Giải Pháp Hoàn Thiện Tổ Chức Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán 94245

công làm thêm giờ được sử dụng trong trường hợp đơn vị có người làm thêm giờ thường xuyên; Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm; Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán; Bảng kê chi tiền cho người tham gia hội thảo, tập huấn đối với các khoản chi hoạt động; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng qui định của Chế độ kế toán HCSN, đặc biệt là các bổ sung, sửa đổi trong Thông tư số 185 mà cho đến nay nhiều đơn vị HCSN, bao gồm cả các bệnh viện và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi chưa triển khai áp dụng đầy đủ.

Ba là, bổ sung một số chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các bệnh viện và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi để đáp ứng yêu cầu quản lý do Nhà nước chưa qui định mẫu. Các chứng từ này Nhà nước không qui định mẫu nên các bệnh viện được tự thiết lập mẫu và các mẫu này phải đảm bảo có đầy đủ các chỉ tiêu theo qui định của Điều 17 Luật kế toán như:

- Bảng kê thanh toán phụ cấp thủ thuật (phụ lục 04): Dùng để phản ánh các khoản thanh toán các khoản chi phụ cấp trong hoạt động khám chữa bệnh theo qui định của bệnh viện công lập. Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các bác sỹ, nhân viên y tế thực hiện thủ thuật. Nội dung chứng từ này cần chi tiết theo từng bệnh nhân (số biên lai thu viện phí, số bệnh án để quản lý), loại thủ thuật thực hiện (tên thủ thuật và mã thủ thuật) và người thực hiện (chính, phụ, giúp việc,…).

- Bảng kê thanh toán phụ cấp phẫu thuật (phụ lục 05): Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thường có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành (theo dõi theo mã nhân viên).

- Bảng phân chia doanh thu (phụ lục 06): Được sử dụng trong trường hợp các bệnh viện công lập thực hiện các hợp đồng hợp tác liên doanh, liên kết để mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động dịch vụ, để xác nhận doanh thu cần được phân chia phát sinh trong trường hợp một bên ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ và phát hành hóa đơn cho toàn bộ các dịch vụ do các bên tham gia liên doanh

cung cấp.

- Bảng phân bổ chi phí chung (phụ lục 07): Dùng để xác định và phân bổ các khoản chi phí chung phát sinh trong kỳ không xác định được rõ ràng, cụ thể cho từng hoạt động cần phân bổ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động HCSN. Bảng phân bổ chi phí chung còn được sử dụng trong các hợp đồng liên doanh, liên kết làm cơ sở phân bổ chi phí chung cho các bên tham gia hợp đồng liên doanh, liên kết. Bảng phân bổ chi phí chung kèm theo các chứng từ gốc hợp pháp là căn cứ để mỗi bên liên doanh, liên kết kế toán chi phí chung được phân bổ từ hợp đồng.

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (phụ lục 08): Là chứng từ dùng để quản lý, kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư cũng như làm căn cứ tính toán, đối chiếu giá trị vật tư xuất dùng. Trong nội dung của chứng từ này cần bao gồm thông tin về từng loại vật tư theo chủng loại, quy cách, phẩm chất, lý do còn sử dụng hay không sử dụng, trả lại,…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 284 trang tài liệu này.

Bốn là, đối với các chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu quyết định tính chính xác, đầy đủ, kịp thời chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP cần bổ sung thêm phần xác định và phân định rõ trách nhiệm của người kiểm soát trên các chứng từ kế toán nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu thập trên các chứng từ kế toán. Các bệnh

viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi cần xây dựng quy trình

luân chuyển chứng từ nhằm đáp ứng tính kịp thời và nguyên tắc đồng kiểm soát, kiểm tra chéo và cùng khai thác thông tin kế toán trong hoạt động, công tác quản lý và quản trị đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ của đơn vị phải phù hợp với từng loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý. Ví dụ: Luân chuyển từ khâu lập, phân loại, xử lý, kiểm tra, phê duyệt chứng từ về thu viện phí cho phù hợp với trường hợp phải thu tạm ứng trước một lần khi bệnh nhân nhập viện hoặc thu tạm ứng theo từng đợt hàng tuần hoặc định kỳ trong quá trình điều trị đối với bệnh nhân nan y điều trị dài ngày để đảm bảo thu kịp thời tránh thất thoát viện phí; quy trình luân chuyển chứng từ về xét miễn giảm viện phí; quy trình luân

chuyển chứng từ về nhập xuất kho thuốc, hóa chất trong quá trình khám chữa

bệnh để phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho thuốc, hóa chất và nghiệm thu, bảo quản chất lượng thuốc, hóa chất đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và xác định đúng trách nhiệm các khoa, phòng ban bộ phận của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi.

Năm là, về ứng dụng phần mềm kế toán: Các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP ứng dụng phần mềm kế toán cần hoàn thiện các nội dung cơ bản về chứng từ và hạch toán ban đầu như sau:

- Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết theo yêu cầu quản lý; chứng từ bắt buộc theo mẫu qui định, còn chứng từ hướng dẫn thì đơn vị thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp lập cho phù hợp; kế toán phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của công tác kế toán. Trong kế toán máy cần phân biệt nguồn gốc của chứng từ kế toán là do bên ngoài đơn vị, bộ phận kế toán hay bộ phận khác của đơn vị lập để công tác nhập liệu chống trùng.

- Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế toán máy có thể theo cách là các bộ phận kế toán thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khái thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc trong bộ máy kế toán tổ chức một bộ phận chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác số liệu và kết xuất báo cáo.

- Công tác sửa chữa sai sót, trùng lắp; trường hợp sai sót “thừa” hoặc

“thiếu” và quan hệ tài khoản đúng thì kế toán lập “Chứng từ ghi bổ sung” để ghi cho khớp đúng; nếu sai sót những chưa ghi sổ và báo cáo kế toán thì kế toán thực hiện sửa/xóa trên chứng từ. Đối với nghiệp vụ phát sinh có từ hai (02) chứng từ trở lên đều có thể vào máy số liệu như nhau (trùng lắp) thì kế toán chỉ nhập một

(01) chứng từ có tính pháp lý cao hơn hoặc chứng từ ưu tiên theo qui định cụ thể của đơn vị.

Thứ hai, đối với khâu kiểm tra chứng từ

Các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán được chính xác. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán phải được tiến hành như sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ;

- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay với Thủ trưởng đơn vị biết và xử lý. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị vẫn quyết định theo sai phạm đó thì phải lập báo cáo bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp theo quy định của Luật Kế toán. Đối với những chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung, chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại để yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.

Thứ ba, đối với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm các đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Theo Luật kế toán (năm 2003) thì tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn là 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, kết thúc công việc kế toán. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán. Từ đó, các bệnh viện và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nhằm khắc phục hạn chế một số bệnh viện và trung tâm

YTDP của tỉnh Quảng Ngãi đã thành lập lâu năm chưa xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.

3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm cụ thể của từng đơn vị là vấn đề cốt lõi của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh Quảng Ngãi về cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu, phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu chính sách

tài chính. Tuy nhiên trong quá trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong

phương pháp hạch toán thực tế tại các đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ, cung cấp thông tin hữu ích hơn, và cũng như để đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:

Thứ nhất, đối với việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản kế toán các đơn vị cần nắm rõ nội dung kinh tế của mỗi tài khoản để khai thác, sử dụng đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các bệnh viện và trung tâm YTDP của tỉnh cần phân định rõ hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ để trên cơ sở đó các đơn vị tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi từ đó tập hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả tương ứng cho từng loại hoạt động. Chẳng hạn, đối với các khoản thu từ phí, lệ phí như viện phí, lệ phí YTDP,… cần được phản ánh vào tài khoản 511 - Các khoản thu, chi tiết theo từng nội dung thu, còn đối với các khoản thu có tính chất hoạt động dịch vụ như hoạt động khám chữa bệnh theo yêu cầu, hoạt động dịch vụ tiêm phòng, hoạt động căng tin, trông giữ xe, bếp ăn, bán thuốc tân dược phải hạch toán vào tài khoản 531 - Thu hoạt động sản xuất kinh doanh; Đối với các khoản chi phát sinh liên quan đến hoạt động dịch vụ cần phản ánh vào TK 631 để tập hợp chi phí và tính giá thành của hoạt động sản xuất kinh doanh như khám

chữa bệnh theo yêu cầu, hoạt động dịch vụ tiêm phòng. Hay đối với các khoản tạm ứng thuốc văcxin cho Tổ tiêm phòng của Trung tâm YTDP, các đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 312 (chi tiết cho tổ tiêm phòng); khi xuất kho dụng cụ lâu bền sử dụng, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP của tỉnh cần phản ánh giá trị dụng cụ lâu bền vào TK 005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng; đối với các khoản nhận viện trợ thiết bị y tế khi chưa có chứng từ ghi thu ghi chi các đơn vị cần phản ánh vào TK 521 và sau đó ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động (TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động) khi làm thủ tục ghi thu ghi chi. Mặt khác, đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ các đơn vị cần phản ánh vào tài khoản 421 - Chênh lệch thu chi chưa xử lý để xác định kết quả của từng hoạt động, sau đó mới tiến hành xử lý số chênh lệch đó. Ngoài

ra, khi tạm trích hoặc tạm sử dụng các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động

thường xuyên, kế toán cần phản ánh vào TK 004 - Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên.

Thứ hai, đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, để đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản trị nội bộ và phù hợp với đặc điểm quản lý của ngành y tế, cũng như để phát huy hết hiệu quả của việc sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi cần thực hiện việc mã hóa tài khoản kế toán. Cụ thể:

Đối với các tài khoản kế toán không có yêu cầu quản lý chi tiết: Sử dụng tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán về tài khoản kế toán.

Đối với các tài khoản kế toán có yêu cầu quản lý chi tiết:

công lập và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi cần:

Các bệnh viện

- Căn cứ vào yêu cầu hạch toán chi tiết làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính, yêu cầu cung cấp thông tin để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan cấp trên và của đơn vị để mở chi tiết thông qua việc mã hóa chi tiết các tài khoản kế toán. Ví dụ: Các TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động và TK 661- Chi hoạt động, về nguyên tắc, các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP phải mở chi tiết các TK này để theo dõi quá trình tiếp nhận (ghi có TK 461) và sử dụng kinh

phí (ghi Nợ TK 661), chi tiết theo từng loại kinh phí thường xuyên và kinh phí không thường xuyên, chi tiết theo mục lục ngân sách, chi tiết theo từng nguồn hình thành (gồm nguồn NSNN cấp, nguồn viện trợ phi dự án, nguồn thu viện phí và các nguồn khác như bổ sung từ hoạt động dịch vụ, được tài trợ, biếu tặng…).

- Liệt kê các yêu cầu quản lý chi tiết của từng tài khoản kế toán theo mối quan hệ của chúng. Các yêu cầu quản lý có quan hệ phân cấp với nhau cần được sắp xếp từ cấp cao (cấp tổng hợp) đến cấp thấp (cấp chi tiết). Căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng tài khoản kế toán, xác định yêu cầu quản lý nào sẽ được theo dõi chi tiết tức là trở thành đối tượng theo dõi chi tiết cho từng tài khoản kế toán, yêu cầu quản lý nào trở thành đối tượng quản lý chi tiết của tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý nào có thể được theo dõi gián tiếp thông qua bộ mã đối tượng chi tiết.

Như vậy, việc mã hóa tài khoản kế toán được xây dựng trên nguyên tắc bố trí tài khoản kế toán theo Chế độ Kế toán HCSN hiện hành kết hợp với các bộ mã độc lập, mỗi bộ mã chứa đựng các thông tin khác nhau theo yêu cầu quản lý và thống nhất cho toàn hệ thống y tế tỉnh Quảng Ngãi. Danh mục các giá trị chi tiết cho từng bộ mã sẽ được bổ sung, sửa đổi tùy theo yêu cầu thực tế. Các giá trị mã số cụ thể của các bộ mã được cấp một lần và duy nhất trong hệ thống trừ một số trường hợp đặc biệt. Các bộ mã được xây dựng và thiết kế phù hợp với yêu cầu quản lý và chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phù hợp với Luật NSNN, Luật Kế toán, tổ chức bộ máy và tổ chức thông tin của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP;

- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến nguồn kinh phí, thu, chi và tài sản,… phát sinh ở các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP công lập;

- Phù hợp với việc ứng dụng các công nghệ quản lý, thanh toán hiện tại và tương lai trong toàn ngành y tế.

- Thuận lợi cho việc thu thập, xử lý, khai thác và cung cấp thông tin bằng

các chương trình ứng dụng tin học.

Bộ mã được quy định như sau:

Mã nội dung kinh tế: Dùng để hạch toán chi tiết cho mã tài khoản kế toán để phản ánh nguồn kinh phí và các khoản chi HCSN theo nội dung kinh tế quy định trong Mục lục NSNN hiện hành. Mã nội dung kinh tế gồm 4 ký tự được quy định là: N1N2N3N4. Kế toán chỉ hạch toán theo mã của tiểu mục, không hạch toán theo mã của mục. Ví dụ Mã nội dung kinh tế của nguồn thu viện phí được ký hiệu theo mã của tiểu mục là 2551 hay khoản chi về lương ngạch bậc được ký hiệu theo mã của tiểu mục là 6001.

Mã đơn vị có quan hệ ngân sách: Dùng để hạch toán dự toán được duyệt, nguồn kinh phí và các khoản chi HCSN, tiền gửi của các đơn vị tại Kho bạc nhà

nước.

Mã đơn vị

có quan hệ

với ngân sách gồm 7 ký tự

được quy định là:

N1N2N3N4N5N6N7. Mỗi đơn vị có quan hệ với ngân sách được được cấp một mã trong suốt quá trình hoạt động từ khi thành lập đến khi kết thúc. Ví dụ mã đơn vị có quan hệ ngân sách của Bệnh viện Đặng Thùy Trâm là 1027680, của Trung tâm YTDP thành phố là 1026189.

Mã chương: Dùng để hạch toán dự toán được duyệt, nguồn kinh phí và các khoản chi HCSN. Mã chương được quy định thống nhất từ trung ương đến tỉnh, huyện, xã, gồm 3 ký tự được quy định là N1N2N3. Kế toán hạch toán theo các mã số được cấp tương ứng đối với từng chương theo danh mục quy định trong Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống mục lục NSNN và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Ví dụ mã chương của các bệnh viện công lập và trung tâm YTDP tỉnh Quảng Ngãi là 423.

Mã ngành kinh tế: Dùng để hạch toán dự toán được duyệt, nguồn kinh phí và các khoản chi HCSN theo tính chất hoạt động kinh tế (theo Khoản của mục lục NSNN) nhằm phục vụ yêu cầu lập dự toán, phân bổ, quản lý, kế toán, quyết toán NSNN. Mã số ngành kinh tế gồm 3 ký tự được quy định là: N1N2N3. Kế toán hạch toán theo các mã số được cấp tương ứng theo danh mục quy định trong Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành