Về Xử Lý Dữ Liệu, Phân Tích Thông Tin Hiệu Quả Hoạt Động

quý, từng tháng. Qua đó, có thể tính được các chỉ số “Tỷ lệ tăng doanh thu quý i/i-1” hoặc “Tỷ lệ tăng doanh thu tháng i/i-1”.

Đối với trường dữ liệu theo “Ngày khởi hành”: Theo trường này, kế toán có thể xác định được tổng DT thu được theo ngày, hoặc Số tour khởi hành trong ngày.

Đối với trường dữ liệu “Phạm vi tour” (Nội địa/Inbound/Outbound): Trường dữ liệu này được kết hợp với cách tìm kiếm theo Năm/Qúy/tháng sẽ cho ra dữ liệu về các khía cạnh:

Khía cạnh tài chính: Kết hợp với việc mở tài khoản chi tiết theo mã code, ví dụ: Tài khoản 5113 - Mã code tour là có thể xác định được dữ liệu về Tổng doanh thu của tất cả các tour Nội địa, Inbound hoặc Outbound. Từ đó, có thể tính được các chỉ số như: Tỷ lệ DT nội địa, Tỷ lệ DT từ khách du lịch quốc tế đến, Tỷ lệ DT từ khách du lịch Việt nam đi du lịch nước ngoài.

Khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ: Xác định được tổng số tour nội địa/quốc tế đến/quốc tế đi đã phục vụ trong năm/qúy/tháng.

Khía cạnh khách hàng: Xác định được tổng số lượt khách nội địa/quốc tế đến/quốc tế đi đã phục vụ trong năm/qúy/tháng.

Đối với trường dữ liệu “Tên tour”:

Với khía cạnh tài chính: Kết hợp với việc mở tài khoản chi tiết theo mã code, ví dụ: Tài khoản 5113 - Mã code tour; TK 632 – Mã code tour, kế toán vào giao diện khai báo doanh thu, chi phí giá vốn là có thể xác định được dữ liệu về Tổng doanh thu, chi phí giá vốn của từng tour, từ đó, có thể tính được chỉ số “Sức sản xuất kinh doanh” của những tour mới. Kết hợp với thời gian “năm /quý/tháng”, còn có thể xác định được tổng doanh thu của tour đó trong tháng/quý/năm.

Với khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ: Kết hợp với thời gian “năm

/quý/tháng”, sẽ xác định được số lần tour đó đã được bán trong một kỳ nhất định.

Với khía cạnh khách hàng: Xác định được tổng số lượt khách mà tour đó đã phục vụ trong năm/quý/tháng; Mức độ hài lòng của khách hàng về tour đó.

Đối với trường dữ liệu “Loại khách” (được tìm kiếm kết hợp với thời gian “Năm/Qúy/Tháng”):

Với khía cạnh tài chính: Khi kế toán vào giao diện khai báo doanh thu (TK 5113), gõ “Khách đoàn” hay “Khách lẻ” là có thể xác định được dữ liệu về Tổng doanh thu khách đoàn/khách lẻ của từng tháng/quý/năm. Từ đó, có thể tính được chỉ số “Tỷ lệ Doanh thu từ khách đoàn”, “Tỷ lệ Doanh thu từ khách lẻ”, “Doanh thu bình quân từ một lượt khách”.

Với khía cạnh khách hàng: Xác định được tổng số lượt khách đoàn/khách lẻ đã phục vụ trong năm/qúy/tháng, Tỷ lệ khách hàng theo đoàn, Tỷ lệ khách hàng theo đoàn tiếp tục ký Hợp đồng.

Mã code của từng chương trình du lịch sẽ được sử dụng thống nhất ở tất cả các bộ phận trong DN. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện CNTT của mỗi DN mà cách sử dụng “mã chương trình du lịch” này có sự khác nhau.

