Nhóm Giải Pháp Đối Với Công Tác Thu Hút Nguồn Nhân Lực Tại Acb Leasing

3.2.2 Nhóm giải pháp đối với công tác thu hút nguồn nhân lực tại ACB Leasing

3.2.2.1 Xác định, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Bổ sung nội dung Xác định, dự báo nhu cầu nhân sự của đơn vị trong cuộc họp thường niên tổ chức vào cuối năm của công ty. Với công tác chuẩn bị và thực hiện như sau:

- Cấp lãnh đạo: phổ biến trong toàn công ty chiến lược, định hướng hoạt động kinh doanh cũng như chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho giai đoạn tiếp theo.

- Cấp quản lý:

o Phối hợp với nhân viên nhân sự, đánh giá toàn diện tình hình nhân sự hiện tại, bao gồm:

 Số lượng nhân sự,

 Khối lượng công việc của từng nhân sự phụ trách,

 Trình độ, năng lực, kỹ năng thực hiện công việc.

o Dựa vào chiến lược hoạt động, kế hoạch kinh doanh cụ thể, ý kiến tổng hợp của nhân viên, và kết quả đánh giá tình hình nhân sự; cấp quản lý xác định, dự báo nội dung, khối lượng công việc trong từng giai đoạn; phân tích tình hình và đề xuất giải pháp cụ thể cho chiến lược quản trị nguồn trị nguồn nhân lực.

- Nhân viên nhân sự: tổng hợp kế hoạch trình cấp lãnh đạo

Kết quả cuộc họp: Cấp lãnh đạo phê duyệt các kế hoạch, chương trình liên quan đến tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực, sau khi đã thống nhất ý kiến với các cấp quản lý.

 Tính khả thi của giải pháp

- Chi phí thực hiện:

o Chi phí về tiền: Không

o Chi phí về thời gian và nguồn lực: 01 tuần để nhân viên nhân sự và cấp quản lý đánh giá lại tình hình nhân sự hiện tại, 03 tuần để cấp

quản lý phân tích và xây dựng các kế hoạch/ chương trình cụ thể cho giai đoạn tiếp theo (công tác này được thực hiện song song với việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh)

- Khả năng thực hiện: cao. Vì đây là lần đầu tiên thực hiện, nên các nhân sự phụ trách sẽ gặp nhiều trở ngại trong quá trình thực hiện/ phối hợp; cần thiết phải có sự hỗ trợ, đôn đốc, kiểm soát chặt chẽ từ cấp lãnh đạo để đảm bảo tính nghiêm túc và hiệu quả mà giải pháp mang lại.

3.2.2.2 Xây dựng Bảng mô tả công việc

a. Quy trình xây dựng/ cập nhật Bảng mô tả công việc

Bước công việc

Quy trình	Đơn vị/ chức danh thực hiện	Kết quả công việc	Thời gian hoàn thành
	Rà soát, điều chỉnh lại nội dung đang thực hiện Định lượng các bước công việc cho từng chức danh Tổng hợp thông tin, điều chỉnh lần 2 Bổ sung, thống nhất lại toàn bộ nội dung Không phê Trình cấp duyệt lãnh đạo Phê duyệt Triển khai đến từng nhân viên Lưu hồ sơ	NV nhân sự	Bản thảo Mô tả công	06 ngày
			việc (lần 01) đã được	(ký hiệu
1			điều chỉnh phù hợp với	T)
			quy định mới đã được
			ban hành.
		Cấp quản lý	Có đầy đủ nội dung,	T + 5
		Hỗ trợ: NV nhân sự	cách thức, thời gian thực hiện các bước công
2			việc ứng với từng chức danh.
			Cụ thể các điều kiện mà
			chức danh cần có để
			thực hiện công việc
3		NV nhân sự	Bản thảo Mô tả công việc (lần 02)	T + 10
		Cấp quản lý	Bản chính thức Mô tả	T + 16
4		NV nhân sự	công việc
		NV ở chức danh
		tương ứng
5		NV nhân sự	Các nội dung được thông qua.	T + 22
6		Cấp quản lý	Các nội dung được hoàn thiện phù hợp với công việc cụ thể của từng cá nhân	T + 30
7		NV nhân sự	N/A	N/A

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 153 trang tài liệu này.

