Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Trung ương I

đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác lập, xử lý và kiểm soát chứng từ, hạn chế chứng từ giấy bởi đây là hoạt động chính - mỗi ngày Bệnh viện thu hút hàng tram lượt người bệnh tới khám, chữa bệnh - lượng chứng từ viện phí bằng giấy phát sinh trước đây thực sự là khối lượng khổng lồ.

Trong quá trình phân loại, xử lý, kiểm soát, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, Bệnh viện cǜng đã chủ động xây dựng cho viện mình quy trình luân chuyển chứng từ tương ứng của từng hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện và phân định rò chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong từng khâu trong chu trình.

+ Về tổ chức xử lý thông tin kế toán qua TKKT và sổ kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của Bệnh viện hiện nay tương đối phù hợp với các quy định của chế độ kế toán hiện hành, góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hoạt động. Bệnh viện cǜng đã chủ động nghiên cứu, vận dụng và thiết kế những tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù và yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ kế toán mở tương đối logic, bảo đảm sự liên kết số liệu trong toàn đơn vị và đáp ứng được nhu cầu truy xuất thông tin chi tiết, cǜng như đối chiếu, kiểm tra số liệu trên BCTC

+ Về tổ chức cung cấp thông tin kế toán: Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, Bệnh viện đã lập tương đối đầy đủ, đúng theo mẫu quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán; đảm bảo tính trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính do kế toán cung cấp. Phương pháp lập, trình bày BCTC bảo đảm tín thống nhất, tôn trọng nguyên tắc lập báo cáo.

Thứ ba, Về tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Tại BVTTTW1 đã tiến hành công tác kiểm tra kế toán một cách tương đối thường xuyên, liên tục và được thực hiện ở mọi khâu, mọi quy trình kế toán. Công tác kiểm tra kế toán được thực hiện từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, hệ thống hóa để đảm bảo tính chính xác, khách quan và hữu ích của thông tin kế toán cung cấp.

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân

2.3.2.1. Hạn chế

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được, tổ chức kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Trung ương I còn tồn tại một số hạn chế sau:

Thứ nhất, về Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán chưa gọn, nhẹ, chưa tận dụng được tối ưu tài nguyên từ các phần mềm quản lý trong Bệnh viện: Bởi chưa có sự kết nối thông tin giữa phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý khác trong Bệnh viện, nên phòng kế toán vẫn phải bố trí nhân sự để đảm nhận việc nhâp thông tin vào phần mềm kế toán, dẫn đến tăng số lượng nhân sự cǜng như gia tăng công việc “thủ công” cho kế toán viên.

Về trình độ của các nhân viên kế toán: Trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn chưa đồng đều, chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên để cập nhật chế độ chính sách mới của nhà nước ban hành. Năng lực và trình độ của các cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế và cǜng chưa nhận thức được vai trò, việc phân tích số liệu chưa chuyên nghiệp. Nhân viên kế toán còn thiếu kỹ năng mềm, làm việc một cách thụ động chưa phát huy hết khả năng vai trò trách nhiệm của mình trong công việc dẫn đến công việc bị đình trệ, thiếu kinh nghiệm xử lý công việc dẫn đến tình trạng chậm trễ, xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính tai đơn vị.

Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán

+ Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán

(i) Việc lập và ghi chép các yếu tố liên quan đến các nội dung ghi trên chứng từ kế toán đôi khi chưa đầy đủ, kịp thời, vẫn còn tình trạng khi lập chứng từ không ghi số hiệu chứng từ, hoặc một số chỉ tiêu chưa thể hiện đầy đủ, nội dung nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đôi khi quá tóm tắt làm mất đi tính rò ràng, chính xác, gây những khó khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp, phân loại chứng từ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, thanh tra kế toán…;

