P. Quản lý dự án
Lập, thẩm tra tổng mức đầu tư Thanh toán, quyết toán các hợp đồng tư vấn.
P. Kế hoạch kỹ thuật
Lập, thẩm tra dự toán.
Thẩm tra giá gói thầu, giá hợp
đồng. Thẩm tra quyết toán, thanh toán.
| |
Ban Quản lý dự án Lựa chọn nhà thầu Lập giá gói thầu, giá hợp đồng Lập thanh toán, quyết toán công trình | |
Có thể bạn quan tâm!
-
Thực Trạng Công Tác Lập Kế Hoạch Tiến Độ Thực Hiện Dự Án Đầu Tư Xây Dựng Khu Biệt Thự Trung Tâm -
Thực Trạng Công Tác Quản Lý Chất Lượng Khảo Sát -
Định Hướng Phát Triển Của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Hùng Vương Giai Đoạn 2014-2020 -
Các Giải Pháp Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Chất Lượng -
Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư khu biệt thự trung tâm thuộc khu du lịch sinh thái Flamingo Đại Lải - 13 -
Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư khu biệt thự trung tâm thuộc khu du lịch sinh thái Flamingo Đại Lải - 14
Xem toàn bộ 120 trang tài liệu này.
đầu tư.
Ban lãnh đạoChủ trương đầu tư Quyết định đầu tư
Tổng giám đốcPhê duyệt tổng mức đầu tư Phê duyệt dự toán, hợp đồng
Phê duyệt thanh toán, quyết toán Phê duyệt quyết toán vốn đầu tư
P. Kế toán tài chính
Phân bổ các chi phí chung, chi phí quản lý dự án.
Lập quyết toán vốn đầu tư
Hình 3.1: Quy trình đề xuất hoàn thiện quản lý chi phí
Theo sơ đồ trong Hình 3.1, quy trình quản lý chi phí như sau:
Ban lãnh đạo công ty là người đưa ra các chủ trương đầu tư và quyết định
Phòng Quản lý dự án sau khi có quyết định đầu tư dự án của Ban lãnh đạo
công ty sẽ phối hợp với phòng Quy Hoạch Kiến trúc để lập hồ sơ xin phê duyệt dự án và xin cấp phép xây dựng đồng thời thực hiện các công tác quản lý chi phí trong giai
đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư như:
+ Tự lập hoặc lựa chọn nhà thầu tư vấn lập tổng mức đầu tư, tính toán phân tích tài chính dự án đầu tư. Thẩm tra lại dự án đầu tư đối với các dự án thuê tư vấn lập.
+ Kiểm soát chi phí: Tiến hành thanh toán, quyết toán các hợp đồng tư vấn lập bản đồ quy hoạch 1/500, thuê tư vấn thẩm tra lại tính hiệu quả dự án đầu tư, thuê tư
vấn thiết kế, lập dự toán. Tất cả các công tác trên trình trực tiếp Tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư xây dựng và quản lý các chi phí hình thành trong giai đoạn này:
+ Lập dự toán công trình.
+ Thẩm tra dự toán công trình (dự toán công trình do các phòng ban khác thuê từ nhà thầu tư vấn lập).
+ Kiểm soát chi phí: Thẩm tra giá kết quả trúng thầu, giá gói thầu hợp đồng, giá hợp đồng; Thẩm tra thanh toán, quyết toán công trình và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Ban Quản lý dự án sẽ tiến hành quản lý dự ỏn trong giai đoạn thực hiện đầu tư xõy dựng và quản lý cỏc chi phớ hỡnh thành trong giai đoạn này:
+ Lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng, xác định giá hợp đồng, tạm ứng và thanh toán hợp đồng (điều chỉnh phạm vi hợp đồng; điều chỉnh tiến độ hợp đồng;
điều chỉnh giá hợp đồng), quyết toán giá hợp đồng. Các hồ sơ thanh toán, quyết toán lập sẽ chuyển phòng Kế hoạch- Kỹ thuật thẩm tra.
Phòng Tài chính - Kế toán Phân bổ các chi phí vào giá trị đầu tư xây dựng công trình. Các chi phí chung như chi phí quản lý...; Lập quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
So với quy trình quản lý chi phí hiện hành (thể hiện trong Hình 2.2), quy trình do tác giả đề xuất có những điểm khác biệt sau đây:
* Phòng Quy hoạch kiến trúc chỉ đóng vai trò hỗ trợ phòng quản lý dự án và phòng Kế hoạch - Kỹ thuật trong việc lập bản vẽ, thẩm tra bản vẽ trong trường hợp thuê tư vấn chứ không tham gia vào quá trình quản lý chi phí.
* Phòng Tài chính - Kế toán không tham gia vào việc thẩm tra hợp đồng, thẩm tra hồ sơ thanh quyết toán, để chánh chồng chéo các chức năng này với các phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và Quản lý dự án. Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng phân bổ các chi phí theo các hồ sơ thanh quyết toán đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
3.2.2.2 Hoàn thiện công tác dự toán chi phí
a. Giải pháp cho vấn đề cơ sở lập dự toán còn chưa hợp lý, thiếu số liệu thực
tÕ
Để giải quyết vấn đền thiếu số liệu thực tế trong việc lập dự toán chi phí,
tổng mức đầu tư, Chủ đầu tư cần phải xây dựng mạng lưới nhà thầu đáng tin cậy, từ
đó sử dụng báo giá thực tế của các nhà thầu này làm căn cứ so sánh với định mức hiện tại đang sử dụng trong công tác lập dự toán chi phí (định mức đơn giá nhà nước), từ đó có cơ sở điều chỉnh dự toán sao cho phù hợp với thực tế đặc trưng của dự án. Bên cạnh đó có thể tham khảo kinh nghiệm của các chuyên gia trong lĩnh vực này, đặc biệt là trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư khi mà chi phí dự toán bắt đầu hình thành.
b.Giải pháp cho vấn đề năng lực của nhà thầu tư vấn lập dự toán còn yếu
kÐm
Chất lượng công tác lập dự toán có tác động tới toàn thể quá trình quản lý
chi phí. Để giải quyết vấn đề này tác giả đề xuất thực hiện triệt để giải pháp sau:
- Đối với các hạng mục thuê tư vấn thực hiện:
+ Cần phải kiểm tra sự phù hợp của phương pháp lập dự toán chi phí đối với từng giai đoạn của dự án, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của dự toán hạng mục công trình. Việc kiểm tra bao gồm: Sự phù hợp của khối lượng công việc trong dự toán thiết kế, việc áp dụng các đơn giá xây dựng và tính toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán.
+ Nâng cao năng lực của nhà thầu tư vấn bằng cách đưa ra các tiêu chí về năng lực khi lựa chọn nhà thầu tư vấn, theo đó lựa chọn nhà thầu tư vấn có năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, lập dự toán các khu resort tương đương với dự án mà công ty đang thực hiện. Quản lý chặt chẽ hơn quá trình mời thầu và xét thầu lựa chọn nhà thầu tư vấn.
- Đối với các hạng mục công trình do chủ đầu tư tự lập dự toán chi phí: Các hạng mục này dự toán chi phí được Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật của công ty lập và tự thẩm tra do vậy kết quả lập dự toán còn nhiều sai sót, do vậy để hạn chế vấn đề này cần tách riêng công tác thẩm định dự toán bằng cách giao nhiệm vụ thẩm định dự toán cho cán bộ độc lập có kinh nghiệm trong công tác lập dự toán.
c. Giải pháp cho vấn đề chưa có kế hoạch triển khai dự án rõ ràng.
Để khắc phục vấn đề này Chủ đầu tư lập kế hoạch triển khai dự án về tiến
độ, khối lượng và chi phí không những cho cả dự án mà căn cứ trên đó lập nên các tiến độ cụ thể cho từng giai đoạn dự án và từng công trình trong giai đoạn đó. Từ đó có kế hoạch triển khai các công việc hợp lý đồng bộ và nhịp nhàng với nhau. Trình tự thực hiện trong giai đoạn thực hiện đầu tư theo sơ đồ trong Hình 3.2 dưới đây.
