viện vẫn chưa khoa học, công tác bảo quản vẫn chưa được đảm bảo cho chất lượng của chứng từ. Mặt khác do lưu trữ trong thời gian dài nên số lượng chứng từ được lưu trữ đến nay đã quá lớn. Vì vậy Học viện cần phải tiến hành thanh lọc chứng từ kế toán, xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải huỷ bỏ. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ chất lượng tốt nhất cho chứng từ được bảo quản.
Để đảm bảo công tác lưu trữ chứng từ thực hiện thuận lợi, kế toán cần đánh số hiệu chứng từ có quản lý theo từng nguồn kinh phí trên đó liệt kê các số chứng từ được lưu trong tập chứng từ đồng thời mở sổ theo dõi các chứng từ đưa vào lưu trữ, ví dụ như nguồn NSNN cấp bằng dự toán có các tập chứng từ như: giấy rút dự toán ngân sách tiền mặt, giấy rút dự toán ngân sách chuyển khoản, phiếu thu, phiếu chi…được kế toán đánh số hiệu và liệt kê sau đó được kê khai trên sổ theo dõi chứng từ lưu trữ. Ví dụ: Dự toán NSNN: giấy rút chuyển khoản từ số… đến số…; Dự toán NSNN: giấy rút tiền mặt từ số...đến số...
Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các cơ quan đơn vị HCSN theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị SNCL nói chung và Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam nói riêng để đáp ứng cho yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp của đơn vị.
Bên cạnh việc phải in, lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán và các BCTC theo quy định của pháp luật, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ
trên máy vi tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, Học viện nên lưu trữ toàn bộ các thông tin của các chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như ổ cứng ngoài và thực hiện chế độ bảo quản. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh những rủi ro do vi rút máy tính gây ra, hàng ngày kế toán các phần hành nên in các chứng từ phát sinh trong ngày vừa để kiểm tra vừa bắt đầu khâu lưu trữ chứng từ.
Thứ hai, về tổ chức hệ thống kế toán:
Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam có nguồn thu sự nghiệp chủ yếu là học phí các lớp, các hệ đào tạo. Vì vậy cần phải xây dựng quy trình quản lý học phí gắn chặt với quy trình quản lý sinh viên, học viên, quản lý đào tạo để đôn đốc thu đúng thời hạn, thu đủ tránh thất thoát, thu không kịp thời hoặc tránh tình trạng sinh viên học gần hết học kỳ nhưng đến cuối học kỳ bỏ học không nộp học phí dẫn đến tình trạng thất thu.
Học viện có thể tổ chức bộ phận các giáo viên chuyên trách theo từng khoa, thực hiện quản lý lớp đồng thời đôn đốc tình hình nộp học phí, theo dõi sát sao tình hình sinh viên để kịp thời có các cách giải quyết hợp lý.
Đối với các khoản thu lệ phí tuyển sinh, lệ phí thi lại, học lại, cải thiện điểm… phải xây dựng quy trình thực hiện và giám sát để thu đủ, thu đúng, tránh thất thoát.
Cần chủ động mở rộng các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ đặc biệt là các nguồn thu từ liên kết đào tạo với nước ngoài, tìm kiếm và mở rộng liên kết đào tạo đại học, sau đại học với các trường đại học có chất lượng, uy tín trong đào tạo ngành y trên thế giới để có thể thu hút được người học. Đối với các lớp liên kết trong hợp đồng đã ủy quyền cho đơn vị liên kết thu học phí, cần có quy định chặt chẽ về thời gian chuyển kinh phí về Học viện và kèm theo chế tài xử lý cụ thể khi có vi phạm, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn do học phí của học kỳ trước đã thu nhưng đến học kỳ sau mới chuyển về.
Đối với các khoản thu phí trông giữ xe đạp, xe máy, cho thuê cơ sở vật chất,…khi xây dựng quy định về khoán nộp cần có biện pháp kiểm tra, đánh
giá nhu cầu thực tế, kết hợp với việc so sánh giá cả thị trường để nâng mức khoán nộp cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tài khoản sử dụng: TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” Tác giả đề xuất cần phải hoàn thiện như sau:
Về nguyên tắc kế toán TK 531 “Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ” phản ánh thu hoạt động SXKD, dịch vụ của đơn vị cung cấp cho khách hàng trong một kỳ kế toán khi đơn vị thực hiện công việc theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán.
