Nghĩa Vụ Của Người Đại Diện Theo Pháp Luật Đối Với Doanh Nghiệp

tin tưởng quyền đại diện của người xác lập giao dịch với mình và vì hoàn cảnh không cho phép bên thứ ba xác minh thực tế của quyền đại diện này thì doanh nghiệp vẫn phải bị ràng buộc trách nhiệm với bên thứ ba. Rò ràng quy định của Pháp hướng tới bảo vệ quyền lợi của người thứ ba triệt để.

Đối với giao dịch không có thẩm quyền đại diện, hậu quả pháp lý bắt buộc là giao dịch vô hiệu. Giao dịch không có thẩm quyền đại diện ở đây được hiểu là các trường hợp người đại diện đã xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự trước khi thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp được phát sinh hoặc sau khi người đại diện không còn quyền đại diện. Lưu ý rằng, khi xác lập giao dịch trước thời điểm đăng ký doanh nghiệp lần đầu, các giao dịch liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp vẫn được LDN chấp thuận hiệu lực.

Rò ràng, trong trường hợp người đại diện của doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch trong hoàn cảnh người đó không có thẩm quyền đại diện thì khó viện dẫn đến trách nhiệm của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong trường hợp ngoại lệ thì doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm ràng buộc:

- “Người được đại diện đồng ý;

- Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

- Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện” (Điều 143 BLDS năm 2015).

Có thể khẳng định, tương tự như trường hợp vượt quá thẩm quyền đại diện, gánh nặng chứng minh đang thuộc về người thứ ba nhằm ràng buộc được trách nhiệm của doanh nghiệp. Mặt khác, cũng nên quy định theo hướng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên thứ ba theo đó, doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm pháp lý khi giao dịch đó thỏa mãn hai điều kiện cần thiết: (i) người đại diện đã xác lập giao dịch có lợi cho doanh nghiệp; (ii) người đại diện sử dụng sai quyền lực song không có động cơ vụ lợi cá nhân trong đó (iii) việc thực hiện giao dịch được thực hiện do sự thiếu hiểu biết (lỗi vô ý) của người đó và bên thứ ba về việc giao dịch khi không có thẩm quyền. Mặt khác, doanh nghiệp cũng không thể từ chối trách nhiệm khi người thứ ba, trong quá trình giao dịch, khi có nghi ngờ về thẩm quyền đại diện, đã đề nghị doanh nghiệp xác nhận trong một thời gian hợp lý nhưng doanh nghiệp không trả lời theo thời gian quy định được

xem như thừa nhận thẩm quyền cho người đại diện của doanh nghiệp đang tiến hành giao dịch với bên thứ ba. Giải pháp này bảo vệ tốt cho người thứ ba ngay tình.

d. Xử lý giao dịch dân sự do người ĐDTPL xác lập trên cơ sở các quyết định nội bộ vô hiệu

Đây là trường hợp giao dịch do người ĐDTPL xác lập trong trường hợp cơ sở của việc xác lập giao dịch – quyết định trong nội bộ doanh nghiệp không hợp pháp. Lý do không hợp pháp ở đây có thể là vi phạm nguyên tắc quyết định trong nội bộ doanh nghiệp hoặc trái với quy định của pháp luật. Ví dụ: việc phát hành trái phiếu của công ty mà trên cơ sở quyết định của HĐQT nhưng sau đó quyết định bị hủy do Công ty chưa được phép phát hành. Đây không phải là xác lập giao dịch vượt quá thẩm quyền đại diện mà bản chất là công ty chưa đủ điều kiện thực hiện giao dịch và khi công ty cam kết giao dịch với bên thứ ba thì người đại diện hợp pháp đã hành động trong quyền hạn của mình. Giao dịch này khác với giao dịch vượt quá thẩm quyền đại diện bởi khi xác lập giao dịch này, người đại diện xác lập hợp đồng không vượt quá thẩm quyền đại diện.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 207 trang tài liệu này.

Khi các quyết định nội bộ của doanh nghiệp bị vô hiệu thì các hợp đồng được ký giữa doanh nghiệp với bên thứ ba trên cơ sở quyết định đó có giá trị pháp lý hay không là vấn đề cần làm rò. Việc không thực hiện đúng các điều kiện ký kết hợp đồng hoàn toàn thuộc về lỗi của nội bộ doanh nghiệp có vi phạm chứ không phải là người thứ ba. Vấn đề này chưa được đề cập đến trong các văn bản pháp luật hướng dẫn LDN.

3.1.5. Nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp

Nghĩa vụ của người ĐDTPL của doanh nghiệp trong quan hệ đại diện được hiểu là những việc người đại diện buộc phải làm dựa trên quy định của pháp luật và Điều lệ công ty. Nghĩa vụ này được xác định bao gồm nghĩa vụ của người ĐDTPL trước Nhà nước và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.

a. Các nghĩa vụ trước Nhà nước của người ĐDTPL

Nghĩa vụ của người ĐDTPL với Nhà nước được quy định bao gồm nghĩa vụ công bố thông tin, nghĩa vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký liên quan đến thay đổi nội dung trên GCNĐK doanh nghiệp. Cụ thể là:

* Nghĩa vụ công bố thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp

Pháp luật doanh nghiệp Việt Nam ngày càng chi tiết hóa và yêu cầu chặt chẽ đối với việc minh bạch thông tin của doanh nghiệp thông qua nghĩa vụ công bố thông tin doanh nghiệp với bên ngoài. Điều này là xu hướng rất tiến bộ, thể hiện quan điểm cần tăng cường quản lí nhà nước trong bối cảnh doanh nghiệp phát triển với quy mô lớn có khả năng ảnh hưởng đến quyền lợi ích của bên thứ ba. Điều này thể hiện rò trong các quy định của pháp luật: Khoản 4 Điều 109 LDN năm 2020 và được hướng dẫn cụ thể đối với doanh nghiệp nhà nước (Khoản 2 Điều 20 Nghị định số 47/2021/NĐ-CP); CTCP đại chúng (Khoản 4 Điều 4 Thông tư 96/2020/TT-BTC) , theo đó, người ĐDTPL có nghĩa vụ công bố thông tin định kỳ như báo cáo tài chính hằng năm, báo cáo thường niên, báo cáo tình hình quản trị trong công ty…hoặc thông tin bất thường của doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp (trang web http://www.business.gov.vn) do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lí và vận hành.

Song từ các văn bản này, tác giả nhìn nhận nghĩa vụ đại diện doanh nghiệp thực hiện quản lí hành chính với cơ quan nhà nước đã được “mềm hóa” thể hiện ở chi tiết không bắt buộc phải là người ĐDTPL đăng kí. Đó có thể là người được doanh nghiệp ủy quyền công bố thông tin. Trong trường hợp, người ĐDTPL và người ủy quyền vắng mặt, thành viên giữ chức vụ cao nhất trong Ban Điều hành của CTCP đại chúng phải chịu trách nhiệm công bố. Từ góc độ này cho thấy, vị trí và vai trò độc tôn của người ĐDTPL trước Nhà nước chỉ để cung cấp thông tin không cần thiết phải duy trì mà có thể quán lí bằng sự đăng kí người công bố thông tin của doanh nghiệp.

* Nghĩa vụ ký các giấy tờ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện thay đổi các nội dung liên quan đến doanh nghiệp như thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp và tỷ lệ cổ phần của các thành viên đối với cơ quan nhà nước.

Nghĩa vụ thực hiện thay đổi đăng kí kinh doanh được Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn LDN năm 2020 về đăng ký doanh nghiệp quy định chi tiết đối với từng nội dung áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp: người ĐDTPL phải kí vào Giấy thông báo thành lập văn phòng đại diện, thông báo địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp (Điều 31); Giấy đăng ký thay đổi vốn điều lệ, Giấy đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (CTCP, CT TNHH,

CTHD), thay đổi phần vốn góp và tỷ lệ phần vốn góp (CT TNHH hai thành viên, CTHD) (Điều 51).

* Nghia vụ ủy quyền cho các cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện các quyền, nghĩa vụ của người ĐDTPL khi xuất cảnh khỏi Việt Nam

Nghĩa vụ này được LDN quy định tại Khoản 3 Điều 12 nhằm tạo điều kiện cho Nhà nước thực hiện hoạt động quản lý nhà nước được thuận lợi, đảm bảo quyền và lợi ích cho bên thứ ba. Tneo đó, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người ĐDTPL cư trú tại Việt Nam. Khi người ĐDTPL duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền cho người khác nhưng phải chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động nhân danh doanh nghiệp của người đại diện theo ủy quyền.

Vấn đề được đặt ra là việc ĐDTPL ủy quyền lại cho chủ thể khác bắt buộc phải có sự đồng ý của HĐQT/HĐTV không được quy định trong pháp luật doanh nghiệp hiện nay. Điều 12 có quy định: Trong trường hợp người ĐDTPL đã thực hiện ủy quyền nhưng không trở về đúng thời hạn thì người được ủy quyền vẫn thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền. Từ chi tiết này cho thấy rằng, các nhà làm luật Việt Nam quan điểm người ĐDTPL là chủ thể đại diện cho doanh nghiệp, “hiện thân” cho doanh nghiệp nên việc ủy quyền lại cho chủ thể khác thực hiện quyền năng của mình là điều hợp logic. Có thể thấy bóng dáng của lý thuyết giả tưởng thể hiện rò ràng ở đây. Điều này dẫn tới khả năng tranh chấp trên thực tế liên quan đến HĐQT/HĐTV không hài lòng về tư cách, hoạt động của người được ủy quyền và chỉ có thể hủy bỏ vai trò của người này bằng cách vô hiệu hợp đồng ủy quyền mà người ĐDTPL đã xác lập trước khi ra nước ngoài. Phương án này tốn kém chi phí và thời gian của doanh nghiệp.

Rủi ro thứ hai liên quan đến phạm vi ủy quyền trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều người ĐDTPL. Trong Điều lệ quy định về phạm vi đại diện giữa nhứng người đại diện trong công ty, tuy nhiên, trong trường hợp hợp đồng ủy quyền được giao kết không thể hiện phạm vi ủy quyền sẽ dễ dẫn tới việc bên thứ ba hiểu lầm người được đại diện có thẩm quyền đại diện đầy đủ. Khi việc tra cứu Điều lệ công ty chưa dễ dàng thì dễ dẫn đến thiệt hại cho bên thứ ba. Do đó, cần quy định bổ sung về nghĩa vụ của người DTPL khi ủy quyên lại cho bên thứ ba

cần tuyên bố phạm vi ủy quyền phù hợp với quy định tại Điều lệ, quy chế nội bộ công ty.

Nếu đứng ở góc độ lý thuyết hiện thực (Realistic Theory), lý thuyết tổ chức (Organ Theory), việc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền lực của người đại diện phải có sự đồng ý của HĐQT/HĐTV với tư cách là cơ quan đầu não, chỉ huy hoạt động của doanh nghiệp. Về nguyên tắc, tất cả những việc liên quan đến ủy quyền nhân danh doanh nghiệp cần được lưu lại dưới dạng Nghị quyết chính thức của HĐQT, bao gồm trong đó ủy quyền có tư cách thay mặt doanh nghiệp kí hợp đồng hay công bố thông tin với Nhà nước. Bởi xét đến cùng, chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý cho hoạt động của người được ủy quyền trên là doanh nghiệp – với lợi ích của tập thể các cổ đông/thành viên của công ty, người lao động và bên thứ ba khác chứ không phải là trách nhiệm cá nhân của người ĐDTPL – một cá nhân với khả năng chịu trách nhiệm về tài sản bị hạn chế hơn. Tác giả cho rằng, việc điều chỉnh vấn đề đại diện của doanh nghiệp trong LDN đi theo lý thuyết hiện thực là đề nghị chính đáng. Theo đó, vấn đề ủy quyền và ủy quyền lại của người ĐDTPL sẽ được giải quyết thỏa đáng hơn.

* Nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản

Một trong các vấn đề quan trọng được đề cập tới là nghĩa vụ nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản của người ĐDTPL trong trường hợp doanh nghiệp lâm vào tình trạng phá sản. Đây là nghĩa vụ bắt buộc mà không phải là quyền, không thể lựa chọn có thực hiện hay không. Nghĩa vụ này gắn với vai trò của người đại diện hợp pháp: thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, có trách nhiệm trong hoạt động của doanh nghiệp nhằm bảo đảm quyền và lợi ích chính đáng của những người có liên quan. Song, hiện nay mới chỉ có biện pháp chế tài xử phạt hành chính mà chưa có chế tài hình sự hay dân sự nào được áp dụng đối với người ĐDTPL nhưng không nộp đơn hoặc chậm nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản.

Luật phá sản năm 2014 chưa quy định về nghĩa vụ của người ĐDTPL của doanh nghiệp với các chủ nợ trong giai đoạn có nguy cơ phá sản mà mới chỉ quy định nghĩa vụ của người đại diện khi ở trong tình trạng phá sản.

Khi doanh nghiệp ở trong diện nguy cơ mất khả năng thanh toán, nghĩa vụ của người đại diện với doanh nghiệp yêu cầu sự siêng năng, tham gia giám sát các quyết định tài chính và hoạt động của các doanh nghiệp. Các nghĩa vụ này cần thể hiện rò trong hành vi thận trọng khi thực hiện nhiệm vụ, nhận sự tư vấn của các chuyên gia tài chính và pháp lý, không làm trầm trọng thêm tình trạng nợ của doanh nghiệp hoặc không thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm bảo toàn tài sản của doanh nghiệp. Đây là trách nhiệm của người đại diện với người lao động, các cổ đông và các chủ nợ. Để có căn cứ xác định được nghĩa vụ này, LPS năm 2014 cần bổ sung các dấu hiệu xác định doanh nghiệp trong phạm vi “có nguy cơ phá sản”. Đây là thiếu sót cần được nghiên cứu bổ sung trong tương lai.

b. Các nghĩa vụ của người ĐDTPL với doanh nghiệp

Nghĩa vụ của ĐDTPL với doanh nghiệp được quy định tập trung tại Điều 13 LDN năm 2020, theo đó, tập trung vào các nghĩa vụ như:

* Nghĩa vụ thực hiện công việc một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất vì ích của doanh nghiệp; nghĩa vụ trung thành với lợi ích của doanh nghiệp và bảo mật thông tin, phòng tránh xung đột lợi ích

Những nghĩa vụ này tương tự với nghĩa vụ của người quản lí được quy định tại Điều 162 với các thuật ngữ: “trung thực, cẩn trọng, hành động tốt nhất, trung thành” cũng chứng minh các nhà làm luật Việt Nam tách riêng hai vai trò người đại diện và người quản lí nhưng yêu cầu nghĩa vụ đối với doanh nghiệp giống nhau. Do đó, khi tách rời hai quyền lực này trong doanh nghiệp sẽ rất bất tiện khi xem xét hành vi vi phạm nghĩa vụ của người ĐDTPL mà họ chỉ thực hiện quyền đại diện theo thẩm quyền trong khi quyền quyết định giao dịch đó hoàn toàn thuộc về cơ quan khác của doanh nghiệp. Cụ thể, LDN năm 2020 không có giải pháp xử lý người đại diện trong trường hợp phải xác lập giao dịch theo Nghị quyết của HĐQT/HĐTV mà người đó vắng mặt hoặc không biểu quyết.

Các từ ngữ như: “trung thực”, “cẩn trọng”, “trung thành” được LDN 2020 quy định tại Điều 12 tương tự như nghĩa vụ của người quản lý, song nội hàm các nghĩa vụ này còn khá mơ hồ, khó xác định. Do đó, các nghĩa vụ của người đại diện cần được giải thích rò ràng và hướng dẫn cụ thể hơn bằng các tiêu chí rò ràng trong đánh giá hành vi. Việc giải thích đó có thể được thực hiện bằng các văn bản hướng dẫn dưới luật hoặc được tổng kết từ thực tiễn xét xử tại Tòa án.

Trong các nghĩa vụ đó, nghĩa vụ cẩn trọng là nghĩa vụ mà người đại diện thực hiện các hành động với nhận thức, nỗ lực hết mình một cách chu đáo khi thực hiện nhiệm vụ. Từ góc độ lí luận, tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện nghĩa vụ này phụ thuộc vào hoàn cảnh: một tình huống yêu cầu phải có quyết định xử lý nhanh sẽ được đánh giá khác với trường hợp không yêu cầu sự cấp bách về thời gian. Trên thực tế, khi người ĐDTPL có những quyết định sai nhưng để phán xét được người đại diện có thực hiện tốt nghĩa vụ cẩn trọng hay không thì Tòa án phải tùy thuộc vào nội dung từng vụ việc.

Nghĩa vụ trung thực và thiện chí được lý giải theo hướng người ĐDTPL hành động hướng tới lợi ích của doanh nghiệp đúng mục đích, sử dụng quyền hạn đúng với mục đích được trao quyền. Khi người đại diện sử dụng quyền hạn không trung thực vì những mục đích không phù hợp, ví dụ như kiếm lợi cho bản thân bằng chi phí của công ty, lúc đó họ phải chịu trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ. Theo quy định này, người đại diện phải hành động phù hợp với quy định của Điều lệ công ty, nghị quyết của HĐQT/HĐTV.

Nghĩa vụ bảo mật thông tin được quy định đối với người ĐDTPL là phù hợp bởi người ĐDTPL có thể biết rất nhiều thông tin của doanh nghiệp như tài sản, chiến lược kinh doanh, thông tin đối tác, bí mật thương mại, danh sách khách hàng... trong quá trình thực hiện công việc. Những thông tin như vậy nếu chuyển sang cho người khác là đối thủ cạnh tranh hoặc được sử dụng cho cơ sở riêng của người đại diện sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp. Do đó, pháp luật cấm người đại diện sử dụng thông tin cho mục đích riêng của mình hoặc sử dụng theo cách gây tổn hại đến quyền lợi của doanh nghiệp. Người ĐDTPL cũng không thể sử dụng thông tin mật sau khi không còn đảm nhiệm chức đại diện của mình. Mặc dù sau khi chấm dứt việc đại diện, người đó được tự do không bị doanh nghiệp quản lý, dù không có hợp đồng ràng buộc thì người đó cũng không được sử dụng thông tin tiếp cận được trong quá trình của đại diện của mình.

* Nghĩa vụ phòng tránh xung đột lợi ích

Nghĩa vụ phòng tránh xung đột lợi ích được xác định bao gồm: tránh tham gia vào giao dịch có khả năng xung đột với lợi ích công ty, nhận các lợi ích vật chất từ các bên thứ ba khi không có sự đồng ý (ví dụ như khoản tiền hoa hồng, hối lộ làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh

nghiệp); yêu cầu người đại diện phải công khai các thông tin liên quan về cổ phần hoặc vốn góp chi phối của người đại diện và người thân của họ.

Hiện nay, LDN năm 2020 chỉ quy định về yêu cầu người ĐDTPL thông báo với doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp. Các nội dung khác như nghĩa vụ không cạnh tranh với doanh nghiệp không được pháp luật doanh nghiệp hiện nay quy định đầy đủ. Cụ thể, chỉ có công ty hợp danh, nghĩa vụ này được quy định rất rò ràng, theo đó thành viên hợp danh không được nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác thực hiện kinh doanh cùng ngành nghề kinh doanh của công ty đó để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của cá nhân, tổ chức khác.

Pháp luật phải có quy định hướng dẫn về nguyên tắc, điều kiện để doanh nghiệp có căn cứ pháp lý chống lại các hành vi cạnh tranh từ chính người ĐDTPL của họ. Về mặt lý luận, hành vi không cạnh tranh chỉ ràng buộc khi người đại diện đương chức. Nếu người đại diện sử dụng năng lực cá nhân, thông tin và lợi ích từ vị trí người ĐDTPL để kinh doanh cạnh tranh trực tiếp với doanh nghiệp, doanh nghiệp chắc chắn sẽ thiệt hại. Trên thực tế, hành vi này diễn ra thường xuyên, phần nhiều tập trung ở khối doanh nghiệp có phần vốn góp là Nhà nước. Ví dụ: người ĐDTPL của Nhà khách tỉnh ủy thành lập khách sạn tư nhân của chính người đại diện và thực hiện việc giới thiệu, chuyển các khách hàng từ doanh nghiệp sang cơ sở của mình với các điều kiện ưu đãi hơn. Các hành vi khác trong phòng tránh nghĩa vụ xung đột lợi ích không được quy định chi tiết cụ thể trong các điều luật.

So sánh với Luật Công ty của Pháp để thấy rò các hành vi bị cấm của người ĐDTPL. Các hành vi vi phạm được liệt kê rất chi tiết trong các điều luật từ Điều đến Điều cụ thể cho từng nhóm hành vi cho từng loại hình doanh nghiệp. Đơn cử như đối với Công ty TNHH, các hoạt động bị cấm này bao gồm:

“- Chiếm đoạt quỹ của công ty.

- Phân phối cổ tức giả tạo.

- Không báo cáo tài chính hằng năm, che dấu tình hình thực sự của công ty.

- Cho phép sử dụng tài sản, các khoản vay của công ty một cách thiếu thiện chí vì mục đích cá nhân hoặc vì một doanh nghiệp khác mà họ có mối quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp..