Chứng Từ Kế Toán Sử Dụng Trong Hạch Toán Chi Tiết Nguyên Vật Liệu

Cuối kỳ khi kiểm kê thực tế vật tư, hàng tồn kho theo nguyên tắc hàng tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán.

Phương pháp này thường áp dụng cho những đơn vị sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: Máy móc, thiết bị, hàng có kỷ luật, hàng có chất lượng cao.

Đây là loại giá có giá trị về mặt thanh quyết toán. Việc tính giá thực tế của vật tư xuất kho có thể tiến hành theo một trong các phương pháp: Lifo, Fifo, bình quân gia quyền và thực tế đích danh.

Việc hạch toán NVL phải đồng thời cả về giá trị và hiện vật, phải theo dòi chi tiết ở từng kho và từng người chịu trách nhiệm bảo quản.

Cuối năm, nếu xét thấy vật liệu tồn kho có khả năng bị giảm so với thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

1.3. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có giá trị, công dụng, nguồn hình thành…khác nhau. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: Là những thứ NVL mà quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm.

Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động (dầu nhờn, hồ, keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy…)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 83 trang tài liệu này.

Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá

trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt…

Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho

máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,

không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…)

Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt,…)

Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như

bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…

1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL về thực chất là việc xác định trị giá ghi sổ của vật liệu. Theo quy định giá thực tế (giá gốc) tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế.

Đối với vật liệu nhập kho thì giá gốc ghi sổ của vật liệu nhập kho

trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:

+ Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm trị giá mua của vật liệu thu mua [là giá mua ghi trên hóa đơn của người bán đã trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán được hưởng, cộng (+) các chi phí gia công, hoàn thiện và cộng (+) các loại không hoàn lại (nếu có)] và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi…) .

+ Với vật liệu do doanh nghiệp sản xuất: Giá thực tế ghi sổ là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu do doanh nghiệp sản xuất, kiểm nhận, nhập kho.

+ Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế ghi sổ khi nhập kho gồm giá thực tế của vật liệu thuê chế biến cùng các chi phí liên quan đến việc thuê ngoài gia công, chế biến (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt …)

+ Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia góp vốn: Giá thực tế ghi sổ là giá thỏa thuận do các bên xác định (hoặc tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn GTGT do bên tham gia liên doanh lập) cộng (+) với các chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải bỏ ra (nếu có).

+ Với phế liệu: Giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.

+ Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế ghi sổ của vật liệu này là giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có).

Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải trình rò ràng.

Phương pháp đơn vị bình quân

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu và trị giá mua của hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:

Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng từng loại xuất kho X Giá trị bình quân

Trong đó giá trị bình quân có thể tính một trong ba cách sau:

Cách 1

Giá trị bình quân cả kỳ dự trữ =

Giá trị thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công

việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.

Cách 2

Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =

Lượng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu cũng như giá thành sản phẩm kỳ này.

Cách 3

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắp phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

Phương pháp nhập trước, xuất trước (FiFo)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói

cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.

Phương pháp nhập sau, xuất trước (LiFo)

Phương pháp này giả định những vật liệu nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.

Phương pháp trực tiếp

Phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất kho (trừ trường hợp điều chỉnh) khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp thực tế đích danh và thường sử dụng trong các DN có ít loại vật liệu hoặc vật liệu có tính cách biệt và nhận diện được.

1.4 HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

1.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quy định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 và thông tư 100 ngày 15 tháng 07 năm 1998 của bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán NVL có tính chất bắt buộc gồm:

- Phiếu nhập kho ( MS01-VT)

- Phiếu xuất kho (MS02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (MS03-VT)

- Biên bản kiểm nhận vật tư (Mẫu 08-VT)

- Hóa đơn GTGT (Mẫu 01-02)

- Phiếu mua hàng (Mẫu 13-BH)

Ngoài ra, trong DN có thể sử dụng các chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (MS04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (MS05-VT)

- Thẻ kho (MS06-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác phù hợp với tình hình và lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thành phần kinh tế mà doanh nghiệp đang hoạt động.

1.4.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết

1.4.2.1 Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp thẻ song song , kế toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:

- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn vật liệu,

về mặt số lượng.

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu.

Phương pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, tình hình nhân viên kế toán chưa cao.

Phiếu nhập kho

Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

Thẻ kho

nhập,xuất tồn kho

Phiếu xuất kho

Kế toán

tổng hợp

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

1.4.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại phòng kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp.

Phiếu xuất kho

Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu

luân chuyển

Bảng kê nhập

Kế toán tổng

hợp

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.4.2.3 Phương pháp sổ số dư

Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư.

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào sổ số dư đầu tháng sủa

từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư.

Bảng lũy kế nhập

,xuất, tồn vật tư

Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhâp

Sổ số dư

Thẻ kho

Kế toán

tổng hợp

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Ghi hàng ngày Ghi định kỳ

Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1. 3 : Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư

(Nguồn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công, 2006)

1.5 HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU

1.5.1 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.5.1.1 Khái niệm, chứng từ và tài khoản sử dụng

1.5.1.1.1 Khái niệm

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho.

Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho khi tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Sự biến động tăng giảm của vật tư được ghi chép ngay trên tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho và do vậy bất cứ lúc nào cũng xác định được giá trị tồn kho. Phương pháp này được áp dụng đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, loại hình doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, các đơn vị kinh doanh mặt hàng lớn.

1.5.1.1.2 Các chứng từ sử dụng

Thông thường các nghiệp vụ mua hàng về nhập kho có liên quan tới các chứng từ: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn cước vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm, các phiếu nhập kho.

Trong nghiệp vụ xuất kho vật liệu thì phải dựa vào phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. NVL xuất kho chủ yếu được dùng trong doanh nghiệp để chế tạo sản phẩm hoặc phục vụ nhu cầu quản lý. Tùy theo tổ chức của mỗi doanh nghiêp, phiếu xuất kho NVL có thể do bộ phận sử dụng lập hoặc do phòng cung tiêu lập. Sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập xuất kho, thủ kho ghi số hiệu thực xuất và kí tên vào các phiếu đó.

Hàng ngày hoặc định kì, khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho, kế toán

phải ghi giá, tính thành tiền, lập định khoản kế toán và ghi vào các tài khoản liên quan.

1.5.1.1.3 Các tài khoản sử dụng

Trong công tác kế toán tổng hợp NVL chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:

*TK 152 “Nguyên Vật Liệu”: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại NVL biến động trong doanh nghiệp.

TK 152

- Trị giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận vốn liên doanh, được cấp từ các nguồn khác

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê.

- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL, tồn kho cuối kì (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì)

- Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của

nguyên liệu, vật liệu tồn kho

-Trị giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh

- Chiết khấu hàng mua được hưởng

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người

bán hoặc được giảm giá

- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của vật liêu tồn kho đầu kì (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì)

Ngoài tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư hàng hóa còn sử dụng

nhiều tài khoản liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 133, TK 621,….