Lựa Chọn Của Luận Án Về Tiêu Chuẩn Chất Lượng Thông Tin Kế Toán Trong Môi

Dễ hiểu. Các thông tin và số liệu kết toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh.

Có thể so sánh. Các thông tin và số liệu kế toán cần được tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh và đánh giá.

P2F P

1.2.2.5. Theo tiêu chuẩn của CobiT3

Trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, chất lượng thông tin kế toán trước hết cần đáp ứng yêu cầu chất lượng thông tin trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin. Theo quan điểm của kiểm soát công nghệ thông tin (CNTT), chất lượng thông tin đề cập tới các khía cạnh liên quan tới nội dung thông tin chẳng hạn như vấn đề về tin cậy của thông tin hay vấn đề gian lận thông tin, an toàn thông tin, sẵn sàng của thông tin. Theo định nghĩa của CobiT, chất lượng thông tin được đánh giá qua 7 tiêu chuẩn như sau (IT Governance Institute, 2006)

 Hữu hiệu. Thông tin được coi là hữu hiệu nếu phù hợp với yêu cầu xử lý kinh doanh của người sử dụng; đáp ứng kịp thời, chính xác trong tính toán số học, nhất quán phương pháp tính toán theo những phương pháp kế toán đã chọn lựa và hữu ích cho việc ra quyết định kinh tế theo đúng các phương pháp kế toán lựa chọn. Như vậy nó đáp ứng việc tuân thủ các qui định, yêu cầu kế toán quản trị, chuẩn mực kế toán tài chính. Nó đảm bảo chiều bản chất thông tin và bối cảnh sử dụng thông tin.

 Hiệu quả. Là tiêu chuẩn liên quan tới đảm bảo sử dụng các nguồn lực (con người, thiết bị, cơ sở hạ tầng, phần mềm v.v..) trong quá trình thu thập, xử lý, tạo thông tin nhằm đảm bảo hiệu quả và kinh tế nhất.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

3 COBIT –Control Objectives for Information and related Technology- do Viện quản lý công nghệ thông tin (IT Governance Institute) thuộc Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA-Information System Audit and Control Association) ban hành năm 1996. COBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học, được chia thành 4 vùng lĩnh vực (domain): hoạch định và tổ chức, hình thành và triển khai, phân phối và hỗ trợ; và giám sát hệ thống thông tin (KSNB bộ môn kiểm toán)

 Bảo mật. Đảm bảo thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc truy cập (xem, sửa, thêm vào, hủy) hay công bố sử dụng không được phép. Nó đảm bảo an toàn cho thông tin. Đây là tiêu chuẩn liên quan tới chất lượng dịch vụ cung cấp thông tin.

 Toàn vẹn. Là tiêu chuẩn liên quan tới tính chính xác và đầy đủ cũng như hợp lệ của thông tin phù hợp với nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo các dữ liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chính xác và tin cậy được. Nó được đánh giá qua 2 nội dung: (a).Đảm bảo các thông tin đúng, đủ, không bị trùng lắp tại các điểm phát sinh dữ liệu; và (b). Không bị làm khác biệt trên qui trình khai thác. Điều này đảm bảo thông tin được tạo ra từ những dữ liệu phù hợp với nhau và không bị sửa chữa trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ ở bất cứ phân hệ nào thì tên hay mã khách hàng đều giống nhau để có thể thực hiện các hoạt động xử lý, khai thác thông tin giống nhau.

 Sẵn sàng. Đây là đặc tính thể hiện thông tin sẵn sàng đáp ứng phục vụ cho xử lý kinh doanh hiện tại và tương lai. Như vậy để sẵn sàng thông tin cung cấp, nó đòi hỏi tính an toàn của các nguồn lực cần thiết liên quan. Đây là tiêu chuẩn liên quan chiều chất lượng dịch vụ cung cấp thông tin.

 Tuân thủ. Đây là tiêu chuẩn yêu cầu thông tin phải phù hợp luật pháp công, chính sách hoặc các tiêu chuẩn xử lý kinh doanh.

 Đáng tin cậy. Đáng tin cậy là tiêu chuẩn yêu cầu cung cấp đủ thông tin thích hợp cho quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp và thực thi các trách nhiệm liên quan trong lập báo cáo.

1.2.3. Lựa chọn của luận án về tiêu chuẩn chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP

Các tiêu chuẩn chất lượng thông tin hay thông tin kế toán khác nhau giữa các quan điểm xuất phát từ các mục tiêu khác nhau trong bối cảnh sử dụng khác nhau.

