Kiểm soát nội bộ hoạt động thu, chi tại Bệnh viện Nhi Trung ương

ra. Do vậy, công tác lập k hoạch phải đi vào thực chất, hạn ch tình trạng hình thức, không sát thực t . Đ nâng cao chất lượng công tác lập k hoạch, đ n vị c n thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

Một là, an hành văn ản quy định về công tác lập k hoạch. Bệnh viện c n quy định rò danh mục các k hoạch c n lập (k hoạch tổng th và k hoạch chi ti t), quy định rò trách nhiệm của bộ phận chính và trách nhiệm phối hợp của các bộ phận có li n quan, cǜng nh trách nhiệm phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Trình tự lập k hoach cǜng phải được xác định rò theo các ước công việc cụ th . Th i gian lập và phê duyệt k hoạch phải được quy định cụ th cho từng loại k hoạch.

Hai là, quán triệt nguyên t c “thận tr ng” trong quá tr nh lập k hoạch. Chất lượng và tính khả thi của k hoạch được lập phụ thuộc rất lớn vào khả năng dự báo các tình huống, sự kiện bất ng ảnh hưởng đ n việc hoàn thành k hoạch. Cán bộ tham gia lập k hoạch c n có sự nhạy bén trong việc nhận định các phư ng án, hoạch được đề ra, tránh quan đi m chạy theo lợi nhuận, bất chấp rủi ro ngay từ công tác lập k hoạch.

Ba là, tập huấn, đào tạo nghiệp vụ lập k hoạch cho các cán bộ có liên quan. Tr nh độ, kinh nghiệm, khả năng dự đoán các t nh huống có th xảy ra của cán bộ lập k hoạch có nghĩa quy t định đ n chất lượng của công tác lập k hoạch. Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác lập k hoạch đ hệ thống k hoạch vừa phát huy tác dụng định hướng, vừa là công cụ đ ki m soát, đánh giá m i hoạt động của Bệnh viện hi Trung ư ng th trước h t phải n ng cao năng lực trình độ của các cán bộ lập k hoạch, không chỉ tổ chức đào tạo cho những cán bộ Phòng K hoạch tổng hợp mà còn là những cán bộ ở các phòng ban chức năng hác trong đ n vị có tham gia vào công tác lập k hoạch.

3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro phải thực hiện

như sau:

* Để nhận dạng rủi ro bên trong:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 113 trang tài liệu này.

- Ti p tục duy trì các cuộc h p giao ban giữa các khoa/phòng với Ban

Giám đốc Bệnh viện đ phát hiện rủi ro kịp th i.

- Thư ng xuyên ki m tra việc thực hiện quy ch đối với viên chức,

ngư i lao động trong toàn Bệnh viện.

* Để nhận dạng rủi ro bên ngoài:

- Bệnh viện c n liên tục cập nhật các thay đổi trong chính sách, quy

định của hà nước về kinh t , chính trị, xã hội…

- Thư ng xuyên tổ chức các buổi hội thảo đ n m b t nhu c u của ngư i bệnh cǜng như xu hướng nghề nghiệp đ nhận dạng rủi ro trong công tác khám, chữa bệnh.

- Bệnh viện chỉ có th hạn ch rủi ro xảy ra ở mức thấp nhất chứ không th loại trừ h t rủi ro. Do đó, Ban Giám đốc trước tiên c n đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đ n mục tiêu của Bệnh viện, cụ th :

+ Đánh giá rủi ro bên ngoài: C n thư ng xuyên có những buổi trao đổi với các chuy n gia trong lĩnh vực y t , lĩnh vực quản trị rủi ro đ có th đánh giá những rủi ro mà Bệnh viện có th gặp phải và mức độ tác động của nó.

+ Đánh giá rủi ro n trong: L nh đạo Bệnh viện c n tìm hi u nguyên nhân của các rủi ro, đánh giá xem rủi ro có ảnh hưởng đáng hay không đáng đ n mục tiêu của đ n vị, từ đó có iện pháp ki m soát tốt h n.

Sau khi nhận dạng và đánh giá được các rủi ro có th tác động đ n hoạt động của Bệnh viện, tùy thuộc vào loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng, có th lựa ch n các biện pháp đối phó rủi ro như giảm thi u rủi ro hoặc chấp nhận rủi ro.

Tóm lại, đ quản lý tốt rủi ro, Bệnh viện c n xây dựng các biện pháp đ toàn th ngư i lao động nhận thức rò về tác hại của rủi ro cǜng như giới hạn rủi ro tối thi u mà đ n vị có th chấp nhận được. Đồng th i, Ban Giám đốc c n xây dựng hoàn chỉnh quy trình nhận diện, đánh giá và đối phó với rủi ro.

3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát đối với các hoạt động thu, chi

Hoàn thiện thủ tục KSNB các khoản thu

* Đối với nguồn thu từ NSNN

Ti n hành ki m tra, ki m soát m i hoạt động chi của đ n vị, đối chi u dự toán đ có k hoạch rút dự toán đ ng theo mục chi, đ ng ản chất của nguồn kinh phí. Từ đó đưa ra nhận xét về việc chấp hành dự toán như: thu đ ng định mức hay không, thu thi u hay vượt so với dự toán…

* Nguồn thu phí, lệ phí

- Thực hiện đ y đủ, đồng bộ, kịp th i, đ ng ch độ trong việc sử dụng biên lai, chứng từ thu nhằm ki m soát toàn diện các nguồn thu, số thu.

- Khi thu tiền phải xuất ngay i n lai thu cho ngư i nộp. Tách r i việc ghi biên lai và thu tiền, thủ quỹ thu tiền sau đó vi t số cho k toán ghi biên lai.

- Thủ quỹ phải thư ng xuyên cập nhật, tổng hợp và k t sổ số dư tiền mặt hàng ngày, thu đ n đ u i m kê nhập quỹ đ n đó, những khoản thu nộp vào kho bạc nhà nước thì phải làm thủ tục nộp kịp th i, không có số dư tiền mặt lớn tại đ n vị.

- Bộ phận k toán hông được thu hộ đ hạn ch gian lận, đảm bảo nguyên t c “ ất kiêm nhiệm”.

- Việc ki m kê quỹ tiền mặt và đối chi u với sổ k toán vào cuối tháng phải được thực hiện nghiêm túc.

- Viện phải mở sổ sách k toán theo dòi thu, chi quỹ h c phí, viện phí nghiêm cấm việc tạm chi và đ ngoài sổ sách k toán. Đ n vị có trách nhiệm nộp số tiền thu h c phí, viện phí hàng tháng vào tài khoản tiền gửi phí, lệ phí tại KBNN, sau khi k t thúc năm áo cáo quy t toán thu, chi quỹ phí, lệ phí và chấp hành đ y đủ ch độ áo cáo tài ch nh theo quy định. Việc thu, chi quỹ phí, lệ phí phải tổng hợp chung vào Quy t toán hàng năm của đ n vị. Cuối năm thực hiện việc phân tích, so sánh giữa số liệu thực t với k hoạch.

Hoàn thiện thủ tục KSNB các khoản chi

KSNB khoản mục chi lư ng, các hoản tr ch theo lư ng, phụ cấp

lư ng và tiền công

KSNB quy trình chi thu nhập tăng th m

B đối với khoản chi thanh toán dịch vụ công cộng Hoàn thiện ki m soát chi mua thuốc, hóa chất, vật tư Xây dựng định mức tiêu hao thuốc, hóa chất, vật tư

Cụ thể hóa Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

Quy ch chi tiêu nội bộ phải đ y đủ các yêu cụ th sau:

- Về mục đ ch x y dựng:

+ Tạo quyền chủ động trong quản l chi ti u cho đ n vị.

+ Sử dụng tài chính, tài sản công đ ng mục đ ch có hiệu quả.

+ Khuy n h ch tăng thu, ti t kiệm chi và tăng thu nhập ch nh đáng cho ngư i lao động.

- Về nguyên t c:

+ Phù hợp với chủ trư ng, ch nh sách quy định hiện hành của hà nước.

+ Phù hợp với tình hình thực t hoạt động của đ n vị.

+ Đảm bảo tính công bằng, dân chủ, công khai.

- Về nội dung xây dựng quy ch chi tiêu nội bộ:

+ Ngoài việc xây dựng định mức cho từng khoản mục chi, phải xây dựng được quy ch thật cụ th đối với từng khoản mục chi, ví dụ như: quy ch về việc sử dụng điện, nước, điện thoại, văn ph ng phẩm, tài sản..., trách nhiệm cụ th của từng cá nhân hay bộ phận g n với việc thực hiện quy ch đó.

+ Đối với những nội dung chi, mức chi c n thi t cho hoạt động của đ n vị trong phạm vi xây dựng quy ch chi tiêu nội bộ, nhưng c quan nhà nước có thẩm quyền chưa an hành th Thủ trưởng đ n vị phải xây dựng định mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc cho phù hợp khả năng nguồn tài chính của đ n vị và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.

+ Dự ki n khoản chênh lệch thu lớn h n chi đ dự ki n chi trả thu nhập tăng th m, x y dựng phư ng án trả thu nhập tăng th m. Về phư ng án

chi trả thu nhập tăng th m cho cá nh n phải được xây dựng theo nguyên t c ngư i nào có hiệu quả công tác cao, có đóng góp nhiều cho việc tăng thu, ti t kiệm chi được hưởng cao h n và ngược lại, xây dựng hệ số trả thu nhập tăng thêm cho CBVC dựa trên hiệu quả công tác của từng ngư i.

Các thủ tục ki m soát của Bệnh viện phải đảm bảo chặt chẽ ki m soát trong mỗi hoạt động. Tr n c sở những quy ch ki m soát do Bộ Y t ban hành, Bệnh viện c n cụ th hóa các quy trình ki m soát tr n c sở đánh giá, phân tích rủi ro đối với các hoạt động c ản như: áo cáo tài ch nh, tài sản, sử dụng nguồn lực… Trong quá tr nh hoạt động, Bệnh viện có nhiều loại rủi ro khác nhau, vì vậy, nhiệm vụ của KSNB là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó.

Việc thi t lập các biện pháp ki m soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình phải dựa trên các nguyên t c c ản sau:

- Thực hiện nguyên t c ki m soát kép, tức là phải có ngư i ki m tra công việc của ngư i khác thực hiện.

- Thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm rò ràng, cụ th và chỉ được phép thực hiện trong phạm vi đ được quy định, n u vượt phải áo cáo cho ngư i có thẩm quyền.

Đ n ng cao h n nữa hiệu lực, hiệu quả của KSNB hoạt động thu, chi, Bệnh viện c n hoàn thiện các thủ tục KSNB thu, chi theo các giải pháp sau:

- Thứ nhất, đối với nguyên t c phân công, phân nhiệm: Công việc và trách nhiệm c n được phân chia cho nhiều ngư i trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đ n vị đ không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện từ h u đ u đ n khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót.

- Thứ hai, đối với nguyên t c ủy quyền, phê chuẩn: Nhà quản lý trong đ n vị không th và cǜng hông n n trực ti p quy t định m i vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ trong từng cấp quản l , đảm bảo cho hoạt động của đ n vị đạt hiệu quả, đồng th i nhà quản lý có th tổng quan ki m soát được m i hoạt động trong đ n vị.

- Thứ a, đối với nguyên t c bất kiêm nhiệm: Bệnh viện Nhi Trung ư ng phải quy định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác nhằm ngằn ngừa sai phạm cả cố và vô , tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng th i cǜng là một biện pháp ki m soát quan tr ng. Trong th i gian tới, đ n vị c n rà soát lại sự kiêm nhiệm của các nhà quản lý cấp cao đ có sự phân công lại hợp l h n.

3.2.4. Hoàn thiện thông tin và truyền thông

- C n đảm bảo hệ thống thông tin được thông suốt trong Bệnh viện, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ không bị lỗi đ thông tin được truyền tải kịp th i.

- Bệnh viện c n phối hợp thư ng xuyên với nhà cung cấp ph n mềm quản lý bệnh viện đ nhanh chóng hoàn thiện nhằm tạo thuận lợi cho các khoa/phòng trong quá trình xử lý công việc.

- Bệnh viện c n tổ chức nhiều h n nữa các buổi gặp g với ngư i bệnh

và ngư i nhà ngư i bệnh đ n m b t thông tin tốt h n từ khách hàng.

- Tổ chức công tác tuyên truyền phòng bệnh và chữa bệnh, tăng cư ng các hoạt động xã hội v ngư i bệnh, v ngư i nghèo.

- Tổ chức và tham gia các hoạt động về khoa h c y hoa đ nâng cao uy tín về chuyên môn của Bệnh viện.

- Thu thập thông tin thực hiện khảo sát đ bi t ý ki n của ngư i bệnh và ngư i nhà ngư i bệnh về tình hình khám chữa bệnh của Bệnh viện. Từ đó, Bệnh viện có phư ng án điều chỉnh kịp th i và sát với thực t .

- Thi t lập nh thông tin cho phép nh n vi n, ngư i bệnh và ngư i nhà ngư i bệnh phản ánh về các hành vi, sự kiện bất thư ng có khả năng g y thiệt hại cho Bệnh viện và cho khách hàng.

3.2.5. Hoàn thiện giám sát

- Thi t lập bộ phận ki m soát độc lập nhằm đảm bảo công tác ki m tra,

giám sát được liên tục, khách quan

- Thực hiện nghiêm túc công tác giám sát định kǶ. Hiện nay, công tác

giám sát định kǶ được thực hiện ở một số hoạt động như hoạt động ki m tra

tài chính nội bộ, hoạt động ki m kê tài sản… Tuy nhi n, việc thực hiện còn mang tính hình thức, thư ng được áo trước đ các bộ phận chuẩn bị nên thư ng mang t nh đối phó h n là giám sát. V vậy, Bệnh viện c n chấn chỉnh lại công tác này nhằm thực hiện nghiêm túc việc giám sát định kǶ cǜng như giám sát đột xuất. Bệnh viện c n đưa ra các iện pháp xử lý các bộ phận sai phạm và thực hiện xử lý nghiêm túc.

- Ban Giám đốc yêu c u Trưởng khoa/phòng báo cáo ngay m i trư ng hợp gian lận hoặc nghi ng gian lận, các trư ng hợp vi phạm nội quy, quy định của Bệnh viện cǜng như quy định của pháp luật có khả năng làm giảm uy tín và gây thiệt hại về uy tín của Bệnh viện.

- Định kǶ, Bệnh viện c n công khai k t quả thanh tra, giám sát trong phạm vi nội bộ đ toàn th viên chức, ngư i lao động n m b t và ngày càng tự hoàn thiện bản th n cǜng như góp ph n vào công cuộc hoàn thiện KSNB.

3 3 Đ ều kiệ để thực hiện các giải pháp

Nâng cao nhận thức về KSNB hoạt động thu, chi là điều kiện tiền đề đ xây dựng và hoàn thiện KSNB tốt. Tuy nhiên, mức độ hoàn thiện đ n đ u, các giải pháp có được thực hiện hiệu quả hay không là tùy thuộc vào sự nhận thức của l nh đạo Bệnh viện. Đ y chính là y u tố quy t định hiệu quả của KSNB. Chính vì vậy, đ Bệnh viện phát tri n bền vững, Ban Giám đốc c n có nhận thức toàn diện về vai tr cǜng như phư ng pháp x y dựng và vận hành KSNB hiệu quả; từ đó, sẽ xây dựng những k hoạch ng n hạn và dài hạn đ hoàn thiện KSNB hoạt động thu, chi của Bệnh viện.

Các nhà l nh đạo c n phải:

- Sẵn sàng thay đổi và đón nhận cái mới, cái tích cực và mạnh dạn áp dụng vào Bệnh viện

- Mạnh dạn trong vấn đề đ u tư x y dựng c sở vật chất, hệ thống

thông tin, đ u tư cho việc tin h c hóa công tác quản lý

- Coi nhân tố con ngư i là trung tâm của sự phát tri n

Bên cạnh đó, t nh hữu hiệu của KSNB còn tùy thuộc rất nhiều vào năng lực và ý thức của đội ngǜ cán ộ, công chức, viên chức và ngư i lao động. Do vậy, những ngư i thực thi chính sách, các giải pháp về KSNB phải nhận thức được vai trò, tác dụng của KSNB hoạt động thu, chi đối với công tác quản lý của đ n vị. Có như vậy, các giải pháp mới thực sự đi vào thực ti n, được ngư i thực hiện hưởng ứng và ủng hộ. Từ đó mới phát huy được tác dụng đối với công tác quản l cǜng như hiệu quả hoạt động của Bệnh viện.

goài ra, c ch tự chủ về tài ch nh đ giảm thi u sự quản lý cứng nh c, chặt chẽ của các c quan quản lý. Song với vai trò quản lý của mình,

hà nước c n phải ban hành ra các văn ản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện cụ th , kịp th i nhằm hỗ trợ cho các đ n vị về các thông tin, tạo môi trư ng cǜng như sự liên k t giữa các đ n vị cùng nhau phát tri n, gi p các nhà l nh đạo n ng cao năng lực quản lý, xây dựng KSNB hoạt động thu, chi hữu hiệu đ giảm thi u rủi ro trong quá trình hoạt động.