(ii) Việc thu nhận thông tin kế toán trong quá trình nhập - xuất thuốc còn có sự bị động, phụ thuộc vào các bộ phận khác, đặc biệt là bộ phận quản lý dược nên chưa đảm bảo tính kịp thời, khách quan và chưa hể hiện được vai trò trung tâm và vai trò kiểm soát của kế toán tại khâu này; Thông tin trong quá trình nhập kho thuốc mới chỉ dừng lại ở việc thu nhận thông tin về số lượng và giá trị thuốc nhập kho, chưa tách bạch rò trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình mua sắm, đấu thầu và nhập kho thuốc. Bên cạnh đó, chức năng kiểm soát của kế toán trong từng khâu như xây dựng kế hoạch mua thuốc, quản lý đấu thầu thuốc, quản lý nhập

kho và bảo quản kho thuốc chưa được thực thi. Việc thu nhận thông tin nhập kho thuốc chưa đảm bảo tính kịp thời, chưa phản ánh chính xác thời điểm thực tế nhập kho. Thông tin trong quá trình xuất kho thuốc sử dụng cho người bệnh ở phần lớn Bệnh viện được thu nhận và kiểm soát ở phòng kế toán mới chỉ dừng lại ở hai chủ thể: Bệnh viện - Khoa/phòng thay vì ở cả ba chủ thể liên quan đó là: Bệnh viện - Khoa/phòng - Người bệnh. Khi xuất kho thuốc tại Kho của Bệnh viện, kế toán theo dòi tên thuốc, số lượng, đơn giá xuất kho và đối chiếu theo yêu cầu của Khoa, phòng dựa trên đơn thuốc bác sỹ kê đầu ngày để hạch toán vào chi phí khám, chữa bệnh, trong khi thông tin về tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chưa được đối chiếu với số xuất kho này. Tình hình sử dụng thuốc của người bệnh chỉ được thể hiện ở “Bảng theo dòi thuốc điều trị hàng ngày” - được ghi chép bởi điều dưỡng trực với những thông tin về Số lượng, cách dùng mà chưa có thông tin về giá thuốc, với chữ ký của bác sỹ điều trị và được tập hợp trong hồ sơ bệnh án của người bệnh. Chỉ sau khi làm thủ tục ra viện, khi nhận được tờ chi phí khám, chữa bệnh, phần thuốc người bệnh đã sử dụng mới thể hiện ở đây về số lượng và giá trị. Quy trình này rất dễ dẫn tới tình trạng, thuốc đã xuất ra khỏi kho - nhưng người bệnh thực tế chưa được sử dụng, và cǜng gây khó khăn trong việc đối chiếu của người bệnh.

(iii) Liên quan đến hoạt động khám - chữa bệnh, việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử còn nhiều hạn chế, chưa tối ưu hóa những tiện ích từ hóa đơn điện tử. Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn (kể cả hóa đơn điện tử) là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Trên thực tế, Bệnh viện Tâm thần TW1 hiện chỉ mới đang thực hiện lập hóa đơn đúng thời điểm khi thu tiền của người tham gia BHYT theo số tiền thanh toán trực tiếp của người bệnh. Còn đối với dịch vụ khám chữa bệnh do BHYT chi trả, mặc dù đã và đang thực hiện đúng theo quy định này, song việc lập hóa đơn tại thời điểm quyết toán chi phí KCB BHYT tương đối xa so với thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ, đã dẫn tới nhiều bất cập trong công tác ghi nhận doanh thu BHYT tại Bệnh viện, làm mất đi ý nghĩa của hóa đơn tài chính này. Bên cạnh đó, theo quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử chỉ chuyển đổi dưới dạng giấy một lần duy nhất.

(iv) Hệ thống chứng từ chưa đi sâu phản ánh các thông tin chi tiết của kế toán cụ thể:

- Đối với những chứng từ liên quan đến nhập kho thuốc, chưa có thông tin về các bên chịu trách nhiệm trong quá trình đấu thầu, mua sắm và nhập kho thuốc, chưa có thông tin kiểm soát, đối chiếu giữa kết quả thầu và thực tế mua, chưa có nội dung về đặc thù hay tính chất của loại thuốc để bộ phận vật tư có cách thức bảo quản, bộ phận kế toán có phương án dự phòng phù hợp…

- Đối với những chứng từ liên quan đến quá trình xuất kho thuốc, chưa có thông tin và căn cứ để kiểm soát và đối chiếu việc sử dụng thuốc thực tế của người bệnh với việc số lượng, chủng loại thuốc đã xuất kho.