FASB, IASB và chuẩn mực kế toán Việt Nam đều dựa trên quan điểm chính là chất lượng thông tin kế toán đồng nghĩa với chất lượng báo cáo tài chính, nghĩa là làm sao để giải thích tình hình tài chính doanh nghiệp rõ ràng, phù hợp, tin cậy dễ hiểu

với người sử dụng nhằm giúp họ đưa ra các đánh giá và dự đoán tình hình tài chính doanh nghiệp về các vấn đề nguồn lực doanh nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh hay dự đoán về thời gian và tính không chắc chắn của dòng tiền và các nghĩa vụ với các nguồn lực doanh nghiệp. Từ đó các đối tượng sử dụng này đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp. Các tiêu chuẩn chất lượng thông tin chủ yếu tập trung:

 Liên quan tới nội dung thông tin gồm: Chính xác; Đầy đủ; Có thực; Kịp thời; Thích hợp

 Liên quan tới phương pháp ghi nhận và xử lý thông tin: Nhất quán; Khách quan

 Liên quan tới trình bày thông tin: Có thể hiểu được.

Nếu xét theo các chiều chất lượng thông tin thì nó thỏa mãn đủ 3 chiều là bản chất của thông tin, bối cảnh của thông tin và biểu hiện hay trình bày của thông tin. Chiều thứ 4 không được đề cập ở đây vì xuất phát điểm ban đầu là tập trung vào chất lượng báo cáo tài chính và khởi điểm là môi trường xử lý bằng tay.

Trong khi đó, trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin, chất lượng thông tin không chỉ dừng ở việc đáp ứng bản chất của thông tin, bối cảnh của thông tin và biểu hiện của thông tin mà vấn đề truy cập an toàn thông tin rất quan trọng. Nếu thông tin không thể truy cập và không an toàn thì bản chất thông tin cũng không thể đáp ứng được hay nói cách khác nếu chất lượng cung cấp dịch vụ thông tin không tin cậy và không thực hiện được thì sản phẩm thông tin cũng trở thành vô ích vì không thể thực hiện được. Vì vậy quan điểm chất lượng sản phẩm thông tin khi ứng dụng công nghệ thông tin là sử dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin để đạt được tính chính xác về mặt số học và chính xác theo phương pháp tính toán đã chọn lựa, an toàn bảo mật và sẵn sàng đối với người sử dụng. Điều này nghĩa là quan điểm của công nghệ thông tin chỉ chú trọng tới khía cạnh thế nào là phương pháp tính toán phù hợp, chính xác để tạo ra thông tin người sử dụng mong muốn. Nội dung thông tin thế nào là phù hợp với đối tượng sử dụng thì không phải là vấn đề quan tâm trong quan điểm này, nghĩa là những vấn đề về phương pháp kế toán, về chuẩn mực kế toán không nằm trong phạm vi nghiên cứu,

Do mục tiêu của luận án là tìm hiểu các tác động của môi trường ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin – môi trường sử dụng ERP – tới chất lượng thông tin kế toán nên luận án chỉ xem xét và lựa chọn các tiêu chuẩn chất lượng thông tin theo CobiT. Điều này là hợp lý vì thực chất phạm vi luận án chỉ gói gọn trong vấn đề tác động ảnh hưởng của môi trường ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin tới chất lượng thông tin kế toán. Các tiêu chuẩn liên quan gắn với các chuẩn mực kế toán đều không nằm trong phạm vi đề tài.

Tóm lại các tiêu chuẩn chất lượng thông tin kế toán lựa chọn trong luận án sẽ là:

 Hữu hiệu. Tiêu chuẩn này liên quan tới việc đảm bảo tuân thủ theo nội dung thông tin kế toán và phương pháp xử lý thông tin kế toán đã lựa chọn trước đó. Nghĩa là tiêu chuẩn này giúp thực hiện theo đúng chuẩn mực kế toán hay các phương pháp kế toán được chấp nhận mà doanh nghiệp lựa chọn và cần tuân thủ cho việc lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản trị. Thông tin được coi là hữu hiệu nếu phù hợp với yêu cầu xử lý kinh doanh và đáp ứng người sử dụng kịp thời, chính xác, nhất quán và phù hợp. Như vậy “hữu hiệu” ở đây chính là tính phù hợp và tin cậy về các nội dung thông tin công bố.

 Hiệu quả. Là tiêu chuẩn liên quan tới việc sử dụng các nguồn lực tạo thông tin hiệu quả và kinh tế nhất.

 Bảo mật. Đảm bảo thông tin được bảo vệ nhằm tránh việc sử dụng và công bố không được phép.

 Toàn vẹn. Là tiêu chuẩn đảm bảo thông tin được tạo ra chính xác và tin cậy. Nó được tạo ra từ các dữ liệu chính xác, đầy đủ và hợp lệ. Tính toàn vẹn được đánh giá qua 2 nội dung: (a).Đảm bảo các thông tin đúng, đủ, không bị trùng lắp tại các điểm phát sinh dữ liệu; và (b). Không bị làm khác biệt trên qui trình khai thác. Điều này đảm bảo thông tin được tạo ra từ những dữ liệu phù hợp với nhau và không bị sửa chữa trong cơ sở dữ liệu. Như vậy tiêu chuẩn này đảm bảo chiều bản chất của thông tin.

 Sẵn sàng. Thể hiện thông tin sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khi cần sử dụng của người sử dụng.

 Tuân thủ. Đây là tiêu chuẩn yêu cầu thông tin phải phù hợp luật pháp, chính sách hoặc các tiêu chuẩn xử lý kinh doanh và các thỏa thuận ràng buộc. Do đó hệ thống cần đảm bảo kiểm soát các sửa chữa hay thay đổi qui trình không được ủy quyền và kiểm soát cách công bố và sử dụng thông tin cá nhân của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp.

 Đáng tin cậy. Đáng tin cậy là tiêu chuẩn yêu cầu cung cấp đủ thông tin thích hợp để ban quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp và thực thi các trách nhiệm liên quan.

1.3. ẢNH HƯỞNG CỦA ERP TỚI CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trong phần này, chúng ta cùng phân tích những tác động ảnh hưởng của ERP tới chất lượng thông tin kế toán.

Thông tin kế toán là sản phẩm của hệ thống thông tin kế toán, vì vậy muốn phân tích tác động của ERP tới chất lượng thông tin kế toán thì cần phân tích tác động ảnh hưởng của ERP tới hệ thống thông tin kế toán. Từ đây, ta mới có thể phân tích được tác động ảnh hưởng của ERP tới chất lượng thông tin kế toán.

1.3.1. Ảnh hưởng của ERP tới hệ thống thông tin kế toán

Khi xem xét ảnh hưởng tới hệ thống, có nhiều cách tiếp cận, hoặc xem xét theo qui trình xử lý của hệ thống, hoặc xem xét theo các thành phần của hệ thống hoặc theo mục tiêu cần đạt được của hệ thống. Luận án này sẽ tiếp cận để phân tích ảnh hưởng của ERP tới hệ thống kế toán theo những thành phần cơ bản của hệ thống và chức năng của hệ thống

1.3.1.1. Ảnh hưởng ERP tới quá trình thu thập dữ liệu của hệ thống kế toán

Dữ liệu thu thập bao gồm cả dữ liệu liên quan tài chính và phi tài chính. Trong môi trường ERP, các dữ liệu thu thập về hoạt động kinh doanh không chỉ liên quan thông tin tài chính mà còn cả những thông tin không tài chính. Ví dụ, thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ có thông tin liên quan tới hàng hóa

được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhận đặt hàng hoặc thậm chí thông tin về sự hài lòng của khách hàng khi tiến hành đặt hàng. Vì dữ liệu nhiều hơn nên thông tin quản trị cung cấp sẽ nhiều hơn, làm tăng giá trị chuỗi thông tin kế toán (Sutton, 2006)

Dữ liệu hoạt động kinh doanh được ghi vào hệ thống do nhân viên thực hiện hoạt động kinh doanh ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Trong hệ thống thông tin kế toán bằng tay hay xử lý bằng phần mềm kế toán riêng biệt, các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhân viên kế toán ghi nhận vào hệ thống bằng cách ghi vào sổ bằng giấy hay nhập liệu bằng máy. Trong khi đó, trong hệ thống ERP, dữ liệu về hoạt động kinh tế phát sinh được các nhân viên thực hiện hoạt động đưa ngay vào hệ thống trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Các dữ liệu về hoạt động kinh tế này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu chung toàn doanh nghiệp và nhân viên kế toán chỉ việc lấy dữ liệu trong cơ sở dữ liệu này để xử lý. Đặc điểm này giúp việc thu thập dữ liệu được kịp thời và chính xác ngay tại nguồn dữ liệu.

Truy lại nguồn gốc dữ liệu dễ dàng. Vì hệ thống ghi nhận dữ liệu ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên hệ thống có thể truy ngược lại người và nguồn gốc ghi nhận thông tin xử lý nghiệp vụ kinh doanh cũng như xử lý cập nhật thông tin đầu vào cho kế toán (Sutton, 2006). Điều này giúp việc kiểm soát tính chính xác của dữ liệu và hoạt động kinh tế thông qua việc dễ dàng tìm kiếm và kiểm chứng dữ liệu hoạt động kinh tế.

Phương pháp thu thập dữ liệu đã thay đổi thông qua việc sử dụng hệ thống truyền thông qua mạng internet giữa các hệ thống dữ liệu khách hàng và người cung cấp. Điều này giúp giảm bớt sai sót về việc nhập liệu.

1.3.1.2. ERP ảnh hưởng tới hoạt động xử lý của hệ thống thông tin kế toán

Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các phương pháp hay các chỉ tiêu phân tích mới. ERP là hệ thống gồm nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với nhau và cùng sử dụng chung cơ sở dữ liệu. Vì vậy thay đổi lớn nhất khi áp dụng ERP với xử lý kế toán là doanh nghiệp đã có thể áp dụng thêm nhiều phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu

mà trước đó hệ thống kế toán bằng tay hay xử lý bằng phần mềm kế toán riêng biệt đều khó thực hiện. Spathis và Constantides đã thực hiện điều tra 26 doanh nghiệp với các loại hình công nghiệp (chiếm 50%), thương mại (31%), còn lại là doanh nghiệp dịch vụ và các loại hình doanh nghiệp khác tại Hy Lạp và kết quả cho thấy các phương pháp và xử lý kế toán được sử dụng nhiều hơn sau khi áp dụng ERP như: Hỗ trợ các quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%); Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%); ABC (7/26, 27%); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định phí (5/26, 19%) (Spathis and Constantinides, 2004)

1.3.1.3. ERP ảnh hưởng tới chức năng tạo thông tin của hệ thống

ERP giúp phân tích và cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng thông tin. Do đặc thù của ERP là sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh được thu thập nhiều chi tiết hơn về cả thông tin tài chính và phi tài chính. Vì vậy phân hệ thông minh kinh doanh có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích và tính toán OLAP và khai phá dữ liệu để phân tích và cung cấp thông tin nhiều chiều hơn nhằm khám phá các qui luật kinh doanh.

Khai phá dữ liệu là kỹ thuật tìm kiếm các thông tin tiềm ẩn dựa vào các dữ liệu lưu trữ để phân tích tìm ra các qui luật kinh doanh phục vụ cho việc ra quyết định. Khai phá dữ liệu thường dùng các thuật toán như luật kết hợp, phân lớp, gom cụm, dự báo v.v. Một số ví dụ về việc ứng dụng các thuật toán này trong khai phá dữ liệu kinh doanh như sau.

Thông qua việc phân tích các mặt hàng từ các hóa đơn mua hàng của khách hàng, hệ thống sẽ tìm ra các qui luật kết hợp các sản phẩm mua chẳng hạn như nếu khách hàng mua bia thì sẽ mua kèm món nem chua v.v hoặc nếu khách hàng mua sữa và mua khăn giấy thì sẽ mua bia. Và như vậy người quản lý sẽ

quyết định cách sắp xếp các sản phẩm bày bán trên kệ hàng làm sao để thuận tiện và bán được nhiều hàng nhất cho khách hàng. Hoặc thông qua việc phân tích tuần tự về mặt thời gian và sản phẩm thì có thể kết luận có 82% khách hàng mua cối xay thịt Trung Quốc thì sau đó sẽ mua phụ tùng thay thế trục quay, hay có 96% khách mua giầy, vợt tenis thì sau đó sẽ thuê sân bãi. Dựa vào thông tin chi tiết như vậy người quản lý có thể xây dựng định mức dự trữ và mua các mặt hàng tỷ lệ phù hợp với nhau.

Rút ngắn thời gian tạo thông tin và người sử dụng có thể tạo thông tin trực tiếp từ cơ sở dữ liệu.

Một số thủ tục xử lý liên quan tới kế toán được lập trình tự động trong hệ thống ERP ví dụ phân bổ, khóa sổ nên thời gian lập và truyền thông báo cáo được rút ngắn lại. Một số báo cáo tài chính có thể được tạo ra từ những người sử dụng chứ không nhất thiết phải do kế toán tài chính tạo ra vì các thủ tục xử lý kế toán cơ bản đã được mã hóa vào qui trình xử lý của hệ thống ERP.

Kỳ thời gian lập báo cáo có tính chất liên tục.

Thông thường báo cáo bằng tay được lập định kỳ nhưng trong môi trường ERP vì thông tin được cập nhật liên tục theo qúa trình thực hiện hoạt động kinh doanh và qui trình lập báo cáo tương đối tự động nên việc lập báo cáo tài chính có thể được lập liên tục và thời gian nhận thông tin tài chính được rút ngắn lại, chẳng hạn thay vì cuối mỗi tháng báo cáo kế toán mới được lập 1 lần thì hệ thống có thể lập báo cáo sau 15 ngày hoạt động (Sutton, 2006).

1.3.1.4. ERP ảnh hưởng tới chức năng kiểm soát của hệ thống

 Cũng theo Sutton, ERP giúp doanh nghiệp tăng tính kiểm soát hoạt động kinh doanh và do đó tăng kiểm soát thông tin do thông tin được thu thập và đưa vào hệ thống theo trình tự qui trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy dữ liệu thu thập được đối chiếu tự động nhằm đảm bảo tính xét duyệt, tính có thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời về hoạt động kinh doanh.