Hình 3.1: Sơ đồ Quy trình xây dựng/ cập nhật Bảng mô tả công việc (đề xuất của tác giả)

b. Diễn giải các bước thực hiện

Bước 1: Rà soát, điều chỉnh lại nội dung đang thực hiện

Căn cứ vào kết quả phê duyệt các kế hoạch, chương trình liên quan đến tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực của cấp lãnh đạo, dựa vào nội dung của bảng mô tả công việc hiện tại, đồng thời rà soát lại những thay đổi về cơ cấu nhân sự, chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ bộ phận; nhân viên nhân sự thực hiện xây dựng/ điều chỉnh tổng quát cho các nội dung trong Mô tả công việc.

Bên cạnh đó, nội dung của Bảng mô tả công việc sẽ được bổ sung theo như Phụ lục 17, trong đó:

- Ngạch/ điểm: thể hiện cấp của công việc trong hệ thống lương của ACB

- Đơn vị: công việc được xác định rõ là thuộc ACB Leasing hội sở hay các chi nhánh trực thuộc ACB Leasing.

- Quản lý/ giám sát: ghi nhận số lượng nhân viên thuộc quyền quản lý trực tiếp hay gián tiếp của vị trí công việc đang được phân tích.

- Mục đích công việc: được mô tả tóm tắt bằng một câu, thể hiện một cách tổng quát những đặc điểm chính của vị trí công việc đó.

o Mục đích công việc cho thấy rõ sự khác biệt giữa các vị trí công việc với nhau.

o Mục đích phải mang tính thực tế và đặc thù cho từng cấp độ và có thế phân biệt giữa cấp quản lý và nhân viên thuộc quyền.

- Các trách nhiệm thực thi chính: là hoạt động chủ chốt và các kết quả chính cần phải đạt để hoàn thành mục tiêu công việc; phải thể hiện được nội dung làm cái gì, tạo ra điều gì và vì sao làm điều đó.

- Kết quả đầu ra phải đo lường được, có mối liên hệ rõ ràng với KPIs, không trùng lắp với các hoạt động chính, không phụ thuộc vào phương pháp thực hiện công việc.

- Thách thức chính: mô tả những thách thức chủ yếu mà vị trí công việc này gặp phải và giải pháp để giải quyết các thách thức đó. Những thách thức đưa ra phải thể hiện mức độ phức tạp và tính đặc thù của vị trí công việc mà những vị trí khác không có.

Bước 2: Định lượng các bước công việc cho từng chức danh

Cấp quản lý thực hiện định lượng cụ thể các nội dung công việc, phân tích chi tiết các bước thực hiện/ phối hợp, thời gian, cách thức thực hiện. Đồng thời đưa ra các yêu cầu cần thiết về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách, ... đối với chức danh để thực hiện công việc

Cần lưu ý nội dung “Kết quả đầu ra” của bảng mô tả công việc, cấp quản lý trao đổi thêm với nhân viên nhân sự về người kiểm soát và phương pháp ghi nhận kết quả; nhân viên nhân sự tham khảo ý kiến từ phòng/ bộ phận khác nếu có sự phối hợp công việc hoặc cần thêm sự hỗ trợ trong quá trình ghi nhận từ các phòng/ bộ phận này.

Bước 3: Tổng hợp thông tin, điều chỉnh lần 2

Từ các dữ liệu được cung cấp từ cấp quản lý sau khi hoàn thành bước 2, nhân viên nhân sự tổng hợp và điều chỉnh lại toàn bộ nội dung.

Bước 4: Bổ sung, thống nhất lại toàn bộ nội dung

Cấp quản lý phối hợp với nhân viên nhân sự xem xét toàn bộ nội dung của Mô tả công việc. Cấp quản lý đơn cử 1 – 2 nhân viên đang trực tiếp phụ trách công việc, tham gia vào cuộc họp để đảm bảo tính khách quan, khả thi của các nội dung được đề cập.

Bước 5: Trình cấp lãnh đạo

Nhân viên nhân sự trình đại diện cấp lãnh đạo xem xét bản chính thức Mô tả công việc.

Bước 6: Triển khai đến từng nhân viên

Cấp quản lý xem xét nội dung công việc cụ thể của từng nhân viên mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Chỉ điều chỉnh các nội dung thuộc mục Công việc chính/ Kết quả đầu ra. Các đề xuất thay đổi khác phải có sự chấp thuận từ phía cấp lãnh đạo.

Sau khi đã thống nhất các nội dung, cấp quản lý và nhân viên phụ trách ký tên vào bảng mô tả công việc.

Bước 7: Lưu hồ sơ

Bộ phận HCNS lưu hồ sơ thành hai bộ, bộ Mô tả công việc đối với từng chức danh, và bộ Mô tả công việc của từng nhân viên.

Cấp quản lý lưu một bộ Mô tả công việc của từng nhân viên để làm cơ sở giao việc, kiểm soát, đánh giá quá trình và kết quả thực hiện công việc của nhân viên.

 Tính khả thi của giải pháp

- Chi phí thực hiện:

o Chi phí về tiền: Không

o Chi phí về thời gian và nguồn lực: tổng thời gian thực hiện là 36 ngày làm việc; nhân sự phụ trách: như đã đề cập trong quy trình.

- Khả năng thực hiện: trung bình

o Khó khăn:

 Các nhân sự phụ trách chưa có nhiều kinh nghiệm

 Áp lực cao về tiến độ và khối lượng công việc đối với nhân viên nhân sự (số lượng hiện tại: 01 nhân sự)

 Đòi hỏi phải có sự hỗ trợ từ các đơn vị có liên quan của ACB.

 Đòi hỏi phải có sự phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ qua lại giữa nhân viên nhân sự và cấp quản lý. Nhân viên nhân sự tuy đã có kiến thức nền tảng nhưng chưa có kinh nghiệm thực tế nên sẽ có nhiều khó khăn trong quá trình xử lý công việc, không tạo được tính thuyết phục cao khi đưa ra ý kiến cho cấp quản lý. Nếu lãnh đạo công ty không

có chỉ đạo bổ sung thêm nhân sự có kinh nghiệm phụ trách thì cần thiết phải chú trọng công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng và kinh nghiệm đối với nhân viên nhân sự trước khi triển khai các giải pháp.

o Thuận lợi:

 Có cơ sở tham khảo là các chính sách, quy trình, quy định và thực tế triển khai từ ACB – một hệ thống đã được hoàn thiện có có mức độ phù hợp cao với tình hình thực tế tại ACB Leasing.

 Các nhân sự phụ trách có cơ hội tham khảo trực tiếp công tác tổ chức, triển khai thực hiện tại ACB.

3.2.2.3 Công tác tuyển dụng

a. Nguồn ứng viên nội bộ

Với chủ trương tận dụng nguồn ứng viên nội bộ, công ty nên xây dựng quy định cụ thể cho các trường hợp thăng cấp, bổ nhiệm. Tác giả đề xuất Quy trình bổ nhiệm/ thăng cấp từ nguồn ứng viên nội bộ như sau:

Nhân sự liên quan

Quy trình

Tài liệu – văn bản

1. Ban Tổng giám đốc (TGĐ), cấp quản lý, nhân viên nhân sự

Nhu cầu nhân sự

Phê duyệt nhu cầu

Đăng tuyển nội bộ ACB Leasing

Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ

Bổ sung thông tin, tổng hợp hồ sơ

Phỏng vấn

Phê duyệt Duyệt

Quyết định bổ nhiệm/ thăng cấp

Không duyệt

Không

đạt

Cám ơn & kết thúc

Không duyệt

Kế hoạch bổ sung nhân sự năm/ đột xuất

2. Hội đồng thành viên/ Ban TGĐ

Kế hoạch bổ sung nhân sự năm/đột xuất được phê duyệt

3. Nhân viên Nhân sự

Thông báo tuyển dụng nội bộ

4. Nhân viên Nhân sự

Hồ sơ ứng viên nội bộ đạt chuẩn yêu cầu từng chức danh

5. Nhân viên nhân sự và các bên hỗ trợ đóng góp ý kiến

Kết quả Đánh giá khảo sát bổ nhiệm/ thăng cấp

6. Hội đồng phỏng vấn

Danh sách ứng viên đạt yêu cầu

7. Cấp phê duyệt, hội đồng phỏng vấn

Danh sách trúng tuyển

ứng

viên

8. Cấp phê duyệt, nhân viên nhân sự

Ứng viên trúng tuyển nhận được Quyết định chính thức

Hình 3.2: Sơ đồ Quy trình bổ nhiệm/ thăng cấp từ nguồn ứng viên nội bộ

(Đề xuất của tác giả)

 Diễn giải các bước thực hiện Bước 1: Nhu cầu nhân sự

Phát sinh ở hai trường hợp là bổ nhiệm/ thăng cấp mới và thay thế nhân sự nghỉ việc. Trường hợp thay thế nhân sự nghỉ việc áp dụng khi vị trí thay thế