Danh Mục Một Số Báo Cáo Kế Toán Đang Sử Dụng Tại Bệnh Viện (Phụ Lục 2)

TSCĐ: “Từ 10 triệu đồng trở lên” ở Thông tư 45/2018/TT-BTC.

Xử lý thông tin kế toán trong phần hành kế toán lương và chi trả thu nhập

tăng thêm

Bệnh viện Tâm thần TW 1 là Bệnh viện công lập, nên cơ chế chi trả lương cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng đều được thực hiện theo hệ thống thang bảng lương do Nhà nước quy định. Theo khảo sát, về tiền lương hàng tháng, căn cứ vào vị trí việc làm, loại cán bộ, chức vụ và mã ngạch, bậc để xác định các hệ số lương, hệ số phụ cấp để tính ra được tổng mức lương. Đồng thời, đối với khoản thu nhập tăng thêm, Bệnh viện phân phối theo đánh giá hiệu quả công việc (xếp loại dựa trên mức độ hoàn thành công việc).

* Tổ chức xử lý thông tin kế toán qua hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kǶ được kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp DAS. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị được thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dòi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ theo dòi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. Như vậy, thực tế tại đơn vị, mặc dù áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên cơ sở sử dụng phần mềm, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chứng từ theo thời gian dưới hình thức từng tệp, trong đó bao gồm các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đi kèm.

Hàng ngày, căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán (TK ghi Nợ 66121; TK ghi Có 1111, 312, 112, 4312…; Mục lục ngân sách, mục, tiểu mục; Mã chương trình; Mã đối tượng…). Dữ liệu sẽ được tự động chuyển đến các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được nhập trong kǶ.

Các sổ kế toán được thiết kế bằng máy tính có sự trợ giúp của phần mềm kế toán DAS nên các loại sổ luôn được cập nhật theo đúng quy định của nhà nước và

vẫn đảm bảo được nội dung đã được quy định. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định như: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu S22- H); Sổ theo dòi tạm ứng kinh phí của Kho bạc (Mẫu S72- H); Sổ chi tiết doanh thu đối với đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (S51-H). Sổ tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định, Sổ kho chưa phản ánh chi tiết tình hình luân chuyển giữa các khoa vì vậy tổng hợp thì vẫn thể hiện đúng nhưng từng sổ chi tiết thì chưa đúng.

Ngoài ra, việc thiết kế các mẫu sổ mà đặc biệt là sổ chi tiết chi phí khám chữa bệnh có ý nghĩa rất lớn đối với tổ chức kế toán tại Bệnh viện. Bởi lẽ thực tế tại Bệnh viện, đi kèm với việc điều trị cho người bệnh là phát sinh rất nhiều các khoản chi phí khác nhau như chi phí về thuốc, dịch truyền, nên đi kèm với Phiếu thanh toán ra viện của người bệnh là Bảng kê chi phí điều trị. Trong trường hợp người bệnh thuộc diện được BHYT chi trả một phần chi phí thì lại càng khó khăn hơn. Đơn giản vì nếu Bệnh viện không tổ chức hạch toán thật chi tiết, khả năng cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội tư chối thanh toán là rất cao. Lúc đó, khoản chi phí này lại là “gánh nặng” đối với Bệnh viện và việc xác định nguyên nhân để quy trách nhiệm cǜng gây ra những khó khăn trong nội bộ đơn vị. Để việc hạch toán các khoản chi phí này được tốt thì trách nhiệm công việc của kế toán chi tiết là rất lớn. Mỗi người từ thu ngân chịu trách nhiệm thanh toán cho từng người bệnh ra viện ngoài việc thanh toán đúng đủ cho người bệnh thì cần phải phân loại đối tượng người bệnh ngay từ khâu lập chứng từ này. Hiện nay do trình độ của kế toán viên còn non, yếu hơn nữa lượng người bệnh thanh toán hàng ngày là rất lớn, bệnh viện lại triển khai thêm nhiều dịch vụ kĩ thuật mới nên việc đi chi tiết từng hoạt động dịch vụ sẽ gặp khó khăn. Mặc dù đã có phần mềm quản lý thu chi viện phí riêng nhưng cǜng không thể tránh khỏi những sai sót phải làm thủ công.

Quan trọng hơn là phần việc ở nhân viên kế toán phần hành với việc hoàn thiện các mẫu sổ chi tiết đáp ứng nhu cầu quyết toán với cơ quan bảo hiểm.

Như đã trình bày trong phần tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, kế toán BHYT sau khi tiếp nhận chứng từ tập hợp lưu chứng từ theo từng người bệnh, đối chiếu với phần mềm kế toán quản lý khám chữa bệnh lên báo cáo tổng hợp gửi đến cơ quan BHYT đề nghị thanh toán theo quý và xử lý chênh lệch phát sinh nếu có và

chuyển báo cáo cho kế toán tổng hợp để hạch toán ghi sổ.

Đối với các người bệnh BHYT, kế toán mở sổ chi tiết theo chính sách hưởng bảo hiểm của đối tượng, như thế sẽ có 3 sổ chi tiết tương ứng cho đối tượng người bệnh KCB ban đầu, người bệnh nội tỉnh đến và người bệnh ngoại tỉnh đến. Chi tiết các sổ là người bệnh đúng tuyến và người bệnh trái tuyến. Sổ chia làm nhiều cột, bao gồm các thông tin liên quan đến thông tin người bệnh, số thẻ BHYT, nơi cấp thẻ, các chi phí khám chữa bệnh phát sinh trong đó thể hiện số tiền người bệnh đã chi trả và số tiền đơn vị đề nghị cơ quan BHYT thanh toán.

Đối với người bệnh không BHYT, kế toán mở sổ chi tiết theo dòi chung và nhiều cột theo từng dịch vụ kĩ thuật phát sinh.

Nhìn chung, việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại Bệnh viện đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước. Việc vận dụng sổ kế toán đảm bảo cung cấp thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý. Bệnh viện đã ghi sổ kế toán bằng máy theo phần mềm…, hầu hết các loại sổ sách đều được thực hiện qua phần mềm, vì thế qua việc nhập số liệu từ chứng từ gốc, máy vi tính sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ có liên quan, do đó giảm nhẹ được khối lượng cho nhân viên kế toán, khi cần có thể in sổ sách rất dễ dàng, thuận lợi. Tuy nhiên, thực tế đơn vị vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định.

Như bảng tính lương, bảng thanh toán tiền trực, thanh toán văn phòng phẩm, bồi dưỡng bằng hiện vật, đơn vị vẫn đang phải tư lập bảng tính trên Excel. Với số lượng nhân viên là hơn 500 con người thì việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi.

Xây dựng quy trình mở sổ, ghi chép và khóa sổ kế toán

Bệnh viện thực hiện việc ghi chép trên sổ kế toán qua phần mềm kế toán DAS. Việc xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép trên sổ kế toán được thực hiện theo chương trình phần mềm kế toán do đơn vị đặt hàng.

Đối với hệ thống sổ chi tiết, mặc dù đối tượng theo dòi chi tiết khác nhau nhưng phần lớn theo một mẫu thiết kế chung. Bên cạnh đó, để theo dòi chi tiết số dự toán được giao và tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng dự toán của Bệnh viện từ nguồn NSNN và các nguồn khác, kế toán mở “sổ chi tiết theo dòi dự toán từ nguồn NSNN trong nước”; “sổ theo dòi nguồn viện trợ”; “sổ theo dòi nguồn vay nợ nước ngoài”; “sổ

theo dòi kinh phí NSNN cấp bằng lệnh chi tiền” và “sổ theo dòi nguồn phí được khấu

trừ, để lại”.

Comment [VKA1]: Bổ sung CTGS, Sổ Cái, S ổ c

Bảo quản và lưu trữ sổ kế toán

Bệnh viện thực hiện ghi sổ trên máy vi tính, nên tại bộ phận trực tiếp ghi sổ, tất cả các sổ kế toán được lưu trữ trên máy vi tính và chịu trách nhiệm chính bởi người trực tiếp ghi sổ. Kết thúc một niên độ kế toán, sổ kế toán được in ra, sắp xếp và bảo quản tại bộ phận lưu trữ cùng với chứng từ kế toán.

Nội dung minh họa một số sổ kế toán thực tế tại Bệnh viện liên quan đến các tình huống đề cập ở nội dung trên được trình bày tại (Phụ lục số 1).

2.2.2.3. Thực trạng tổ chức cung cấp thông tin

Mục đích cuối cùng của kế toán là cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Thông tin trên báo cáo kế toán phải được cung cấp cho đối tượng sử dụng một cách đầy đủ và kịp thời. Bệnh viện Tâm thần TW1 nộp báo cáo tổng hợp hàng năm cho các cơ quan chủ quản là Bộ Y tế vào tháng tư hàng năm, nhưng BCTC, BCQT thường nộp muộn hơn so với thời gian quy định. Bệnh viện nộp báo cáo để các cơ quan chủ quản thực hiện trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt các báo cáo quyết toán. Kho bạc Nhà nước nơi các Bệnh viện này giao dịch phối hợp kiểm tra đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi NSNN và các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.

Theo quy định, Giám đốc Bệnh viện là người chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan chủ quản về quản lý tài chính trong đơn vị về các nguồn thu cǜng như các khoản chi của Bệnh viện và phòng tài chính kế toán là bộ phận nghiệp vụ quan trọng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện.

Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán tại Bệnh viện bao gồm việc lập và thực hiện dự toán thu - chi ngân sách, cấp phát và quản lý tài sản vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ kế toán, báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản cǜng như phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Bệnh viện. Hiện nay hệ thống báo cáo kế toán tại đơn vị bao gồm:

tiết

Bảng 2.2: Danh mục một số báo cáo kế toán đang sử dụng tại bệnh viện (Phụ lục 2)

TÊN BÁO CÁO


Bảng cân đối số phát sinh	Mẫu số S05-H
Báo cáo tình hình tài chính	Mẫu số B01/BCTC
Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động	Mẫu số B01/BCQT
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ	Mẫu B03a/BCTC
Thuyết minh báo cáo quyết toán	Mẫu số B03/BCQT
Thuyết minh báo cáo tài chính	Mẫu B04/BCTC

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

Nguồn: Phòng Kế toán Theo quan sát của tác giả thì hệ thống chỉ tiêu BCTC, BCQT ngân sách của Bệnh viện phù hợp và thống nhất với các chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục ngân sách, đảm bảo có thể so sánh được giữa số hiện thực với số dự toán giữa các kǶ kế toán với nhau. Và có giải trình trong Thuyết minh báo cáo tài chính. Phương pháp lập các chỉ tiêu trong BCTC, BCQT ngân sách thực hiện thống nhất với các chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục ngân sách, đảm bảo có thể so sánh được giữa số hiện thực với số dự toán giữa các kǶ kế toán với nhau, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán ngân sách và tình hình sử dụng các nguồn thu của Bệnh viện. Tuy nhiên Giải trình trong Thuyết minh BCTC, BCQT các chỉ tiêu còn sơ sài, chưa rò ràng, chưa chi tiết, chưa nêu rò được

khó khăn và tồn tại cǜng như những mặt tích cực của Bệnh viện.

2.2.3. Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Để đảm bảo cho tổ chức kế toán tại Bệnh viện hoạt động có hiệu quả thực hiện theo đúng các quy định chế độ tài chính, kế toán, sớm phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót và hạn chế trong tổ chức kế toán đòi hỏi phải tiến hành tổ chức kiểm tra kế toán. Qua tìm hiểu tại Bệnh viện, việc kiểm tra nội bộ được khái quát như sau:

* Bộ phận kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán trong Bệnh viện bao gồm công việc tự kiểm tra trong nội bộ bộ máy kế toán và công việc kiểm tra từ bên ngoài của các cơ quan chức năng có liên quan. Hiện nay Bệnh viện Tâm thần TW1 chưa có Bộ phận kiểm soát nội bộ, công tác kiểm tra chứng từ kế toán thường được thực hiện trực tiếp bởi bộ

phận kế toán sử dụng chứng từ để ghi sổ và đơn vị kiểm toán đối với các chứng từ đã thực hiện việc ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra nội bộ thực hiện ở khâu đầu chưa được chặt chẽ, không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Nội dung kiểm tra kế toán:

- Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, tính hợp pháp, hợp lệ phản ánh trên các chứng từ kế toán, trên các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, BCTC và việc chấp hành các chính sách, chế độ và các quy định hiện hành của Bệnh viện.

- Kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trong quá trình tổng hợp số liệu, thông tin kế toán. Trong mỗi phần hành công việc, kế toán viên trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, sau đó thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế toán chi tiết mình quản lý.

- Kiểm tra việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển và xử lý chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản và hình thức kế toán thích hợp; Kiểm tra việc cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, bố trí nhân sự, phân công nhiệm vụ, trang bị phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán và tình hình lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.

- Báo cáo về kết quả công tác kiểm tra trong năm và tình hình khắc phục các nội dung đã được phát hiện các lần kiểm tra của kǶ trước như thế nào.

- Kiểm tra việc trích lập quỹ lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản trích nộp khác có theo quy định hiện hành không.

- Quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lượng tiền mặt thực có trong quỹ với số lượng trong sổ sách. Số dư tiền gửi tại Kho bạc, Ngân hàng cần phải đối chiếu số liệu giữa số dư ở Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng với số liệu trên sổ sách.

*Hình thức kiểm tra công tác kế toán

Kiểm tra định kǶ: Kiểm tra hàng năm theo kế hoạch toàn bộ các nội dung của kiểm tra kế toán - tài chính hoặc kiểm tra theo chuyên đề.

Kiểm tra đột xuất: Kiểm tra mang tính sự vụ hay làm rò từng một nội dung cụ thể nào đó theo yêu cầu của Lãnh đạo Bệnh viện.

*Phương pháp kiểm tra

Hiện tại Bệnh viện áp dụng phương pháp kiểm tra từ chứng từ đến báo cáo và

phương pháp đối chiếu số liệu giữa chứng từ, sổ sách với BCTC kế toán, giữa số

liệu sổ kế toán tổng hợp với số liệu của các sổ kế toán chi tiết, giữa số liệu kế toán trên sổ kế toán với số liệu thực tế kiểm kê.

Tuy nhiên công tác kiểm tra kế toán của Bệnh viện thường được tiến hành trước khi lập báo cáo, nên không kịp thời phát hiện ra sai sót dẫn đến cuối năm phải thực hiện nhiều bút toán điều chỉnh. Hơn nữa, trình độ kiểm tra còn hạn chế, công tác kiểm tra nội bộ không thường xuyên nên không kịp thời phát hiện được tính không hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Công việc tự kiểm tra tại đơn vị chủ yếu dưới sự ch đạo của thủ trưởng đơn vị, ban thanh tra nhân dân.

Công tác kiểm tra khác được tiến hành bởi các cơ quan có thẩm quyền ngoài Bệnh viện thực hiện theo các quyết định kiểm tra, kiểm toán và thường được thực hiện bởi cơ quan kiểm toán Nhà nước, Bộ Y tế.... Công tác kiểm tra được tiến hành theo năm, tùy theo quyết định của cơ quan quản lý. Nội dung kiểm tra tập trung chủ yếu ở việc chấp hành các quy định của Chế độ Kế toán, Luật Ngân sách nhà nước về các chế độ về quản lý kinh phí, đề tài, dự án, các nguồn thu sự nghiệp...ở nội dung của các chứng từ kế toán, phương pháp kế toán, việc ghi sổ kế toán và lập BCTC, việc chấp hành các quy định của pháp luật về chế độ tài chính kế toán. Ngoài ra, cơ quan BHXH cùng phối hợp với Bệnh viện tiến hành thẩm định chi phí KCB hàng tháng cho các đối tượng khám chữa bệnh có thẻ BHYT.

2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Trung ương I

2.3.1. Kết quả đạt được

Qua những năm thực hiện đổi mới cơ chế tài chính, Bệnh viện Tâm thần Trung ương I đã từng bước thức hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 và được thay thế bằng nghị định số 16/2015/ NĐ- CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ và Bộ Tài chính. Về tổ chức kế toán đã đảm bảo sự hợp lý, sử dụng hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị. Bệnh viện đã sử dụng nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp tiết kiệm, chủ động trong phân bổ tài chính. Bước đầu tạo ra sự thay đổi đáng kể trong nhận thức, qua đó tính tự chủ của Bệnh viện trong việc đưa ra quyết định, trong đó có các quyết định tài chính mang tính chất chủ động và sát với thực tiễn. Cùng với đó là quyền hạn và là trách nhiệm của Lãnh đạo Bệnh viện cǜng được nâng lên. Cụ thể:

Thứ nhất, về bộ máy kế toán tại Bệnh viện là hình thức tập trung, phù hợp

với quy mô, đặc điểm hoạt động hiện nay của đơn vị. Bộ máy kế toán có sự phân công công việc rò ràng, cụ thể nhiệm vụ trách nhiệm của từng cán bộ làm kế toán và mối quan hệ giữa các cán bộ kế toán, giữa phòng kế toán với các bộ phận chức năng khác. Nhân sự trong bộ máy kế toán được bố trí phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức công tác kế toan tại Bệnh viện có hiệu quả. Số lượng lao động kế toán nhìn chung đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. Bệnh viện Tâm thần TW1 đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán được học tập, nâng cao trình độ, thích nghi với những thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính và chế độ kế toán.

Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán

+ Đối với tổ chức thu thập thông tin kế toán: Bệnh viện đã thực hiện khá tốt việc tổ chức thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ kế toán, cụ thể, việc lập chứng từ, kiểm tra và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành. Trong công tác lập chứng từ kế toán, phần lớn biểu mẫu chứng từ kế toán đã được sử dụng theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành, theo hướng dẫn chung của Bộ Y tế đối với những chứng từ liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ (Luật KCB và văn bản hướng dẫn Luật KCB), và theo sự hướng dẫn của cơ quan BHXH đối với những thanh quyết toán BHYT với cơ quan này. Đồng thời, Bệnh viện Tâm thần TW1 cǜng đã xây dựng, thiết kế được hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ và đồng bộ, cải tiến và bổ sung những chứng từ cần thiết phù hợp với đặc thù của Bệnh viện để phục vụ và đáp ứng nhu cầu quản lý. Do áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, nên Bệnh viện có hệ thống chứng từ được thiết kế và lập trình sẵn trên phần mềm như: Hóa đơn viện phí, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho….

Khi viện phí chuyển sang cơ chế giá dịch vụ, Bệnh viện Tâm thần TW1 đã chủ động thay đổi, cập nhật hệ thống chứng từ phù hợp với những quy định về giá, mà điển hình là chuyển từ “Biên lai thu viện phí” Sang “Hóa đơn viện phí”. Hóa đơn viện phí được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử, phần lớn đã đảm bảo được những quy định về hóa đơn nói chung theo Nghị định 51/2010/ NĐ-CP và thông tư 39/2014/TT-BTC; và những quy định về hóa đơn điện từ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hỗ trợ bởi phần mềm viện phí tích hợp với phần mềm hóa