Hệ thống thông tin

2. Tạo một từ điển dữ liệu

Các danh sách dữ liệu "thô" thu thập qua mỗi buổi phỏng vấn sau khi lọc các dữ liệu đồng nghĩa và đa nghĩa, được dùng để tạo thành bộ từ điển dữ liệu.

Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thông tin, với một số đặc trưng như: tên, cấu trúc, ràng buộc ngữ nghĩa, loại, lĩnh vực sử dụng, các qui tắc tác động.

Cuối cùng để chuẩn bị tốt cho việc triển khai công việc ở các mức sau, ngoài các ràng buộc cú pháp được mô tả bởi cấu trúc dữ liệu cần phải thêm các ràng buộc ngữ nghĩa (nếu có).

Ví duï: Dữ liệu ĐSO (Điểm số) có ràng buộc cú pháp, bắt

buộc có cấu trúc “XX. X”, ngoài ra còn có ràng buộc ngữ nghĩa: Mọi điểm số đến thuộc đoạn [0, X], X nhận giá trị 5/

10/ 20 tùy theo thang điểm qui định.49

Từ điển dữ liệu

Ký

hiệu

Tên

Cấu trúc/ ràng

buộc cú pháp

Chiều

dài

Tần suất

Tính

chất

Mô tả

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 575 trang tài liệu này.

III. HỢP THỨC HÓA

Hợp thức hóa (đúng ra phải gọi là hợp thức hóa phân tích hiện trạng) là quá trình nhận thức hệ thông tin hiện hữu bởi phân tích viên, đã được xác thực bởi những cá nhân tham gia phỏng vấn, những người quản lý.

1. Mục tiêu:

Nhằm bảo đảm xâm nhập chính xác hiện trạng của tổ chức thông qua các buổi phỏng vấn.

Ngoài ra còn tạo cơ hội cho những người ra quyết định suy nghĩ về sự chính xác của các mục tiêu đã được đặt ra, đôi khi xác định lại mục tiêu này.

2. Cách tiến hành:

Công cụ hợp thức hóa là tổng hợp có kết hợp với tổ

chức cụ thể.

Bảng tổng hợp này sẽ được đệ trình để những người

ra quyết định, những người lãnh đạo cho ý kiến. Qua việc này phân tích viên thấy được kết quả công việc của mình đồng thời cũng chính xác một số qui

taéc phöùc taïp mà chỉ có những chuyên gia có kinh

nghiệm mới có thể diễn đạt đầy đủ.

3. KẾT QUẢ

Ngoài việc bảo đảm cho phân tích viên sự hiểu biết đúng HTT hiện hữu, hợp thức hóa còn chuẩn bị nội dung của một hợp đồng giữa những người làm tin học và người sử dụng.

Phân tích hiện trạng là một giai đoạn quan trọng, hiệu quả và thành công của việc tin học hóa hệ thống thông tin của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào giai đoạn này.

Baøi tp

Phân tích hiện trạng bài toán

“Quản lý Vật tư Hàng hóa”

Mô tả nghiệp vụ Quản lý Vật tư Hàng hóa

Nhóm Phân tích sau khi tìm hiểu nghiệp vụ quản lý Vật tư hàng hóa tại một công ty, đã đưa ra mô tả sơ lược sau:

- Căn cứ vào Hợp đồng Cung ứng giữa Công ty và Nhà cung ứng, để chuẩn bị cho việc nhập vật tư hàng hóa, bộ phận Cung tiêu của Công ty sẽ lập Phiếu Nhập Vật tư Hàng hóa (4 liên) và chuyển cho bộ phận Quản lý Kho của Công ty.

- Quản lý kho sẽ nhập hàng vào kho, kiểm tra hàng nhập theo Phiếu Nhập Vật tư Hàng hóa, sau đó 2 bên giao – nhận sẽ ký xác nhận vào phiếu nhập: bên giao (nhà cung ứng) giữ 1 liên, bên nhận (quản lý kho) giữ 1 liên, 2 liên còn lại chuyển cho Bộ phận Cung tiêu và Kế toán của công ty.

- Khi có nhu cầu xuất hàng, căn cứ theo Phiếu đề nghị xuất đã được phê duyệt, bộ phận Cung Tiêu sẽ lập Phiếu Xuất Vật tư Hàng hóa (4 liên) và chuyển cho bộ phận Quản lý Kho.