Nhận Thức Của Lãnh Đạo Về Công Tác Quản Trị Văn Phòng

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM‌

2.1. Nhận thức của Lãnh đạo về Công tác Quản trị Văn phòng

Muốn đổi mới bất cứ điều gì thì cần phải đổi mới con người. Đó là việc đầu tiên và thiết yếu nhất trong cuộc đổi mới , con người luôn là trung tâm, là nhân tố quyết định cho sự thành công của bất cứ lĩnh vự gì. Do vậy nhận thức của lãnh đạo là yếu tố quyết định đôi với sự phát triển và thành công, ngược lại nếu nhận thức, sự quan tâm của lãnh đạo chưa đúng mức thì việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác quản trị văn phòng sẽ không mang lại hiệu quả và gây nhiều khó khăn trong công tác quản lí.

Qua quá trình khảo sát công tác quản trị văn phòng tại Công ty than Khe Chàm em nhận thấy lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong công ty đã nhận thức được hiệu quả của việc thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng mang lại. Lãnh đạo đã ban hành các văn bản phù hợp với từng mặt hoạt động của công ty, nhân lực văn phòng của công ty cũng được đầu tư với mỗi công việc sẽ có nhân viên thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của mình. Lãnh đạo cũng đã bắt đầu đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như máy tính, máy in, máy scan, máy photo, tủ, kệ, bàn làm việc, file, hộp đựng tài liệu..đây là những trang thiết bị cần được bố trí trong văn phòng. Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên đi học nâng cao nghiệp vụ và cử nhân viên đi học các lớp tập huấn đào tạo nghiệp vụ văn phòng.

Tuy công tác quản trị văn phòng được lãnh đạo quan tâm nhưng vẫn còn những khó khăn khi thực hiện do nguồn kinh phí hạn hẹp, do lãnh đạo chưa quán triệt triệt để các nhân viên thực hiện công tác văn phòng thực hiện đúng quy định. Vì vậy để công tác quản trị văn phòng mang lại hiệu quản cao cần tới sự quan tâm, đầu tư của lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng và việc thực hiện tốt công tác này của cán bộ nhân viên công ty.

2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng

Công ty than Khe Chàm tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Nhìn vào sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức được chia thành các khối, đứng đầu mỗi khối đều có một người phụ trách dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, các phòng chức năng nghiệp vụ giúp Giám đốc theo dõi, kiểm tra từng mặt hoạt động của Công ty về việc phân công trách nhiệm lãnh đạo quản lý, chỉ huy điều hành sản xuất kinh doanh giữa Giám đốc với các Phó giám đốc, Kế toán trưởng va quan hệ lề lối làm việc.

Trong thực tế sản xuất mỗi hình thức tổ chức sản xuất trên đều khá phức tạp đòi hỏi trình độ quản lý vừa sâu vừa rộng, trong đó Giám đốc Công ty thực hiện chỉ đạo và điều hành giám sát các quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua các mệnh lệnh sản xuất. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ điều hành giám sát các quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đến từng phân xưởng công trường, đồng thời làm tham mưu cho Giám đốc để có những quyết định đúng đắn kịp thời để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao.