Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Thuyết Phục Người Khác

khách hàng tìm kiếm đầu tiên ở sản phẩm của chúng ta. Hãy để tự khách hàng nói cho chúng ta biết họ đang tìm kiếm thứ gì và sau đó tập trung cuộc thảo luận của chúng ta quanh vấn đề chủ chốt đó.

* Trở ngại thứ 6: Bị thúc đẩy bởi nỗi tuyệt vọng

Nếu chúng ta không thoải mái, căng thẳng hay hồi hộp khi thuyết phục thì khách hàng của chúng ta cũng không thoải mái. Chúng ta đừng nên đặt mình vào trạng thái: “Tôi phải thực hiện nhiệm vụ mua bán này”, “Tôi phải làm việc với anh ta hoặc chuyện này sẽ kết thúc”, “Tôi phải đàm phán trong ngày hôm nay nếu không tôi không thể chi trả các hóa đơn”. Sự tuyệt vọng, sợ hãi thường mang đến kết quả không mấy tốt đẹp khi thuyết phục.

* Trở ngại thứ 7: Nỗi sợ hãi bị phản đối

Trong nhiều tính huống thuyết phục chúng ta không tránh khỏi tình huống bị khách hàng phản đối. Chạy trốn khỏi sự phản đối, để nỗi sợ hãi lấn át và làm tê liệt chúng ta không giải quyết được vấn đề gì. Những nhà thuyết phục thông minh thường nghĩ về mặt thực tế của tình huống dựa trên lý trí “Xét về mặt cá nhân mình không hề bị phê phán, phản đối”. Chúng ta không nên cảm thấy kém cỏi, bối rối hay tuyệt vọng chỉ vì quan điểm của một ai đó. Khả năng phục hồi sau khi đối mặt với sự phản đối ở bất kỳ mức độ nào cũng là điều cần thiết trong thế giới thuyết phục.

* Trở ngại 8: Thiếu sự chuẩn bị

Để thuyết phục được thành công đòi hỏi chúng ta phải có sự chuẩn bị về nhiều mặt: Hiểu biết đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ của chúng ta cả bên trong và bên ngoài; hiểu khán giả và những nhu cầu, mong muốn của họ. Chuẩn bị dụng cụ thuyết phục giới thiệu cho khán giả lựa chọn và thay thế; Biết lựa chọn cách thuyết trình phù hợp.

* Trở ngại 9: Định kiến và giả định

Đôi khi chúng ta đánh giá khách hàng chỉ dựa trên vài thông tin ngắn gọn, trông họ ra sao, hay tệ hơn, không có thông tin đẩy đủ gì hết. Vấn đề ở chỗ, chúng ta nghĩ điều đó trong đầu trước khi cố gắng thuyết phục khách hàng và kết thúc sự mua bán, đàm phán bởi chúng ta nghĩ mình không thể thuyết phục được họ. Đây là một sai lầm đầu tiên trong thuyết phục. Bởi chúng ta chỉ đánh giá cuốn sách qua trang bìa của nó.

* Trở ngại 10: Nắm bắt những kỹ năng kết thúc là phương thuốc thần kỳ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 134 trang tài liệu này.

Việc thuyết phục khán giả về một sản phẩm, dịch vụ hay một ý tưởng nào đó diễn ra trong toàn bộ quá trình thuyết phục. Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc chúng ta bắt đầu bài diễn thuyết của mình như thế nào quan trọng hơn nhiều so với việc chúng ta kết thúc nó.

“Chỉ có một cách duy nhất khiến người khác làm bất cứ điều gì. Đó là làm cho bản thân họ muốn làm điều đó”. Để có sự thành công trong đàm phán, thuyết phục đòi

hỏi nhiều yếu tố. Tuy nhiên việc khắc phục những trở ngại trên là thành công đầu tiên để có cuộc đàm phán, thuyết phục hiệu quả.

3.3.2. Những điểm cần lưu ý khi thuyết phục người khác

Thuyết phục người khác là một công việc không hề đơn giản, bởi một lẽ thường tình là bất kỳ ai, khi đã có ý kiến về một vấn đề nào đó, cũng có niềm tin nhất định vào ý kiến của mình và không muốn tiếp thu ý kiến của người khác. Vì vậy để thuyết phục có hiệu quả, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:

a. Luôn tin tưởng vào bản thân và vấn đề mà mình thuyết phục

Chúng ta hãy tự tin vào chính mình trước khi chúng ta thuyết phục người khác. Nếu chúng ta có bất cứ những nghi ngờ nào đấy, nó sẽ bộc lộ ra bên ngoài. Khi chúng ta là đồng minh của chính mình một cách cao nhất, vấn đề của chúng ta sẽ có sức thuyết phục thực sự.

b. Biết cách tạo được sự hấp dẫn, lôi cuốn người nghe trong quá trình thuyết phục

Nếu chúng ta cứ nói chuyện bằng một cái giọng đều đều hay với những tiếng “ừm”, chúng ta sẽ làm đối tượng mà chúng ta cần thuyết phục cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi. Chúng ta cần phải thật hùng hồn để làm vấn đề của chúng ta trở nên thú vị. Hãy tác động đến những giác quan của họ càng nhiều trong mức chúng ta có thể. Một cử chỉ ấn tượng cũng sẽ có những tác động tích cực đến vấn đề mà chúng ta đề cập (sự biểu thị các cử chỉ điệu bộ ăn nhập với các hứng thú trong chúng ta sẽ rất có hiệu quả thuyết phục đối tượng).

Lý lẽ đưa ra phải rò ràng và có cơ sở. Sự phân tích lập luận phải có dẫn chứng cụ thể để minh họa. Lời nói phải ngắn gọn có trọng tâm, không nên nói dài dòng, tràn lan. Những lời khen ngợi làm người khác trở nên cởi mở với chúng ta hơn rất nhiều.

Nhưng chúng ta phải luôn nhớ là không phải xu nịnh mà là khen thành thật.

- Sự thú vị góp phần khiến họ muốn nghe tiếp câu chuyện của chúng ta, như vậy chúng ta mới có cơ hội để thuyết phục.

- Hãy thuyết phục bằng những lợi ích họ sẽ được khi theo ý kiến của chúng ta và người nghe sẽ để tâm hơn nếu họ thấy rằng ý tưởng của chúng ta là độc đáo, là hiếm thấy.

c. Luôn thể hiện thái độ khiêm tốn trong quá trình thuyết phục

Không ai thích một kẻ tự đắc. Ngay cả khi chúng ta tin là mình đúng, nếu chúng ta là kẻ ngạo mạn thì mọi người cũng chẳng muốn nghe chúng ta. Chúng ta không chỉ cho là mình đúng mà còn thuyết phục mọi người hiểu vấn đề như chúng ta.

Thông thường người đối thoại muốn bảo vệ ý kiến của mình, không muốn tiếp thu ý kiến người khác. Vậy làm thế nào để họ chú ý đến ý kiến của chúng ta, chúng ta không được ngắt lời mà phải kiên nhẫn, bình tĩnh lắng nghe. Đến một lúc nào đó sẽ xuất hiện chỗ hở trong quan điểm của người đối thoại như: vì thiếu thông tin, vì cân

nhắc chưa thấu đáo... Lúc này họ sẽ cảm thấy thiếu tự tin và muốn biết ý kiến của chúng ta. Đây chính là thời điểm tốt cho chúng ta.

Lời nói phải nhã nhặn, ôn tồn, lịch sự. Đứng về góc độ tâm lý con người, không ai muốn thừa nhận mình thua kém chúng ta bè, càng không muốn bị phê phán... Vì vậy, chúng ta cần có thái độ bình tĩnh, điềm đạm, nhã nhặn, ôn tồn, lịch sự, cân nhắc khi sử dụng câu, từ. Thực hiện theo nguyen tắc: không phê phán, không kết tội, không than phiền trong khi thuyết phục người khác.

Khi chúng ta đối xử với mọi người một cách nhã nhặn và biết lắng nghe, thể hiện rằng chúng ta tôn trọng họ, chúng ta sẽ khiến họ muốn hợp tác với mình. Họ có động lực để giúp đỡ, cùng chúng ta đạt được mục tiêu. Bất cứ khi nào chúng ta thể hiện thái độ này đối với người khác ngay chính trong cuộc đối thoại giữa hai người, thì họ cũng sẽ cởi mở hơn với chúng ta rất nhiều.

d. Kiên trì, bền bỉ theo đuổi mục đích mà mình đã đề ra

Dân gian ta có câu “30 chưa phải Tết”. Trong thực tế, có một số người, khi họ đã có ý định của mình thì thường chúng ta sẽ rất khó thuyết phục họ đổi ý. Tuy nhiên, rất khó không có nghĩa là không thể thuyết phục. Một phần lớn trong số họ sẽ có quyết định vào phút cuối cùng nếu họ nhận thấy điều đó là đúng. Do đó, không nên bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để truyền lửa và niềm tin vào từng câu nói của chúng ta để thuyết phục người nghe.

e. Thực hiện nguyên tắc

Đừng chọc tổ ong: khi muốn thuyết phục ai đó, điều quan trọng là chúng ta không được “chọc tổ ong”, tức không được chỉ trích, lên án, phê phán ý tưởng, ý kiến của người khác. Vì khi bị công kích, mỗi người dễ có tâm lý “xù lông” lên để phản kháng, bất kể đúng sai.

Tùy cơ ứng biến: do mỗi người có tính cách, tình cảm, đặc điểm tâm sinh lý khác nhau nên trong thuyết phục, phải tùy cơ ứng biến, không được sử dụng một công thức, một phương pháp chung cho tất cả.

Tác động lên suy nghĩ: Vì hành động bị quyết định bởi suy nghĩ - cảm xúc nên theo các nhà tâm lý, muốn thuyết phục thành công, mỗi người phải biết cách tác động lên suy nghĩ, cảm xúc của đối tượng.

g. Khéo léo sử dụng phương pháp đốt lửa và truyền lửa để thuyết phục

Đốt lửa: Đó là chúng ta phải biết khơi gợi, nhóm lên động lực, nhu cầu hành động để người khác tự nguyện nghe theo chúng ta.

Một cậu bé được bố yêu cầu phải sơn xong hàng rào trong buổi sáng. Cậu bé không thích công việc này và định sẽ nhờ người khác hỗ trợ. Nhưng khi cậu mở lời, không ai chịu giúp cậu cả. Câu bé suy nghĩ và quyết định thay đổi chiến thuật. Khi thấy một người chúng ta khác từ xa đi lại, đang sơn rào trong trạng thái uể oải, cậu bé

lập tức đẩy nhanh tốc độ, vẻ mặt say sưa, hào hứng. Người chúng ta kia thấy vậy ngạc nhiên. Cậu bé nói rằng: sơn rào thích lắm, tuyệt lắm. Thế là đứa chúng ta tò mò, muốn trải nghiệm thử và tình nguyện sơn rào cho cậu. Cậu bé áp dụng chiêu này với nhiều chúng ta khác và ai cũng tự nguyện làm giúp.

Tò mò, muốn trải nghiệm thử là một trong những đặc tính thuộc về nhu cầu phát triển bản thân, rất thường thấy nơi mỗi người. Vì vậy, khi thuyết phục người khác dựa trên nhu cầu này, khả năng thành công thường cao. Ngoài ra, mỗi người đều còn có nhu cầu tự trọng nên trong thuyết phục, cần dựa trên cơ sở nhìn thấu những đóng góp của người khác, khen ngợi chân thành, ghi nhận, tôn vinh... người khác.

