Nhiệm Vụ, Chức Năng, Quyền Hạn Và Cơ Cấu Tổ Chức

3.3 NHIỆM VỤ, CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.3.1 Các phòng ban trong đơn vị

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG


		BAN KIỂM SOÁT


HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 135 trang tài liệu này.

P. Giám đốc kỹ thuật

P. Giám đốc tài chính

P. Giám đốc nội chính

Phòng KD

Phòng KTSX

Phòng TCKT

Phòng VTTB

Phòng TCHC

Xưởng SX VLXD1

Xưởng SX VLXD2

Xưởng Cơ điện

Đội Thi công

Hình 5 : SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY.

Ghi chú

: Quan hệ tương tác phục vụ sản xuất

: Quan hệ thông tin liên lạc trực tuyến

3.3.1.1 Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định trả cổ tức hàng năm, phê chuẩn báo cáo tài chính hàng năm, bầu và bãi nhiệm hội đồng quản trị và ban kiểm soát, bổ sung và sửa đổi điều lệ, quyết định loại và số lượng cổ phần phát hành, sáp nhập hoặc chuyển đổi công ty, tổ chức lại và giải thể công ty, …

3.3.1.2 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa 2 kỳ đại hội cổ đông, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty và những vấn đề thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị.

3.3.1.3 Ban kiểm soát (gồm 3 người)

Trong ban kiểm soát có ít nhất một thành viên có trình độ chuyên mộn về tài chính kế toán. Ban kiểm soát là cơ quan trực thuộc đại hội đồng cổ đông, do đại hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và bộ máy điều hành của ban giám đốc.

3.3.1.4 Ban giám đốc (gồm 4 người)

- Ban Giám đốc gồm giám đốc và 03 phó giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và bãi nhiệm. Các thành viên hội đồng quản trị kiêm nhiệm thành viên ban giám đốc.

- Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp và chủ yếu trước hội đồng quản trị về việc tổ chức, quản lý, điều hành toàn diện các hoạt động tác nghiệp hằng ngày của công ty theo nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị.

- Các phó giám đốc được giám đốc phân công, ủy nhiệm quản lý và điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc và liên đới trách nhiệm với giám đốc trước hội đồng quản trị trong phạm vi được phân công, ủy nhiệm.

3.3.1.5 Phòng kinh doanh (10 người)

- Tiêu thụ sản phẩm, lập các hợp đồng bán sản phẩm

- Tham mưu cho ban giám đốc về giá cả sản phẩm, hàng hóa, . . .

- Lập và trình kế hoạch sản xuất kinh doanh cho lãnh đạo công ty.

- Tìm kiếm và mở rộng thị trường.

3.3.1.6 Phòng kỹ thuật sản xuất (8 người)

- Nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm của công ty.

- Thiết kế công nghệ và nghiên cứu sản phẩm mới.

- Kiểm tra và loại trừ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.

- Quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn đăng ký

3.3.1.7 Phòng tài chính kế toán ( 6 người)

- Quản lý các nguồn vốn, quỹ để đạt hiệu quả cao nhất.

- Cân bằng nguồn tài chính của công ty.

- Quản lý thu chi và trả công lao động.

- Tổ chức công tác hạch toán kế toán.

- Lập các báo cáo kế toán tài chính – tín dụng, các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc và tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế toán.

3.3.1.8 Phòng vật tư thiết bị (6 người)

- Lập hợp đồng mua vật tư thiết bị.

- Lập kế hoạch dự trữ vật tư.

- Quản lý kho vật tư, thành phẩm.

- Quyết toán định mức tiêu hao vật tư trong sản xuất.

- Lập báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư, thành phẩm, . . .

3.3.1.9 Phòng tố chức hành chính ( 5 người)

Phòng tổ chức hành chính là nơi tổ chức nhân sự của công ty, bố trí và sắp xếp nhân sự gồm các công việc như sau :

- Tiếp nhận quản lý và lưu trữ các tài liệu hành chính quan trọng.

- Tính toán các chế độ liên quan đến lao động như : BHXH, BHYT, . . .

- Soạn thảo đề xuất kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.

- Tuyển dụng và tổ chức đào tạo, huấn luyện cho lực lượng lao động mới vào nghề cũng như lao động đã làm việc lâu năm.

- Định mức tiền lương, . . .

3.3.1.10 Các phân xưởng sản xuất

- Hai phân xưởng sản xuất các loại sản phẩm của công ty.

- Một phân xưởng quản lý, sửa chữa máy móc thiết bị, xe cơ giới, phương tiện vận tải thủy của công ty

- Một đội thi công được thành lập khi khách hàng có yêu cầu mua hàng dạng chìa khoá trao tay.

3.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hạch toán

3.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Hiện nay tổng số cán bộ nhân viên trong phòng kế toán 6 người: 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên kể cả thủ quỹ.