Thứ hai: Ứng dụng CNTT phục vụ thu thập dữ liệu, thông tin

Với các DN có nguồn lực tài chính, quy mô hoạt động lớn, NCS đề xuất nên đầu tư ứng dụng ERP phù hợp với đặc điểm của DN, để thiết lập một hệ thống dữ liệu thông suốt ở tất cả các phòng ban trong toàn DN. Theo đó, “mã chương trình du lịch” sẽ được vận dụng như sau: Với mỗi chức năng riêng của mình, các phòng ban sẽ gắn thêm Trường vào phía trước mã chương trình du lịch, ví dụ, bộ phận kế toán sẽ mở Trường “TC_mã chương trình du lịch”, bộ phận kinh doanh sẽ mở Trường “KD_ mã chương trình du lịch”, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ mở Trường “CSKH_ mã chương trình du lịch”. Theo đó, mỗi bộ phận sẽ truy cập vào Trường riêng của mình để nhập dữ liệu và có quyền chỉnh sửa, bổ sung, lưu trữ và xem dữ liệu trong Trường đó, và được quyền truy cập và xem dữ liệu trong Trường của các phòng ban khác, không được cấp quyền chỉnh sửa. Khi tất cả các phòng ban đều được sử dụng chung nguồn dữ liệu, việc khai thác thông tin phục vụ tính toán các chỉ số phục vụ đánh giá HQHĐ toàn DN sẽ thuận tiện, đảm bảo tính kịp thời và tính chính xác của dữ liệu. Tuy nhiên, khi đồng bộ hóa dữ liệu như vậy, DN cần yêu cầu chuyên gia công nghệ thông tin lưu ý phân quyền truy cập, xác định rõ bộ phận/cá nhân nào được nhập dữ liệu, được xem dữ liệu, được sửa/cập nhật dữ liệu, được sử dụng dữ liệu một cách rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong hệ thống và đảm bảo độ tin cậy cho thông tin về HQHĐ của DN. Theo cách này, DN cần xây dựng quy trình cụ thể các hoạt động phải thực hiện, thời điểm làm và hoàn thành công việc của các bộ phận phòng ban để kế toán quản trị có thể thu thập đầy đủ dữ liệu phục vụ cho việc xử lý dữ liệu, tính toán các chỉ số, phân tích và đánh giá HQHĐ của DN.

Với các DN quy mô vừa và nhỏ, bị giới hạn bởi nguồn lực tài chính, không hướng tới vận dụng ERP thì có thể thực hiện phương án sau: Thuê nhà cung cấp phần mềm xây dựng thêm một modul mới với chức năng ghép nối dữ liệu đầu ra của các phòng ban nhằm tạo ra một bộ dữ liệu đầy đủ, chính xác phục vụ tính toán các chỉ số, phân tích thông tin một cách chuyên sâu để cung cấp thông tin kịp thời, đảm bảo tính chính xác cao cho nhà quản lý DN. Theo cách này, mỗi bộ phận, phòng ban trong DN

vẫn sử dụng “mã chương trình du lịch” đã được thiết lập, để nhập dữ liệu theo chức năng riêng của mình. Cuối kỳ, tất cả các dữ liệu đầu ra của các phòng ban chức năng sẽ được chuyển vào modul mới và công việc tính toán các chỉ số, lập các Báo cáo về HQHĐ sẽ được thực hiện trên modul này. Phương án này sẽ tiết kiệm chi phí đầu tư vào hệ thống CNTT để phục vụ cho việc đánh giá HQHĐ toàn DN và phù hợp các DNNVV với lượng dữ liệu không quá lớn, toàn bộ dữ liệu về HQHĐ toàn DN của các năm sẽ được lưu trữ một cách hệ thống, thuận tiện cho khả năng dự báo tương lai.

4.3.1.3. Về xử lý dữ liệu, phân tích thông tin hiệu quả hoạt động

Để khắc phục hạn chế trong khâu xử lý dữ liệu, phân tích thông tin đang tồn tại tại các DN lữ hành Việt nam hiện nay, NCS đưa ra giải pháp tiếp nối về việc đầu tư vào hệ thống CNTT bên trên, cụ thể: Các DN căn cứ vào nguồn lực tài chính, nhân sự, quy mô hoạt động của mình để lựa chọn đầu tư ứng dụng phần mềm ERP hoặc xây dựng thêm modul mới. Theo đó, việc xử lý các dữ liệu thu thập được sẽ được thực hiện ngay trên các phần mềm này.

Về phương pháp phân tích thông tin: Thực tế, DN lữ hành thường sử dụng phương so sánh giữa năm N với năm N-1, tuy nhiên, việc so sánh này chưa phản ánh được xu hướng biến động của đối tượng phân tích. Theo quan điểm của NCS, các DN lữ hành cần:

Thứ nhất: Sử dụng phương pháp đồ thị để so sánh số liệu của 3 đến 5 năm liên tiếp, gần kề với năm hiện tại nhằm dự báo xu hướng vận động của đối tượng phân tích. Nếu các DN áp dụng các phần mềm thì dữ liệu sẽ được cài đặt chuyển đổi tự động sang Bảng kết quả có số liệu của nhiều năm. Còn các DN nhỏ, chưa đủ điều kiện để đầu tư CNTT thì kế toán có thể lập Bảng kết quả của các chỉ số đánh giá trong một giai đoạn như mẫu Bảng dưới đây (Mẫu 1) trên công cụ excel, sau đó, sử dụng vẽ biểu đồ đường (line) hoặc hình cột, cột chồng, hoặc biểu đồ miền để thấy rõ xu hướng biến động của chỉ số đó, qua đó có thể đánh giá được HQHĐ của DN thay đổi như thế nào qua thời gian và dự báo được HQHĐ của DN trong tương lai. Điều đáng lưu ý là: Kế toán cần sử dụng phương pháp đồ thị để phân tích dữ liệu cho tất cả các chỉ số/nhóm chỉ số đánh giá, chứ không phải chỉ một vài chỉ số cơ bản như hiện tại. Cụ thể:

Với các chỉ số dưới dạng Tỷ lệ % trong một tổng (như Tỷ lệ doanh thu nội địa, Tỷ lệ doanh thu từ khách du lịch quốc tế đến, Tỷ lệ doanh thu từ khách Việt nam đi du lịch nước ngoài, Tỷ lệ doanh thu từ khách đoàn, Tỷ lệ doanh thu từ khách lẻ, Tỷ lệ chương trình du lịch mới, …), kế toán có thể sử dụng biểu đồ tròn như mẫu

Biểu 4.1 dưới đây. Giả sử có bảng số liệu về cơ cấu DT tại DN lữ hành X như sau: (đơn vị tính: tỷ đồng).

Loại DT

2019		2020		2021
Số tiền	Tỷ lệ %	Số tiền	Tỷ lệ %	Số tiền	Tỷ lệ %
DT nội địa	450	32.14%	320	44.44%	200	50.00%
DT Inbound	400	28.57%	250	34.72%	150	37.50%
DT outbound	550	39.29%	150	20.83%	50	12.50%
Tổng	1400	100.00%	720	100.00%	400	100.00%

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 193 trang tài liệu này.

(Nguồn: NCS xây dựng)

Số liệu về cơ cấu DT năm 2019 được thể hiện như biểu đồ dưới đây:

Biểu 4.1: Cơ cấu DT năm 2019

Cơ cấu DT năm 2019

39.29%

32.14%

28.57%

DT nội địa DT Inbound DT outbound

(Nguồn: NCS xây dựng)

Chuyên sâu hơn, nếu nhà quản lý DN muốn biết được sự biến đổi của tỷ trọng từng loại DT trong một giai đoạn ngắn (2-4 năm) thì kế toán cần phải sử dụng biểu đồ cột chồng (như mẫu Biểu đồ 4.2), trong giai đoạn dài hơn (trên 4 năm) thì nên sử dụng biểu đồ miền (như mẫu Biểu đồ 4.3) vì nó thể hiện tính trực quan tốt hơn.

Giả sử với số liệu như bảng trên, sẽ được thể hiện trên Biểu đồ cột chồng như sau:

Biểu 4.2: Cơ cấu DT trong giai đoạn 2019-2021

Cơ cấu từng loại doanh thu trong giai đoạn 2019-2021

1600

1400

1200

1000

800

600

400

200

2019

2020

2021

DT nội địa DT Inbound DT outbound

(Nguồn: NCS xây dựng)

Biểu 4.3: Cơ cấu DT trong giai đoạn 2017-2021

Cơ cấu từng loại doanh thu giai đoạn 2017-2021

100%

90%

80%37%

70%

21%

13%

38%

39%

38%

60%

35%

50%32%

40%

30%

29%

20%

44%

50%

10%

31%

32%

2017

2018

2019

2020

2021

DT nội địa DT Inbound DT outbound

(Nguồn: NCS xây dựng)

Với các chỉ số dạng Tỷ lệ tăng trưởng (như Tỷ lệ tăng doanh thu kỳ N/kỳ N- 1, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp/LNST, …), kế toán cần sử dụng biểu đồ đường (line) vì như vậy mới thể hiện được tiến trình phát triển, sự biến thiên của đối tượng qua thời gian như như mẫu Biểu đồ 4.4 dưới đây.

Giả sử với số liệu tăng trưởng từng loại DT trong giai đoạn 2017-2021 như sau:

Chỉ tiêu

2018/2017	2019/2018	2020/2019	2021/2020
Tỷ lệ tăng trưởng DT nội địa	3.13%	-9.09%	-28.89%	-37.50%
Tỷ lệ tăng trưởng Inbound	-5.88%	-16.67%	-37.50%	-40.00%
Tỷ lệ tăng trưởng outbound	3.45%	-8.33%	-72.73%	-66.67%

Khi đó, số liệu sẽ được thể hiện trên Biểu đồ đường như sau:

Biểu 4.4: Tốc độ tăng trưởng từng loại doanh thu giai đoạn 2017-2021

Tốc độ tăng trưởng từng loại doanh thu giai đoạn 2017-2021

10.00%

0.00%

-10.00%

-20.00%

-30.00%

-40.00%

-50.00%

-60.00%

-70.00%

-80.00%

2018/2017

2019/2018

2020/2019

2021/2020

Tỷ lệ tăng trưởng DT nội địa

Tỷ lệ tăng trưởng outbound

Tỷ lệ tăng trưởng Inbound

(Nguồn: NCS xây dựng)

Với các chỉ số dạng thống kê (như Số lượng khách quốc tế đến đã phụ vụ trong kỳ, Số lượng khách nội địa đã phụ vụ trong kỳ, Số lượng khách Việt nam đi du lịch nước ngoài đã phục vụ trong kỳ, Số chương trình du lịch mới, Số chương trình du lịch được khách hàng hài lòng, …), kế toán có thể lựa chọn biểu đồ cột hoặc nhóm cột như mẫu Biểu đồ 4.5 dưới đây.

Giả sử có số liệu về số lượng khách DN lữ hành Y đã phục vụ trong giai đoạn 2017-2019 như bảng sau:

Lượng khách

2017	2018	2019
Số lượng khách nội địa	10000	11500	7000
Số lượng khách inbound	14500	15300	6200
Số lượng khách outbound	11800	12500	2500

Để thể hiện số liệu về số lượng khách DN lữ hành Y đã phục vụ trong giai đoạn 2017-2019 một cách trực quan, kế toán có thể lựa chọn biểu đồ nhóm cột như sau:

Biểu 4.5: Số lượng khách đã phục vụ giai đoạn 2017-2019

Số lượng khách đã phục vụ giai đoạn 2017-2019

18000

16000

14000

12000

10000

8000

6000

4000

2000

2017

2018

2019

Số lượng khách nội địa Số lượng khách inbound Số lượng khách outbound

(Nguồn: NCS xây dựng)

Như vậy, có khá nhiều dạng biểu đồ khác nhau, kế toán có thể lựa chọn mẫu biểu đồ phù hợp với nhu cầu trình bày thông tin cụ thể. Tuy nhiên, cần lưu ý nguyên tắc chung khi xây dựng biểu đồ đó là: Đảm bảo tính khoa học, tính trực quan và tính thẩm mỹ; Để đảm bảo được 03 yếu tố này, khi xây dựng biểu đồ cần phải đúng, chính xác và có sử dụng ký hiệu để phân biệt các đối tượng/nhóm đối tượng trên biểu đồ.

Thứ hai: Bên cạnh đó, kế toán có thể so sánh với các DN cùng ngành hoặc số liệu thống kê do Tổng cục du lịch công bố hàng năm (chỉ với những chỉ số mà Tổng cục du lịch báo cáo như Tổng lượt khách nội địa/ inbound/ outbound phục vụ, tỷ lệ tăng trưởng, Tổng doanh thu nội địa/ inbound/ outbound) để đánh giá HQHĐ của DN mình.

Thứ ba: So sánh với số liệu của các DN lữ hành lớn khác, vì những DN lữ hành lớn ở Việt nam đều là các công ty cổ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán, do đó đều phải công bố thông tin công khai trên web của Ủy ban chứng khoán Nhà nước, nên các DN lữ hành khác hoàn toàn có thể lựa chọn một số DN lớn niêm yết để lấy số liệu, làm căn cứ so sánh, đánh giá.

Thứ tư: So sánh với các chi nhánh khác trong Công ty (các chi nhánh mới hoặc được thành lập sau có thể sử dụng kết quả của những chi nhánh đã hoạt động hiệu quả nhiều năm làm điểm chuẩn nội bộ, thang đo để đối chiếu).

Thứ năm: Đối với các chỉ số/nhóm chỉ số phi tài chính, kế toán có thể sử dụng kết hợp cả kỹ thuật phân tích ý nghĩa của các chỉ số đó, kỹ thuật so sánh với tiêu chuẩn chung và kỹ thuật phân tích xu hướng. Chẳng hạn, đối với thành quả về “Mức độ hài lòng của khách hàng”: Chỉ số này được đo lường thông qua thang đo likert từ 1-5 tương ứng với các mức độ hài lòng từ “Không hài lòng” đến “Rất hài lòng”, kết quả của giá trị trung bình (mean) cho biết mức độ hài lòng của khách hàng, và so sánh với kỳ trước để biết được xu hướng trong tương lai.

4.3.1.4. Về cung cấp thông tin hiệu quả hoạt động Về nội dung thông tin cung cấp trên Báo cáo:

Để đáp ứng được nhu cầu thông tin về HQHĐ của các bên liên quan và các nhà quản lý, làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh, điều hành, quản lý DN, kế toán cần cung cấp thông tin một cách đầy đủ, rõ ràng về HQHĐ trên các khía cạnh khác nhau. Cụ thể, kế toán cần thể hiện kết quả của tất cả các chỉ số đánh giá đã được lựa chọn sử dụng trên Báo cáo đánh giá HQHĐ, làm cơ sở đánh giá chính xác HQHĐ của kỳ kinh doanh hiện tại và phục vụ cho việc đánh giá HQHĐ của kỳ sau.

Hình thức báo cáo:

Tiếp nối giải pháp ở phần xử lý, phân tích thông tin bên trên: Kết quả của các chỉ số đánh giá nên được thực hiện so sánh cho ít nhất 3 năm gần đây, kế toán có thể lập Báo cáo HQHĐ tổng thể toàn DN (như Mẫu 1 - Phụ lục 24); Hoặc so sánh với số liệu bình quân ngành (trong điều kiện có dữ liệu/thông tin về kết quả các chỉ số mà các DN đầu ngành cung cấp) như Mẫu 2 - Phụ lục 25; Hoặc so sánh với mục tiêu nhà quản lý đặt ra tương ứng với từng chỉ số cụ thể (như Mẫu 3 – Phụ lục 26); Hoặc Báo cáo HQHĐ trên khía cạnh tài chính/khách hàng/quy trình kinh doanh nội bộ/học hỏi và phát triển/ trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương (như Mẫu 4 – Phụ lục 27).

Để lập các Báo cáo này, kế toán chỉ cần thiết lập mẫu biểu, cài đặt công thức thức tính toán cho từng chỉ tiêu trên công cụ Excel, để có thể đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý vào bất cứ thời điểm nào. Cách làm này có thể áp dụng được trong tất cả các loại hình DN lữ hành, vì không đòi hỏi tốn kém chi phí mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả.

Riêng đối với DN lữ hành lớn, đã niêm yết trên thị trường chứng khoán, ngoài việc lập các Báo cáo để cung cấp thông tin về HQHĐ cho nhà quản lý DN, còn phải lập Báo cáo thường niên để cung cấp thông tin về HQHĐ tổng thể toàn DN nộp cho các bên liên quan, yêu cầu phải tuân thủ theo hướng dẫn của Thông tư hiện hành về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. Các DN lập Báo cáo thường niên của