Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam

là hai doanh nghiệp đầu tiên mạnh dạn đầu tư trang bị chuyền treo tự động do Tập đoàn Hashima (Nhật Bản) cung cấp từ năm 2003.

Phần mềm có tính chất phức tạp, liên quan đến đầy đủ các phân hệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được biết đến với tên gọi “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” viết tắt là ERP (Enterprise Resource Planning). Phần mềm này là một hệ thống tích hợp các chức năng cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (Finance) và nguồn nhân lực (Human Resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng công nghệ thông tin trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Các chức năng cơ bản mà ERP bao quát đó là: Lập kế hoạch, dự toán tài chính; Bán hàng và quản lý khách hàng; Sản xuất; Kiểm soát chất lượng; Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định; Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng; Tài chính - Kế toán; Quản lý nhân sự; Nghiên cứu và phát triển.

Những lợi ích mà ERP mang lại đối với doanh nghiệp rất lớn. Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

Số lượng ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp may mặc Việt Nam hiện nay rất ít. Công ty May Tiền Tiến là một trong những công ty may đầu tiên của Việt Nam áp dụng công nghệ này từ năm 2005. Sau hơn một năm ứng dụng, các lợi ích mà ERP mang lại cho Tiền Tiến được thể hiện rất rõ: giảm tuyệt đối được giờ làm thêm, năng suất lao động tăng so với trước khi áp dụng 10% nhờ các bộ phận điều hành hệ thống nhịp nhàng và chính xác. Nhờ có ERP, Tiền Tiến đã cắt giảm được khoảng 30% lao động dôi dư trong các nhóm phụ trợ cho sản xuất như kế toán, kho. Các thông tin mà ERP cung cấp được đánh giá cao vì tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời, giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt các thông số liên quan đến quá trình hoạt động.

2.2.3. Thủ tục kiểm soát

2.2.3.1. Thực tế áp dụng các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát tại các doanh nghiệp may Việt Nam

Kết quả điều tra cho thấy, chỉ ở các doanh nghiệp may lớn thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam như Tổng Công ty Cổ phần May Nhà Bè, Tổng Công ty Cổ phần May 10, Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến,... mới xây dựng quy chế quản lý tài chính, có văn bản xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm và mối liên hệ trong quản lý tài chính giữa tổng công ty với các xí nghiệp hạch toán phụ thuộc, các công ty con và các công ty có vốn góp của công ty mẹ. Quy chế tài chính của các doanh nghiệp này được xây dựng trên cơ sở điều lệ và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào các văn bản pháp lý như: Nghị định 199/2004/NĐ - CP ngày 3/12/2004 của Chính phủ về việc “Ban hành Quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác”, Thông tư 72/2005/TT-BTC ngày 1/9/2005 của Bộ Tài chính về việc “Hướng dẫn Xây dựng Quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước hoạt động theo mô hình công ty mẹ

- công ty con”,… Qua phân tích dữ liệu điều tra và nội dung các quy chế, quy định liên quan đến công tác tài chính ở các doanh nghiệp này có thể thấy việc thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ về cơ bản đã tuân thủ các nguyên tắc: phân công, phân nhiệm; uỷ quyền, phê chuẩn và bất kiêm nhiệm. Cụ thể:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 308 trang tài liệu này.

Với nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm được thể hiện thông qua các quyết định phân công công việc gắn với quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên trong ban điều hành (bao gồm hội đồng quản trị, ban giám đốc), các phòng ban nghiệp vụ, và trong mối liên hệ giữa doanh nghiệp với các đơn vị phụ thuộc, các công ty con, các công ty có vốn góp của công ty mẹ.

Về phân công, phân nhiệm giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc: Các doanh nghiệp may lớn trong Ngành đều thuộc loại hình công ty cổ phần, vì vậy ban điều hành doanh nghiệp bao gồm hội đồng quản trị, ban giám đốc (tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc hoặc giám đốc và các phó giám đốc). Theo quy chế quản lý tài chính đã được các doanh nghiệp xây dựng và áp dụng, hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, trong phạm vi thẩm quyền của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Hội đồng quản trị nhận và chịu trách nhiệm bảo toàn, phát triển vốn của các cổ đông, chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện mục tiêu mà đại hội đồng cổ đông giao cho doanh nghiệp. Hội đồng quản trị còn có trách nhiệm trong ban hành quy chế nội bộ về quản lý tài chính của doanh nghiệp, các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức lao động, năng suất lao động, các định mức chi phí tài chính và các định mức khác; các chỉ tiêu kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm của doanh nghiệp; cử người đại diện phần vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác. Trong mối quan hệ nội bộ, hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát tổng giám đốc, giám đốc, các đơn vị thành viên trong việc sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, các mục tiêu nhà nước giao cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thực hiện quy chế giám sát, đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty thành viên.

Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, có quyền điều hành cao nhất trong việc thực hiện các dự án đầu tư, hoạt động kinh doanh đã được hội đồng quản trị thông qua. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn tại doanh nghiệp do hội đồng quản trị giao; xây dựng, đệ trình hội đồng quản trị quyết định kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm

phù hợp với kế hoạch kinh doanh; các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức lao động, định mức chi phí tài chính và chi phí khác phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp làm căn cứ điều hành hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh việc quy định quyền hạn, quy chế quản lý tài chính còn quy định chế tài xử lý khi hội đồng quản trị, tổng giám đốc không hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cụ thể, chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc sẽ bị miễn nhiệm khi báo cáo không trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp, làm sai lệch nghiêm trọng tình hình tài chính của doanh nghiệp; để doanh nghiệp thua lỗ trong hai năm liên tiếp hoặc không đạt chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn điều lệ,… Chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc vi phạm chế độ quản lý tài chính kế toán, kiểm toán; quyết định các dự án đầu tư không hiệu quả, không thu hồi được vốn, không trả được nợ vay sẽ bị xử lý hành chính hoặc xử lý kỷ luật tuỳ theo mức độ vi phạm đối với từng hành vi.

Về phân công, phân nhiệm đối với các phòng ban nghiệp vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm mọi mặt công tác liên quan đến lĩnh vực mà mình quản lý, phó trưởng phòng giúp trưởng phòng những công việc và nhiệm vụ được phân công, các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của trưởng phòng.

Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp may có quy mô lớn trong Ngành như May 10, Việt Tiến, May Nhà Bè,… các đơn vị thành viên có số lượng tương đối nhiều. Chẳng hạn, May Nhà Bè có 14 xí nghiệp sản xuất phụ thuộc, 11 công ty con hạch toán độc lập, 8 công ty liên doanh liên kết. May 10 có 11 xí nghiệp thành viên (tại Hà Nội: 5 xí nghiệp; tại Thái Bình: 3 xí nghiệp; tại Nam Định: 1 xí nghiệp; tại Quảng Bình: 1 xí nghiệp; tại Thanh Hoá: 1 xí nghiệp) và 6 công ty liên doanh liên kết. Các đơn vị thành viên có địa bàn hoạt động ở nhiều địa phương khác nhau, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoá theo nhiệm vụ kinh doanh được công ty mẹ giao cho. Do phân tán về địa bàn hoạt động lại thực hiện hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau, hơn nữa tỷ lệ vốn góp của công ty mẹ tại các đơn vị thành viên có sự khác biệt đáng kể dẫn đến sự phức tạp trong quản lý tài chính giữa công ty mẹ với các đơn vị thành viên. Nhận thức rõ điều này, bên cạnh quy chế quản lý tài chính được xây dựng và áp dụng trong phạm vi chung toàn doanh nghiệp

theo Nghị định 199/2004/NĐ-CP ngày 3/12/2004 của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn kèm theo, lãnh đạo của các doanh nghiệp may lớn trong Ngành mà điển hình là May 10 đã quan tâm xây dựng và triển khai áp dụng các quy định về tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với mức độ độc lập của từng loại đơn vị thành viên. Cụ thể:

Về phân công, phân nhiệm đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc: Đơn vị hạch toán phụ thuộc là các thành viên trực thuộc của doanh nghiệp, có con dấu và tài khoản riêng nhưng không có tư cách pháp nhân đầy đủ. Đơn vị phụ thuộc không có vốn và tài sản riêng. Toàn bộ vốn và tài sản tại các đơn vị phụ thuộc thuộc sở hữu của công ty mẹ. Trong sử dụng vốn, đơn vị phụ thuộc được quyền chủ động sử dụng vốn và tài sản, các loại vốn, quỹ khác được giao để tiến hành hoạt động kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ theo nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn; có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả, tối ưu hoá lợi nhuận từ các nguồn vốn, đất đai, các nguồn lực khác do công ty mẹ giao; được xem xét tăng hoặc giảm vốn cho phù hợp với nhiệm kinh doanh được thay đổi theo quyết định từ công ty mẹ. Trong huy động vốn, đơn vị phụ thuộc được phép vay vốn hoặc được công ty mẹ bảo lãnh vốn từ các tổ chức tín dụng theo kế hoạch tài chính hàng năm hoặc phương án vay vốn phục vụ yêu cầu kinh doanh. Để được phép huy động vốn, đơn vị phụ thuộc phải đảm bảo các điều kiện nhất định như phương án kinh doanh phải có lãi và khả thi; không có vốn và tài sản ứ đọng trên hai năm; nghiêm chỉnh chấp hành chế độ báo cáo tài chính theo quy định từ công ty mẹ; … Trong bảo toàn vốn, đơn vị phụ thuộc phải thực hiện đúng chế độ quản lý vốn và tài sản theo quy định của nhà nước và công ty mẹ; lợi nhuận thực hiện trong năm kế hoạch ít nhất phải bằng lợi nhuận mà công ty mẹ giao cho. Bên cạnh các nội dung liên quan đến trách nhiệm trong sử dụng, huy động và bảo toàn vốn, quy chế quản lý tài chính cũng quy định trách nhiệm của đơn vị phụ thuộc liên quan đến việc quản lý từng chu trình, nghiệp vụ cụ thể như: quản lý các khoản phải thu, phải trả; tài sản cố định và đầu tư tài sản cố định; quản lý hàng tồn kho; kiểm kê đánh giá lại tài sản; quản lý doanh thu và chi phí sản xuất kinh doanh; lợi nhuận và phân phối lợi nhuận; nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước; công tác kế toán, kiểm toán; chế độ khen thưởng và kỷ luật về tài chính. Trong trường hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ thuộc bị lỗ thì

giám đốc của đơn vị phải lập báo cáo giải trình với tổng giám đốc và hội đồng quản trị của công ty mẹ, kèm theo phương án khắc phục lỗ. Tuỳ theo từng mức độ, giám đốc của đơn vị phụ thuộc phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo các hình thức như: cắt giảm tiền thưởng, không được nâng bậc lương khi đến hạn, hạ bậc lương, khiển trách, cảnh cáo, buộc thôi giữ chức đương nhiệm.

Đối với công ty con và các công ty liên doanh, liên kết: Quy chế quản lý tài chính trong các doanh nghiệp như May Nhà Bè, May Việt Tiến đều quy định mối quan hệ tài chính và phân cấp quản lý tài chính giữa công ty mẹ với các công ty con và các công ty liên kết. Trong trường hợp công ty con là công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên, hội đồng quản trị công ty mẹ là chủ sở hữu đồng thời thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty con. Hội đồng quản trị của công ty mẹ kiểm tra, giám sát công ty con trong việc sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước, các mục tiêu Nhà nước giao; giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty. Trong trường hợp công ty con là công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên, công ty liên doanh với nước ngoài thì công ty mẹ thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và vốn góp theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty con. Công ty mẹ là chủ sở hữu vốn và trực tiếp quản lý cổ phần, vốn góp chi phối tại công ty con. Lợi nhuận của công ty con được phân phối theo quyết định của đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên hoặc thành viên góp vốn của công ty con. Trong trường hợp công ty mẹ là nhà đầu tư với công ty liên kết, công ty liên kết thực hiện quyền chủ động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Công ty mẹ thực hiện quyền, nghĩa vụ của cổ đông hoặc bên góp vốn thông qua đại diện của mình tại công ty liên kết đó. Trong mọi trường hợp, mối quan hệ kinh tế trong mua - bán, thuê - cho thuê, vay - cho vay, điều chuyển tài sản,… giữa công ty mẹ và công ty con được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế.

Với nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn

Nguyên tắc này được thể hiện thông qua quá trình các cá nhân và bộ phận trong một doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ và công việc căn cứ vào các quyết định mà nhà quản lý có thẩm quyền đưa ra.

Đối với hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh doanh nghiệp, trừ những thẩm quyền thuộc về đại

hội đồng cổ đông. Thẩm quyền của hội đồng quản trị thể hiện thông qua quyền quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với luật pháp, điều lệ hoạt động, các quy chế nội bộ của doanh nghiệp và các quyết định do đại hội đồng cổ đông quy định. Ngoài các thẩm quyền chung của hội đồng quản trị được Luật Doanh nghiệp 2005 quy định tại Điều

108.2 và Điều 120.3, trong điều lệ doanh nghiệp và quy chế tài chính của một số các doanh nghiệp may có quy mô lớn còn có thêm các quy định về thẩm quyền của hội đồng quản trị phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Chẳng han, tại May Nhà Bè, Hội đồng Quản trị có thẩm quyền phê chuẩn việc thành lập chi nhánh hoặc các văn phòng đại diện của Tổng Công ty; thành lập các công ty con; chỉ định và bãi nhiệm những người là đại diện thương mại và luật sư của Tổng Công ty... Trong lĩnh vực tài chính, tuỳ theo từng thời điểm, Hội đồng Quản trị có thẩm quyền quyết định việc thực hiện, sửa đổi và huỷ bỏ các hợp đồng lớn (bao gồm các hợp đồng mua, bán, sáp nhập, thâu tóm Tổng Công ty và liên doanh); phê chuẩn các khoản đầu tư không nằm trong kế hoạch kinh doanh và ngân sách vượt quá 500 tỷ đồng Việt Nam hoặc các khoản đầu tư vượt quá 10% giá trị kế hoạch và ngân sách kinh doanh hàng năm; phê chuẩn việc mua hoặc bán cổ phần của những tổng công ty khác được thành lập ở Việt Nam hoặc nước ngoài; quyết định việc mua hoặc thu hồi không quá 10% mỗi loại cổ phần của Tổng Công ty,…

Đối với tổng giám đốc: tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chịu sự giám sát của hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Ngoài những quy định chung tại Điều 116.3 của Luật Doanh nghiệp 2005, trong điều lệ và quy chế quản lý tài chính của một số doanh nghiệp có quy định thêm về thẩm quyền của tổng giám đốc. Ví dụ, tại May 10, Tổng Giám đốc có thẩm quyền quyết định các dự án đầu tư ra ngoài Tổng Công ty, các phương án vay vốn, phương án thanh lý, nhượng bán tài sản theo phân cấp của Hội đồng Quản trị, đồng thời trình Hội đồng Quản trị phê duyệt các dự án, phương án vượt thẩm quyền. Tổng Giám đốc còn có quyền quyết định tỷ lệ trích quỹ khen thưởng và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về quyết định của mình.

Đối với các đơn vị phụ thuộc: Tại một số doanh nghiệp lớn, điển hình như May 10, các quy định về tài chính liên quan đến thẩm quyền của các đơn vị phụ thuộc được thiết kế tương đối chặt chẽ. Theo các quy định này, các đơn vị phụ thuộc được Tổng Công ty (Công ty mẹ) uỷ quyền quản lý, sử dụng toàn bộ vốn và tài sản phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được giao. Trong trường hợp đơn vị phụ thuộc kinh doanh không hiệu quả hoặc khi Tổng Công ty có nhu cầu sử dụng vốn thì Tổng Công ty có quyền điều động vốn và tài sản của đơn vị phụ thuộc để phục vụ nhu cầu kinh doanh chung. Chỉ khi được Tổng Công ty chấp thuận, các đơn vị phụ thuộc mới được phép cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản cố định; thực hiện việc thanh lý tài sản cố định bị hư hỏng, lạc hậu, không có nhu cầu sử dụng; xử lý hàng hoá tồn kho ứ đọng, chậm luân chuyển. Đơn vị phụ thuộc được phép trích quỹ tiền lương theo tỷ lệ tiền lương trên doanh thu đã được Hội đồng Quản trị Tổng Công ty phê duyệt. Đối với tài sản cố định, đơn vị phụ thuộc phải thực hiện việc trích khấu hao theo đúng chế độ của nhà nước quy định và được giữ lại số tiền khấu hao tài sản cố định để đầu tư, mua sắm mới tài sản cố định khi được phép của Tổng Công ty. Lợi nhuận thực hiện của đơn vị phụ thuộc được hạch toán tập trung tại Văn phòng Công ty mẹ.

Với nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này được thể hiện thông qua việc quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong hoạt động tài chính nói riêng, các doanh nghiệp thuộc diện điều tra về cơ bản đã vận dụng nguyên tắc này trong việc phân công công việc và trách nhiệm nhằm hạn chế những sai sót và gian lận có thể xảy ra gây mất mát, thất thoát tài sản. Hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện việc tách biệt giữa chức năng thủ quỹ, thủ kho với kế toán ghi sổ, giữa người thực hiện nghiệp vụ với người có thẩm quyền phê chuẩn nghiệp vụ.

Trên cơ sở ba nguyên tắc cơ bản, ở một số doanh nghiệp có quy mô lớn trong Ngành đã xây dựng các thủ tục kiểm soát cụ thể trong quản lý tài chính, ví dụ như Quy chế chi tiêu nội bộ áp dụng cho các đơn vị phụ thuộc tại May 10. Quy chế này quy định trách nhiệm và quyền lợi thực hiện quản lý chi tiêu, sử dụng tài sản, tiền vốn của đơn vị phụ thuộc, kèm theo các nội dung kiểm soát cụ thể liên quan đến nguyên tắc, trình tự và nội dung thực hiện các khoản chi khác nhau như: chi tạm