Nội Dung Quản Lý Dự Án Ứng Dụng Cntt

Công nghệ thông tin. Nhưng có liên quan đến các thiết bị truyền thông tin nên phải nghiên cứu cả về phần cứng. Để phần cứng hoạt động được và lưu trữ thông tin thành các file thì phải có phần mềm cài đặt trên phần cứng. Đó là các vấn đề của Công nghệ thông tin.

b. Khái niệm dự án đầu tư ứng dụng CNTT

* Dự án đầu tư

Theo “Giáo trình Quản lý dự án” (2012) của PGS.TS Từ Quang Phương thuộc trường Đại học kinh tế Quốc dân:

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.

Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.

Một số đặc trưng của dự án như sau:

Tính tạm thời: Tạm thời có nghĩa là các dự án có một điểm khởi đầu và một điểm kết thúc xác định. Điểm kết thúc đạt được khi mục đích của dự án được hoàn thành, hoặc khi chúng ta thấy rõ ràng rằng mục đích của dự án sẽ đạt hoặc không thể đạt được và dự án bị chấm dứt. Tính tạm thời không có nghĩa là giới hạn trong một thời gian ngắn; rất nhiều dự án kéo dài nhiều năm. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, thời gian của dự án là xác định; các dự án không phải là những cố gắng liên tục. Thêm vào đó, tính tạm thời không áp dụng chung cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra bởi dự án. Hầu hết các dự án được thực hiện để tạo ra một kết quả lâu dài. Ví dụ, một dự án để xây dựng một đài tưởng niệm quốc gia sẽ tạo ra một kết quả được kéo dài hàng nhiều thế kỷ. Rất nhiều công việc mang tính tạm thời với ý nghĩa là nó sẽ kết thúc vào một thời điểm nào đó. Ví dụ, công việc lắp đặt ở một dây chuyền cuối cùng sẽ không được tiếp tục (vì đã lắp xong) và bản thân dây chuyền cũng

không được sử dụng nữa (khi nó hết thời hạn sử dụng). Các dự án khác nhau cơ bản bởi vì dự án sẽ dừng lại khi mục đích được tuyên bố trước của nó đã đạt được; trong khi, các công việc không phải là dự án thực hiện một số các mục đích mới và tiếp tục được tiến hành.

Sản phẩm và dịch vụ duy nhất: Thực hiện dự án có ý nghĩa là làm một cái gì đó mà trước đây chưa được thực hiện. Hay nói một cách khác, nó là duy nhất. Một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể là duy nhất ngay cả khi nó trực thuộc vào một nhóm lớn. Ví dụ, hàng nghìn tòa nhà được xây dựng nhưng mỗi một tòa nhà là duy nhất – chủ tòa nhà riêng, thiết kế riêng, vị trí riêng … Sự hiện diện của các yếu tố lặp lại không làm thay đổi tính duy nhất cơ bản.

 Dự án có mục đích, kết quả xác định: mỗi dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án. Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu không.

Có các hạn định rõ ràng: dự án có lịch biểu được xác định trước. Có các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ ràng. Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá. Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, bộ phận quản trị dự án giải tán. Dự án có sự giới hạn: Giới hạn về nguồn lực, giới hạn về kinh phí, giới hạn về thời gian.

 Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo: bởi lẽ kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao, sản phẩm và dịch vụ mà dự án đem lại là duy nhất, hầu như không có sự lặp lại. Điều đó cũng tạo ra nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.

Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Vì vậy, để quản lý dự án thành công đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng kết nối, duy trì các mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau, giữa nhà quản lý với các bộ phận.

Tính bất định và rủi ro cao: theo PGS.TS Từ Quang Phương thì hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.

Khái niệm Dự án đầu tư được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Theo luật đầu tư thì dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định. Như vậy về mặt hình thức nó là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai. Xét trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thời gian dài. Còn trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế – xã hội, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Xét về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định ( Nguồn: website http://www.dankinhte.vn).

* Dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Tại điều 2, khoản 1 của nghị định 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ định nghĩa như sau: "Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật,phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin".

Về mặt hình thức, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí nhằm cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin, theo một kế hoạch được định trước để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ của công nghệ thông tin trong ít nhất là một chu kỳ phát triển. Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu, làm tiền đề cho cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Còn về mặt nội dung, dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định.

Phân loại dự án ứng dụng CNTT

STT

Phân loại	Tổng mức vốn đầu tư
1	Dự án ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia	Theo Nghị quyết của Quốc hội
Nhóm A
2	Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu có ý nghĩa CT –XH quan trọng	Không kể mức vốn
3	Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và	Trên 100 tỷ đồng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 101 trang tài liệu này.

cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ
Nhóm B
4	Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ	Trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng
Nhóm C
5	Các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ	Từ 20 tỷ đồng trở xuốn

Bảng 1.1. Phân loại dự án CNTT

c. Khái niệm quản lý dự án ứng dụng CNTT

* Quản lý dự án

Theo từ điển Wikipedia: “Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.”

* Quản lý dự án ứng dụng CNTT

Quản lý Dự án đầu tư ứng dụng CNTT là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của các Dự án ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm những đề xuất có liên quan đến việc bỏ

vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin.

Trình tự đầu tư dự án ứng dụng CNTT: Theo Nghị định 102/2009/NĐ- CP của Chính phủ quy định trình tự đầu tư dự án ứng dụng công nghệ thông tin gồm 3 giai đoạn:

- Chuẩn bị đầu tư: bao gồm các công việc nghiên cứu về sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư; xem xét khả năng về nguồn cung ứng thiết bị, nguồn vốn đầu tư và lựa chọn hình thức đầu tư; Tiến hành điều tra, khảo sát phục vụ lập dự án và chọn địa điểm đầu tư; Lập dự án ứng dụng công nghệ thông tin, Gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến Người có thẩm quyền quyết định đầu tư, cơ quan thẩm định dự án.

- Thực hiện đầu tư: bao gồm nội dung các công việc như: Thực hiện việc khảo sát bổ sung (nếu cần thiết) phục vụ lập thiết kế thi công và dự toán, tổng dự toán, xin thỏa thuận sử dụng tần số, tài nguyên số quốc gia (nếu yêu cầu phải có thỏa thuận về sử dụng tần số, tài nguyên số theo quy định của Nhà nước), lập và phê duyệt hồ sơ thiết kế thi công, lập và phê duyệt hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu, thương thảo hợp đồng với nhà thầu trúng thầu và ký hợp đồng giao nhận thầu, thực hiện các hợp đồng, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các hợp đồng, Quản lý thực hiện dự án.

- Kết thúc đầu tư, đưa vào khai thác sử dụng: nội dung công việc thực hiện trong giai đoạn này gồm: chuyển giao sản phẩm, hạng mục công việc của dự án, vận hành, khai thác, đào tạo, chuyển giao công nghệ và hướng dẫn sử dụng; nghiệm thu, bàn giao dự án, bảo hành sản phẩm của dự án, thực hiện việc kết thúc dự án; quyết toán vốn đầu tư và phê duyệt quyết toán.

Các công việc trong giai đoạn thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư có thể thực hiện tuần tự hoặc gối đầu, xen kẽ tùy theo điều kiện cụ thể của từng dự án, và do Người có thẩm quyền quyết định đầu tư xác định.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT:

- Kỹ thuật sử dụng: việc đầu tư ứng dụng CNTT có nhiều điểm đặc thù như: công nghệ thay đổi nhanh chóng; việc định giá, đánh giá chất lượng sản phẩm khó khăn;

- Công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ và sự quan tâm của cán bộ sử

dụng

- Tính thay đổi của dự án

- Mức độ phức tạp của dự án

- Tính hạn chế về thời gian thực hiện

- Quy mô dự án

- Tầm quan trọng của dự án

- Tính phối hợp với các bộ phận bên ngoài của tổ chức. Nguyên tắc quản lý dự án ứng dụng CNTT:

Việc quản lý DA ĐT ứng dụng CNTT phải đảm bảo nguyên tắc đúng

trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 6/1/2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, các nội dung đầu tư ứng dụng CNTT bằng nguồn vốn sự nghiệp phải phù hợp với điều 7 của Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT- BTC-BKH&ĐT-BTTTT ngày 15/2/2012 của Bộ Tài chính – Bộ Kế hoạch và đầu tư – Bộ Thông tin truyền thông hướng dẫn quản lý sử dụng kinh phí thực hiện chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, việc sử dụng kinh phí được thực hiện theo đề cương và dự toán chi tiết được người có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt.

Để đạt được mục tiêu đưa dự án vào khai thác sử dụng đạt chất lượng, tiến độ, chi phí phù hợp, an toàn và hiệu quả, công tác quản lý các dự án đầu tư ứng dụng CNTT phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Khi đầu tư ứng dụng CNTT, chủ đầu tư phải tổ chức lập dự án để làm rõ sự cần thiết phải đầu tư và xác định hiệu quả đầu tư.

- Ban Quản lý dự án hoặc tư vấn quản lý dự án hoặc đơn vị được giao quản lý dự án phải có đủ điều kiện về năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án.

- Các chủ thể tư vấn lập dự án, thiết kế, giám sát, thi công xây lắp hạ tầng mạng phải có đủ điều kiện năng lực như quy định.

Những đặc trưng cơ bản về quản lý dự án

- Chủ thể của quản lý dự án là người quản lý dự án

- Khách thể của quản lý dự án là toàn bộ các nhiệm vụ công việc của dự án. Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án, hay còn gọi là chu kỳ của dự án.

- Mục đích của quản lý dự án là tạo ra sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thức thực hiện mục đích.

- Chức năng của quản lý dự án cần được thực hiện một cách đồng bộ tất cả mọi chức năng để có thể vận hành dự án có hiệu quả, đạt được mục tiêu quản lý

1.2.2. Nội dung quản lý dự án ứng dụng CNTT

a. Quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng bao gồm 3 bước: Lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng.