Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Với Kiểm Soát Nội Bộ Tại Nhtmcp Công Thương

định của NHTMCP Công thương Việt Nam. Trường hợp, do các vấn đề kỹ thuật mà Chương trình in thiếu báo cáo thì bộ phận Hậu kiểm phải đề nghị Điện toán in bổ sung;

NHCTPY đã thực hiện công tác in báo cáo nghiệp vụ tại bước này rất tôt. Tuy nhiên đôi khi cũng nảy sinh vẫn đề về kỹ thuật, chuyển đổi chương trình… nên việc cung cấp một số báo cáo còn chưa kịp thời như: Sổ phụ hạch toán chi tiết VNĐ, sổ phụ khách hàng… Trưởng phòng Kế toán đã đưa ra hướng xử lý lập sổ phụ cho khách hàng bằng phương pháp thủ công để trả sổ phụ cho khách hàng được kịp thời.

Bước 14:Nhận chứng từ và báo cáo từ bộ phận tập hợp chứng từ;

Tại bước này, NHCTPY đã làm khá tốt, kịp thời, đầy đủ chứng từ và báo cáo theo quy định. Tuy nhiên, do đặc thù thiếu lao động nên công việc mới chỉ dừng lại ở bước tiếp nhận chứng từ và báo cáo mà đôi khi công tác rà soát, chấm chứng từ và báo cáo chưa được kịp thời. Chi nhánh đã đưa ra hướng xử lý bằng cách tăng cường thêm một phó phòng Kế toán sang làm bộ phận này khi cần thiết.

Bước 15:Kiểm tra - kiểm soát các nghiệp vụ.

Căn cứ vào Quy định chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành theo Quyết định số 127/QĐ-HĐQT- NHCT10 ngày 01/02/02012, NHCTPY đã ban hành Quy trình luân chuyển chứng từ áp dụng trong Chi nhánh NHCTPY theo Quyết định số 13/QĐ-CNPY ngày 15/01/2013. Theo đó, NHCTPY đã làm khá tốt, tuân thủ đúng quy định của NHCTVN và quy định của pháp luật về Quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo an toàn, chặt chẽ không để xảy ra sai sót.

Tuy nhiên, bên cạnh đó do còn thiếu lao động nên bộ phận hậu kiểm còn phải kiêm nhiệm nhiều nên công tác hậu kiểm chứng từ toàn Chi nhánh đôi lúc còn chưa kịp thời dẫn đến tình trạng có những sai sót không phát hiện kịp thời ngay mà phải qua ngày mới phát hiện ra sai sót. Trong thời gian tới, NHCTPY sẽ bổ sung cán bộ vào tổ hậu kiểm chuyên trách để giảm thiểu sai sót trong công tác hạch toán kế toán tại NHCTPY.

Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN

1
In báo cáo của GDV trước khi kết thúc ngày
	2

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 130 trang tài liệu này.

Nhận và tập hợp

chứng từ, báo cáo của giao dịch viên

In báo cáo nghiệp vụ và kế toán tổng hợp sau khi kết thúc ngày

Nhận chứng từ, báo cáo của giao

dịch viên và toàn chi nhánh

Kiểm tra số lượng, chữ ký, sắp xếp

Đối chiếu báo cáo GDV với Báo cáo CN

Kiểm tra, kiểm soát các

nghiệp vụ

In báo cáo của Chi nhánh trước khi kết thúc ngày

Nhận và tập hợp chứng từ, báo cáo các Phòng

Sắp xếp, đánh số, đóng, nộp chứng từ và báo cáo

BỘ PHẬN GIAO DỊCH

BỘ PHẬN HẬU KIỂM

Giao dịch viên

Tập hợp chứng từ phòng

Tập hợp chứng từ chi nhánh

Kế toán tổng hợp

Thực hiện giao dịch theo Quy trình

nghiệp vụ

Kiểm tra - đối chiếu c.từ với bc cáo

Xử lý các nghiệp vụ của Kế toán tổng hợp

Sắp xếp và nộp chứng từ

Sắp xếp và tập hợp chứng từ toàn chi nhánh

Sơ đồ 2.6 - Quy trình luân chuyển chứng từ với kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Công thương Việt Nam

Sái Thị Thu Hà 50 CA120269

Tổ chức vận dụng chứng từ tại NHCTVN được quy định cụ thể về luân chuyển chứng từ từ khi phát sinh nghiệp vụ kế toán đến khâu cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hạch toán kế toán tại Trụ sở chính cũng như ở các chi nhánh thực hiện được mục tiêu của kiểm soát nội bộ là bảo vệ tài sản của đơn vị và đảm bảo độ tin cậy, an toàn của các thông tin kế toán.

2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

2.2.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

NHCTVN sử dụng Hệ thống TK Kế toán theo Quyết định số 479/2004/QĐ- NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN Về việc Ban hành Hệ thống TK Kế toán các TCTD. Dựa trên quy định của NHNN, Tổng Giám đốc NHCTVN đã ban hành Quyết định số 1348/QĐ-NHCT10 ngày 27 tháng 10 năm 2004 về: “Ban hành hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam”. Văn bản này được áp dụng thống nhất cho tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống NHCTVN trong đó có cả NHCTVN - CNPY.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô của NHNN, phản ánh toàn diện, đầy đủ các mặt hoạt động của NHCTVN theo luật các TCTD và Điều lệ ngân hàng cũng như các hoạt động kinh doanh- dịch vụ được Thống đốc NHNN cho phép; đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý, quản trị điều hành của hệ thống NHCTVN.

Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp III theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN. Những tài khoản nào NHNN mở cấp I hoặc II không mở đến cấp III thì NHCTVN thực hiện điền số 0 vào sau TK NHNN Qui định; NHCTVN thì mở chi tiết tư TK cấp IV trở đi.

Kết cấu của Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng gồm 2 phần:

- Các tài khoản nội bộ: Phản ánh các cấp tài khoản theo quy định của NHNN và đáp ứng yêu cầu quản lý của NHCTVN đến cấp V.

- Các tài khoản giao dịch của khách hàng: Gồm mã phân loại tài khoản khách hàng và mã số khách hàng.

Hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN gồm các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 9 loại: Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8) và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 9). Trong đó việc hạch toán các tài khoản từ loại 1 đến loại 8 được tiến hành theo phương pháp ghi sổ kép (Nợ - Có) còn tài khoản ngoại bảng (loại 9) thì thực hiện phương pháp ghi sổ đơn (Nhập – Xuất – Còn lại).

Hệ thống tài khoản của NHCTVN còn được chia hành TK tổng hợp và TK chi tiêt, theo đó mỗi tài khoản có cách xây dựng và cấu trúc riêng, cụ thể:

Thứ nhất, TK tổng hợp: Các TK cấp I, II, III là những TK tổng hợp do Thống đốc NHNN quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các TCTD.

TK cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại TK được bố trí tối đa 10 TK cấp I.

TK cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp I, số thứ 3 là số thứ tự TK cấp II trong TK cấp I, ký hiệu từ 1 đến 9.

TK cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp II, số thứ 4 là số thứ tự TK cấp III trong TK cấp II, ký hiệu từ 1 đến 9.

Các tài khoản cấp IV và V là những tài khoản do Tổng Giám đốc NHCTVN qui định để đáp ứng yêu cầu hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ của NHCTVN. Tài khoản cấp IV ký hiệu bằng 5 chữ số, tài khoản cấp V ký hiệu bằng 6 chữ số, bốn chữ số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp III, số thứ 5 là số thứ tự tài khoản cấp IV trong tài khoán cấp III, số thứ 6 là số thứ tự TK cấp V, ký hiệu số thứ 5 và 6 được qui định từ 01 đến 99. NHCTVN thực hiện quản lý TK đến cấp V.

- Thứ hai, Các TK chi tiết: TK giao dịch với khách hàng:

Độc lập với TK chi tiết trong Hệ thống TK Kế toán, TK giao dịch với khách hàng có kết cấu bao gồm mã phân loại tài khoản khách hàng và mã số khách hàng:

X X X X .

X X	. X X X X .	X X X X X
1 2 3 4	5 6	7 8 9 10	11 12 13 14 15
A	B	C	D

Nhóm A,B (vị trí 1 đến 6): là 6 chữ số đầu của tài khoản cấp V theo qui định của TGĐ NHCTVN.

Nhóm C,D (vị trí 7 đến 15): là tài khoản giao dịch của khách hàng (dùng để cung cấp cho khách hàng cơ sở giao dịch giữa khách hàng mở tài khoản với đối tác, bạn hàng của khách hàng đó; đồng thời giúp cho việc thực hiện quản lý theo dõi các hoạt động của khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng). Cụ thể:

- Vị trí 7,8,9: là mã phân loại tài khoản khách hàng do TGĐ NHCTVN qui

định.

- Vị trí thứ 10: được qui định bằng các chữ cái hoa (từ A đến Z), vị trí này còn

cho phép một khách hàng có thể mở nhiều tài khoản trong cùng một phân loại tài khoản, nhằm đáp ững như cầu quản lý riêng các loại vốn-nguồn vốn khác nhau của chính khách hàng đó.

- Vị trí thứ 11,12,13,14,15: phản ánh thứ tự số ký danh khách hàng hay còn gọi là mã số khách hàng.

Ví dụ: Tổng Công ty X, số ký danh là “00001”, có một số tài khoản giao dịch tại Chi nhánh NHCTPYnhư sau:

“710A.00001”: Tiền gửi không kì hạn của Tổng Công ty X “731A.00001”: Tiền gửi có kỳ hạn 9 tháng của Tổng Công ty X.

- Thứ ba, sự kết nối sắp xếp giữa TK tổng hợp và các TK chi tiết:

+ Thuộc nhóm tài khoản nội bộ: một số tài khoản trong bảng cân đối tài khoản là những tài khoản không mở kèm mà phân loại tài khoản khách hàng và có dạng:

X X X X . X X. X X X 1 2 3 4 . 5 6. 7 8 9

Vị TRÍ 1,2,3,4 LÀ TÀI KHOảN CấP 3 THEO QUI ĐịNH CủA NHNN.

Vị trí 5,6 là tài khoản cấp V theo qui định của NHCTVN.

Vị trí 7,8,9 được qui định theo 2 dạng: những tài khoản trong bảng hệ thống tài khoản ở vị trí 7,8,9, NHCTVN đã ghi đủ các chữ số “001” thì các đơn vị không được mở các tài khoản chi tiết; còn những TK trong bảng được qui định ở dạng

“xxx” thì các đơn vị được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị cho phù hợp với từng nội dung kinh tế của TK hay phản ảnh thứ tự Mã số nhân viên của NHCTVN trong các mối quan hệ Phải thu, Phải trả với Ngân hàng, v.v…

Ví dụ:

“1012.01xxx”: tiền mặt tai đơn vị hạch toán báo sổ “7110.01xxx”: Thu lãi tiền gửi.

+ Thuộc nhóm tài khoản khách hàng: TK tổng hợp nằm trong nhóm TK khách hàng là 6 ký tự đầu (TK cấp V). TK tổng hợp thuộc nhóm TK khách hàng được qui định trên một số TK trong Bảng cân đối TK và mộ số TK ngoài bảng cân đối tài khoản và được kết nối với khách hàng như sau:

. Các tài khoản tổng hợp thuộc nhóm TK khách hàng trong bảng cân đối tài khoản được kết nối trực tiếp với tài khoản khách hàng thông qua 9 ký tự cuối cùng.

. Tài khoản tổng hợp thuộc nhóm tài khoản khách hàng ngoài bảng cân đối tài khoản được kết nối trực tiếp với số ký danh của khách hàng trên cơ sở 5 kí tự qui định sẵn.

Ví dụ:

9410.01xxxxx: Lãi cho vay quá hạn chưa thu được bằng đồng Việt Nam 9410.02xxxxx: Lãi nợ khoanh chưa thu được bằng đồng Việt Nam

Việc quy định các TK chi tiết như trên tại NHCTVN là khá phù hợp, đã đáp ứng được yêu cầu của kiểm soát nội bộ cũng như cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý và cung cấp các thông tin để lập các báo cáo theo yêu cầu của toàn Ngành. Việc mở các TK chi tiết như trên góp phần quản lý các khoản đầu tư tại Ngân hàng một cách chặt chẽ, thông tin đầy đủ về dư nợ vay, doanh số cho vay, thu nợ, lãi phải thu cũng như các khoản lãi đã thu phục vụ cho việc tính toán các khoản nợ gốc, lãi đến hạn, đối chiếu với khách hàng và cán bộ tín dụng để kịp thời xử lý các khoản nợ phải thu, thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư tại Ngân hàng.

Tuy nhiên, tại NHCTVN vẫn còn có TK chưa được mở chi tiết dẫn đến khó khăn trong việc lập một số báo cáo. Trong khi đó, NHNN đã ban hành văn bản

hướng dẫn thay đổi một số TK kế toán của các TCTD. Vì vậy, trong thời gian tới, NHCTVN cần đưa ra văn bản hướng dẫn thay đổi một số TK kế toán phù hợp với văn bản hướng dẫn này.

Việc kiểm soát các tài khoản có được hạch toán đúng hay không được Cán bộ hậu kiểm và Trưởng, Phó phòng kế toán thực hiện vào đầu ngày làm việc kế tiếp thông qua các Báo cáo tài chính hằng ngày.

2.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Cũng như các đơn vị trong toàn hệ thống, hình thức kế toán của NHCTPY là hình thức “Nhật ký chung”. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống hiện đại hóa Ngân hàng (INCAS) vào hạch toán kế toán giúp giảm thiểu cơ bản các loại sổ sách kế toán.

Công tác kế toán được sử dụng trên hệ thống máy tính hiện đại nên khâu quan trọng nhất là kiểm tra các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập vào hệ thống máy tính. Sau đó kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết (sổ phụ của từng TK) với chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành sẽ ký trên sổ chứng từ và chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc kiểm soát phần hành đó ký duyệt, sau đó đóng tập và lưu trữ theo quy định.

Hiện nay, NHCTVN nói chung và NHCT Phúc Yên nói riêng đã áp dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính, NHCTVN đã triển khai hệ thống hiện đại hóa ngân hàng với những ưu điểm vượt trội, vì vậy hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được cải thiện rõ rệt về chất lượng, hiệu quả xử lý dữ liệu cũng như tính cập nhật của nguồn thông tin. Với hệ thống thông tin hiện đại, sổ chi tiết là loại sổ kế toán phổ biến nhất trong hệ thống ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể theo từng khách hàng, từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí...Tại NHCTVN, việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối tượng kế toán được căn cứ vào quy định về mở TK kế toán chi tiết trong Hệ thống TK Kế toán áp dụng trong hệ thống NHCTVN .

Tại NHCTVN, các loại sổ chi tiết được thiết kế phù hợp với tính chất của từng loại nghiệp vụ và theo từng yêu cầu của mỗi loại phân hệ kế toán ngân hàng song chúng đều có những yếu tố cơ bản sau: Tên ngân hàng lập sổ; Tên sổ; Sổ tài khoản

chi tiết; Số dư đầu; Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch; Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ; Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ; Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có; TK đối ứng; Doanh số Nợ, Doanh số Có ngày; Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng; Doanh số Nợ; Doanh số Có năm; Số dư cuối; Chữ ký của người kiểm soát.

Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn...) việc in và cung cấp sổ kế toán chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư TK với khách hàng được thực hiện định kỳ một năm một lần vào thời điểm khoá sổ năm tài chính hoặc tùy theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong hoạt động hằng ngày, khi khách hàng nhận chứng từ tại các điểm giao dịch của NHCTVN thì kế toán viên của chi nhánh sẽ tiến hành cung cấp cho khách hàng sổ phụ tài khoản để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh. Tại thời điểm cuối năm tài chính, NHCTVN phải thực hiện đối chiếu khớp đúng số dư TK với khách hàng bằng văn bản, nếu phát sinh chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu có thể bằng thư xác nhận qua đường bưu điện...

Đối với các TK chi tiết nội bộ ngân hàng như các sổ chi phí, thu nhập, dự thu, dự chi, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả...cuối tháng kế toán viên phải in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trên sổ, chuyển các cấp có thẩm quyền kiểm tra, ký đóng dấu, sau đó chuyển bộ phận quản lý chứng từ lưu trữ, bảo quản theo quy định hiện hành.

Một loại sổ đặc trưng của kế toán ngân hàng nữa là Bảng liệt kê giao dịch. Tại hệ thống NHCTVN, bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ và Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các giao dịch viên, kế toán viên và toàn bộ các giao dịch được hạch toán tự động. Bảng liệt kê giao dịch có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau: Ngày, tháng, năm lập bảng; Mã kế toán viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các bảng liệt kê giao dịch; Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có