Trình Tự Thủ Tục Quản Lý Chất Lượng Dự Án Ứng Dụng Cntt

Hình 1.2. Quy trình quản lý chất lượng dự án

* Các biện pháp đảm bảo chất lượng dự án

- Kiểm định chất lượng dự án: đây là hoạt động đầu tiên trong quá trình đảm bảo chất lượng dự án. Kiểm định chất lượng dự án là một cuộc kiểm tra độc lập do tổ chức cá nhân có đủ trình độ chuyên môn thực hiện nằm đảm bảo kế hoạch chất lượng được tuân thủ nghiêm ngặt.

- Sử dụng biểu đồ cho phép sắp xếp các giá trị đã được đo lường riêng biệt thành một bộ dữ liệu theo tần suất thống kê (số lượng hoặc phần trăm) xuất hiện. Biểu đồ được dùng để theo dõi rất nhiều yếu tố ví dụ như tần suất thử nghiệm cho kết quả lỗi, diễn tả sự phân bố của dữ liệu, đánh giá dữ liệu thuộc tính, xác định mức độ biến đổi của quá trình, phân tích sự ngẫu nhiên của sự biến đổi.

- Quản lý cầu hình: là một kỹ thuật kiểm soát dùng để kiểm tra chính thức và phê duyệt các thay đổi về cấu hình dựa vào đặc điểm của sản phẩm chuyển giao, cũng như các thiết bị phần cứng và phần mềm để tạo ra sản phẩm và phiên bản. Trong môi trường CNTT, những thay đổi về cấu hình và

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 101 trang tài liệu này.

phiên bản xảy ra thường xuyên, do vậy cần phải được kiểm tra liên tục. Mục đích chính của việc quản lý cấu hình là theo dõi sự duy trì tính vẹn toàn của việc tiến hóa các tài sản dự án.

* Trình tự, thủ tục quản lý chất lượng dự án ứng dụng CNTT

Hình 1.3. Trình tự thủ tục quản lý chất lượng dự án ứng dụng CNTT

b. Quản lý khối lượng

- Việc thi công phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế thi công được phê duyệt.

- Khối lượng thi công phải được tính toán và xác nhận khối lượng thi công do nhà thầu thi công đã hoàn thành theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và đối chiếu với thiết kế thi công được duyệt. Nếu có phát sinh khối lượng, phần phát sinh đó phải được chủ đầu tư phê duyệt. Kết quả phê duyệt phần khối lượng phát sinh đó là cơ sở để thanh toán, quyết toán dự án.

- Nghiêm cấm việc khai khống khai tăng khối lượng hoặc thông đồng giữa các bên tham gia dẫn đến làm sai khối lượng thanh toán.

c. Quản lý tiến độ của dự án ứng dụng CNTT

- Tiến độ thi công là một sơ đồ bố trí tiến trình thực hiện các hạng mục công việc nhằm xây dựng dự án có hiệu quả nhất theo hợp đồng đã ký giữa A và B.

- Quản lý tiến độ là hoạt động quản lý để đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch tiến độ thi công đã phê duyệt. Giải pháp quan trọng để thực hiện việc này là kiểm tra tiến độ thi công do nhà thầu lập, giám sát thực hiện tiến độ thi công và lập kế hoạch tác nghiệp quản lý thi công từng tháng và tiến độ thi công hàng ngày.

* Nguyên tắc quản lý tiến độ dự án

- Vì dự án CNTT có nhiều thay đổi, nhiều rủi ro trong quá trình thực hiện nên trước khi triển khai thực hiện phải được lập tiến độ thực hiện.

- Đối với dự án có quy mô lớn và thời gian thực hiện kéo dài trên một năm thì tiến độ thực hiện phải được lập cho từng giai đoạn, từng quý hoặc từng năm.

- Nhà thầu có nghĩa vụ lập tiến độ thực hiện đầu tư chi tiết, bố trí xen kẽ kết hợp các công việc cần thực hiện nhưng phải đảm bảo phù hợp với tiến độ đầu tư của dự án đã được phê duyệt.

- Chủ đầu tư giám sát thi công, chỉ huy thi công tại hiện trường và các bên liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát, điều chỉnh tiến độ trong trường hợp một số giai đoạn của tiến độ đầu tư dự án bị kéo dài. Trường hợp xét thấy tiến độ đầu tư của cả dự án bị kéo dài thì Chủ đầu tư phải báo cáo Người có thẩm quyền quyết định đầu tư để quyết định việc điều chỉnh tiến độ thực hiện đầu tư dự án hoặc cho phép chấm dứt dự án.

- Khuyến khích việc đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án trên cơ sở đảm bảo chất lượng đầu tư.

* Các hoạt động quản lý tiến độ dự án:

- Lập, phê duyệt tiến độ dự án ứng dụng CNTT: tổng tiến độ thể hiện trong báo cáo đầu tư hoặc báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt, được chia theo các gói thầu, do nhà thầu thi công lập để đưa vào hồ sơ dự thầu, bị ràng buộc bởi kế hoạch đấu thầu được duyệt, và để chỉ đạo công tác thi công sau khi đã trúng thầu.

- Trình duyệt tiến độ dự án: sau khi kiểm tra, chỉnh sửa lần cuối về phê duyệt của nhà thầu thi công, cần thực hiện trình Cấp có thẩm quyền hoặc người có thẩm quyền để thẩm định và chủ đầu tư chấp nhận tiến độ dự án mà nhà thầu đưa ra.

- Kiểm tra tiến độ thi công do nhà thầu lập ra: trong suốt quá trình thực hiện dự án cần phải liên tục theo dõi sát sao tiến độ, các đơn vị làm việc cần có báo cáo lãnh đạo thường xuyên để đảm bảo tiến độ chung của dự án không làm chậm dự án.

- Giám sát thực hiện tiến độ dự án: căn cứ vào tiến độ tổng thể, kiểm tra, đôn đốc các nhà thầu và hoàn thành đúng thứ tự và thời gian đã ấn định cho từng đầu việc trong tổng tiến độ; luôn chủ động giám sát dự án; đề ra chiến lược duy trì và giám sát.

d. Quản lý đảm bảo an toàn phòng, chống cháy nổ, an toàn vận hành và vệ sinh công nghiệp tại hiện trường trong quá trình thi công

- Để kiểm soát và bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ phải dựa vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ. Chủ đầu tư pải căn cứ vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ để phân công cho các đơn vị chuyên trách, đon vị phối hợp và các cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi, giám sát quá trình thi công và đôn đốc thực hiện các biện pháp bảo đảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.

- Các cá nhân, đơn vị được phân công theo dõi, giám sát, đôn đốc an toàn lao động, phòng chống cháy nổ phải lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng,

quý…) và báo cáo đột xuất gửi chủ đầu tư xem xét và quyết định xử lý. Báo cáo đột xuất, không thường xuyên khi có nguy cơ hoặc khả năng xảy ra sự cố hoặc tai nạn.

- Bản kế hoạch quản lý an toàn lao động, phòng chống cháy nổ được lập trên cơ sở bản tiến độ thi công. Cần dựa vào các biện pháp thi công nhằm thực hiện các công tác xây lắp trong bản tiến độ để lập ra biện pháp an toàn đảm bảo cho thi công không bị xảy ra mất an toàn. Vì vậy, người lập ra biện pháp an toàn phảo nắm được khi thi công trong điều kiện nào sẽ có khả năng bị tai nạn, và phải có các biện pháp ngăn ngừa tai nạn khi thực hiện từng biện pháp thi công.

- Các biện pháp kiểm soát và đảm bảo an toàn lao động, phòng chống cháy nổ: chủ đầu tư phải căn cứ vào bản kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ để phân công cho các đơn vị chuyên trách, đơn vị phối hợp và các cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể theo dõi, giám sát quá trình thi công và đôn đốc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, phòng chống cháy nổ; cần phải lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về quá trình theo dõi, đôn đốc giám sát an toàn lao động và phòng chống cháy nổ để gửi chủ đầu tư xem xét, quyết định xử lý.

e. Quản lý rủi ro

* Khái niệm quản lý rủi ro

- Rủi ro là các sự kiện xảy ra có tính ngẫu nhiên tác động bất lợi cho dự án và sản phẩm. Quản lý rủi ro là phương tiện để giám sát một cách có hệ thống các bất trắc có thể xảy ra nhằm tăng cường khả năng đáp ứng các yêu cầu của dự án.

- Mọi hoạt động quản lý dự án đều có thể xem là quản lý rủi ro. Qaurn lý rủi ro đặc biệt quan trọng đối với các dự án phần mềm và diễn ra liên tục suốt dự án. Chẳng hạn quản lý phạm vi thì sẽ có rủi ro tiến trình, chi phí; quản

lý chi phí thì có rủi ro về ngân sách; quản lý lịch trình có rủi ro về thời gian; quản lý nhân lực có rủi ro về nhân lực.

* Các bước của hoạt động quản lý rủi ro

- Hoạt động quản lý rủi ro gồm các bước sau:

Hình 1.4. Các hoạt động của quản lý rủi ro

- Xác định rủi ro: có 4 kỹ thuật để xác định rủi ro: hỏi những người liên quan bằng cách đưa ra danh sách các rủi ro hoặc phòng vấn những người này; lập danh sách rủi ro có thể có; tham khảo kinh nghiệm từ các dự án trong quá khứ hoặc các dự án tương tự; tập trung vào rủi ro lịch biểu và ngân sách.

- Phân tích rủi ro: cần đánh giá khả năng xuất hiện và mức tác động của rủi ro. Sau đó thực hiện sắp thứ tự ưu tiên và loại bỏ rủi ro không thể xảy ra. Để làm được điều này, nhà quản lý dự án cần lập thứ tự ưu tiên trên cơ sở phân tích từng rủi ro theo xác suất xảy ra và mức độ tác động, và loại đi các rủi ro ít xảy ra hay tác động đến dự án là không đáng kể. Điều này sẽ giúp nhà quản lý tập trung quản lý tốt rủi ro và sử dụng hiệu quả nguồn lực vốn hạn chế.

- Lập kế hoạch quản lý rủi ro: bao gồm các công việc đánh giá, phân loại, sắp thứ tự ưu tiên, chọn chiến lược đáp ứng các rủi ro ưu tiên cao. Một số chiến lược thường sử dụng như chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, giám sát và chuẩn bị dự phòng, chuyển rủi ro cho người khác, hạn chế rủi ro.

- Giám sát và áp dụng giải pháp (kiểm soát quản lý rủi ro): nhà quản lý sẽ tiến hành thu thập thông tin, đnáh giá khả năng thực tế xảy ra của rủi ro cũ và mới; đánh giá lại mức tác động, sắp hạng; chuẩn bị kế hoạch đáp ứng rủi ro mới, kiểm tra dự trữ quản lý hiện có; thảo luận các rủi ro chính, quan trọng để đi đến áp dụng các giải pháp nếu cần thiết; loại bỏ rủi ro đã qua hay có độ ưu tiên thấp; lặp lại các hoạt động của tiến trình ở mỗi mốc lớn hoặc mỗi pha lớn.

1.2.3. Kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT

a. Trên thế giới:

Từ đầu thập niên 70, các công ty nhanh chóng nhận ra việc sử dụng lập trình phần mềm dễ hơn so với phần cứng vì vậy ngành công nghiệp sản xuất phần mềm nhanh chóng phát triển trong giai đoạn từ thập niên 1970 đến thập niên 1980. Để quản lý các nỗ lực phát triển mới, các công ty ứng dụng các phương thức quản lý phần mềm, nhưng quá trình thử nghiệm bị chậm theo thực thi, đặc biệt là sự mẫu thuẫn xảy ra trong "vùng xám" giữa các đặc tả người dùng và phần mềm được chuyển giao. Để tránh các vấn đề trên, các phương thức quản lý dự án phần mềm tập trung vào các yêu cầu người dùng trong các sản phẩm phần mềm theo mô hình nổi tiếng đó là mô hình thác nước. Theo tổ chức IEEE, một số nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong việc quản lý dự án như sau:

- Dự án không có tính thực tế và không khớp

- Ước tính không chính xác nguồn lực cần thiết cho dự án

- Xác định yêu cầu hệ thống không đúng

- Báo cáo tình trạng dự án sơ sài

- Không quản lý độ rủi ro

- Việc giao tiếp khách hàng, người sử dụng và người phát triển dự án không tốt

- Sử dụng công nghệ chưa phát triển

- Không có khả năng xử lý độ phức tạp của dự án

- Phát triển thực hành không có hệ thống

- Thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý dự án

- Các bên liên quan mang tính chính trị

b. Ở Việt Nam

Công tác ứng dụng CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng được nâng cao hiệu quả, số lượng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 ngày càng tăng. Trong năm 2013, có 53 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 2.472 dịch vụ (tăng 863 dịch vụ so với năm 2012), có 6 tỉnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 (tăng 4 tỉnh so với năm 2012) với 56 dịch vụ (tăng 51 dịch vụ so với năm 2012). Cùng với sự tăng trưởng về số lượng dịch vụ công trực tuyến, số hồ sơ được xử lý trực tuyến cũng tăng theo thời gian. Các cơ quan tiêu biểu có số lượng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết qua dịch vụ công trực tuyến lớn là: Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tỉnh Thừa Thiên-Huế, Thành phố Đà Nẵng, Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Thanh Hóa và tỉnh Bạc Liêu. Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã được quan tâm, chỉ đạo, đầu tư kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đã bước đầu thực hiện có hiệu quả và thu được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước vẫn còn