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN

THANH TOÁN

KẾ TOÁN VẬT TƯ

THÀNH PHẨM

KẾ TOÁN TSCĐ

NGÂN HÀNG

THỦ

QUỸ

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Hình 6: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.

Ghi chú

Quan hệ trực tiếp Quan hệ đối chiếu

a/ Kế toán trưởng

Kế toán trưởng là người tổ chức, điều hành công việc trong phòng kế toán, có nhiệm vụ:

- Kiểm tra, phản ánh tình hình sử dụng tài chính của công ty.

- Hướng dẫn và kiểm tra kế toán viên phản ánh nghiệp vụ kinh tế chính xác kịp thời.

- Theo dõi tất cả các loại sổ sách chứng từ, các hợp đồng các khoản nợ lớn để thu nợ kịp thời.

- Kiểm tra kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tính toán, quyết toán các khoản ngân sách.

- Tham mưu ban giám đốc công ty về tình hình tài chính, hàng hóa, tài sản của công ty để ban giám đốc có giải pháp phù hợp trong quản lý.

- Tổ chức kiểm kê tài sản, hướng dẫn xử lý kết quả kiểm kê.

b/ Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán ghi chép đối chiếu các tài khoản có liên quan, xác định kết quả kinh doanh của công ty và lập báo cáo tài chính.

c/ Kế toán thanh toán

- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ ban đầu lập phiếu thu chi hàng ngày. Thanh toán giảm nợ tạm ứng, thanh toán lương, bảo hiểm, . . .cho cán bộ công nhân viên.

- Hàng ngày phải kiểm tra tổng kết và đối chiếu quỹ tiền mặt và có xác nhận của kế toán trưởng.

- Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả.

- Lập báo cáo chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành kế toán của mình.

d/ Kế toán vật tư, thành phẩm

- Hàng ngày theo dõi và mở sổ nhập, xuất kho vật tư, thành phẩm, theo dõi hóa đơn bán hàng.

- Cuối tháng lập báo cáo nhập, xuất tồn kho vật tư, thành phẩm, … đối chiếu số liệu với phòng vật tư về tình hình vật tư, thành phẩm.

- Phân bổ chi phí tiêu hao nguyên vật liệu vào giá thành sản phẩm theo quy định công ty.

- Lập báo cáo chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành kế toán của mình.

e/ Kế toán tài sản cố định và ngân hàng

- Hàng ngày theo dõi và mở sổ quản lý thu - chi ngân hàng, cập nhật số liệu và báo cáo kế toán trưởng theo dõi các khoản liên quan thanh toán qua ngân hàng, thực hiện thu chi qua ngân hàng khi có lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc, theo dõi các khoản vay, lập hồ sơ vay, thanh toán nợ vay các ngân hàng. Báo cáo kịp thời các khoản vay, lãi vay đến hạn trả để lãnh đạo có biện pháp thanh toán.

- Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, trích khấu hao, . .

- Lập báo cáo chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành kế toán của mình.

f/ Thủ quỹ

- Mở sổ theo dõi thu chi quỹ tiền mặt theo đúng qui định hàng ngày kiểm tra lại quỹ, đối chiếu với kế toán thanh toán xác định số dư quỹ đảm bảo chính xác và phù hợp.

- Hàng ngày, phối hợp với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt đúng qui định phân công của kế toán trưởng.Cuối tháng, kiểm kê quĩ tiền mặt, lập biên bản có sự giám sát của kế toán trưởng.

- Chỉ được phép xuất quỹ, nhập quỹ khi có phiếu thu và phiếu chi đã được duyệt của kế toán trưởng và giám đốc công ty .

- Bảo đảm thu chi đúng, đủ không được để ngoài sổ sách, quỹ đen, tiền không rõ nguồn gốc. Vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gởi ngân hàng.

- Không được để quỹ tiền mặt tồn lớn hơn số tiền mà kế toán trưởng đã quy định, những trường hợp ngoại lệ phải có ý kiến của kế toán trưởng.

3.3.2.2 Hình thức kế toán

a/ Các phương pháp kế toán cơ bản

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính giá xuất kho : Phương pháp nhập trước xuất trứớc (FIFO).

- Nguyên tắc đánh giá tài sản : Theo nguyên giá và giá trị tồn lại

- Khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.

- Thuế GTGT: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

b/ Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán

- Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, lập báo cáo đều được tập trung tại phòng kế toán của công ty.

- Như vậy cách tổ chức bộ phận kế toán của công ty đảm bảo sự tập trung thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán.

- Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang thực hiện hiện nay theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Hệ thống sổ tại công ty được tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Sổ quỹ

Chứng từ gốc

Báo cáo tài chính

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình 7: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.

Ghi chú:

Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

c/ Trình tự ghi sổ

- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ trước khi ghi vào sổ như: hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phi ếu thu, phiếu chi, … Sau đó lên bảng tổng hợp chứng từ gốc.

- Kế toán chi tiết vào sổ chi tiết cho từng tài khoản.

- Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào các sổ cái tài khoản có liên quan.