Quyền Hạn Và Trách Nhiệm Của Các Bộ Phận Liên Quan

2.2.1.2. Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận liên quan

Bộ máy kế toán được tổ chức đúng qui định của NHCTVN. Nhân viên của Phòng Kế toán đều có trình độ đại học trở lên nên tổ chức hạch toán kế toán tại Ngân hàng có nhiều thuận lợi. Nhiệm vụ của từng cán bộ trong Phòng Kế toán cũng được quy định rõ ràng dựa trên yêu cầu công tác của Phòng cũng như năng lực chuyên môn của từng cá nhân nên công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Ngân hàng được thực hiện tương đối tốt.

Trưởng Phòng Kế toán phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về mọi hoạt động của Phòng; Tổ chức phân công, phân nhiệm phù hợp với yêu cầu của công tác kế toán; Nghiên cứu triển khai chỉ đạo công tác hoạt động nghiệp vụ, các văn bản hướng dẫn của cấp trên tới tập thể và các cán bộ trong Phòng; Kiểm soát trực tiếp các giao dịch phát sinh liên quan đến thu chi nội bộ.

Các Phó trưởng Phòng Kế toán tham mưu cho Trưởng phòng trong công tác điều hành, thay Trưởng phòng điều hành khi Trưởng phòng đi vắng, trực tiếp đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp, lập báo cáo cân đối, kiểm soát, phê duyệt chứng từ của GDV/TTV chuyển sang, kiểm soát mảng thông tin ngân hàng điện tử và hệ thống thẻ ATM.

Bộ phận hậu kiểm: gồm 2 người là những cán bộ thực sự có nhiều kinh nghiệm trong tất cả các mảng nghiệp vụ. Nội dung công việc gồm: Tiếp nhận chứng từ đã được sắp xếp và đánh số đầy đủ của ngày làm việc trước từ các giao dịch viên, thanh toán viên, thủ quỹ chi nhánh, sau đó tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ này về tính hợp lệ, hợp pháp, đầy đủ và phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh..., kiểm soát các giao dịch tự động, các giao dịch liên chi nhánh,…phát sinh sau một ngày hoạt động với các báo cáo liệt kê chứng từ cuối ngày đảm bảo khớp đúng. Bên cạnh đó, cán bộ hậu kiểm cũng phải đối chiếu, kiểm tra đảm bảo số liệu hạch toán chi tiết trên các liệt kê, báo cáo tại các phân hệ nghiệp vụ của từng thời điểm phù hợp với số liệu hạch toán tổng hợp trên Bảng cân đối tài khoản vào thời điểm tương ứng. Bộ phận hậu kiểm chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng kế toán.

Bộ phận Kế toán giao dịch: gồm 5 giao dịch viên. Nội dung công việc gồm: Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các giao dịch từ khách hàng như các giao dịch nhận tiền gửi, chuyển tiền, giải ngân, thu nợ gốc, lãi tiền vay, thu phí, giao dịch mua bán ngoại tệ,...theo nhiệm vụ cụ thể tại từng quy trình nghiệp vụ.

Bộ phận Kế toán nội bộ: Gồm 2 kế toán viên. Nội dung công việc của bộ phận này là thực hiện các giao dịch nội bộ không liên quan trực tiếp với khách hàng như phải thu phải trả nội bộ, thu chi nội bộ, các giao dịch về tài sản cố định, công cụ lao động;

Bộ phận điện toán: gồm 2 cán bộ điện toán. Công việc chính của bộ phận là cập nhật những thay đổi trong hệ thống máy tính, in các báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán tháng, quí, năm, quản lý hệ thống ngân hàng điện tử, hệ thống thẻ ATM: tiếp nhận, xử lý các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng về hệ thống thẻ của NHCTVN, quản lý các máy ATM của chi nhánh: tiến hành bảo trì, tiếp tiền, sửa chữa nếu có hỏng hóc, sự cố hoặc cập nhật chương trình mới,…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

Bộ phận quản lý chứng từ: gồm 1 cán bộ, có chức năng tiếp nhận chứng từ từ bộ phận hậu kiểm chuyển sang, tiến hành sắp xếp, đóng thành các tập chứng từ. Ngoài ra, cán bộ này cũng sẽ tiếp nhận các chứng từ hạch toán hàng ngày của các Giao dịch viên - những chứng từ liên quan đến khách hàng sau mỗi ngày làm việc, tiến hành in sổ phụ của từng khách hàng, đóng dấu, lưu thành từng phong bì riêng để trả cho từng khách hàng. Định kì hai ngày một lần tiến hành nhận hồ sơ mở tài khoản của các cá nhân, doanh nghiệp, các giấy nhận nợ giải ngân từ các giao dịch viên để tiến hành lưu hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn ISO.

