Chu trình mua và nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H

- Trường hợp công ty nhận hàng theo phương thức chuyển nguyên vật liệu: khi chuyển nguyên vật liệu đi thì nguyên vật liệu này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua khi bên mua nhận và chấp nhận thanh toán, mọi tổn thất bên bán tự chịu trách nhiệm

 Nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả

- Khi bên bán chuyển nguyên vật liệu cho bên mua sẽ kèm theo đó là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi nhận được nguyên vật liệu, người đại diện bên mua sẽ ký vào hóa đơn và nhận nguyên vật liệu cùng với hóa đơn

- Khi nhận được nguyên vật liệu bên mua sẽ tiến hành ghi sổ và theo dõi các khoản nợ phải trả. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo có

tài chính cũng như

các khoản thanh toán thực tế. Kế

toán các khoản phải trả

thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật ký, sổ hi tiết thanh toán người bán.

 Thanh toán cho người bán

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

- Thanh toán cho người bán là khâu cuối cùng trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp, công việc này được thực hiên khi đơn đặt mua nguyên vật liệu được phê duyệt, nhận nguyên vật liệu, hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa. Mặc dù nguyên vật liệu công ty nhập khẩu hay mua trong nước, thanh toán bằng ngoại tệ hay nội tệ thì việc thanh toán cho người bán cũng theo các phương thức sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt như: tiền Việt Nam, ngoại tệ, trái phiếu,…Khi nhận được nguyên vật liệu bên mua xuất tiền mặt tại quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán, hình thức này thường áp dụng cho các giao dịch hoặc hợp đồng có giá trị nhỏ, với giao dịch hoặc hợp đồng lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn.

- Thanh toán không dùng tiền mặt như: sec thanh toán, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các ngân hàng. Phương thức này phù hợp với các giao dịch và hợp đồng có giá trị lớn.

1.1.2. Các mục tiêu trong chu trình mua nguyên vật liệu

 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền trong công ty

- Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu nhằm thiệt lập một chu trình có tính khả thi cao được sử dụng trong kỳ hoạt động trong tương lai. Nó cung cấp cho nhà quả lý thông tin về kế hoạch thực hiện chu trình một cách có hệ thống và đạt hiệu quả cũng như lường trước được những khó khăn khi thực hiện các mục tiêu trong chu trình để có biên pháp xử lý kịp thời.

- Dự toán dòng tiền trong công ty là một bảng tổng hợp về tiền thu vào và chi ra liên quan đến các hoạt động của công ty trong từng kỳ kế toán. Dự toán dòng tiền nhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nếu cân đối thu, chi sau khi mức dự trữ tiền mặt cần thiết thì công ty không phải lo về vấn đề thiếu vốn trong kinh doanh.

 Theo dõi việc mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

- Việc này trợ giúp các nhà quản lý lập các kế hoạnh mua nguyên vật liệu, thanh toán cho nhà cung cấp được đầy đủ, chính xác và đúng thời gian. Bên cạnh đó việc theo dõi mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp giúp công ty có thể lường trước được các rũi ro trong trường hợp nhà cung cấp không có hoặc không đủ nguyên vật liệu cung cấp công ty có thể kịp thời tính đến trương hợp mua nguyên vật lệu từ nhà cung cấp khác.

 Theo dõi số tiền phải trả và thanh toán phù hợp, đúng thời gian cho nhà cung cấp

- Khi nhận được hóa đơn của bên bán, bên mua sẽ tiến hành theo dõi các khoản nợ phải trả nhằm để tính toán, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ từng khoản nợ phải trả theo từng chủ nợ. Đối chiếu số tiền phải trả để xác định số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn lại phải trả để thanh toán một cách hợp lý.

- Công ty phải thường xuyên chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ viêc thanh toán cho nhà cung cấp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vụ phải thực hiện được ký kết trong hợp đồng của hai bên.

 Theo dõi các mẫu tin liên quan nhà cung cấp.

- Dựa vào mẫu tin này giúp công ty có cái nhìn tổng thể về nhà cung cấp, biết rõ về đối tác của mình sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận, trao đổi, hợp tác mua

bán. Hiểu được nhà cung cấp muốn gì và cần gì từ đó có các giải pháp hữu hiệu trong việc ký kết hợp đồng.

 Quản lý nguyên vật liệu tồn kho

- Quản nguyên vật liệu tồn kho nhằm mục tiêu duy trì nguyên vật liệu tồn ở mức độ hợp lý, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, cung cấp nguồn nguyên vật liệu trong lưu thông, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cũng như tránh

được tình trạng khan hiếm hay tăng giá nguyên vật liệu. Bên cạnh đó quản lý

nguyên vật liệu tồn kho còn giúp công ty giảm được các chi phí về dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi, hư hỏng

1.1.3. Các yêu cầu hay thủ tục khi nhập kho

 Kiểm tra nguyên vật liệu

- Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá

- Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng.

- Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.

- Kiểm tra về qui cách.

- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng.

- Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.

 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá

- Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.

- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho

được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng.

1.2. Hệ thống các tài khoản sử dụng trong chu trình

1.2.1. Tài khoản 111 “tiền mặt tại quỹ”

- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của

doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Nội dung kết cấu tài khoản:

TK 111

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ

- Số bạc,

tiền mặt, ngoại tệ, vàng,

- Số bạc,

tiền mặt, ngoại tệ, vàng,

kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ

phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái

kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ

phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư cuối kỳ

ngoại tệ

do đánh giá lại số dư cuối kỳ

ngoại tệ

Số dư bên nợ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt

1.2.2. Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng”

- Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tại Ngân hàng của doanh nghiệp.

Nội dung kết cấu tài khoản

TK 112

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào Ngân hàng.

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ Ngân hàng.

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.

tiền gửi

do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.

tiền gửi

Số dư bên nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện có gửi tại Ngân hàng

1.2.3. Tài khoản 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”

- Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp.

- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT

Nội dung kết cấu tài khoản:

TK 133

- Số

thuế

GTGT đầu vào được

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu

khấu trừ

trừ

- Kết chuyển Số thuế GTGT đầu vào

không được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hàng

hóa mua vào nhưng đã trả hoặc giảm giá

lại

- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

Số dư bên nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả.

1.2.4. Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”

- Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.

- Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua

ngoài hoặc tự

chế

biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh

nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào Tài khoản này được phân loại như sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính; Vật liệu phụ;

Nhiên liệu;

Phụ tùng thay thế;

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Nội dung kết cấu tài khoản:

TK 152

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài,

- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản

tự chế, thuê ngoài gia công, chế

xuất, kinh doanh, để

bán, thuê

biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác.

ngoài gia công, chế đưa đi góp vốn;

biến, hoặc

- Trị

giá nguyên liệu, vật liệu

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả

thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua

- Chiết khấu thương mại nguyên

liệu, vật liệu khi mua được hưởng

Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.

1.2.5. Tài khoản 151 “hàng mua đang trên đường”

- Tài khoản này dùng để

phản ánh trị

giá của các loại hàng hóa, vật tư

(Nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

Nội dung kết cấu tài khoản