Trình Tự Ghi Số Kế Toán Theo Hình Thức Nhật Ký Chứng Từ Áp Dụng Trong Các

Phần lớn các công ty cổ phần thuộc diện điều tra đều thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm do các công ty kiểm toán độc lập khác nhau thực hiện với mục đích phục vụ cho nhu cầu thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh từ phía đại hội cổ đông. Riêng với các công ty là thành viên của Tập đoàn Dệt May Việt Nam VINATEX, việc kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm được thực hiện bởi một công ty kiểm toán độc lập do Tập đoàn chỉ định. Tuy nhiên, bản chất của các cuộc kiểm toán này là kiểm toán thông tin, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của những đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp mà không phải phục vụ trực tiếp cho nhà quản lý của doanh nghiệp. Với các loại hình công ty khác chẳng hạn như công ty trách nhiệm hữu hạn không thuộc sở hữu của nhà nước, không thuộc diện phải kiểm toán theo quy định của pháp luật, kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm không được thực hiện. Do vậy, nhà quản lý doanh nghiệp không thể tiếp cận được kênh thông tin tham chiếu có tính khách quan và độc lập có thể phản ánh được thực trạng hoạt động, đặc biệt là thực trạng hoạt động tài chính tại đơn vị mình.

Như vậy, môi trường kiểm soát trong các doanh nghiệp may lớn tại Việt Nam hiện nay đang khuyết thiếu một nhân tố cơ bản là bộ phận kiểm toán nội bộ với tư cách là một hoạt động độc lập có chức năng kiểm tra, đánh giá, và tư vấn một cách có hệ thống nhằm trợ giúp cho nhà quản lý cải thiện được các hoạt động, từ đó đảm bảo được tính hiệu lực trong kiểm soát, tính hiệu quả trong thực hiện các hoạt động và hiệu năng trong quản lý để thực hiện được các mục tiêu đã đặt ra.

2.2.2. Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp may mặc Việt Nam

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong đó, hệ thống thông tin kế toán là nội dung chủ yếu. Hệ thống này bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán.

Các doanh nghiệp thuộc diện điều tra đều đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Vì vậy, việc vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán tại các doanh nghiệp đều tuân thủ theo Quyết định này.

Về hệ thống chứng từ: hệ thống chứng từ áp dụng trong doanh nghiệp may thể hiện đầy đủ năm chỉ tiêu bao gồm: lao động tiền lương, hàng tồn kho,

bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định. Một trong những đặc thù của các doanh nghiệp may là sử dụng nhiều lao động, chủ yếu là lao động nữ trong quá trình sản xuất kinh doanh vì vậy các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương luôn được các nhà quản lý yêu cầu lập đầy đủ, chuẩn xác như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy đi đường, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài gia công, Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách nhân viên nghỉ ốm hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Ngoài các chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, các doanh nghiệp may còn sử dụng một số chứng từ khác liên quan đến mối quan hệ kinh tế giữa doanh nghiệp với các đối tác nước ngoài. Chẳng hạn, với các hoạt động xuất, nhập khẩu, các chứng từ cần thiết được lập và sử dụng trong quá trình thực hiện là: Hoá đơn thương mại (Invoice), Vận đơn (B/L), Phiếu đóng gói chi tiết (P/L), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O), Tờ khai hải quan, Chứng từ bảo hiểm, Chứng nhận của hãng tầu đã nhận hàng, Thị thực xuất nhập khẩu, Giấy phép xuất khẩu…Các chứng từ này được sử dụng phù hợp với tập quán thương mại quốc tế và các quy định khác có liên quan.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 308 trang tài liệu này.

Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn trong Ngành việc xác định loại chứng từ cần lập bao gồm cả chứng từ hướng dẫn và chứng từ bắt buộc tương ứng với từng chỉ tiêu khá đầy đủ. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ được quy định rõ ràng tạo điều kiện xác định rõ công việc, trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận liên quan ở từng giai đoạn thực hiện nghiệp vụ. (Phụ lục 9: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tạm ứng tại Tổng Công ty Cổ phần May Nhà Bè). Việc phân cấp ký trên chứng từ do tổng giám đốc (hoặc giám đốc) doanh nghiệp quy định bước đầu thể hiện sự phù hợp với luật pháp, yêu cầu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn đối với tài sản của đơn vị. Ví dụ, trong quy chế thu chi nội bộ của các đơn vị phụ thuộc May 10, giám đốc các xí nghiệp thành viên được phép ký duyệt các nghiệp vụ chi đối ngoại của xí nghiệp theo định mức dưới 10 triệu đồng một tháng. Những trường hợp chi đặc biệt vượt định mức phải được sự cho phép và ký duyệt của Tổng Giám đốc Tổng Công ty.

Tuy nhiên các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn chưa áp dụng đầy đủ Hệ thống chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Chẳng hạn, với chỉ tiêu

hàng tồn kho, do không có khâu kiểm nhận hàng trước khi nhập kho nên một số doanh nghiệp không lập và sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá” theo Mẫu 03-VT. Tương tự như vậy, việc kiểm kê để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho chưa được thực hiện nên các chứng từ như “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ”, “Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá” theo Mẫu 04-VT và 05-VT không được sử dụng. Quy trình luân chuyển chứng từ (bao gồm các bước lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ; kiểm tra và ký chứng từ; phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng từ) trong các doanh nghiệp này chưa được quy định rõ ràng, chính thức bằng văn bản. Đây là yếu điểm trong kiểm soát hàng tồn kho nói riêng và trong lập, sử dụng và quản lý chứng từ nói chung ở các doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ trong Ngành.

Về hệ thống tài khoản: trong các doanh nghiệp may, các tài khoản kế toán được sử dụng bao gồm cả tài khoản trong và ngoài Bảng Cân đối kế toán. Căn cứ vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp bước đầu đã phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Bên cạnh các tài khoản tổng hợp được quy định trong Quyết định 15, các doanh nghiệp xây dựng các tài khoản chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu thu thập, phân loại, ghi nhận và báo cáo thông tin về các đối tượng hạch toán kế toán. Các tài khoản chi tiết được quan tâm xây dựng nhất là các tài khoản chi phí sản xuất, chủ yếu là tài khoản 622, 627 (được mở chi tiết đến từng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất hoặc đối tượng tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng). Trong doanh nghiệp may có quy mô vừa và nhỏ thực hiện các đơn hàng gia công đơn thuần, nguyên vật liệu chủ yếu thuộc sở hữu của khách hàng, thuộc loại tạm nhập-tái xuất. Thay vì phản ánh trên Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, số lượng nguyên vật liệu được theo dõi trên TK 002 “Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”. Trên Tài khoản 621 chỉ theo dõi chi phí vận chuyển nguyên vật liệu được khách hàng giao từ cửa khẩu hoặc cảng nhập về đến doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn được tổ chức theo mô hình công ty mẹ - công ty con như May Việt Tiến, May Nhà Bè, May 10…, loại tài khoản trong và ngoài Bảng Cân đối kế toán được sử dụng tương đối đầy đủ. Để theo dõi và quản lý quan hệ hạch toán giữa công ty mẹ với các đơn vị thành viên (các nhà máy hoặc xí nghiệp phụ thuộc, các công ty con hạch toán độc lập, các

công ty liên doanh liên kết) tài khoản được sử dụng tương ứng là Tài khoản 136

- Phải thu nội bộ, Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ, Tài khoản 221 - Đầu tư vào công ty con, Tài khoản 222 - Vốn góp liên doanh, Tài khoản 223 - Đầu tư vào công ty liên kết, Tài khoản 228 - Đầu tư dài hạn khác, Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ… Hệ thống các tài khoản cấp 2, cấp 3 trong các doanh nghiệp này được quan tâm xây dựng rõ ràng và hợp lý, nhất quán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán đa dạng và phong phú. Phụ lục 10 minh hoạ về thực tế xây dựng và vận dụng tài khoản chi tiết tại May Nhà Bè.

Tuy nhiên, tài khoản chi tiết trong một số doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chưa được thiết kế đầy đủ. Chẳng hạn Tài khoản 131, 331 chưa được mở cụ thể đến từng đối tượng phải thu, phải trả, gây khó khăn cho việc theo dõi, đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. Trong một số doanh nghiệp hoạt động sản xuất theo phương thức gia công đơn thuần (ví dụ như Công ty Cổ phần May Nam Hà) chỉ quan tâm đến kế toán và tập hợp chi phí sản xuất trong phạm vi toàn doanh nghiệp, không thực hiện tính giá thành sản phẩm theo từng đơn đặt hàng nên Tài khoản 155 - Thành phẩm (tài khoản chi tiết) không được sử dụng. Thực tế này cho thấy doanh nghiệp không thể biết chính xác tính hiệu quả của từng đơn hàng, vì vậy kiểm soát chi phí sản xuất không mang lại tác dụng thiết thực cho nhà quản lý.