Việc bố trí phân công nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng trong tình hình khối lượng cộng việc hiện nay là tương đối phù hợp, đảm bảo thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán với tốc độ xử lý nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên số lượng cán bộ chưa nhiều nên có thể một cán bộ phải đảm nhiệm khá nhiều đầu công việc. Vì vậy đôi khi khối lượng công việc lớn có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Trên đây Tác giả đã trình bày những nét chung nhất về thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại NHCTPY. Để làm rõ hơn vai trò của tổ chức hạch toán kế toán gắn với tăng cường kiểm soát nội bộ tại NHCTPY, sau đây Tác giả xin trình bày công tác tổ chức hạch toán kế toán gắn với đặc điểm từng phần hành để làm rõ mức độ đáp ứng của tổ chức hạch toán kế toán theo yêu cầu của kiểm soát nội bộ.

2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Tổ chức hạch toán kế toán của NHTMCP Công thương Việt Nam nói chung và của Chi nhánh Phúc Yên nói riêng đã được HĐQT Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam nghiên cứu, soạn thảo và ban hành theo Qui định Chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Ban hành sửa đổi theo Quyết định số 127/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 01/02/2012 của HĐQT Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam).

Việc ban hành Qui định trên đã qui định thống nhất việc lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán trong hệ thống NHCTVN.

Qui định trên được ban hành dựa trên: Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về “Ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng”; Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về “Ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng”; Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19/07/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về “Ban hành Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các Tổ chức tín dụng” và Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08/03/2007 của Thủ tướng Chính Phủ quy định về “Giao dịch điện tử trong hoạt động Ngân hàng”;

Theo đó, qui trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong hệ thống NHTMCP Công thương Việt Nam tuân thủ đúng qui định của Pháp luật và yêu cầu quản lý của NHNN cũng như yêu cầu quản lý nội bộ của NHCTVN. Quy trình Luân chuyển chứng từ theo Sơ đồ 2.6:

Bước 1:Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, giao dịch viên (GDV) thực hiện:

- Đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ; Cụ thể:

+ Kiểm tra các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán

+ Đối chiếu chữ ký, mẫu dấu (nếu có) trên chứng từ giao dịch của KH với chữ ký, mẫu dấu (nếu có) đã đăng ký và lưu tại đơn vị đảm bảo khớp đúng;

+ Kiểm tra khả năng thanh toán của KH (số dư trên TK tiền gửi, hạn mức thấu chi,...);

+ Kiểm tra tính chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cập nhật kịp thời các thông tin dữ liệu đúng với sản phẩm dịch vụ và TK hạch toán kế toán theo quy định, đảm bảo phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ;

- Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với dữ liệu, thông tin đã được cập nhật hiển thị trên hệ thống; Nếu khớp đúng lựa chọn chấp nhận và ký lên chứng từ giấy;

- Chứng từ kế toán lập không đúng quy định, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác GDV/TTV/KTV trả lại KH hoặc thông báo cho người lập chứng từ để lập lại cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán;

- Khi thực hiện các giao dịch và hạch toán liên quan đến tiền mặt, GDV/TTV/KTV chủ động đối chiếu, rà soát các giao dịch thu/chi tiền mặt thực tế với Thủ quỹ đảm bảo số liệu trên sổ sách, TK kế toán luôn khớp đúng với số dư tiền mặt tồn quỹ thực tế của Thủ quỹ tại mọi thời điểm trong ngày giao dịch;

- Đối với các chứng từ điều chỉnh sai sót phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo phù hợp với nội dung yêu cầu tại tờ trình/biên bản đề nghị điều chỉnh (đã hội đủ chữ ký theo quy định);

Công tác hạch toán kế toán của NHCTPY tại bước 1 đã tuân thủ đúng quy trình. Tuy nhiên, đôi lúc còn nảy sinh vấn đề các yếu tố trên chứng từ chưa khớp như: số tiền bằng số bằng chữ chưa khớp đúng, khách hàng còn dùng chữ ký khắc dấu mà giao dịch viên chưa phát hiện kịp thời, không vấn tín TK của khách hàng

dẫn đến khi thu phí dịch vụ thì TK của KH có số dư dưới mức tối thiểu nên TK cuả KH bị thu phí tự động. Nguyên nhân xử lý để không xảy ra sai sót tại bước này là

(i), NHCTPY thường xuyên quán triệt thực hiện chương trình quản lý rủi ro cho toàn thể CBCNV trong Chi nhánh

(ii), Quan tâm, đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ tuân thủ Quy trình, quy định của NHCTVN.