- Chứng từ: “Tổng hợp chi phí của người bệnh”, chưa có nội dung liên quan đến tỷ trọng các khoản chi phí, hay chưa có nội dung liên quan đến những quy định về thanh toán của cơ quan BHXH, bởi vậy, thông tin về kết cấu chi phí thực tế phát sinh hay sự chủ động trong thanh quyết toán của Bệnh viện với cơ quan BHXH là chưa có.

- Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động, tiền lương, ngoài những thông tin cứng về ngạch bậc, chức vụ, vị trí việc làm, hệ số phụ cấp, số ngày nghỉ/ làm việc trong tháng thì cǜng chưa có những biểu mẫu chứng từ được thiết kế nhằm cung cấp các thông tin về hiệu quả, cǜng như mức độ hoàn thành công việc để đánh giá năng lực, hiệu suất, hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên.

- Đối với chứng từ liên quan đến chỉ tiêu tài sản cố định (TSCĐ), chưa có được sự đánh giá về tính chất của TSCĐ để dẫn tới việc sử dụng phương pháp trích khấu hao phù hợp, bởi vậy mà 100% TSCĐ được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, trong khi rò ràng, những thiết bị y tế là một trong những tài sản có khả năng lỗi thời cao trước sự phát triển của nền y học hiện đại.

(v) Việc kiểm tra chứng từ mới chỉ thực hiện kiểm tra khâu đầu, còn sau khi nhập chứng từ vào máy, kế toán không kiểm tra lại hoặc bỏ sót không kiểm tra. Mặt khác, bộ phận thu viện phí và bộ phận kế toán tổng hợp tại Bệnh viện sử dụng hai phần mềm riêng biệt, phần mềm quản lý Bệnh viện và phần mềm kế toán, nên cuối ngày, nhân viên thu viện phí phải lập các bảng kê để đối chiếu với thủ quỹ theo từng loại chứng từ phiếu thu tạm ứng, phiếu chi tạm ứng, hóa đơn bán hàng rồi sau đó

mới chuyển lại bảng kê tới kế toán tiền mặt để nhập tạo phiếu thu phiếu chi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc làm trên cho thấy sự thiếu liên kết giữa các phần mềm khác nhau đã làm tăng khối lượng công việc của nhân viên trong bộ máy kế toán, đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giám sát kịp thời giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, do sử dụng đồng thời hai phần mềm nên có những chứng từ phải lập tới hai lần, ví dụ như: Phiếu chi tiền hoàn ứng cho người bệnh: trên phần mềm viện phí lập phiếu chi cho từng người bệnh, sau đó tổng hợp số tiền chi trong một ngày và lập tiếp một phiếu chi tổng hợp trên phần mềm kế toán.

+ Về tổ chức xử lý thông tin kế toán qua TKKT và sổ kế toán

Thứ nhất, về áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC

(i) Về xác định nội dung phản ánh của tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ trọng yếu tại Bệnh viện Tâm thần TW1.

+ Những hạn chế trong quá trình xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán nhập - xuất thuốc. Như đã phân tích ở thực trạng, vì chưa có kết nối của hệ thống phần mềm quản lý dược hay vật tư với phần mềm kế toán, nên thời điểm hạch toán thuốc nhập - xuất kho thường vào cuối kǶ sau khi nhận được chứng từ từ bộ phận quản lý vật tư. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại đơn vị cả về chất lượng lẫn số lượng. Với lượng thuốc lớn, thay đổi thường xuyên, đa dạng về chủng loại, nguồn gốc được nhập hàng ngày, theo từng gói thầu khác nhau thì việc quản lý, đối chiếu các thông tin từ hóa đơn mua hàng với kết quả đấu thầu, rồi khâu hạch toán từng loại thuốc đã khiến khối lượng công việc của kế toán viên là quá lớn. Hơn thế nữa, việc hạch toán vào cuối kǶ toàn bộ số vật tư nhập kho trong tháng không đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán, đồng thời, tạo sự phụ thuộc vào phần mềm quản lý vật tư và phần mềm quản lý dược trong khi phần mềm kế toán vẫn là trung tâm của toàn bộ quy trình kế toán.