Tác động lên cảm xúc yêu thương của người khác cũng là một cách thuyết phục hiệu quả. Người khác có thể không thích điều ấy nhưng vì thương yêu chúng ta, nể phục chúng ta, quý trọng chúng ta… họ sẵn sàng nghe theo chúng ta.

Ai cũng muốn được sống trong cảm giác an toàn. Vì thế, nếu bỗng nhiên có ai đó la lên và bỏ chạy, đa số người xung quanh cũng sẽ nháo nhào chạy theo. Mọi người còn có tâm lý hành động theo số đông để tránh cảm giác bị cô lập, ghẻ lạnh.

Thuyết phục qua thỏa mãn nhu cầu vật chất cũng là một cách. Tuy nhiên, các chuyên gia lưu ý, nếu họ không thích vật chất mà chúng ta dùng vật chất để lôi kéo thì không thành công. Rò ràng, để thuyết phục thành công, phải căn cứ trên nhu cầu cụ thể của đối phương.

Truyền lửa: Đây là nghệ thuật thuyết phục bằng sự say mê của chính chúng ta. Bởi theo nguyên tắc lay lan tình cảm, khi chúng ta trình bày công việc, dự án với sự nhiệt huyết cao, người khác cũng dễ hào hứng theo chúng ta.

Ngoài ra, mỗi người còn có thể thuyết phục người khác qua cơ chế ám thị, tức mặc nhiên áp đặt. Tuy nhiên, hiệu quả của phương pháp này còn tùy vào uy tín, sức hấp dẫn của người thuyết phục và niềm tin, thể trạng của người bị thuyết phục. Bởi trong tâm lý học, những người đang mệt mỏi dễ “đầu hàng” và người ta dễ đồng ý khi đứng trước những người có sức quyến rũ.

Kỹ năng thuyết phục còn có thể dựa vào các cụm từ vuốt đuôi. Chẳng hạn, khi muốn ai đó đồng ý, chúng ta đừng dùng từ “không” ở cuối câu. Thay vào đó, nên là “chứ”. Chúng ta cũng có thể dùng lý lẽ để thuyết phục. Nhưng nguyên tắc của phương pháp này là nên thừa nhận lý lẽ của người khác trước và dựa trên lý lẽ của người khác để đưa ra những lập luận có lý. Ví dụ, nếu ông bố cho rằng con nên học sư phạm vì ngành sư phạm nhàn hạ, hợp với con gái. Người con không muốn học sư phạm, cô con gái có thể thuyết phục bố mình bằng cách chỉ ra, sư phạm tuy hợp với con gái nhưng tính con nóng nảy, không kiên nhẫn, không có kỹ năng truyền đạt thì khó dạy được học sinh.

Mỗi người cũng có thể quan sát các tín hiệu phi ngôn ngữ để thuyết phục người khác. Đơn cử, một nụ cười tươi, cái nhìn sâu vào mắt người khác, những tiếp xúc, đụng chạm như bắt tay, vỗ vai, chạm nhẹ bàn tay dễ khiến người khác mềm lòng và thành thật hơn. Ngược lại, nếu ai đó khoanh tay, gò gò, xoay bút hoặc làm một động tác thừa nào đó, nghĩa là câu chuyện của chúng ta đang tẻ nhạt, chưa đủ thuyết phục họ.

Cần thuyết phục bằng sự chân thành. Không có sự chân thành, mọi kỹ thuật, phương pháp đều vô nghĩa.