Về điều kiện ghi nhận thu hoạt động SXKD, dịch vụ của Học viện khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Thu hoạt động dịch vụ được xác định tương đối chắc chắn (khi hợp đồng quy định người mua được quyền trả lại dịch vụ đã mua theo những điều kiện cụ thể thì Học viện chỉ được ghi nhận doanh thu khi những điều kiện cụ thể đó không còn tồn tại và người mua không được quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp); đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó; xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo; xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. Khi đó TK 531 “Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” cần được mở chi tiết thành TK 5311 “Doanh thu dịch vụ công tính đủ chi phí” (chi tiết cho từng bậc đào tạo đại học, thạc sỹ, tiến sỹ); TK 5312 “Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ” (mở TK cấp 3 thành TK 53121 - Doanh thu đào tạo phi chính quy; 53122 - Doanh thu hoạt động khoa học công nghệ; TK 53123 - Doanh thu hoạt động hỗ trợ đào tạo; TK 53128 - Doanh thu khác) và TK 5318 “Doanh thu trợ cấp khác”.
Đối với TK 154 “Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang” dùng để tập hợp chi phí và tính giá thành hoạt động dịch vụ trong kỳ cần được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 1541 “Giá thành dịch vụ đào tạo chính quy” và mở TK cấp 3 gồm TK 15411 - Đào tạo Đại học, TK 15412 - Đào tạo thạc sỹ, TK 15413 - Đào tạo tiến sỹ, TK15414 - Đào tạo Bác sĩ chuyên khoa cấp I, TK15415 - Đào tạo Bác sĩ chuyên khoa cấp II; TK 1542 “Giá thành dịch vụ đào tạo phi
chính quy” (mở TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1544 “Giá thành hoạt động khoa học công nghệ” (chi tiết TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý); TK 1548 “Giá thành hoạt động khác”.
Đối với TK 632 “Giá vốn hàng bán”: chi tiết TK 6321 “Giá vốn hoạt động đào tạo”; TK 6322 “Giá vốn hoạt động khoa học công nghệ”; TK 6328 “Giá vốn hoạt động khác”.
Thứ ba, về hệ thống sổ kế toán: cần mở sổ phân bổ chi phí quản lý chung.
Học viện cần mở thêm các sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Một số các sổ chi tiết mà trường nên bổ sung thêm đó là: Sổ chi phí quản lý chung (Bảng 3.2), Bảng phân bổ chi phí quản lý chung (Bảng 3.3):
Bảng 3.2. Sổ chi phí quản lý chung
Ngày tháng ghi sổ | Chứng từ | Diễn giải | Ghi Nợ TK 642 | Ghi Có TK … 642 | |||||||
Số hiệu | Ngày tháng | Tổn g số | Chi tiết theo khoản mục chi phí | ||||||||
… | … | … | … | … | |||||||
A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
- Số dư đầu năm | |||||||||||
- Số PS trong tháng | |||||||||||
- Cộng PS tháng | |||||||||||
- Số dư cuối tháng | |||||||||||
- Luỹ kế từ đầu năm | |||||||||||
- Sổ này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến trang……. Ngày…..tháng…..năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) | |||||||||||
Có thể bạn quan tâm!
-
Thực Trạng Kế Toán Thu, Chi Và Kết Quả Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh, Dịch Vụ -
Thực Trạng Kế Toán Thu, Chi Và Kết Quả Hoạt Động Khác -
Định Hướng Phát Triển Của Học Viện Y - Dược Học Cổ Truyền Việt Nam -
Về Phía Các Cơ Quan Quản Lý Nhà Nước Về Phía Nhà Nước -
Sơ Đồ Kế Toán Thu Chi Và Xác Định Kết Quả Các Hoạt Động Hành Chính Sự Nghiệp -
Danh Mục Định Mức Nguồn Thu
Xem toàn bộ 147 trang tài liệu này.
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.3. Bảng phân bổ chi phí quản lý chung
TT | Chứng từ | Tổng số tiền | Phân chia cho các hoạt động | Ghi chú | |||
Số, ngày, tháng | Nội dung | Hoạt động sự nghiệp | Hoạt động dự án | Hoạt động XDCB | |||
1 | |||||||
2 | |||||||
... | |||||||
... | |||||||
Tổng cộng | |||||||
Ngày…..tháng…..năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) | |||||||
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Thứ tư, về hệ thống Báo cáo tài chính và Báo cáo quyết toán:
Hệ thống BCTC và báo cáo quyết toán sử dụng tại đơn vị được thiết kế trong chương trình phần mềm về cơ bản đã theo đúng các nội dung được quy định trong Chế độ kế toán HCSN. Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cần phải hoàn thiện hơn nữa về chất lượng của các BCTC. Cần đầu tư thời gian trong công tác lập BCTC, báo cáo quyết toán, nắm rõ bản chất cách lập các chỉ tiêu trên báo cáo, ý nghĩa của từng chỉ tiêu để từ đó hoàn chỉnh hệ thống báo cáo, phản ánh đúng tình hình tài chính của đơn vị.
Trong điều kiện các đơn vị SNCL ngày càng phải chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tổ chức bộ máy và đặc biệt là luôn chủ động đối với công tác quản lý tài chính, từ đó có những quyết định đúng đắn
mang lại hiệu quả cao và bền vững.
Hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng cần phải đáp ứng các yêu cầu như sau:
- Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị, các chỉ tiêu tính toán phải thống nhất về chỉ tiêu và phương pháp.
- Kết cấu, số lượng các báo cáo cần phải được chuẩn hoá và bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế từng thời điểm, quy định thời gian lập.
- Ngoài ra hệ thống báo cáo này phải thể hiện được các số liệu so sánh giữa tình hình thực hiện kỳ này so với kỳ trước hoặc so với kế hoạch để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, các biến động tăng giảm trong kỳ, từ đó xác định nguyên nhân thay đổi.
Một số báo cáo kế toán cần xây dựng như: báo cáo đánh giá tình hình sử dụng các nguồn thu, báo cáo tình hình sử dụng vật tư trang thiết bị hàng năm, báo cáo phân tích tình hình sử dụng kinh phí trong năm,...Việc lập các báo cáo này hết sức cần thiết trong công tác kế toán đơn vị nhằm mục đích cung cấp các thông tin tài chính đầu ra cần thiết về các hoạt động của đơn vị. Điều đó cũng đòi hỏi những báo cáo kế toán này phải lập kịp thời đúng thời hạn và kịp thời và đảm bảo yêu cầu về tính khách quan và minh bạch.
Cần lập các báo cáo đánh giá từng lĩnh vực hoạt động của Học viện xét trên khía cạnh tài chính như:
- Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo (Bảng 3.4): dùng để đánh giá cho từng hoạt động cụ thể đào tạo đại học, sau đại học,... Báo cáo này sẽ giúp cho Học viện đánh giá về mức độ tự chủ tài chính của nguồn thu học phí đối với từng hệ đào tạo. Từ đó, chủ động xây dựng kế hoạch tìm kiếm nguồn tài chính để bù đắp (nếu thiếu hụt) hoặc tích lũy để đầu tư phát triển (nếu dư thừa). Hơn nữa, việc so sánh chỉ tiêu chi hoạt động bình quân/1 sinh viên sẽ giúp Học viện đánh giá mức độ đầu tư cho hoạt động đào tạo, đây là một trong những chỉ tiêu quan trọng đánh giá toàn diện đơn vị.
- Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học (Bảng 3.5): dùng để
đánh giá mức độ đầu tư cho hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị.
Bảng 3.4. Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo
CHỈ TIÊU | Năm trước | Năm nay | Chênh lệch | |
Số tuyệt đối | Tỉ lệ (%) | |||
I. Hoạt động đào tạo Đại học | ||||
1. Số lượng sinh viên | ||||
2. Thu học phí, lệ phí | ||||
3. Chi hoạt động | ||||
4. Chênh lệch thu - chi | ||||
5. Chi hoạt động bình quân/1 sinh viên | ||||
II. Hoạt động đào tạo Sau Đại học | ||||
1. Số lượng sinh viên | ||||
2. Thu học phí, lệ phí | ||||
3. Chi hoạt động | ||||
4. Chênh lệch thu - chi | ||||
5. Chi hoạt động bình quân/1 sinh viên | ||||
Tổng thu học phí, lệ phí | ||||
Tổng chi hoạt động | ||||
Chênh lệch thu - chi | ||||
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.5. Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học
CHỈ TIÊU | Năm trước | Năm nay | Chênh lệch | |
Số tuyệt đối | Tỉ lệ (%) | |||
I. Nghiên cứu khoa học cấp trường | ||||
1. Số lượng công trình | ||||
2. Chi hoạt động | ||||
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình | ||||
II. Nghiên cứu khoa học cấp Bộ | ||||
1. Số lượng công trình | ||||
2. Chi hoạt động | ||||
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình | ||||
III. Nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước | ||||
1. Số lượng công trình | ||||
2. Chi hoạt động | ||||
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình | ||||
Tổng chi hoạt động nghiên cứu khoa học | ||||
Nguồn: Đề xuất của tác giả
3.3.2. Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính tại Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam
Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính trước hết phải thực hiện thống nhất với những quy định hiện hành của Nhà nước, như thống nhất về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, về mục lục ngân sách, về niên độ kế toán, kỳ kế toán và phần mềm kế toán. Thực hiện yêu cầu này, bảo đảm cho việc tổng hợp các chỉ tiêu theo các mục lục thu, chi của NSNN, tạo điều kiện cho các cơ quan thanh, kiểm tra, mọi mặt về