tìm kiếm, xác minh thông tin và thống nhất danh sách đối tượng được thụ hưởng từ thiện

- Nhân viên phòng CTXH thường xuyên liên hệ với mạng lưới công tác xã hội dưới các khoa phòn để tìm kiếm thông tin về các trường hợp người bệnh khó khăn cần hỗ trợ.

- Tiếp nhận đơn đăng ký các trường hợp yêu cầu thụ hưởng từ thiện từ dưới các khoa, phòng chuyển đến theo mẫu quy định

- Thành viên mạng lưới xã hội hỗ trợ nhân viên phòng CTXH xuống các khoa, phòng trực tiếp tiếp xúc với người bệnh và bác sỹ điều trị tại khoa, phòng để xác minh thông tin và hoàn thiện hồ sơ từ thiện gồm:

+ Đơn đăng ký có xác nhận của bác sỹ điều trị hoặc điều dưỡng trưởng

+ Xác nhận và lưu trữ giấy tờ xác nhận hoàn cảnh khó khăn liên quan đến người bệnh như sổ hộ nghèo, xác nhận trẻ mồ côi. . . . (nếu có)

+ Cân đối danh sách nhóm người bệnh được hưởng giữa các khoa/phòng

-Tổng kết và chốt danh sách người bệnh

được hưởng từ thiện

Nhân viên tổ từ thiện phòng CTXH

- Đặt lịch hẹn với nhà hảo tâm đến làm việc trực tiếp tại phòng CTXH để trao đổi nội dung chính của hoạt động từ thiện và khớp nối thông tin có liên quan đến hoạt động từ thiện bao gồm:

+ Thời gian thực hiện

+ Địa điểm khoa/phòng

+Số lượng người tham gia hoạt động từ thiện

+Trang phục, thái độ phục vụ

+ Danh sách người bệnh được thụ hưởng từ thiện

+ Các nội dụng khác

- Hướng dẫn người bệnh nhận từ thiện từ nhà hảo tâm

-Báo cáo công tác từ thiện đến lãnh đạo phòng CTXH, Nhà hảo tâm, Các thành viên mạng lưới CTXH

- Gửi thư cảm ơn đến các nhà hảo tâm

-Báo cáo các bất cập, tình huống phát sinh để rút kinh nghiệm

Chuẩn bị hoạt động từ thiện

6

Giám đốc

Tổng kết hoạt động

- Kiểm tra khớp thu chi tiền từ thiện, tiếp nhận và bàn giao hiện vật từ thiện

-Lưu hồ sơ nhà hảo tâm, người bệnh được thụ hưởng và các giấy tờ liên quan.

- Cập nhật danh sách và đăng tải lên

Webside

Các bước thực hiện

Nội dung công việc và yêu cầu

I

Thực hiện kiểm soát đồng thời: được thực hiện trong khi việc thực hiện các hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của các bộ khoa/phòng/viện/trung tâm trong bệnh viện, nhằm đánh giá tiến độ, chất lượng, tính tuân thủ quy trình, quy định của bệnh viện, đúng quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động; phát hiện và kiến nghị kịp thời các biện pháp sửa chữa những sai lệch, thiếu sót, yếu kém trong quá trình thực hiện các hoạt động, nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất các mục tiêu. Ban Kiểm soát nội bộ sẽ thực hiện các hoạt động kiểm soát

trước khi Ban giám đốc phê duyệt.

II

Thực hiện kiểm soát sau : Từng cuộc kiểm soát theo định hướng

quản trị rủi ro của Ban giám đốc

Ban kiểm soát nội bộ

Xác định nhu cầu

Căn cứ định hướng quản trị của Ban Giám đốc; Căn cứ vào tình hình thực hiện kỳ trước;

Căn cứ vào các kết quả kiểm tra đán giá của các đoàn Thanh tra, Kiểm soát nhà nước;

Căn cứ Kết quả kiểm tra của phòng Quản lý chất lượng

Căn cứ kế hoạch kiểm soát năm đã được phê duyệt (nếu liên quan).

Ban kiểm soát nội bộ tham vấn với Ban Giám đốc về chiến lược, mục tiêu và quản trị rủi ro từ đó xác định mục tiêu, nội dung cần kiểm soát.

Ban kiểm soát nội bộ tiến hành thu thập thông tin

sơ bộ liên quan đến cuộc kiểm soát nội bộ.

Ban kiểm soát nội

bộ

Lập KHKS

Ban kiểm soát nội bộ lập kế hoạch kiểm soát trên cơ sở định hướng theo rủi ro theo mẫu

Ban

Giám đốc

Phê duyệt

Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt kế hoạch kiểm soát

Ban kiểm soát nội

bộ

Thông báo kiểm soát

Ban kiểm soát nội bộ lập dự thảo Thông báo kiểm soát theo mẫu

Ban Giám đốc

Phê duyệt

Ban Giám đố,c xem xét và phê duyệt Thông báo kiểm soát soát chuyên đề. Thông báo kiểm soát được gửi đến:

- Các thành viên đoàn kiểm soát;

- Các đơn vị, cá nhân có liên quan tới đối tượng/phạm vi kiểm soát.

-

Đoàn kiểm soát

Thực hiện kiểm soát

Đoàn kiểm soát chuyên đề thực hiện kiểm soát theo Kế hoạch kiểm soát và thông báo kiểm soát. Trưởng đoàn kiểm soát tổng hợp kết quả kiểm soát của các thành viên, thảo luận và thống nhất với các thành viêncác nội dung trong Biên bản và

lập dự thảo Biên bản kiểm soát theo và trình

Trưởng Ban kiểm soát nội bộ xem xét, giải quyết về những vấn đề còn khác biệt (nếu có).

Trưởng Ban kiểm soát nội bộ soát xét dự thảo biên bản kiểm soát, các bằng chứng kiểm soát, đánh giá kết quả đạt được của các mục tiêu kiểm soát; xem xét, giải quyết những đề nghị của Tổ kiểm soát; chỉ đạo Đoàn kiểm soát tiếp tục thực hiện các thủ tục kiểm soát bổ sung nếu thấy cần thiết. Các quyết định hoặc các công việc vượt quá thẩm quyền phải được báo cáo xin ý kiến kịp thời để Ban Giám đốc chỉ đạo cụ thể.

Đoàn kiểm soát thực hiện thông qua dự thảo biên bản kiểm soát sau khi đã được Trưởng Ban kiểm soát nội bộ thông qua với các đơn vị/cá nhân liên quan; xem xét các ý kiến, đề nghị của các đơn vị để hoàn thiện biên bản kiểm soát; thống nhất và ký biên bản kiểm soát.

Ban kiểm soát nội bộ

Xem xét, quyết định

Kết thúc kiểm soát, Ban kiểm soát nội bộ căn cứ vào biên bản kiểm soát và tài liệu bổ sung, làm rõ bằng văn bản của Đơn vị (nếu có) lập Báo cáo kiểm soát theo mẫu

Báo cáo kiểm soát phải có ý kiến của thủ trưởng các bộ phận/đơn vị/cá nhân được kiểm soát.Trường hợp không thống nhất với ý kiến

kiểm soát cần cần nêu rõ ý kiến và lý do.