Các Cấp Bậc Quản Trị Và Nhiệm Vụ Chủ Yếu Của Mỗi Cấp Quản Trị

1.6.2.3. Căn cứ hình thành nguyên tắc

- Mục tiêu của tổ chức.

- Đòi hỏi của các quy luật khách quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.

- Các ràng buộc của môi trường (môi trường luôn thay đổi và các nhà quản trị phải ứng phó với sự thay đổi nhằm thích nghi và tăng tính chủ động).

- Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức.

1.6.2.4. Các nguyên tắc quản trị cơ bản

a. Nhóm các nguyên tắc chung

- Nguyên tắc mối liên hệ ngược: là nguyên tắc đòi hỏi chủ thể trong quá trình quản trị phải nắm chắc được hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi về hành vi đó.

- Nguyên tắc bổ sung ngoài (nguyên tắc thử - sai - sửa): chủ thể quản trị muốn nắm được đối tượng quản trị thì phải có đủ thời gian và phải thông qua nhiều lần, nhiều cách tác động khác nhau, tránh chủ quan duy ý chí.

- Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết: đòi hỏi khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển phải có một hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng để hạn chế độ bất định trong hành vi của đối tượng điều khiển.

- Nguyên tắc phân cấp (tập trung dân chủ): chủ thể cần phải phân cấp việc quản trị cho các phân hệ, mỗi phân hệ lại cần phải có một chủ thể quản trị với những quyền hạn, nhiệm vụ xử lý thông tin và ra quyết định tất yếu tạo thêm cấp bậc trong tổ chức, tạo ra sự “bất bình đẳng” giữa các cấp về quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích. Nguyên tắc này càng quan trong khi điều hành một tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp.

- Nguyên tắc khâu xung yếu: chủ thể phải biết tập trung nguồn lực vào những khâu xung yếu để tăng cường độ hoàn thiện và hạn chế khả năng đổ vỡ cho tổ chức.

- Nguyên tắc thích nghi với môi trường: đòi hỏi tổ chức phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường để biến thành nội lực của mình.

b. Nhóm nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế xã hội

- Nguyên tắc tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội;

- Nguyên tắc tập trung dân chủ;

- Nguyên tắc kết hợp hài hoà giữa các lợi ích;

- Nguyên tắc chuyên môn hóa;

- Nguyên tắc biết mạo hiểm;

- Nguyên tắc hoàn thiện không ngừng;

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả;

1.6.2.5. Vận dụng nguyên tắc trong quản trị

Vận dụng các nguyên tắc trong thực tiễn quản trị là một hoạt động sáng tạo. Người quản trị giỏi là người biết vận dụng một cách hợp lý các nguyên tắc vào những tình huống và đối tượng cụ thể. Trong quá trình quản trị cần chú ý một số vấn đề sau:

a. Coi trọng việc hoàn thiện hệ thống nguyên tắc quản trị

Nguyên tắc quản trị vừa mang tính chủ quan, vừa mang tính khách quan. Nhận thức của nhà quản trị luôn có giới hạn trong khi các quá trình kinh tế, môi trường quản trị diễn ra rất đa dạng và thay đổi thường xuyên. Vì vậy phải không ngừng nghiên cứu lý luận để nâng cao khả năng nhận thức các quy luật, đồng thời tổng kết thực tiễn nhằm hoàn thiện nội dung các nguyên tắc phù hợp với sự vận hành của cơ chế quản lý.

b. Vận dụng tổng hợp các nguyên tắc quản trị

Mỗi nguyên tắc đều có mục đích, nội dung và yêu cầu riêng rẽ đối với quá trình quản trị. Bởi vậy khi ra quyết định quản trị, khi phân tích thực trạng của tổ chức phải làm rò đâu là quan điểm nguyên tắc cơ bản bậc quy luật, tức là thuộc bản chất, còn đâu là nguyên tắc thuộc thể chế cụ thể. Cần thấy rằng quy luật, nguyên tắc nằm trong hệ thống, và trong hệ thống đó, quy luật, nguyên tắc cũng có hệ thống thứ bậc của nó. Có các quy luật, nguyên tắc cơ bản so với quy luật nguyên tắc khác.

c. Lựa chọn hình thức và phương pháp vận dụng nguyên tắc

Hệ thống nguyên tắc chi phối việc hình thành các quyết định quản trị ở cả tầm vĩ mô và vi mô.

Tuy nhiên, phải tùy thuộc vào đối tượng quản trị cấp quản trị và những điều kiện kinh tế-xã hội cụ thể để lựa chọn và quyết định hình thức, phương pháp vận dụng các nguyên tắc quản trị. Đây chính là cơ sở để nâng cao chất lượng và hiệu quả thực hiện các chức năng quản trị, làm cho các hoạt động quản trị không chỉ là những tác động mang tính tác nghiệp đơn thuần mà còn mang tính xã hội sâu sắc.

d. Cần có quan điểm toàn diện và hệ thống trong việc vận dụng các nguyên tắc quản trị

Trong quá trình quản trị, hệ thống nguyên tắc giữ vai trò định hướng cho việc hình thành các quyết định quản trị, bao gồm phương pháp, cơ chế, công cụ, tổ chức bộ máy quản trị… Chính vai trò định hướng đó đã quy định tính toàn diện và tính hệ thống của nguyên tắc quản trị, tạo nền tảng cho việc khai thác tối đa tiềm năng của tổ chức để tăng trưởng và phát triển.

1.7. NHÀ QUẢN TRỊ

Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổi kết quả của tổ chức bằng những quyết định mà anh ta đưa ra. Đối với huấn luyện viên một đội bóng thì đó là quyết định tuyển

mộ những ai, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình xuất phát, những ai được chỉ định là phụ tá huấn luyện viên, những lối chơi nào được huấn luyện, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.v.v. Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua những quyết định đúng sai của họ. Một câu nói rất đúng về vai trò có tính quyết định của nhà quản trị đối với thành bại của một tổ chức là „một nhà quản trị giỏi sẽ biến rơm thành vàng và ngược lại một nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thành rơm!‟

Mặc dù những kết quả của tổ chức chịu ảnh hưởng rất nhiều vào những quyết định và hành động quản trị, nhưng chúng còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của sự quản lý. Đó là những yếu tố áp đặt từ phía bên ngoài cũng như bên trong tổ chức mà các nhà quản trị không thể kiểm soát được. Nhà quản trị dù giỏi cách mấy cũng vẫn có những yếu tố, những động lực không thể tiên đoán chính xác được như: chu kỳ kinh tế, hoạt động của các tổ chức cạnh tranh, nguồn nhân lực và các nguồn lực bên ngoài khác.

Những người ảnh hưởng quyết định đối với sự thành bại của các tổ chức không ai khác chính là những nhà quản trị như vừa được nói đến; Như vậy, những ai là nhà quản trị? Nhà quản trị đóng những vai trò gì? Và nhà quản trị cần có những kỹ năng gì?

1.7.1. Khái niệm nhà quản trị

Nhà quản trị là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống quản trị và có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của những người khác. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.

1.7.2. Cấp bậc nhà quản trị

Trong một doanh nghiệp thi giám đốc điều hành, trưởng phòng sản xuất và tổ trưởng sản xuất thì ai là nhà quản trị?

Trong thực tế, giám đốc điều hành của doanh nghiệp đó thường xuyên đưa ra những chỉ thị, những mệnh lệnh yêu cầu cấp dưới bao gồm cả các trưởng phòng và các tổ trưởng sản xuất phải thực hiện theo. Như vậy, giám đốc chính là chủ thể quản trị (nhà quản trị) và cấp dưới họ thuộc phân hệ đối tượng quản trị. Tuy nhiên, trưởng phòng hoặc tổ trưởng sản xuất lại cũng làm việc tương tự với các nhân viên dưới quyền mình; vậy có phải chăng họ lại cũng đóng vai trò chủ thể quản trị trong đơn vị mình quản lý... Để lý giải về tình huống này, người ta đã xác định rằng cả ba trong số họ đều là những chủ thể quản trị nhưng thuộc những cấp khách nhau và do đó họ có vai trò khác nhau đối với hệ thống quản trị của doanh nghiệp đó; theo trình tự họ thuộc 3 nhóm: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Việc phân cấp này được thể hiện cụ thể trong sơ đồ sau.

Nhà quản trị cao cấp: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc...

(Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển tổ chức)

Nhà quản trị cấp trung gian: Trưởng phòng, Quản đốc, Cửa hàng trưởng...

(Đưa ra những quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức)

Nhà quản trị cấp cơ sở: Tổ trưởng, Nhóm trưởng, Trưởng ca...

(Hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày)

Nhân sự

Marketing

R & D

Tài chính

Kế toán

Kỹ thuật

Những người thừa hành

Hình 1.4. Các cấp bậc quản trị và nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cấp quản trị

1.7.2.1. Nhà quản trị cao cấp

Nhà quản trị cao cấp (Top Managers) là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cao nhất trong một tổ chức. Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao là đưa ra các quyết định chiến lược. Tổ chức thực hiện chiến lược, duy trì và phát triển tổ chức. Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh, ví dụ như là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, các phó giám đốc...

1.7.2.2. Nhà quản trị cấp trung gian

Nhà quản trị cấp trung gian (Middle Managers) là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.

Các quản trị viên cấp giữa thường là các trưởng phòng ban, các phó phòng, các chánh phó quản đốc các phân xưởng...

1.7.2.3. Nhà quản trị cấp cơ sở

Nhà quản trị cấp cơ sở (First-line Managers) là những quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ

là đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng...

Kết quả nghiên cứu trên cho thấy có 4 chức năng quản trị, gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Vậy có điều gì khác nhau giữa 3 cấp quản trị trong một tổ chức, phải chăng mỗi cấp sẽ chỉ thực hiện một số chức năng nhất đinh? Thực tế không phải như vậy, tất cả các cấp quản trị đều phải thực hiện đầy đủ cả 4 chức năng trên trong quá trình thực hiện công việc của mình, sự khác nhau là ở mỗi cấp sẽ có sự tập trung khác nhau đối với từng chức năng trong 4 chức năng trên mà thôi. Bảng số liệu thống kê sau sẽ làm rò điều đó.

Bảng 1.2. Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trị

Hoạch định	Tổ chức	Lãnh đạo	Kiểm tra
Cấp cơ sở	15%	24%	51%	10%
Cấp trung gian	18%	33%	36%	13%
Cao cấp	28%	36%	22%	14%

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 216 trang tài liệu này.

Nếu như tổng thời gian của mỗi cấp dành cho công việc của mình là 100%, thì sự phân bổ thời gian cho từng cấp để thực hiện mỗi chức năng là khác nhau. Đối với chức năng hoạch định sẽ được coi trọng hơn đối với nhà quản trị cao cấp và giảm dần theo các cấp tiếp theo; đối với chức năng tổ chức cũng diễn ra tương tự như chức năng lập kế hoạch; riêng chức năng lãnh đạo lại có chiều hướng ngược lại, nhà quản trị cấp cơ sở dành thời gian chủ yếu cho việc thực hiện chức năng này; chức năng kiểm tra còn lại tuần thủ theo nguyên tắc nhà quản trị cao cấp dành nhiều thời gian hơn các cấp còn lại.

1.7.3. Vai trò của nhà quản trị

Vào thập niên 1960, Henry Mintzberg đã nghiên cứu một cách cẩn thận và đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Mười vai trò quản trị này được tác giả sắp xếp chung vào trong 3 nhóm: (1) vai trò quan hệ với con người, (2) vai trò thông tin, và (3) vai trò quyết định. Tuy có sự phân chia thành các nhóm vai trò khác nhau như vậy, nhưng có một sự liên hệ rất mật thiết giữa các nhóm vai trò đó. Ví dụ như nhà quản trị không thể có các quyết định đúng nếu vai trò thông tin không được thực hiện tốt.

1.7.3.1. Vai trò quan hệ với con người

Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thường có các quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò cơ bản sau:

- Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng ...

- Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Một số công việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví dụ về vai trò này của nhà quản trị.

- Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng và những nhà cung cấp.

1.7.3.2. Vai trò thông tin

Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân nó cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị, chúng ta thấy:

- Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v...

- Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.

- Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

1.7.3.3. Vai trò quyết định

Nhóm vai trò này của nhà quản trị gồm 4 vai trò: vai trò doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên và vai trò nhà thương thuyết.

- Vai trò doanh nhân: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.

- Vai trò người giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi... nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định.

- Vai trò người phân phối tài nguyên: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêu cầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổ chức.

- Vai trò đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.

Mười vai trò này liên hệ mật thiết với nhau và bất cứ lúc nào trong hoạt động của mình, nhà quản trị có thể phải thực hiện nhiều vai trò cùng một lúc, song tầm quan trọng của các vai trò thay đổi tuỳ theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia.

1.7.4. Những yêu cầu đối với nhà quản trị

1.7.4.1. Kỹ năng quản trị

a. Kỹ năng kỹ thuật

- Kỹ năng kỹ thuật (technical skill) là khả năng của nhà quản trị thể hiện được kiến thức và tài năng trong quá trình quản trị các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình. Nó bao gồm kỹ năng thực hiện các hoạt động chuyên môn và kỹ năng thực hiện các quy trình quản trị.

- Muốn quản trị tốt những hoạt động nhất định, nhà quản trị phải hiểu và thực hiện được những hoạt động đó. VD: người quản đốc phân xưởng hàn phải nắm rò được kỹ thuật hàn…

- Gắn liền với sử dụng các phương pháp, quá trình và công cụ cụ thể, để có kỹ năng nhà quản trị phải được đào tạo và phải trải qua kinh nghiệm thực tiễn.

b. Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người

Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người hay còn gọi là kỹ năng nhân sự (human skill) là khả năng của một người có thể làm việc được với những người khác, bao hàm những kỹ năng cụ thể sau:

- Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người.

- Có khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng.

- Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán.

- Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp lãnh đạo con người.

- Có khả năng xây dựng và làm việc theo nhóm.

- Có khả năng chủ trì các cuộc họp.

- Giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể.

- Quản trị có hiệu quả thời gian và sự căng thẳng của bản thân mình, không để các vấn đề cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc chung…

Nhà quản trị có kỹ năng làm việc với con người sẽ tham gia tích cực vào công việc của tập thể, tạo ra được một môi trường trong đó mọi người cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến và có thể phát huy triệt để tính sáng tạo của mình.

c. Kỹ năng nhận thức

Kỹ năng nhận thức (conceptual skill) là khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp.

- Khả năng phát hiện của nhà quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải:

+ Có khả năng thấy được bức tranh toàn cảnh về thực trạng và xu thế biến động của đơn vị do mình phụ trách, của toàn bộ tổ chức và của môi trường;

+ Nhận ra được những nhân tố chính trong mỗi hoàn cảnh;

+ Nhận thức được mối quan hệ giữa các phần tử, bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ của tổ chức mới môi trường.

- Khả năng phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp đòi hỏi nhà quản trị phải:

+ Có khả năng xác định rò các vấn đề;

+ Hiểu và giải thích được các dữ liệu và thông tin;

+ Sử dụng được thông tin để xây dựng các giải pháp giải quyết vấn đề;

+ Lựa chọn được những giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề;