Sơ Đồ Tích Hợp Các Phân Hệ Erp Tại Bệnh Viện

hợp lý công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chấp hành dự toán ngân sách, đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản,… phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp; đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.

Với cơ chế quản lý tài chính tự chủ, bên cạnh những yếu tố tích cực tác động đến sự phát triển của đơn vị, còn không ít yếu tố tiêu cực tác động đến quá trình hoạt động sự nghiệp, đến việc quản lý tài sản và tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị. Do đó, trong quá trình hoạt động các đơn vị khó tránh khỏi những sai phạm về pháp luật, những quy định của Nhà nước về chế độ quản lý kinh tế tài chính, chế độ kế toán. Điều đó đòi hỏi các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh cần sớm nâng cao chất lượng công tác kiểm tra kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị.

Để thực hiện tốt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, các đơn vị cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ - BTC ngày 13/8/2004. Cụ thể các đơn vị cần thực hiện tốt các vấn đề sau:

Một là, xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác kiểm tra tài chính, kế

toán.

Hai là, lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp. Các đơn vị tùy theo đặc điểm

hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hoàn cảnh cụ thể để vận dụng các hình thức kiểm tra như kiểm tra theo thời gian (tự kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch, tự kiểm tra thường xuyên trong mọi hoạt động kinh tế tài chính, hoặc kiểm tra đột xuất); kiểm tra theo phạm vi công việc (kiểm tra toán diện hay kiểm

tra đặc biệt).

Ba là, nội dung kiểm tra bao gồm:

Thứ nhất, kiểm tra các khoản thu chi ngân sách, thu chi hoạt động của đơn vị, chênh lệch thu - chi và trích lập các quỹ

Các đơn vị

phải tự

kiểm tra việc thực hiện thu ngân sách, kiểm tra các

khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ. Kiểm tra tính hợp pháp của các khoản chi kể cả trong dự toán và ngoài dự toán, xác định nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán. Kiểm tra việc chấp hành các thủ tục chi NSNN, nội dung chi thường xuyên theo đúng định mức, tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Các đơn vị phải tự kiểm tra các khoản chênh lệch thu chi hoạt động dự kiến trong quá trình thực hiện thu chi tài chính như hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; chênh lệch thu - chi hoạt động sự nghiệp khác; kiểm tra việc tính toán và nộp thuế thu nhập; kiểm tra việc tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ tại đơn vị.

Thứ hai, kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, vật liệu, dụng cụ

Đơn vị phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại đơn vị, việc ghi chép trong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính,…; kiểm tra việc tính hao mòn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; kiểm tra việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nước; kiểm tra tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,…

Đối với vật liệu, dụng cụ đơn vị tự kiểm tra từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc xếp, đến khâu nhập kho và xuất kho đưa vào sử dụng; kiểm tra tính hợp lý của việc xây dựng các định mức sử dụng, dự trữ và hao hụt vật liệu.

Thứ ba, kiểm tra việc quản lý sử dụng quỹ lương và quỹ tiền mặt, tiền gửi của đơn vị

Đơn vị phải tự kiểm tra việc chấp hành đúng quy định về quỹ lương, kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quy định hiện hành. Kiểm tra việc lập dự toán, cấp phát và kế toán quỹ tiền lương phù hợp

với mục lục NSNN, việc chấp hành quy định về kế toán đối với hạch toán quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương, việc tổng hợp và phân bổ chi phí tiền lương bộ phận hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ.

Đối với quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lượng tiền mặt thực có trong quỹ, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán, số dư tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc, Ngân hàng; đối chiếu số liệu giữa số dư tiền gửi với số liệu trên sổ kế toán, kiểm tra các khoản đầu tư tài chính mà đơn vị nắm giữ, kiểm tra về mặt giá trị, tính hợp pháp và thời gian còn lại của những khoản đầu tư này.

Thứ tư, kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản

Tự kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản là nội dung được các đơn vị hết sức chú ý trong điều kiện hiện nay. Làm tốt công tác này, đơn vị phải tự kiểm tra quy trình xây dựng kế hoạch đầu tư và việc triển khai cấp phát vốn cho từng dự án tại đơn vị. Kiểm tra quy trình thẩm định dự án, thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán cho từng dự án, kiểm tra công tác đấu thầu tuyển chọn đơn vị tư vấn và nhà thầu của từng dự án, kiểm tra công tác giám sát, quản lý của đơn vị tư vấn, nhà thầu của chủ đầu tư, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan đến hoạt động đầu tư. Khi công trình hoàn thành đưa vào sử dụng đơn vị tự kiểm tra việc quyết toán, nghiệm thu và bàn giao đưa công trình vào sử dụng kể cả việc kiểm tra quá trình chạy thử. Ngoài ra, đơn vị tự kiểm tra việc chấp hành và tuân thủ các quy định về chế độ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước; việc chấp hành chế độ báo cáo của đơn vị đối với cơ quan quản lý các cấp.

Thứ năm, kiểm tra tổ chức và lãnh đạo công tác tài chính kế toán

Kiểm tra kế toán phải tự kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, chế độ, thể lệ về kế toán như kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán; Đối với các đơn vị phải kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật thì phải xem xét việc đơn vị triển khai thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định.

Bốn là, tuân thủ đúng quy trình và thủ tục kiểm tra, bao gồm 4 bước:

Thứ nhất, lập kế hoạch và lựa chọn phương án kiểm tra: Đơn vị phải xác định phạm vi, mục tiêu, quy mô, phương pháp, cách thức kiểm tra, biện pháp thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm tra.

Thứ hai, chuẩn bị kiểm tra: Chuẩn bị tài liệu, xem xét rà soát các chính sách chế độ có liên quan. Nghiên cứu tài liệu, các kết luận của các cuộc kiểm tra khác.

Thứ ba, thực hiện kiểm tra: Thu thập, xử lý tài liệu; kiểm tra, phát hiện, ghi chép và tổng hợp số liệu thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra; xem xét đối soát các bằng chứng thu thập phát hiện trong quá trình kiểm tra với chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước và quy định của đơn vị; thẩm tra xác minh trường hợp nghi vấn; đánh giá mức độ sai phạm; đề ra các biện pháp khắc phục; xử lý kết quả kiểm tra theo thẩm quyền; lập và gửi báo cáo kết quả kiểm tra.

Thứ tư, xử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra đơn vị có quyết định khen thưởng các thành tích hoặc xử lý sai phạm. Định kỳ hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính đơn vị phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra tài chính, kế toán và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra.

toán

3.3.7. Giải pháp hoàn thiện tổ chức

ứng dụng CNTT vào công tác kế

Theo định hướng phát triển công nghệ thông tin của Bộ Y tế, việc xây dựng phần mềm theo yêu cầu của từng bệnh viện phải tuân theo phần mềm khung quản lý trong quản lý bệnh viện nhằm xây dựng ngân hàng dữ liệu trong quản lý bệnh viện thống nhất trong toàn ngành y tế, tiến đến biểu mẫu báo cáo điện tử thống nhất trong toàn ngành, giúp giữa các bệnh viện và các tuyến có thể trao đổi thông tin dữ liệu với nhau. Nhưng thực tế cho thấy, việc quản lý bệnh viện bằng CNTT các bệnh viện công lập tỉnh Quảng Ngãi vẫn ở dạng “mạnh ai nấy làm” tùy thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo bệnh viện, vào nguồn kinh phí cho phép, đội ngũ cán bộ CNTT hiện có, vào khả năng của cán bộ công nhân viên,… Do đó việc sử dụng nhiều phần mềm khác nhau với các tính năng khác nhau, công nghệ khác

nhau, cách thức sử dụng khác nhau dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong toàn bộ hệ thống các bệnh viện (dù vẫn đảm bảo các yêu cầu chung của Bộ Y tế) và thực tế

gây lãng phí. Chính vì thế, để

đáp

ứng được định hướng của ngành thì ERP

(Enterprise Resource Planning) chính là công cụ mạnh và hiệu quả để hỗ trợ tốt nhất cho công tác tại các bệnh viện công lập hiện nay.

Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, phần mềm BHYT,… song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng có

sự liên thông với nhau. Bên cạnh đó, ngoài những chức năng kế toán tài chính

thông thường, hệ thống ERP cung cấp những chức năng và báo cáo kế toán quản trị giúp cho bệnh viện luôn kiểm soát tốt và phân tích được tình hình tài chính của mình như lập và theo dõi kế hoạch tài chính; lập dự toán ngân sách và theo dõi tình hình thực hiện dự toán ngân sách; lập và kiểm soát định mức chi phí theo khoản mục phí và phòng ban, bộ phận; đặt và kiểm soát hạn mức tạm ứng của bệnh nhân, đặt và quản lý hạn mức mua hàng của các bộ phận mua hàng… từ đó hỗ trợ bệnh viện trong việc quản lý toàn diện công tác tài chính và hạch toán kế toán trong bệnh viện. Ngoài ra, việc nhập dữ liệu một lần, chia sẻ nhiều thông tin chung sẽ tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tin liên quan đến nhiều khoa, phòng, đến tận bộ phận thu phí, phân hệ kế toán và kế toán công nợ phải thu; thông tin nhà cung cấp chia sẻ cho các phân hệ mua hàng và kế toán công nợ phải trả; mã vật tư hàng hóa, kho hàng, nhân viên bệnh viện. Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp ban lãnh đạo bệnh viện dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” của hệ thống ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

Chính vì thế, ưu điểm lớn nhất của hệ thống hoạch định nguồn nhân lực là tính tích hợp các phân hệ theo một quy trình chuẩn và hiệu quả dựa trên nền tảng một hệ cõ sở dữ liệu, một hệ thống thông tin kế toán chung Đồng bộ, thống nhất

tại các bệnh viện trong điều kiện ứng dụng ERP được tác giả đề xuất, nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại các bệnh viện công lập của tỉnh Quảng Ngãi nói riêng và các bệnh viện công của Việt Nam nói chung.

Thứ nhất, xây dựng các quy trình quản lý tại các bệnh viện công lập trong điều kiện ứng dụng ERP

Các module chính của phần mềm ERP đề xuất tại bệnh viện, bao gồm quản lý tài chính kế toán; quản lý mua hàng và cung cấp vật tư; quản lý hoạt động chuyên môn; quản lý kho, hàng hóa vật tư; quản lý tài sản; quả lý nhân sự tiền lương. Các phân hệ trong phần mềm chạy trên cùng một cơ sở dữ liệu, liên kết số liệu cùng nhau một cách liên hoàn. Phân hệ kế toán sử dụng ngay các thông tin mới nhất mà không cần phải nhập liệu lại các số liệu chứng từ của các phân hệ khác.

Các quy trình chủ yếu đề xuất trong phần mềm ERP tại các bệnh viện, gồm: Quy trình quản lý tài chính kế toán; quy trình quản lý từ mua hàng đến thanh toán; quy trình quản lý chi cho khám chữa bệnh; quy trình quản lý thanh toán viện phí; quy trình quản lý kho thuốc, vật tư hàng hóa; quy trình quản lý tài sản cố định; quy trình quản lý nhân sự tiền lương.

Bảng 3.4

BẢNG TỔNG HỢP CÁC PHÂN HỆ, CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM ERP TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG LẬP

Phân hệ chính	Chức năng
I	Tài chính - Kế toán	Kế toán tổng hợp
		Kế toán vốn bằng tiền
		Kế toán công nợ phải thu
		Kế toán công nợ phải trả
		Kế toán hoạt động điều trị (viện phí, BHYT)
		Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản
II	Mua hàng và cung ứng vật tư	Quản lý yêu cầu mua hàng
		Quản lý dự trù/đơn đặt hàng/hợp đồng
		Theo dõi nhận hàng/hóa đơn/thanh toán
		Quản lý nhà cung cấp
III	Thanh toán viện	Quản lý bảng giá viện phí yêu cầu, bảng giá BHYT
		Theo dõi nhu cầu thực tế sử dụng, thanh toán viện phí

phí	Quản lý hạn mức tạm ứng từng bệnh nhân
IV	Chi khám bệnh	Quản lý bệnh nhân
		Quản lý hồ sơ bệnh án/thực hiện y lệnh
		Quản lý vật tư, hóa chất, thuốc chi dùng cho bệnh nhân
V	Kho vật tư và hàng hóa	Kế hoạch kho
		Quản lý thuốc, vật tư y tế tiêu hao
		Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho
		Quản lý kho hàng
		Quản lý TSCĐ và công cụ, dụng cụ
VI	TSCĐ và CCDC	Quản lý việc tính khấu hao và hao mòn
		Quản lý nhập/xuất/điều chuyển TSCĐ
VII	Nhân sự tiền lương	Quản lý hồ sơ nhân sự
		Quản lý chấm công/Quản lý tính lương
VIII	Quản trị hệ thống	Danh mục từ điển và tham số hệ thống
		Quản lý và bảo trì số liệu, người dùng