Bên cạnh đó, việc khi xuất kho thuốc từ khoa Dược cho các khoa, phòng đã được ghi nhận ngay vào chi phí tại thời điểm xuất kho mà không quan tâm tới việc người bệnh đã sử dụng hay chưa sử dụng là một rủi ro có thể dẫn đến thất thoát.

+ Hạn chế trong quá trình xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán hoạt

động khám, chữa bệnh.

Về thời điểm ghi nhận chi phí, những khoản chi phí phát sinh trong tháng trước được ghi nhận vào tháng này, và ngay cả những khoản chi phí phát sinh ở tháng 12 năm trước ghi nhận trong tháng 1 ở năm sau là chưa phù hợp. Đồng thời, việc hạch toán chỉ duy nhất trên TK 642 - Chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cho cả chi phí trực tiếp và gián tiếp không chỉ chưa tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, mà còn là chưa đúng theo lý thuyết kế toán. Bên cạnh đó, việc chưa có tiêu thức phân bổ các khoản chi phí chung cho từng bộ phận dẫn tới việc hạch toán toàn bộ những khoản chi phí này vào 1 tài khoản, cǜng như chỉ phân loại chi phí trực tiếp, gián tiếp giữa bộ phận quản lý, khối phòng, ban và các Khoa - trực tiếp khám chữa bệnh một cách liệt kê chi phí phát sinh cǜng góp phần làm cho bài toán tính đúng, đủ chi phí hình thành giá dịch vụ y tế, xác định cụ thể doanh thu - chi phí và kết quả của từng loại dịch vụ cụ thể trở nên khó khăn.

+ Hạn chế trong quá trình xử lý thông tin kế toán trong kế toán TSCĐ: Theo hướng dẫn hiện tại theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, hoạt động khám, chữa bệnh BHYT hay khám, chữa bệnh theo yêu cầu đều được xếp vào hoạt động SXKD tại Bệnh viện, nên theo cách hạch toán thông thường sẽ trích khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí. Song, điều này lại mâu thuẫn với quy định về quản lý, tính hao mòn, khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2018/TT-BTC về phạm vi TSCĐ tính hao mòn, khấu hao. Theo đó, việc trích khấu hao toàn bộ TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tính vào chi phí, và toàn bộ khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD được bổ sung quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị chỉ có thể có ý nghĩa khi giá dịch vụ tính đủ 7 yếu tố hình thành giá mà trong đó có tính đủ chi phí khấu hao TSCĐ. Bởi vậy, ở thời điểm hiện tại, các TSCĐ phục vụ cho hoạt động cung ứng dịch vụ KCB BHYT và dịch vụ KCB không BHYT chưa trích khấu hao, mà chỉ tính hao mòn TSCĐ. Thêm vào đó, việc quy định những TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD trích khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT - BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ - trong đó có nội dung về nguyên giá của TSCĐ đáp ứng đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ trong doanh nghiệp là

30.000.000 đ trở lên/ khác so với việc tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định từ

10.000.000 đ trở lên theo thông tư 45/2018/TT- BTC cǜng một lần nữa gây khó

khăn cho kế toán các Bệnh viện trong việc phân định tài sản nào tính hao mòn, và

tài sản nào trích khâu hao.

+ Hạn chế trong quá trình xử lý thông tin kế toán chi trả lương và thu nhập cho cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện: Toàn bộ số tiền chi trả lương cho cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện được phản ánh vào tài khoản chi phí, trong đó được phân tách thành chi phí trực tiếp (TK 154 - Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh) đối với những nhân sự làm việc tại các khoa, và chi phí quản lý (TK 642 - Chi phí quản lý chung) đối với những nhân sự làm việc tại các phòng, ban theo đúng hệ thống thang, bảng lương và chế độ phụ cấp của khu vực sự nghiệp y tế công lập. Phần thu nhập tăng thêm được chi trả từ quỹ bổ sung thu nhập trên TK 4313 sau khi xác định được phương án phân phối thu nhập tăng thêm ở từng bộ phận. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở mức thu nhập theo xu hướng cào bằng như hiện nay là chưa khuyến khích và nâng cao năng suất và hiệu quả lao động của những nhân sự xuất sắc. Xong nếu chi trả với mức thu nhập cao hơn cho những nhân sự này lại và tính toàn bộ vào chi phí trong kǶ, thì lại đẩy giá thành dịch vụ y tế tăng cao, một phần ảnh hưởng tới kết quả hoạt động khám, chữa bệnh chung của Bệnh viện. Bởi vậy, cần có cách thức xử lý hạch toán phù hợp để giải quyết hài hòa bài toán về nhân sự này.

Có thể nhận thấy, với những khoản thu viện phí do BHYT chi trả, các Bệnh viện hạch toán chưa có sự nhất quán. Việc ghi nhận doanh thu BHYT còn tồn tại nhiều “rủi ro” nếu số được quyết toán nhỏ hơn nhiều so với số Bệnh viện đề nghị quyết toán. Bên cạnh đó, cǜng theo chuẩn mực, việc ghi nhận doanh thu phải phù hợp với chi phí phát sinh trong kǶ song trên thực tế, việc ghi nhận doanh thu - chi phí tại các Bệnh viện thực tế hiện nay là hai nghiệp vụ hoàn toàn độc lập.

Về thời điểm ghi nhận chi phí, những khoản chi phí phát sinh trong tháng trước được ghi nhận vào tháng này, và ngay cả những khoản chi phí phát sinh ở tháng 12 năm trước ghi nhận trong tháng 1 ở năm sau là chưa phù hợp. Đồng thời, việc hạch toán chỉ duy nhất trên TK 642 - Chi phí quản lý hoạt động SXKD cho cả chi phí trực tiếp và gián tiếp không chỉ chưa tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, mà còn là chưa đúng theo lý thuyết kế toán. Bên cạnh đó, việc chưa có tiêu thức phân bổ các khoản chi phí chung cho từng bộ phận dẫn tới việc hạch toán toàn bộ những khoản chi phí này vào 1 tài khoản, cǜng như chỉ phân loại chi phí trực tiếp, gián tiếp giữa bộ phận quản lý, khối phòng, ban và các Khoa - trực tiếp khám chữa bệnh một

cách liệt kê chi phí phát sinh cǜng góp phần làm cho bài toán tính đúng, đủ chi phí hình thành giá dịch vụ y tế, xác định cụ thể doanh thu - chi phí và kết quả của từng loại dịch vụ cụ thể trở nên khó khăn.

+ Hạn chế trong quá trình xử lý thông tin kế toán trong kế toán TSCĐ: Hiện tại, kế toán tại Bệnh viện vẫn còn nhầm lẫn và chưa hiểu rò bản chất của việc tính hao mòn và việc trích khấu hao TSCĐ, chưa nắm rò quy định về phạm vi, đối tượng tính hao mòn và đối tượng trích khấu hao TSCĐ. Có những đơn vị hạch toán hao mòn và khấu hao TSCĐ còn chưa đúng theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Với hướng dẫn hiện tại theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, hoạt động khám, chữa bệnh BHYT hay khám, chữa bệnh theo yêu cầu đều được xếp vào hoạt động SXKD & cung ứng dịch vụ (CƯDV) tại Bệnh viện, nên theo cách hạch toán thông thường sẽ trích khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí. Song, điều này lại mâu thuẫn với quy định về quản lý, tính hao mòn, khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2018/TT- BTC về phạm vi TSCĐ tính hao mòn, khấu hao. Theo đó, việc trích khấu hao toàn bộ TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh tính vào chi phí, và toàn bộ khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD được bổ sung quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị chỉ có thể có ý nghĩa khi giá dịch vụ tính đủ 7 yếu tố hình thành giá mà trong đó có tính đủ chi phí khấu hao TSCĐ. Bởi vậy, ở thời điểm hiện tại, các TSCĐ phục vụ cho hoạt động cung ứng dịch vụ KCB BHYT và dịch vụ KCB không BHYT chưa trích khấu hao, mà chỉ tính hao mòn TSCĐ.