3.3.3. Quy trình thuyết phục

Thuyết phục là một nghệ thuật, nó không những đòi hỏi sự lập luận chặt chẽ, chứng cứ rò ràng mà cả sự khéo léo, nhạy cảm, tinh tế, sự hùng biện của chúng ta. Thuyết phục được thực hiện theo các giai đoạn sau:

a. Giai đoạn 1: Tạo sự tin tưởng

Muốn thuyết phục được người khác, việc đầu tiên cần phải tạo được lòng tin nhất định ở nơi người giao tiếp với mình. Giả dụ chúng ta đang hẹn gặp một người mới quen qua mạng, qua điện thoại. Điều gì sẽ khiến họ sau khi gặp gỡ sẽ tin tưởng vào ta? Không chỉ học vấn, nghề nghiệp, mà còn là cách ăn mặc, ngoại hình cũng ảnh hưởng đến sự tin tưởng. Người ta thường tin tưởng những người ăn mặc lịch sự, đeo kính cận, tóc gọn gàng hơn vì họ cho đó là người thuộc tầng lớp trí thức, phong cách chỉnh chu, đứng đắn. Ngược lại, nếu chỉ cần chúng ta có một vết xăm ở bắp tay hay đâu đó dễ thấy thôi, người đối diện sẽ ngay lập tức e dè khi gặp. Tùy vào tính chất của cuộc giao tiếp, hãy ăn mặc và tạo một vẻ ngoài đứng đắn, gọn gàng để gây được thiện cảm. Ngoài ra, cũng cần chú ý đến cử chỉ hành động khi giao tiếp. Một người có cử chỉ ngả ngón, nói đùa quá lố hay cười cợt… thì có vẻ giống tay hay lừa đảo hơn là một người nghiêm chỉnh. Chính vì vậy, để tạo được niềm tin với đối tượng khi giao tiếp chúng ta cần phải:

- Lập luận rò ràng: hãy thực hiện lập luận thật mạch lạc, hãy bắt đầu sao cho ai cũng muốn nghe tiếp, hãy kết thúc sao cho để lại ấn tượng với người nghe.

- Thể hiện cả tính ưu và nhược của vấn đề: không có ý tưởng nào là hoàn hảo, do vậy hãy trình bày rò mặt ưu, mặt khuyết của vấn đề. Đây cũng là một cách nhằm cho đối phương thấy chúng ta đang ở bên phía lợi ích của họ.

- Thể hiện tính chuyên gia: đánh vào tâm lý của người nghe, họ thường tin vào lời nói của chuyên gia hoặc những người có uy tín là đúng. Nếu luận điểm của chúng ta có vẻ chưa thuyết phục, lấy ý kiến từ một chuyên gia về vấn đề đó sẽ làm vững chắc hơn phần trình bày. Nguyên tắc ở đây là nên nêu chức vị, nơi công tác, thành tích của chuyên gia này nếu tên tuổi của họ không đủ nổi tiếng để người nghe định hình được mức độ uy tín của họ. Các con số cụ thể sẽ làm tăng tính thuyết phục.

Dù trong thuyết trình hay trong trò chuyện bình thường, khi muốn thuyết phục người khác chúng ta cần đưa ra những dẫn chứng cụ thể cho luận điểm chúng ta muốn thuyết phục người nghe. Nên nhớ là người nghe chỉ là một người bình thường, hãy đưa ra một tổ chức, một cơ quan mà nhiều người biết đến chứ không nên đưa tên riêng của ai đó, sự mơ hồ tên tuổi sẽ khiến cho họ khó tin vào điều chúng ta nói hơn.

- Tự tin: sự tự tin của chính bản thân là nguồn ủng hộ trung thành nhất cho chính chúng ta. Một chút ngập ngừng có thể làm mất điểm trong con mắt đối phương cần thuyết phục.

- Thể hiện sự hợp lý: ông bà ta có câu “trăm cái lý không bằng một tý cái tình” sự hợp lý ở đây là sự ăn nhập cả “lý” và “tình”, nói có lý, có tình thì người ta mới tin tưởng.

Trong giao tiếp, đặc biệt giao tiếp kinh doanh, yếu tố logic được đánh giá rất cao, vì vậy hãy trình bày ý tưởng một cách logic nhất.

b. Giai đoạn 2: Tạo sự thích thú

Con người ai cũng muốn người khác quan tâm đến mình, biết đến những ưu điểm của mình và đều bị cuốn hút vào những gì mới lạ. Chính vì thế, nếu chỉ dừng lại ở giai đoạn tạo sự tin tưởng chưa đủ tính thuyết phục, mà cần phải tạo ra sự thích thú cho đối tượng giao tiếp với mình. Cụ thể:

- Tâng bốc có chiến lược:

Những lời khen ngợi có thể làm người khác trở nên cởi mở với chúng ta hơn rất nhiều. Nhưng chúng ta hãy nhớ là tâng bốc phải có chiến thuật, không phải xu nịnh. (Ví dụ: Không thể khen là da của chúng ta sao mà trắng thế trong khi trông da chúng ta đấy đen bóng.)

- Tạo sự thú vị:

Sự thú vị cũng góp phần khiến người khác muốn nghe tiếp câu chuyện, như vậy chúng ta mới có cơ hội để thuyết phục người đó. Hãy làm cho người nghe cảm thấy không nhàm chán và lời thuyết phục sinh động hơn.

- Khơi gợi tính tư lợi:

Ai trong chúng ta cũng có lòng tư lợi, hãy làm cho người nghe cảm nhận được họ sẽ được lợi gì khi theo ý kiến của chúng ta chúng ta

- Độc đáo:

Cái gì càng hiếm thì càng sáng giá. Người nghe sẽ để tâm hơn nếu họ thấy rằng ý tưởng của chúng ta là độc đáo, là hiếm thấy.

c. Giai đoạn 3: Tăng sức thuyết phục

Trong quá trình thuyết phục để đạt được mục đích thuyết phục cần phải tăng sức thuyết phục như tìm điểm tương đồng, tạo sự nhất trí, chọn đúng thời điểm.

* Tìm điểm tương đồng

Điều này giúp tạo cảm giác chúng ta đang trên cùng chiến tuyến với người khác. Hãy thể hiện cho người nghe thấy ý tưởng của chúng ta rất “ăn khớp” với họ hoặc chí ít thì cũng “dính dáng” nhiều đến công việc của họ. Tốt nhất chúng ta nên đặt mình vào hoàn cảnh của họ, thấu hiểu những lo lắng của họ và biết cách chia sẻ. Lời nói của đồng minh bao giờ cũng có giá trị thuyết phục rất cao.

Họ sẽ rất thích thú và thân thiện với chúng ta hơn khi chúng ta nhận ra những phẩm chất tốt đẹp của họ. Từ đó những lời chúng ta nói cũng được đón nhận và tạo được đồng cảm giữa hai người.

* Tạo sự nhất trí (bắt đầu với “yes”)

Hầu hết mọi người đều tán thành theo số đông. Do đó, chúng ta cần cho người khác biết ý tuởng của mình đã thành công ở những đâu và được nhiều người ủng hộ như thế nào. Mô tuýp cho chúng ta là hãy làm cho câu trả lời đầu tiên là “yes”.

* Chọn đúng thời điểm

Để đạt tới thành quả mong muốn ta cần hội tụ được các thời điểm tốt nhất cho thành công. Đó phải là lúc có cả “thiên thời”, “địa lợi” và “nhân hoà”, tức là phải có sự kết hợp nhiều điều kiện thuận lợi nhất cho việc thuyết phục. Chính vì vậy, chọn đúng thời điểm để trình bày cũng quan trọng không kém.

Không thể áp đặt một cách thuyết phục cho hàng chục đối tượng mà tính cách, tâm lý của họ khác nhau:

Nếu nói chuyện với một người nghiêm túc, thích sự quy củ, thì ta không thể áp dụng lối nói chuyện phá cách, không có trật tự, nhiều tình tiết mới mẻ, gây sốc…

Ngược lại, nếu nói chuyện với một người một người thích pha trò, ắt hẳn họ sẽ chán ngấy với cách nói chuyện nhàm chán, đều đều.

Với đối tượng là nhiều người nghe, nên tạo ra lối nói chuyện mang tính cảm xúc hơn là lý thuyết (vui vẻ, sôi nổi hoặc trầm lắng, buồn bã) vì tâm lý đám đông thường dễ bị cảm xúc lôi cuốn hơn là lý trí.

Một trong những yếu tố làm nên sự thành công của một cuộc gặp gỡ, trò chuyện nào đó chính là sự thuyết phục. Không chỉ trong kinh doanh, hợp tác, khi chúng ta gặp gỡ ai đó, sự thuyết phục sẽ tạo được ấn tượng rất tốt hình ảnh mình. Để nói chuyện thuyết phục nói riêng và để giao tiếp nói chung có hiệu quả và đạt được mục đích của mình, để nâng cao khả năng thuyết phục trong giao tiếp, bản thân mỗi con người cần rèn luyện:

1. Tạo được lòng tin nhất định nơi người khác

2. Nắm bắt được sự tương đồng giữa chúng ta và người nghe

3. Luôn có dẫn chứng đi kèm và lập luận chặt chẽ

4. Sử dụng chiến thuật “Rào trước đón sau”

5. Đưa ra những nhận xét đúng đắn, tinh tế về ưu điểm của người nghe

6. Sử dụng các ý kiến chuyên gia

7. Chọn thời điểm nói chuyện phù hợp với tâm trạng người nghe

8. Sử dụng phong cách nói chuyện phù hợp với tính cách người nghe

Trên thực tế, để có sức thuyết phục trong lời nói, cần có sự đầu tư vào xây dựng hình tượng bản thân để tăng trọng lượng cho lời nói. Một người nói thuyết phục đến đâu nhưng bản chất giả dối nhiều người biết rò thì giá trị họ tạo dựng cũng khó mà bền vững được.

3.4. KỸ NĂNG VIẾT

Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên giấy theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính). Viết thường là để nhấn mạnh hoặc giải thích ý tưởng. Một bài viết tốt là một bài viết rò ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chính xác ý tưởng, mục đích của người viết. Viết là một công cụ, phương tiện để giao tiếp có hiệu quả. Muốn viết tốt cần phải luyện tập. Viết giúp người gửi thông tin có thể xem xét tất cả các khía cạnh chi tiết của thông tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác và chau chuốt. Viết làm người nhận thông tin có thể xem qua thông tin sau đó nghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông tin lâu dài. Viết là để truyền tải thông tin. Vì vậy mỗi chúng ta cần phải có kỹ năng viết. Có kỹ năng viết sẽ mở ra nhiều cơ hội cho chúng ta trong công việc và thăng tiến (cơ hội cá nhân, cơ hội nhóm nơi bạn làm việc).

Viết là một trong những kỹ năng giao tiếp cơ bản nhất. Viết một bài viết theo một chủ đề nào đó là một việc không đơn giản. Nó là cả một quá trình, có thể chia quá trình này thành hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị viết và giai đoạn viết.

3.4.1. Giai đoạn chuẩn bị viết

Để tạo lập được văn như ý không thể bỏ qua giai đoạn chuẩn bị viết. Giai đoạn chuẩn bị viết là giai đoạn rất quan trọng. giai đoạn chuẩn bị viết có một vị trí đặc biệt. Nó góp phần quyết định chất lượng của văn bản. Giúp cho người viết chủ động khi tiến hành soạn thảo văn bản. Giai đoạn chuẩn bị viết bắt đầu từ việc xác định đề chung của văn bản và kết thúc là việc lập được dàn ý văn bản. Nội dung của giai đoạn chuẩn bị viết bao gồm:

a. Xác định chủ đề chung của văn bản

Xác định chủ đề chung của văn bản tức là phải cân nhắc xem sẽ viết về cái gì. Điều này rất quan trọng đối với tính thống nhất của văn bản, bởi vì tất cả các ý được trình bày trong văn bản phải phục vụ cho chủ đề chung. Nói cách khác, chủ đề chung phải được thể hiện xuyên suốt trong toàn bộ văn bản.

b. Nghiên cứu tài liệu cần thiết