(iii), Thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát thường xuyên, liên tục

Bước 2:In các báo cáo cuối ngày

Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, thực hiện in đủ các báo cáo cuối ngày sau để phục vụ cho công tác kiểm tra - kiểm soát; Các GDV thực hiện kiểm soát theo các nội dung sau:

- Kiểm tra đối chiếu giữa các báo cáo và liệt kê chứng từ cuối ngày với các chứng từ đã phát sinh trong ngày đảm bảo khớp đúng (cả về số lượng giao dịch và giá trị trên từng giao dịch);

- Kiểm tra, đối chiếu số dư tồn quỹ trên báo cáo của GDV/TTV/KTV với tiền mặt thực tế của Thủ quỹ và Nhật ký tiền mặt của Thủ quỹ đảm bảo khớp đúng;

- Sắp xếp chứng từ: Chứng từ phải được sắp xếp nội bảng trước, ngoại bảng sau theo thứ tự bút toán phát sinh trong ngày (từ nhỏ đến lớn).

Công tác in báo cáo tại NHCTPY được thực hiện theo đúng quy định của NHCTVN theo QĐ số 4205/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 30/12/2012. Công tác đối chiếu giữa các báo cáo và liệt kê hàng ngày và các chứng từ phát sinh được thực hiện hàng ngày. Năm 2013, Phòng kiểm tra kiểm soát NHCTVN đã thực hiện kiểm tra toàn diện NHCTPY và kết luận NHCTPY không phát sinh những vấn đề sai sót trong công tác hạch toán kế toán

Bước 3:Kiểm tra, kiểm soát chứng từ

Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán. Sáng ngày giao dịch kế tiếp, các GDV in liệt kê giao dịch của ngày hôm trước, sau đó tiến hành chấm phát sinh các giao dịch xem số liệu có khớp hay không, đã sử dụng màn hình thực hiện giao dịch đúng hay chưa. Sau đó GDV

sắp xếp chứng từ theo số thứ tự bút toán thực hiện và tiến hành đánh số tập chứng từ, in bìa và nộp chứng từ cho bộ phận hậu kiểm.

Công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ trong công tác kế toán taị NHCTPY được thực hiện rất kịp thời. Ngay cuối ngày làm việc, các tập chứng từ sau khi được các GDV đối chiếu với báo cáo 304,305 sẽ được chuyển ngay cho bộ phận lãnh đạo phòng để kiểm tra chéo nhằm phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót có thể xảy ra ngay trong ngày làm viêc. Giữa các tập chứng từ của các GDV phải có bìa ngăn cách ghi rõ tên GDV, chứng từ ngày.. số lượng chứng từ.

Bước 4:Sắp xếp, đánh số và nộp chứng từ cho cán bộ tập hợp chứng từ của Phòng;

Bước 5: Nhận tập chứng từ và báo cáo của các giao dịch viên trong Phòng;

Bước 6:Thực hiện kiểm tra về các mặt:

Một là, Kiểm tra về mặt số lượng chứng từ, mọi trường hợp thiếu chứng từ đều phải ghi rõ nguyên nhân và có xác nhận của giao dịch viên;

Hai là, Kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký qui định trên chứng từ, trường hợp thiếu phải đề nghị giao dịch viên bổ sung đầy đủ các chữ ký;

Ba là, Kiểm tra việc đánh số và sắp xếp tập chứng từ của giao dịch viên;

Bốn là, Kiểm tra việc ký xác nhận tính đúng đắn trên các báo cáo của giao dịch viên, gồm chữ ký của giao dịch viên và trưởng phòng hoặc cán bộ phụ trách phòng;

Bước 4, bước 5 và bước 6 tại NHCTPY đôi khi cũng nảy sinh vấn đề chứng từ chưa được hậu kiểm kịp thời. Nguyên nhân do đặc thù của phòng kế toán chủ yếu là nữ chiếm tỷ lệ 82.4% /17 người dẫn đến tình trạng bộ phận hậu kiểm thiếu lao động. Trưởng phòng kế toán đã có hướng xử lý bằng cách mỗi khi thiếu cán bộ hậu kiểm sẽ bổ sung 1 phó phòng kế toán sang làm công tác hậu kiểm thay thế cho lao động hậu kiểm thiếu của ngày hôm đó.

Bước 7:Sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của Phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn ngân hàng;

Công tác nộp chứng từ, báo cáo của các phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn ngân hàng đã được thực hiện kịp thời. Tuy nhiên do tính chất đặc thù một số

phòng giao dịch ở xa như: Phòng giao dịch Sông Lô sẽ tối thiểu 1 tuần sẽ chuyển toàn bộ chứng từ và báo cáo của Phòng về Bộ phận Hậu kiểm tại phòng kế toán. Để đảm bảo chứng từ nộp về sau một tuần, hàng ngày Bộ phận Hậu kiểm và lãnh đạo phòng Kế toán sẽ vấn tin kiểm tra các bút toán do PGD Sông Lô hạch toán trên màn hình 200 để kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán của PGD

Bước 8:In báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn ngân hàng;

Vào đầu ngày làm việc kế tiếp, bộ phận điện toán taị NHCTPY sẽ tiến hành in các báo cáo của Chi nhánh như: Báo cáo GLI004P ( Bảng cân đối chi tiết ngày theo từng đồng tiền, báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn, báo cáo LNW061P ( Báo cáo nợ quá hạn)…Giám đốc phân công nhiệm vụ từng phòng ban có trách nhiệm chấm báo cáo khớp đúng, ký đóng dấu và nộp cho bộ phận Hậu kiểm chứng từ toàn Chi nhánh. Thông qua các báo cáo, bộ phận Hậu kiểm tại NHCTPY có thể phát hiện ngay được những sai sót trong công tác hạch toán kế toán như: các TK sai tính chất, các TK phát sinh bất thường, sai mã tiền tệ…

Bước 9:Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ. Trong quá trình giao nhận, 2 bên phải mở sổ theo dõi: Tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng giao dịch viên,....và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ;

NHCTPY tuân thủ đúng quy định trong Quyết định số 4205/QĐ-TGĐ- NHCT10 ngày 30/12/2012 về việc: Quy định công tác hậu kiểm nghiệp vụ kế toán trong Hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Trong năm 2013, đoàn công tác đánh giá ISO đã kiểm tra việc quy trình giao nhận và việc mở sổ sách giữa các bên. Đoàn đã đánh giá công tác hậu kiểm của NHCTPY tuân thủ đúng quy định và áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008.

Bước 10:Kiểm tra - đối chiếu

- Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của các giao dịch viên tham gia giao dịch trong ngày.

- Đối chiếu sự khớp đúng giữa báo cáo tổng hợp số lượng các loại giao dịch trong ngày giữa các báo cáo của giao dịch viên.

- Ký chữ ký xác nhận trên báo cáo tổng hợp toàn chi nhánh.

Công tác kiểm tra - đối chiếu chứng từ tại NHCTPY đã làm tốt nhất trong các bước. Theo đó, toàn bộ chứng từ kế toán đã được các GDV tập hợp và bàn giao kịp thời cho bộ phận hậu kiểm. Các tập chứng từ và báo cáo toàn Chi nhánh đã được bộ phận hậu kiểm ký xác nhận đầy đủ và đóng dấu : ĐÃ HẬU KIỂM

Bước 11:Sắp xếp, chuyển chứng từ và báo cáo cho Bộ phận Hậu kiểm: Việc giao nộp các báo cáo và chứng từ cho các cán bộ hậu kiểm phải có sổ theo dõi và tuân thủ chặt chẽ các quy định giao nộp chứng từ;

Bộ phận hậu kiểm có trách nhiệm hậu kiểm chặt chẽ, đầy đủ theo đúng quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ Hậu kiểm kế toán do Tổng Giám đốc ban hành (Quyết định số 4205/QĐ-NHCT10 ngày 30/12/2012).

Các giao dịch viên khi bàn giao chứng từ, báo cáo cho bộ phận hậu kiểm tại NHCTPY đã thực hiện rất tốt: Đã mở sổ theo dõi giao nhận giữa các bên, có ký nhận. Tuy nhiên, mẫu sổ theo dõi tại một số phòng giao dịch còn chưa đúng quy định, còn mở theo ý của mỗi phòng. Phòng Kế toán đã nghiên cứu và thống nhất mẫu bìa, mẫu nội dung theo đúng quy định tại Quyết định số 4205

Bước 12: Thực hiện xử lý và kiểm soát các giao dịch nội bộ được thực hiện tại Bộ phận kế toán tổng hợp;

Hàng ngày, bộ phận kế toán tổng hợp của NHCTPY thực hiện chấm và kiểm soát các tài khoản nội bộ phát sinh như: chấm và đối chiếu các giao dịch liên quan đến mua bán ngoại tệ tương ứng với từng giao dịch giao ngay, kỳ hạn; tiền mặt trên đường vận chuyển đảm bảo cuối ngày phải hết dư. Nếu còn dư phải tìm hiểu xác định nguyên nhân để xử lý kịp thời. Tuy nhiên tromg qua strình kiểm soát các giao dịch còn nảy sinh vấn đề sai sót trong công tác lưu trữ chứng từ kế toán. Trưởng phòng kế toán đã tham mưu đề xuất tới Ban Giám đốc phân công chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban, giữa Phòng Kế toán và phòng KHDN liên quan đến giao dịch MBNT đảm bảo rõ ràng, đảm bảo công tác kiểm soát chéo.

Bước 13:In các báo cáo nghiệp vụ và kế toán tổng hợp: Phục vụ cho mục

đích kiểm tra - kiểm soát, Chương trình sẽ tự động in các báo cáo có theo quy