Nghiệp vụ thanh toán - CĐ nghề Du lịch Vũng Tàu

phải gọi điện thoại đến ngân hàng xin cấp phép. Nếu ngân hàng đồng ý sẽ thông báo số code cấp phép.

Mỗi ngân hàng sẽ có mức qui định riêng về hạn mức thanh toán cho từng loại thẻ.

Ví dụ:

Qui định về hạn mức thanh toán của Thẻ tín dụng quốc tế Agribank Visa/MasterCard hiện nay: Hạn mức thanh toán hàng hóa, dịch vụ bằng phần còn lại của hạn mức tín dụng được cấp, sau khi trừ đi hạn mức ứng tiền mặt đã sử dụng chưa được thanh toán trong kỳ. Hạn mức thanh toán tại đơn vị chấp nhận thẻ có thể được thay đổi khi có yêu cầu của quý khách hàng nhưng không vượt quá hạn mức tín dụng được cấp.

c/ Qui trình thanh toán:

 Lập hóa đơn thanh toán:

- Khi lập hóa đơn bắt buộc cơ sở chấp nhận phải sử dụng máy cà tay hoặc máy in tự động để lập hóa đơn. Không chấp nhận hóa đơn có số thẻ viết bằng tay.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 73 trang tài liệu này.

- Trên hóa đơn được lập, phải có số tiền thanh toán, tên mã số của cơ sở chấp nhận. Trường hợp lập hóa đơn bằng máy cà thẻ bằng tay (imprinter), phải xin cấp phép, sau đó thì phải ghi tay thêm số Code mà ngân hàng cấp phép trả lời và số tiền lên hóa đơn.

- Người thâu ngân yêu cầu chủ thẻ ký tên lên hóa đơn và so sánh chữ ký trên hóa đơn với chữ ký mẫu trên thẻ. Nếu khách hàng phải nhìn vào thẻ mới ký tên hoặc ký chậm như viết thì có thể nghi ngờ về người sở hữu thẻ.

- Hóa đơn được lập thành 4 liên để đủ chứng từ trong thanh toán: Khách giữ 1 liên, khách sạn giữ 1 liên, ngân hàng thanh toán giữ 2 liên.

 Trả lại thẻ cho khách. Sau khi trả lại thẻ cho khách, tuyệt đối khách sạn không được tự ý sửa số tiền trên hóa đơn. Điều này nếu bị phát hiện ra (do chủ thẻ còn lưu giữ 1 liên) thì ngân hàng sẽ không thanh toán toàn bộ số tiền.

 Lập bảng kê hóa đơn và đề nghị ngân hàng thanh toán.

- Sau một khoảng thời gian nhất định (thường là một tuần), khách sạn sẽ lập bảng kê cho từng loại thẻ để nộp ngân hàng đề nghị thanh toán.

- Bảng kê được lập làm 4 liên, 1 liên để lưu còn 3 liên kèm với hóa đơn gửi ngân hàng thanh toán.

- Bảng kê và hóa đơn phải lập theo mẫu do ngân hàng thanh toán cung cấp.

3.6. Hướng dẫn sử dụng máy cà thẻ bằng tay:

- Điều chỉnh ngày cho đúng với ngày thương vụ

- Di chuyển tay nắm về phía bên trái, sau đó đặt thẻ vào chỗ qui định để mặt in chữ nổi lên trên.

- Đặt mặt phải hóa đơn lên trên, nằm sát vào 4 góc của máy.

- Di chuyển tay cầm từ bên trái sang bên phải để in toàn bộ thông tin dập nổi lên hóa đơn. Sau đó kéo tay cầm về phía bên trái để in ngày thương vụ lên hóa đơn.

3.7. Hướng dẫn sử dụng máy đọc và kiểm tra thẻ tín dụng tự động.

- Màn hình xuất hiện thông báo “swipe customer card” cho biết máy sẵn sàng hoạt động.

- Đặt hóa đơn giao dịch vào máy in qua khe nạp giấy và điều chỉnh sao cho mép trên của hóa đơn ngang bằng với mặt khe in ra.

- Đặt ngược thẻ, đưa mặt thẻ áp vào khe đọc sao cho vạch từ luôn quay về bên phải khe đọc.

- Kéo thẻ thằng theo chiều mũi tên dọc theo khe đọc.

- Kiểm tra số thẻ - Enter.

- Người thâu ngân nhấn số tiền thanh toán vào máy - Enter

- Sau khi kiểm tra đúng theo qui định của chương trình điều khiển máy tự động, máy tự động in biên lai thanh toán.

3.8. Một số tình huống đặc biệt khi trong sử dụng máy đọc thẻ tự động để thanh toán thẻ tín dụng.

3.8.1. Trường hợp đặt cọc bằng thẻ tín dụng: Qui trình thực hiện như thanh toán bằng thẻ tín dụng.

3.8.2. Trường hợp hoàn trả số tiền đã thanh toán bằng thẻ: Khi cơ sở chấp nhận thẻ và chủ thẻ thỏa thuận hủy bỏ một phần hay toàn bộ giao dịch mà trước đó đã được thanh toán bằng thẻ tín dụng, ví dụ: hàng hóa bị hoàn trả lại, hủy bỏ dịchvụ, giao dịch được thực hiện hai lần…, cơ sở chấp nhận thẻ không được thực hiện hoàn trả cho chủ thẻ bằng tiền mặt/séc mà phải được xử lý bằng cách lập hóa đơn hoàn trả (credit slip).

- Cơ sở chấp nhận thẻ phải ghi vào phần ô chữ ký của chủ thẻ trên hóa đơn hoàn trả dòng chữ “Signature on file” nếu khi thực hiện giao dịch hoàn trả không có sự chứng kiến của chủ thẻ.

- Cơ sở chấp nhận thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày lập phải giao nộp hóa đơn hoàn trả cho ngân hàng để xử lý việc hoàn lại tiền cho chủ thẻ có liên quan.

- Trường hợp cơ sở chấp nhận thẻ không thực hiện đúng qui trình thanh toán do ngân hàng qui định, ngân hàng có quyền truy hồi khoản tiền đó bằng cách ghi nợ tài khoản của cơ sở chấp nhận thể hay khấu trừ vào khoản thanh toán tiếp theo hoặc gửi thư đòi tiền.

4. Khách thanh toán bằng Phiếu dịch vụ du lịch do hãng lữ hành phát hành (voucher).

4.1.Khái niệm:

Phiếu dịch vụ du lịch (voucher) là một công cụ thanh toán đặc thù trong du lịch đã có từ lâu (cuối thể kỷ XIX). Cho đến nay phiếu dịch vụ du lịch vẫn được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực lữ hành du lịch.

Phiếu dịch vụ du lịch về bản chất là chứng từ chứng minh việc đã thanh toán trước của khách du lịch cho một số dịch vụ du lịch hoặc tất cả các dịch vụ hàng hóa có trong chương trình du lịch mà họ sẽ được sử dụng trong chuyến hành trình du lịch.

Để thuận tiện cho giao dịch, một số công ty du lịch phát hành ra các phiếu dịch vụ (voucher) về các dịch vụ cho khách du lịch. Khách đi du lịch đến công ty du lịch mua phiếu dịch vụ du lịch về các dịch vụ mà mình sử dụng trong chuyến đi và xuất trình phiếu dịch vụ du lịch đó trước những nhà cung cấp dịch vụ mà phiếu dịch vụ du lịch chỉ định để tiêu dùng dịch vụ. Khi phát hành phiếu dịch vụ du lịch, công ty du lịch thường phát hành hai bản. Một bản giao cho khách, một bản giao cho các nhà cung cấp dịch vụ.

Đối với khách sạn khi nhận thanh toán phiếu dịch vụ du lịch, so sánh bản phiếu dịch vụ du lịch của khách với bản phiếu dịch vụ du lịch của công ty du lịch gửi cho mình, nếu giống nhau thì chấp nhận thanh toán.

4.2.Nội dung của một phiếu dịch vụ du lịch:

Về hình thức, phiếu dịch vụ du lịch có thể khác nhau, nhưng nhìn chung nội dung thông thường gồm những thành phần cơ bản như sau:

- Tiêu đề: có thể theo các thể loại: Voucher, Travel voucher, Hotel service voucher.

- Tên, địa chỉ, biểu tượng, số fax, số điện thoại của cơ sở phát hành phiếu dịch vụ du lịch.

- Tên, địa chỉ của cơ sở mà phiếu dịch vụ du lịch được ấn định tới.

- Họ và tên của khách du lịch (hoặc của trưởng đoàn).

- Số lượng khách du lịch.

- Thời gian nhận các dịch vụ

- Liệt kê chi tiết các dịch vụ và hàng hóa mà khách du lịch sẽ được sử dụng trong chuyến hành trình du lịch.

- Hứa cam kết sẽ thanh toán của doanh nghiệp lữ hành gửi khách.

- Một số nội dung không bắt buộc khác như: số tiền đã thanh toán, số tài khoản của khách du lịch