Về hệ thống sổ kế toán: Hình thức ghi sổ được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp may là “Nhật ký chứng từ”. Đặc thù này do yếu tố lịch sử để lại từ các doanh nghiệp nhà nước trong Ngành Dệt May trước đây như Công ty Dệt 8/3, Công ty May 10, Công ty May Việt Tiến, Công ty May Đức Giang,... Hình thức Nhật ký chứng từ bao gồm nhiều loại nhật ký và bảng kê khác nhau (Nhật ký - Chứng từ từ số 1 đến số 10, Bảng kê từ số 1 đến số 11). Mặc dù bị đánh giá là phức tạp, khó sử dụng nhưng nhiều doanh nghiệp trong Ngành vẫn lựa chọn áp dụng do ưu điểm nổi bật của hình thức này. Những ưu điểm này thể hiện ở khả năng kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng quá trình ghi chép. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được tổ chức và sử dụng gắn liền với hệ thống tài khoản kế toán giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiết đến từng đối tượng kế toán như tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển); hàng tồn kho (hàng mua đang đi đường, nguyên

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Bảng kê

vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm,…); các khoản phải thu, phải trả (theo từng nhà cung cấp hoặc từng loại khách hàng), tài sản cố định (tài sản cố định hữu hình, vô hình, thuê tài chính,…)… Ưu điểm nổi bật nhất của hình thức Nhật ký chứng từ phù hợp với doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp may nói riêng là khả năng theo dõi và kiểm soát chi tiết chi phí sản xuất theo đối tượng hạch toán chi phí (theo từng phân xưởng, từng chuyền sản xuất hoặc theo từng đơn đặt hàng,…). Khi sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, những hạn chế của hình thức Nhật ký chứng từ như phức tạp, mất nhiều thời gian trong ghi chép,… được loại bỏ. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán có tác dụng đối chiếu tự động số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết nhanh chóng, chính xác tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Như vậy, đặc điểm chung về áp dụng hình thức ghi sổ tại các doanh nghiệp may có quy mô lớn trong Ngành là lựa chọn, vận dụng hình thức Nhật ký chứng từ theo phần mềm kế toán trên máy vi tính. (Sơ đồ 2.4. và Sơ đồ 2.5.)

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ Cái

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ áp dụng trong các doanh nghiệp may Việt Nam

(Nguồn: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC)

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN

Sổ tổng hợp Sổ chi tiết

: Nhập số liệu hàng ngày

: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính áp dụng trong các doanh nghiệp may Việt Nam

(Nguồn: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC)

Số lượng các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để xử lý thông tin chưa nhiều, hoặc nếu áp dụng thì các phần mềm kế toán chưa có khả năng xử lý dữ liệu hoàn toàn tự động. Thực tế phần lớn các doanh nghiệp may hiện nay có sự kết hợp giữa kế toán thủ công với kế toán máy (chẳng hạn như tính và lập bảng lương theo mẫu tự thiết kế trên Excel, chưa có sự liên kết chặt chẽ với nội dung kế toán tương ứng trong phần mềm…). Việc lưu giữ và báo cáo thông tin với sự trợ giúp của máy tính chưa thực sự hiệu quả trong phòng chống các rủi ro trong kinh doanh. Việc truy nhập để lấy thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của từng đơn hàng theo các nhóm khách hàng ở các thị trường khác nhau chưa thực hiện được, gây khó khăn cho đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Về hệ thống báo cáo kế toán: Việc vận dụng hệ thống báo cáo trong các doanh nghiệp may hiện nay chú trọng vào tuân thủ trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài

chính theo quy định của nhà nước. Các báo cáo tài chính được lập bao gồm: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Các doanh nghiệp ngoài quốc doanh có trách nhiệm lập và nộp các báo cáo tài chính theo năm. Các doanh nghiệp nhà nước có trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính theo quý. Riêng đối với các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam tổ chức theo mô hình công ty - mẹ công ty con có trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính hợp nhất theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành và các chuẩn mực kế toán có liên quan (ví dụ Chuẩn mực Kế toán 25: Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán đầu tư vào công ty con,…). Nhìn chung, các doanh nghiệp đều chấp hành nghiêm trách nhiệm lập và nộp báo cáo tài chính theo đúng quy định.

Các báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị chưa được quan tâm thiết lập và thực hiện. Theo kết quả điều tra, chỉ có 17/63 (26,98%) doanh nghiệp bước đầu xây dựng và tổ chức kế toán quản trị tại đơn vị. Rất ít các doanh nghiệp như May 10, Việt Tiến,.. có sự lồng ghép hai phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị với nhau. Những thông tin được thu thập, ghi nhận thường xuyên nhất là báo cáo của từng bộ phận (từng phân xưởng, từng xí nghiệp thành viên,..) về tình hình sản xuất như số liệu chi tiết về sản lượng, năng suất của từng tổ sản xuất đến từng công nhân theo thước đo cả về hiện vật và giá trị. Những báo cáo này được lập theo ngày trong từng bộ phận, và định kỳ, cứ 10 ngày một lần được báo cáo về Tổng Công ty thể hiện sự kịp thời, đầy đủ của thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý. Với những doanh nghiệp khác trong Ngành, do hệ thống thông tin không đầy đủ nên trong một số trường hợp, nhà quản lý khó có thể nắm bắt được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như số liệu về giá trị sản xuất của từng công nhân, từng tổ, hoặc chuyền sản xuất sản phẩm, hay thậm chí không thể khẳng định chính xác kết quả từng đơn hàng là lỗ hay lãi, khách hàng nào có thể mang lại lợi nhuận nhiều cho doanh nghiệp hay không. Chính vì vậy, có đến 23/63 (36,5%) nhà quản lý cho rằng hệ thống thông tin kế toán cung cấp chưa thoả mãn nhu cầu về thông tin dành cho quản lý doanh nghiệp. Các số liệu điều tra về toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp cũng phù hợp với nhận định này. 28/63 (44,44%) nhà quản lý nhận thấy thông tin được cung cấp trong đơn vị chưa đảm bảo các yêu cầu

về tính chính xác, kịp thời để ra quyết định. 29/63 (46,03%) ý kiến đồng nhất quan điểm thông hệ thống thông tin chưa thực sự giúp ích cho họ nhận diện và đối phó được các thách thức, hoặc tận dụng cơ hội trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thực tế áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin trong doanh nghiệp may mặc Việt Nam

Công nghệ thông tin được biết đến là chìa khóa giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao được năng lực cạnh tranh và là công cụ hỗ trợ cho các hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Việc ứng dụng công nghệ thông tin về bản chất là việc lựa chọn và áp dụng các phần mềm, trang bị máy tính, tổ chức mạng kết nối và áp dụng các phương pháp quản lý dữ liệu để xử lý thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Các phần mềm được áp dụng trong các doanh nghiệp may mặc hiện nay rất đa dạng, được cung cấp bởi nhiều doanh nghiệp sản xuất phần mềm cả trong và ngoài nước với các chi phí khác nhau. Các phần mềm có thể chỉ đơn giản liên quan đến việc xử lý thông tin ở một vài hoạt động hoặc có tính hệ thống liên quan toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp. CAD/CAM (Computer Aided Design/Manufactoring nghĩa là thiết kế/sản xuất nhờ máy tính) là những phần mềm được thiết kế riêng cho lĩnh vực dệt may. Hệ thống CAD có tính năng thiết kế rập mẫu và giác sơ đồ tự động, thiết kế thời trang…, còn hệ thống CAM có tính năng trải và cắt vải tự động. Những hệ thống này trực tiếp xử lý khâu thiết kế mẫu và cắt phôi sản phẩm, đã và đang được áp dụng bởi một số các doanh nghiệp may mặc Việt Nam. Bên cạnh đó, hệ thống chuyền treo tự động Smart MRT được thiết kế và áp dụng cho giai đoạn sản xuất trong doanh nghiệp may. Với hệ thống này, máy tính được sử dụng để quản lý, cân đối chuyền. Nó có tính năng điều khiển tự động rải chính xác các bán thành phẩm (mặc dù trên chuyền có thể có nhiều mã hàng khác nhau) ở các trạm tuỳ theo khả năng của mỗi trạm; kiểm soát quá trình sản xuất của công nhân trên chuyền (về năng suất, chi tiết sản phẩm hoàn thành, thời gian làm việc, lượng hàng tồn trên chuyền, sản phẩm chưa đạt yêu cầu,…) để tự động điều chỉnh kịp thời như rải hàng đều, hoặc xếp công nhân vào các khâu hợp lý. Hệ thống máy tính tại phân xưởng tại từng chuyền treo sẽ được kết nối với máy tính tại văn phòng để phục vụ cho nhà quản lý sâu sát với tình hình sản xuất thực tế và kiểm soát mọi việc theo ý muốn. May Việt Tiến, Dệt May Thành Công