Lập bản vẽ thiết kế công trình
Lập dự toán xây dựng
Mời thầu
Thi công xây dựng
Nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng
Hình 3.2: Trình tự triển khai các hạng mục trong giai đoạn thực hiện đầu tư
d. Giải pháp hoàn thiện công tác lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng và lập giá hợp đồng.
Căn cứ trên các gói thầu được phê duyệt, Chủ đầu tư nên sử dụng phương pháp mời thầu hạn chế thay cho việc chỉ định thầu cho các gói thầu để tạo sự cạnh tranh về giá và chất lượng, đồng thời áp dụng đối với cả nhà thầu là công ty con của Tổng công ty nhằm tạo áp lực nâng cao năng lực đối với nhà thầu này. Ngoài căn cứ trên hồ sơ dự thầu, các yếu tố về giá dự thầu và giảm giá Chủ đầu tư nên đánh giá năng lực của nhà thầu qua thực tế kiểm tra các dự án mà nhà thầu đã thực hiện. Nhất là đối với gói thầu hoàn thiện kiến trúc hoặc lắp đặt thiết bị. Hạn chế sử dụng phương pháp chỉ định thầu như hiện nay khi chưa tạo được một hệ thống nhà thầu uy tín và chung thành. Hạn chế tối đa các hợp đồng ký kết khi chưa có khối lượng hợp đồng.
3.2.2.3 Hoàn thiện công tác thiết lập ngân sách
a. Giải pháp cho vấn đề công cụ thiết lập ngân sách không hiệu quả
Phân công nhiệm vụ cho các phòng ban rõ ràng, cụ thể như sau:
- Phòng Quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm lập hệ chi phí cơ sở cho các khoản mục chi phí đầu tư trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, cho các khoản mục chi phí tư vấn trong giai đoạn thực hiện đầu tư. Lập ngân sách cho các hệ chi phí cơ sở này. Đồng thời sẽ là người theo dõi kiểm soát chi phí đầu tư. Dùng chi phí dự phòng để làm một công cụ điều khiển quá trình quản lý chi phí để đảm chi phí đầu tư không vượt ngân sách được duyệt.
- Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm thiết lập hệ chi phí cơ sở trong giai đoạn thực hiện đầu tư kết thúc đầu tư đưa vào sử dụng đối với các khoản mục đầu tư như chi phí thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị. Căn cứ trên kế hoạch chi phí chung của cả dự án, phân chia thành các hệ chi phí cơ sở hợp lý, hệ ngân sách tương ứng. Từ đó thực hiện quá trình kiểm soát thực tế chi phí so với các hệ chi phí cơ sở này. Dùng chi phí dự phòng để làm một công cụ điều khiển quá trình quản lý chi phí để đảm chi phí đầu tư không vượt ngân sách được duyệt.
b. Giải pháp cho vấn đề công tác thiết lập ngân sách chưa được coi trọng và thực hiện đầy đủ
Việc thiết lập ngân sách mới chỉ được thực hiện cho từng công việc riêng lẻ mà chưa thiết lập cho tổng thể dự án, cho từng giai đoạn của dự án. Để giải quyết vấn đề này, Chủ đầu tư cần ban hành một quy trình quản lý chi phí trong đó nêu rõ các công tác cần thực hiện đồng thời gắn với trách nhiệm của phòng/ban thực hiện. Nâng cao nhận thức của các cán bộ thực hiện quá trình này bằng việc thực hiện các khóa đào tạo ngắn dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chi phí.
3.2.2.4 Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí
a. Giải pháp cho vấn đề quy trình thanh toán, quyết toán chưa hợp lý
Để giải quyết vấn đề này cần quy định rõ các điều khoản thanh toán, quyết toán, tiến độ cho hợp đồng với các nhà thầu thực hiện. Hoàn thiện quy trình thanh, quyết toán ứng với từng loại hợp đồng:
- Đối với hợp đồng trọn gói: Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hạng mục công trình, công trình hoàn thành tương ứng với các giai đoạn thanh toán
được ghi trong hợp đồng sau khi đã có hồ sơ thanh toán được kiểm tra, xác nhận của Chủ đầu tư. Bên nhận thầu sẽ được thanh toán toàn bộ giá hợp đồng đã ký với bên Chủ đầu tư sau khi hoàn thành hợp đồng và được nghiệm thu.
- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định: Thanh toán dựa trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh - nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán và đơn giá tương ứng với các công việc đó đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục bổ sung hợp đồng.
Việc có khối lượng và đơn giá kèm theo hợp đồng sẽ là cơ sở để quản lý chi phí trong thời gian thi công công trình một cách hữu hiệu. Giúp quá trình quản lý chi phí theo hệ thống tốt hơn.
b. Thiết lập hệ thống theo dõi chi phí
Để thực hiện được công tác này, Chủ đầu tư nên bố trí cán bộ chuyên trách phụ trách công tác này và sự hỗ trợ nhất định từ các phòng ban khác. Phân tuyến phụ trách kiểm soát chi phí theo các giai đoạn của dự án đầu tư và theo tính chất của loại khoản mục chi phí quản lý. Từ thực trạng và các giải pháp về quy trình quản lý chi phí ta thấy nên phân nhiệm vụ theo dõi chi phí cho Phòng Quản lý Dự
án và phòng Quy hoạch kỹ thuật quản lý, trong đó:
- Phòng Quản lý Dự án sẽ thiết lập hệ thống theo dõi chi phí cho các hợp
đồng tư vấn, thiết kế trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư.
- Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật quản lý hệ thống kiểm soát chi phí đối với các hợp đồng thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị cho dự án, công trình trong giai đoạn thực hiện đầu tư xây dựng.
Phân công một cán bộ phụ trách tổng hợp theo dõi chi phí đầu tư cho toàn bộ dự án bằng cách sử dụng số liệu tổng hợp của hai hệ thống theo dõi trên và liên kết với nghiệp vụ kế toán để tổng hợp theo dõi chi phí đầu tư xây dựng cho cả dự án.
c. Hạn chế sự thay đổi phương án kiến trúc, quy mô công suất công trình hạng mục công trình.
Để tình trạng các phưong án thiết kế kiến trúc thường xuyên thay đổi Chủ
đầu tư nên lựa chọn phương án kiến trúc thông qua thi tuyển. Quá trình lựa chọn nên kỹ càng, cân nhắc giữa phương án chất lượng và chi phí. Mục đích của việc thi tuyển này để đạt được các vấn đề sau:
Thi tuyển thiết kế kiến trúc nhằm tìm ra các ý tưởng kiến trúc của phương án dự thi cả về hình khối và công năng sử dụng; sự phù hợp với yêu cầu về quy hoạch,
cảnh quan, kiến trúc khu vực xây dựng; dự kiến các giải pháp kỹ thuật bên trong và bên ngoài công trình; ảnh hưởng của phương án đối với các quy định về bảo vệ môi trường và phòng chống cháy nổ; tính khả thi của phương án.
Kết quả đạt được từ đó sẽ làm giảm việc thay đổi phương án sau này do việc lựa chọn phương án kiến trúc hợp lý giúp cho Chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí đầu tư mà vẫn đạt được mục đích của dự án. Phương án kiến trúc hợp lý tạo ra được sản phẩm phù hợp với nguồn cung của thị trường, giúp cho việc tiêu thụ sản phẩm của dự án nhanh hơn, thời gian thu hồi vốn của dự án được rút ngắn do vậy, giảm chi phí lãi vay, tăng hiệu quả đầu tư của dự án.
3.2.3 Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ
3.2.3.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tiến độ
Cần đề cao vai trò công tác lập kế hoạch tiến độ trong quản lý tiến độ dự án, bởi việc có được một kế hoạch tiến độ chính xác phù hợp với yêu cầu của Ban lãnh
đạo đề ra đồng thời phù hợp với các nguồn lực mà công ty có thể đáp ứng được là hết sức quan trọng. Khi có một kế hoạch tiến độ phù hợp sẽ tạo thuận tiện cho quá trình kiểm soát tiến độ thực hiện dự án.
a. Giải pháp cho vấn đề lập kế hoạch tiến độ chưa được quan tâm đúng mức
Vấn đề lập kế hoạch tiến độ chưa được phòng/ban phụ trách chú trọng, đặc biệt là các công trình do công ty giao cho Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc tổ chức thi công, việc tiến hành thi công của nhà thầu này thụ động theo đốc thúc từ phía Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và Ban lãnh đạo công ty. Để giải quyết vấn
đề này Ban lãnh đạo công ty cần đưa ra những quy định cụ thể trong công ty về vấn lập kế hoạch tiến độ, phòng ban phụ trách, trách nhiệm của từng phòng ban trong công tác lập kế hoạch tiến độ. Theo đó tác giả đề xuất như sau:
- Sau khi tách biệt về tổ chức Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc và Ban Quản lý dự án, việc lập kế hoạch tiến độ các hạng mục do nhà thầu này thực hiện.
- Kế hoạch tiến độ này sẽ được Ban Quản lý dự án kiểm tra, đôn đốc việc lập kế hoạch tiến độ, trình Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật cho ý kiến.
- Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật có trách nhiệm xem xét tiến độ, cho ý kiến và trình Ban lãnh đạo công ty phê duyệt.
b. Giải pháp cho vấn đề kế hoạch tiến độ còn sơ sài, chưa có phương pháp lập kế hoạch tiến độ phù hợp
Để giải quyết vấn đề này, Chủ đầu tư cần phải có các ràng buộc trong hợp
đồng về vấn đề kế hoạch lập tiến độ thi công đối với các hạng mục thi công, trong
đó quy định rõ mức độ chi tiết, phương pháp lập kế hoạch tiến độ, chi tiết về các nguồn lực phục vụ thi công.
Đối với nhà thầu công ty Cổ phần Xây dựng Hùng Vương - Vĩnh Phúc, đây là công ty con của Tổng công ty, việc lập kế hoạch tiến độ chỉ mang tính ước đoán, kế hoạch thời gian thực hiện các hạng mục được lấy theo kinh nghiệm và được giao cho Phòng Kế hoạch kỹ thuật thực hiện thì cần quy định rõ trách nhiệm lập kế hoạch tiến độ các hạng mục này cho cán bộ thực hiện đồng thời Phòng Kế hoạch kỹ thuật phải có trách nhiệm kiểm tra, trình Ban lãnh đạo phê duyệt kế hoạch tiến độ các hạng mục do nhà thầu này lập.
Đối với các nhà thầu được giao thầu theo hình thức đấu thầu hạn chế, Phòng Kế hoạch kỹ thuật phải có trách nhiệm thẩm tra kế hoạch tiến độ trước khi trình Ban lãnh đạo phê duyệt, đưa ra các yêu cầu về nội dung, phương pháp lập kế hoạch tiến độ đồng thời đưa ra các phản hồi với nhà thầu để đảm bảo chất lượng của kế hoạch tiến độ được lập phù hợp với thực tế và nguồn lực của nhà thầu nhằm đáp ứng
được tiến độ chung của dự án.
3.2.3.2 Hoàn thiện công tác kiểm soát tiến độ
a. Giải pháp cho vấn đề chồng chéo trong kiểm soát tiến độ
Thực chất của việc chồng chéo này là chưa phân rõ ràng cơ cấu nhân lực giữa Ban Quản lý dự án và Nhà thầu (Công ty xây dựng Hùng Vương Vĩnh Phúc - công ty con) dẫn đến sự tham gia vào kiểm soát tiến độ của Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật. Chính vì vậy giải pháp cần được thực hiện ngay đó là tách biệt hoàn toàn cơ cấu nhân lực Ban Quản lý dự án và Công ty Xây dựng Hùng Vương Vĩnh phúc khi
đó vấn đề chồng chéo trong kiểm soát tiến độ có thể giải quyết như sau:
- Giao trách nhiệm kiểm soát tiến độ cho Ban Quản lý dự án. Ban Quản lý dự
án có trách nhiệm theo dõi giám sát việc thi công của các nhà thầu theo kế hoạch tiến độ đã được phê duyệt, lập báo cáo trình gửi Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và Ban lãnh đạo công ty.