Dùng Câu Hỏi Với Những Mục Đích Khác

1) Câu hỏi gợi mở là câu hỏi chỉ nêu đề tài chứ không hề gợi ý nội dung. Loại câu này thường dùng ở phần đầu cuộc gặp gỡ nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Loại câu hỏi này tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng cho người đối thoại, họ được phép tự quyết định nên nói gì. Mục đích chủ yếu của câu hỏi gợi mở là thu thập một loại thông tin sâu hơn mà câu hỏi hẹp không làm được vì chúng ta không ấn định trước hình dạng của câu trả lời.

Ví dụ: Anh nghĩ sao về vấn đề này? Anh có cảm tưởng gì về con người đó? Những trường hợp sử dụng câu hỏi gợi mở:

Người nói tỏ ra khó bắt đầu buổi nói chuyện hoặc đang ngập ngừng; Muốn hiểu ở phạm vi rộng hơn;

Muốn biết vế các vấn đề, ý tưởng hay cảm tưởng của người nói; Muốn người nói tự khám phá một điều gì ở chính họ;

Muốn làm rò một điều gì;

Muốn kiểm soát cuộc nói chuyện hoặc chuyển sang một vấn đề khác.

2) Câu hỏi chuyển tiếp là loại câu hỏi dùng để chuyển sang một vấn đề khác theo chủ ý của người hỏi.

Ví dụ: “Thế còn vấn đề điều kiện làm việc thì sao?”

3) Câu hỏi làm rò vấn đề là câu hỏi chỉ lặp lại những từ cuối cùng của câu trả lời của đối tượng để biết rò hơn vấn đề.

4) Câu hỏi tóm lược ý là loại câu hỏi được dùng để tóm tắt lại những gì chúng ta hiểu về những điều người đối thoại nói. Nó thường có dạng: “Theo tôi hiểu thì anh muốn nói là... có phải không?”. Nếu đối tượng đồng ý thì trả lời “vâng”. Câu hỏi này giúp chúng ta kiểm tra xem mình có hiểu đúng ý người đối thoại hay không. Còn nếu họ phủ nhận thì sẽ giải thích những gì họ muốn nói. Thông thường đối tượng sẽ bổ sung những thông tin mới, họ sẽ đưa tiếp những thông tin khác để đính chính, bổ sung.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 134 trang tài liệu này.

* Dựa theo cách trả lời câu hỏi thì có câu hỏi trực tiếp, câu hỏi gián tiếp.

* Dựa theo cách đặt câu hỏi thì có câu hỏi mở và câu hỏi đóng

- Câu hỏi đóng: Là loại câu hỏi có sẵn các phương án trả lời, chỉ cần chọn một phương án trả lời. Những câu hỏi đóng có thể được trả lời bởi các từ “có”, “không” hoặc một thực tế đơn giản nào đó. Những câu hỏi này phụ hợp với người bắt đầu cuộc nói chuyện.

Câu hỏi đóng dùng trong trường hợp chúng ta muốn xác định một thông tin nào đó, nó có dạng như: Là A hay B? Đúng không? Chúng ta thích C hay D? Chúng ta có làm việc đó không?… Và câu trả lời thường sẽ lựa chọn ngắn gọn của người được hỏi. Sử dụng câu hỏi đóng như thế nào?

Câu hỏi đóng là một dạng câu hỏi không nên lạm dụng trong quá trình giao tiếp. Vì tính chất của nó là xác nhận lại thông tin, chứ không có tính gợi mở nên lượng phản

hồi từ người nghe là không nhiều. Ví dụ, chúng ta hỏi “chúng ta có thích xem phim không?” Thì người nghe chỉ có thể trả lời “có” hoặc “không”.

Câu hỏi đóng dùng trong trường hợp chúng ta nói chuyện với người lạ, quá trình giao tiếp còn bị cản trở nhiều bởi sự ngại ngùng của hai người. Khi này, câu hỏi đóng thường là câu mở đầu cho một đề tài nào đó. Chẳng hạn chúng ta sắp nói về chủ đề thời sinh viên, chúng ta có thể bắt đầu với câu hỏi “hồi đó chúng ta có hay trốn tiết không? Chúng ta có hứng thú với thời đại học không?…” Và sau đó là các chuỗi câu hỏi mở sâu hơn để hai người có thể trao đổi với nhau.

Tại sao lại dùng câu hỏi đóng mở đầu? Khi chúng ta chưa hiểu rò ai đó, hay đang tìm hiểu ai đó, tất cả mọi thứ đều có vẻ mơ hồ, không định rò. Tính cách của người ấy thế nào, cuộc sống của người ấy ra sao… Chúng ta không biết chắc điều gì, vì vậy một câu hỏi đóng để khởi đầu câu chuyện là điều hợp lý. Câu hỏi đóng sẽ giúp chúng ta xác định được là người ấy có hứng thú, quan tâm hay không quan tâm đến điều mà chúng ta nói, từ đó tiến sâu hơn hoặc dừng lại đề tài ở đó.

Lưu ý, tránh dùng các câu hỏi đóng liên tục, dồn dập, người nghe sẽ nghĩ là chúng ta đang tra khảo họ hoặc bắt họ làm một bài trắc nghiệm nào đó.

- Câu hỏi mở: Ngược lại với câu hỏi đóng, không có phương án trả lời định trước, người ta trả lời thoải mái theo ý mình. Câu hỏi mở thường có những từ “suy nghĩ”, “cảm giác” hay “nhận thấy”. Chúng cho thấy tình cảm phía sau câu trả lời và có thể cung cấp nhiều thông tin về trạng thái suy nghĩ, nhu cầu và mong muốn thực sự của khách hàng tiềm năng.

Câu hỏi mở là câu hỏi thường dùng cho việc bắt đầu một chủ đề mới, giúp cho cả người nghe và người nói cùng tư duy. Câu hỏi này thường được dùng khi chúng ta cần biết quan điểm hay ý kiến của đối tác về vấn đề.

Câu hỏi mở chính là những câu hỏi đào sâu thêm thông tin, khơi gợi người được hỏi nói về những điều chúng ta chưa biết hay còn mơ hồ. Câu hỏi mở thường có dạng “vì sao, như thế nào, ở đâu, ý kiến của chúng ta về vấn đề đó…” Đặt câu hỏi mở khéo léo, hấp dẫn cũng là cả một nghệ thuật, vì nếu chúng ta không biết cách hỏi, rất dễ bị người khác đánh giá là thô lỗ, thiếu hiểu biết… hoặc đặt câu hỏi không đúng trọng tâm nên câu trả lời chúng ta nhận được cũng đi chệch hướng, không giống như chúng ta mong đợi.

Ví dụ:

Một chàng trai hẹn gặp một cô gái mới quen ở một quán cà phê. Sau một hồi trò chuyện thì cả hai đã bắt đầu thấy không khí cởi mở. Lúc này, chàng trai muốn hỏi sâu về một vài lĩnh vực về đời sống riêng tư của cô gái. Và điểm đầu tiên chàng trai muốn biết là cô gái đã từng yêu ai chưa và ở thời điểm nào.

Nếu là một chàng trai vụng về, anh ta sẽ hỏi: Mấy tuổi thì em bắt đầu yêu? Em đã từng yêu ai chưa? Em đi qua mấy cuộc tình rồi? Em xinh vậy chắc nhiều người theo đuổi lắm nhỉ?…

Nếu là một chàng trai thông minh, anh ta sẽ hỏi: Anh không biết là phụ nữ hiện nay quan niệm thế nào về tình yêu? Có người nói tình đầu bao giờ cũng lãng mạn và khó quên, em nghĩ sao? Và sau đó, khi cô gái chia sẻ quan điểm của mình, có thể anh ta sẽ có lời trêu đùa cô gái “em có đọc sách nào không hay tự trải nghiệm đấy?”…Nói chung, khi này, câu chuyện sẽ tự nhiên hơn rất nhiều và những câu hỏi riêng tư sẽ không còn gượng gạo, vô duyên nữa.

Đối với hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở, trong những tình huống lạ hoặc căng thẳng, chẳng hạn như giao dịch mua bán, đàn ông thường dựa vào những câu hỏi đóng trong khi phụ nữ thích dùng câu hỏi mở. Chìa khoá để vượt qua các trở ngại một cách thành công và đạt được thoả thuận mua bán là phải học cách sử dụng cả hai loại câu hỏi trên một cách nhuần nhuyễn và thoải mái, ngay cả trong tình huống căng thẳng.

* Dựa theo cơ sở sự định hướng của câu hỏi thì có câu hỏi định hướng, câu hỏi chiến lược, câu hỏi dẫn dắt.

- Câu hỏi định hướng là câu hỏi khi chúng ta cần thông tin gì thì đặt ngay vấn đề vào thông tin đó giúp cho đối tác tư duy rò ràng và hiểu vấn đề hơn.

- Câu hỏi chiến lược là đưa ra những câu hỏi đơn giản để giúp đội kinh doanh tập trung vào các vấn đề trọng tâm. Câu hỏi định hướng là loại câu hỏi khi chúng ta cần thông tin gì thì đặt ngay vấn đề vào thông tin đó giúp cho đối tác tư duy rò ràng và hiểu vấn đề hơn.

- Câu hỏi dẫn dắt nhằm dẫn người nghe theo cách chúng ta nghĩ. Chúng ta có thể thực hiện theo ở tình huống sau:

Ví dụ: “Anh nghĩ là dự án này sẽ chậm bao lâu”. Câu hỏi này như khẳng định rằng dự án đó chắc chắn không thể hoàn thành đúng thời gian được.

Bằng cách dùng câu hỏi kiểu khẳng định: “Anh ta quả là thông minh, phải vậy không?”

Nên đặt câu hỏi sao cho có thể dễ dàng nhất có thể trả lời “có” (cảm giác tự nhiên của con người dễ dàng chấp nhận vấn đề khi họ nói “có” hơn là “không”)

Cho người nghe lựa chọn giữa 2 đối tượng, mà cả 2 đều hài lòng, hơn là chỉ có một lựa chọn hoặc là không làm gì cả. Lựa chọn “không gì cả” vẫn có thể xảy khi hỏi “Anh thích A hay B hơn”, nhưng hầu hết mọi người đều quyết định một trong 2 lựa chọn mà ta đưa ra. Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt sẽ dẫn đến đóng lại hội thoại.

Câu hỏi dẫn dắt phù hợp với trường hợp:

- Có được câu trả lời mà chúng ta muốn nhưng không để ý đến cảm nhận của người khác rằng họ đã lựa chọn.

- Đóng lại cuộc hội thoại: “nếu như mọi câu hỏi của quý khách đã được trả lời thỏa đáng, chúng ta có thống nhất mức giá đó không?”

Qua đó, chúng ta thấy rằng có nhiều loại câu hỏi. Việc lựa chọn loại câu hỏi để đặt câu hỏi sao cho phù hợp với tình huống, đối tượng giao tiếp là rất cần thiết đối với mỗi chúng ta. Đặt câu hỏi hợp lý không những khiến câu chuyện trở nên suôn sẻ, hòa hợp mà còn thể hiện chúng ta là một người am hiểu, tâm lý, thú vị, độc đáo.

3.2.2. Dùng câu hỏi với những mục đích khác

a. Ý nghĩa của việc dùng câu hỏi với những mục đích khác nhau

Trong giao tiếp, ngoài mục đích thu thập thông tin, chúng ta còn dung câu hỏi với nhiều mục đích khác nhau. Tại sao đặt câu hỏi cần có mục đích? Vì khi chúng ta có được mục đích của câu hỏi thì chúng ta mới xác định được vấn đề (What) và xác định được nguyên nhân là tại sao (Why), thu thập được những thông tin cần thiết như: ở đâu (Where), khi nào (When) và đối tượng là ai (Who) và cuối cùng nó sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp giải quyết vần đề (How). Chính vì thế, việc đặt câu hỏi có vai trò rất quan trọng trong quá trình giao tiếp:

Thứ nhất nó khiến khởi động được suy nghĩ của những người tham gia. Thứ hai khuyến khích sự tham gia của đối tác.

Thứ ba là dẫn dắt được tư duy và cuộc đối thoại.

Thứ tư là tìm kiếm được sự đồng cảm của người tham gia. Thứ năm tạo được môi trường thân thiện trong giao tiếp. Có những loại câu hỏi với những mục đích sau:

* Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc (câu hỏi tiếp xúc)

Câu hỏi tiếp xúc nêu vấn đề phụ, thông thường loại câu hỏi này được dùng khi mới bắt đầu gặp gỡ, thường đi kèm với lời chào (chào hỏi) để tạo không khí thoả mái, cởi mở, tự tin lẫn nhau cho cuộc tiếp xúc.

Ví dụ:

- Chào bác! Bác có khoẻ không? Công việc của bác tốt chứ?

- Chào anh! Anh ra từ bao giờ thế? Trong đó có nóng lắm không?

Loại câu hỏi này rất phổ biến, chúng ta có thể nghe thấy hằng ngày và bất kỳ đâu.

* Dùng câu hỏi kích thích và định hướng tư duy

Con người chỉ tư duy khi có tình huống có vấn đề. Vì vậy, khi muốn người đối thoại suy nghĩ về một vấn đề nào đó, chúng ta có thể dùng câu hỏi. Chẳng hạn, một nhà diễn thuyết được mời đến nói chuyện cho sinh viên về chủ đề tình yêu đã mở đầu bài nói của mình như sau: “... nhiều người trong số chúng ta đã từng yêu, đang yêu. Tình yêu thật là kỳ diệu phải không? Nhưng đã bao giờ chúng ta tự hỏi mình rằng, tại sao con người yêu nhau chưa? Đã bao giờ chúng ta băn khoăn, tại sao có những mối

tình khởi đầu rất đẹp nhưng kết cục lại không được như vậy chưa? Qua bài nói chuyện của tôi hôm nay, chúng ta sẽ giải đáp được những thắc mắc đó”.

Câu hỏi loại này thường không đòi hỏi người đối thoại trả lời mà nhằm thu hút sự chú ý của họ, buộc họ suy nghĩ về những vấn đề mà chúng ta đặt ra. Nó thường được các diễn giả sử dụng khi mở đầu bài diễn thuyết hoặc các giáo viên sử dụng mở đầu bài bài giảng.

* Dùng câu hỏi để đưa ra một lời đề nghị (Câu hỏi có tính đề nghị)

Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc. Trong trường hợp này câu hỏi của chúng ta thực chất là một đề xuất, một ý kiến nhằm thăm dò cách thoát ra khỏi một tình huống bế tắc nào đó.

Ví dụ: Đang tranh luận với nhau về một vấn đề gì đó rồi dẫn đến rất căng thẳng. Một trong hai người đã nhận ra vấn đề này và muốn thay đổi không khí, có thể đưa ra câu hỏi dạng như sau: “À! Ở đây có một quán cà phê rất nổi tiếng, bây giờ chúng ta đến đó để ngồi thưởng thức đi”.

Câu hỏi mang tính đề nghị cũng là một thủ thuật tinh tế để giải quyết những xung đột hoặc căng thẳng và làm cho cuộc tiếp xúc có hiệu quả hơn.

* Dùng câu hỏi để giảm tốc độ nói của người khác

Trong trường hợp khi người đối thoại cứ thao thao bất tận, chúng ta có thể làm giảm tốc độ nói của họ bằng cách đặt ra cho họ những câu hỏi nhất định. Câu hỏi để giảm tốc độ nói của người khác còn gọi là câu hỏi hãm thắng, nhằm giảm tốc độ phát biểu của đối tượng.

* Dùng câu hỏi đề kết thúc vấn đề

Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi”

Khi chúng ta muốn kết thúc câu chuyện mà không làm phật ý người đối thoại, chúng ta có thể dùng câu kết thúc vấn đề.

Ví dụ: chúng ta đã gặp nhau và tâm sự với nhau rất nhiều điều thật bổ ích, thỉnh thoảng chúng ta lại gặp nhau nhé. Bây giờ, chúng ta về thôi.

* Câu hỏi thu thập ý kiến: “theo ý của quý vị thì…?”

* Câu hỏi xác nhận: “Chúng ta có nhận thấy rằng…?”

* Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn loại màu xanh hay màu đỏ?”

* Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng như thế này là mau hư lắm sao?”

* Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc chúng ta không nghĩ rằng thứ này mau hư chứ?” Trong quá trình giao tiếp, chúng ta không nên đặt những câu hỏi khó trả lời!

Có bao giờ chúng ta cảm thấy rằng khi giao tiếp với người khác, chúng ta không hiểu được họ, đó là do hai bên có sự ngăn cách về lập trường và thường chỉ nói về vấn

đề của riêng mình. Và kỹ năng đặt câu hỏi chính là cách để chúng ta thấu hiểu và đưa câu chuyện về một hướng.

b. Lợi ích của đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi là một trong các kỹ năng giúp chúng ta giao tiếp thông minh. Có rất nhiều người sợ việc đặt câu hỏi, vì:

Thứ nhất, sợ đối tác nghĩ mình không biết.

Thứ hai, khi mình hỏi liệu đối tác có trả lời được cho mình hay không Thứ ba, do thói quen và tâm lý sợ nói trước đám đông

Nhưng, nếu chúng ta đặt được câu hỏi hợp lý, đúng mục đích sẽ nhận được rất nhiều ích lợi như:

Tập trung được suy nghĩ của người khác; Tạo được quan điểm chung;

Xây dựng và củng cố được mối quan hệ tốt;

Xoa dịu được những mâu thuẫn trong các cuộc tranh luận; Thể hiện sự chân thành, quan tâm đến người khác;

Thu hút cả tập thể;

Truyền tải được sự tinh tế và nhạy bén của chúng ta;

Khơi dậy những suy nghĩ và nhận được sự tư vấn của người khác.

c. Những sai lầm khi đặt câu hỏi

Tất nhiên, trong quá trình giao tiếp, đôi khi cũng không tránh khỏi những câu hỏi ngớ ngẩn, những sai lầm khiến cho cuộc đối thoại đi theo hướng khác. Đây là một điều chúng ta thật sự cần nên tránh. Sau đây là một số sai lầm thường gặp khi đặt câu hỏi:

- Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi: Thay vì hỏi chúng ta lại đi sâu vào vấn đề như chính chúng ta trả lời luôn câu hỏi cho chính chúng ta.

- Hỏi để hạ phẩm giá của người được hỏi: Đó là trường hợp chúng ta biết chắc câu hỏi đó làm người nghe không thể trả lời được do khác chuyên môn hoặc câu hỏi quá tế nhị ảnh hưởng đến cuộc sống hay danh dự của họ nhưng vẫn hỏi.

- Hỏi để khai thác thông tin, yếu điểm của đối thủ, từ đó áp đặt xoáy sâu vào những thông tin bất lợi đó. Điều này sẽ rất gây mất thiện cảm đối với người được hỏi.

- Không tập trung lắng nghe câu trả lời, vì chúng ta nghĩ chắc rằng chúng ta đã biết, điều này giống như chúng ta đang khinh thường đối tác vậy.

- Hỏi những câu hỏi không phù hợp với đối tượng, không phù hợp với không gian, thời gian.

d. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

Việc đặt câu hỏi trong giao tiếp là không khó, tuy nhiên đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả là một vấn đề khác. Luôn luôn trong đầu chúng ta nên chú ý ta đang hỏi cái gì? Ta nên hỏi cái gì. Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là

những câu cần hỏi, nếu còn thời gian mới đến các câu nên hỏi. Chú ý các câu nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm. Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: nếu, ai, tại sao, cái gì, khi nào, cách nào... Hãy luyện tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp chúng ta hết câu hỏi thì đưa ra câu “Còn cách nào tốt hơn không?”.

* Việc đặt câu hỏi trong giao tiếp cần chú ý tới các yêu cầu sau:

Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần hỏi, nếu còn thời gian mới đến các câu nên hỏi, chú ý các câu nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm. Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: nếu, ai, tại sao, cái gì, khi nào, cách nào... Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp chúng ta hết câu hỏi thì đưa ra câu “Còn cách nào tốt hơn không?”.

Hãy bắt đầu từ việc không định kiến trước câu hỏi, và dùng những câu hỏi áp đặt như Tôi muốn, Tôi thấy rằng... mà hãy dùng những từ có mức độ nhẹ như: Theo ý kiến của tôi thì, theo cảm nhận tôi thì... Bản thân chúng ta cũng phải tập thói quen kiên trì lắng nghe. Vì khi người khác trả lời câu hỏi họ cũng xem xét thái độ người nghe với câu trả lời của họ như thế nào.

Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề là một câu hỏi. Tập cho mình tư duy làm chủ để dẫn dắt vấn đề trong các cuộc đối thoại. Một điều quan trọng nữa là chúng ta đừng ngắt lời của người nói, hãy tập thái độ tôn trọng người nói như chính chúng ta đang nói vậy.

* Kỹ thuật đặt câu hỏi trong giao tiếp với hai loại câu hỏi đóng và câu hỏi mở.

Ví dụ 1: Trong kinh doanh, chúng ta nhận được một cú điện thoại từ một người đàn ông chúng ta chưa bao giờ gặp ở văn phòng làm việc và được dồn một loạt các câu hỏi như sau: “Ông đã kinh doanh trong bao nhiêu năm rồi? Hiện ông đang có bao nhiêu nhân viên? Ngân sách của ông có thể dành ra bao nhiêu để chi cho loại thiết bị mà tôi cung cấp? Hiện nay ông đang mua các thiết bị đó từ đâu? Liệu ông có phải người có quyền ra quyết định cuối cùng không?”. Với nội dung cú điện thoại đó, chúng ta sẽ phản ứng như thế nào? Nếu chúng ta là đàn ông, chúng ta có thể cho rằng kẻ gọi điện này là loại vớ vẩn và hơi thiếu lịch sự. Nhưng nếu chúng ta là phụ nữ, rất có thể chúng ta sẽ nghĩ người gọi thật thô bỉ và huênh hoang. Dù thế nào thì chúng ta cũng khó có thể làm ăn với anh ta được.

Ví dụ 2: Giả sử chúng ta đang nói chuyện lần đầu tiên với một nữ doanh nhân, người này hỏi chúng ta một loạt các câu hỏi: “Ông đã gặp phải những khó khăn nào khi mới khởi nghiệp? Những vấn đề gì có thể ảnh hưởng đến phần ngân quỹ chi cho thiết bị này của ông? Ông nghĩ như thế nào về nhà cung cấp hiện tại của công ty? Ông có tìm kiếm một công ty khác để thay thế cho nhà cung cấp đó không?”. Nếu là phụ nữ, chúng ta sẽ thấy những câu hỏi này khuyến khích sự suy nghĩ, đáng chú ý và nhiệt tình. Tuy nhiên, một người đàn ông bị một người phụ nữ hỏi những câu như vậy rất có

thể có phản ứng ngược lại, và cảm thấy mình đang bị thăm dò một cách khó chịu, bị yêu cầu tiết lộ những cảm giác và tình cảm cho một người vừa mới gặp.

Trong những tình huống trên, chúng ta thấy rằng đàn ông thường dựa vào những câu hỏi đóng trong khi phụ nữ thích dùng câu hỏi mở. Tại sao nam và nữ lại có phản ứng khác nhau với những người đưa ra các câu hỏi giống nhau? Vì cách sử dụng ngôn ngữ của nam và nữ khác nhau, ngoài ra còn có một số phong cách giao tiếp riêng do sự ảnh hưởng của giới tính. Bí mật của thành công trong tất cả những lần giao tiếp đó là hãy hỏi những câu hỏi đúng, sau đó cẩn thận lắng nghe câu trả lời. Nếu với tư cách là một chủ doanh nghiệp, một người quản lý, điều quan trọng là chúng ta phải đánh giá được phong cách giao tiếp của chính mình và học cách đặt câu hỏi khiến khách hàng tiềm năng cảm thấy dễ chịu và thu được những thông tin đáng giá về nhu cầu khách hàng. Chìa khoá để vượt qua các trở ngại một cách thành công và đạt được thoả thuận mua bán là phải học cách sử dụng cả hai loại câu hỏi đóng và câu hỏi mở một cách hợp lý, nhuần nhuyễn và thoải mái, ngay cả trong tình huống căng thẳng.

Câu hỏi mở là loại câu hỏi đưa lại cho người được hỏi trả lời bằng lời lẽ và ý kiến riêng của mình. Trong kinh doanh, khi nghiên cứu thị trường, người ta thường hay dùng câu hỏi mở nhiều hơn, bởi vì người được hỏi không bị gò bó về sự trả lời. Người được hỏi có thể trả lời theo suy nghĩ thực của họ, điều này rất tốt cho việc nghiên cứu, điều tra nhu cầu của đối tượng giao tiếp.

Các kiểu câu hỏi mở đặc biệt có ích khi thăm dò nhu cầu thuộc lĩnh vực trong gia đình, nghiên cứu có tính chất tìm kiếm, khi cần phải xác định xem mọi người suy nghĩ gì. Ví dụ: Chúng ta đã dùng thử sản phẩm comfort thơm lâu hay comfort 1 lần xả chưa? Chúng ta có thể cho biết ý kiến của chúng ta về hai loại sản phẩm này được không?

Người hỏi có thể gợi ý để cho người được hỏi trả lời. Ví dụ: khi sử dụng sản phẩm này, điều gì đã làm cho chúng ta thích nhất ?

Đặt ra cho người được hỏi một câu không hoàn chỉnh, đề nghị người được hỏi trả lời.

Giới thiệu cho người được hỏi một câu chuyện không hoàn chỉnh và đề nghị người được hỏi hoàn thành nó đầy đủ.

Những câu hỏi đóng có thể được trả lời bởi các từ “có”, “không” hoặc một thực tế đơn giản nào đó. Những câu hỏi này phù hợp với người bắt đầu cuộc nói chuyện. Câu hỏi mở thường có những từ “suy nghĩ”, “cảm giác” hay “nhận thấy.” Chúng cho thấy tình cảm phía sau câu trả lời và có thể cung cấp nhiều thông tin về trạng thái suy nghĩ, nhu cầu và mong muốn thực sự của khách hàng tiềm năng.

Tất cả những câu hỏi do người phụ nữ trong ví dụ hai hỏi đều là câu hỏi mở. Bằng cách hỏi như vậy và lắng nghe câu trả lời, chúng ta sẽ có thể hiểu những trở ngại của khách hàng tiềm năng, đồng thời gợi ý các giải pháp để vượt qua những trở ngại đó.