xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và bộ phận quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Và khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch.
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian | ||
Quản trị cấp trung gian | ||
Có thể bạn quan tâm!
-
Các nhân tố ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách tại các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Đông Nam Bộ - 1 -
Các nhân tố ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách tại các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Đông Nam Bộ - 2 -
Quy Trình Dự Toán Ngân Sách Của Stephen Brookson Giai Đoạn Chuẩn Bị: Đây Là Bước Khởi Đầu Cũng Là Khâu Quan Trọng Nhất -
Mức Độ Tham Gia Dự Toán Ngân Sách Của Người Lao Động -
Các nhân tố ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách tại các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Đông Nam Bộ - 6 -
Kết Quả Khảo Sát Chuyên Gia Về Các Biến Trong Mô Hình Nghiên Cứu Đề Xuất
Xem toàn bộ 113 trang tài liệu này.
Quản trị cấp cơ sở | Quản trị cấp cơ sở | ||
Quản trị cấp cơ sở | Quản trị cấp cơ sở | ||
Hình 2.3 Mô hình thông tin phản hồi
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nhận xét mô hình 2:
Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Mô hình này thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng dự toán ngân sách trong đơn vị từ quản lý cấp cơ sở đến nhà quản lý cấp cao, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Dự toán được lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên chắc chắn tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. Hơn nữa, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong mỗi bộ phận để có thể đưa ra những số liệu dự toán phù hợp với bộ phận của mình, vì vậy nhân tố con người đóng vai trò quan trọng, các thành viên và các bộ phận trong đơn vị phải đoàn kết và đồng lòng thực hiện mục tiêu chung của đơn vị.
2.1.5.3 Mô hình thông tin từ dưới lên
Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động đơn vị của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng.
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian | ||
Quản trị cấp trung gian | ||
Quản trị cấp cơ sở | Quản trị cấp cơ sở | ||
Quản trị cấp cơ sở | Quản trị cấp cơ sở | ||
Hình 2.4 Mô hình thông tin từ dưới lên
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Nhận xét mô hình 3:
Lập dự toán ngân sách theo mô hình này rất thoáng, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự toán thì họ chỉ có thể trách mình chứ không thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với đơn vị có quy mô lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự toán ngân sách không phát huy được tính tính cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động, lãng phí tài nguyên và năng lực của đơn vị, không khai thác hết khả năng tiềm tàng
của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận.
Nhận xét chung
Trong 3 mô hình trên thì mỗi mô hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mô hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mô hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều đơn vị, nên dự toán theo mô hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng.
Thực chất, trong quá trình lập dự toán ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân sách hoàn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì không quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn.
2.2 Lý thuyết nền
2.2.1 Lý thuyết phong cách lãnh đạo
Những năm 1970, các lý thuyết về hành vi lãnh đạo hiệu quả chiếm ưu thế. Ví dụ bao gồm lý thuyết con đường mục tiêu (Path-goal) (House và Dessler 1974), lý thuyết LMX (Graen và Cashman 1975) và lý thuyết về quyết định quy chuẩn (Vroom và Yetton 1973). Thông qua những giải thích của các tác giả, các lý thuyết này đã giúp người đọc có thể hiểu cách thức một nhà lãnh đạo có thể ảnh hưởng đến người khác thông qua sự tiên phong đối đầu với những khó khăn,
làm gương bằng những hành động chuẩn mực của mình giúp những người dưới quyền có thể noi theo, cùng họ thực hiện nghiêm túc những gì đã cam kết. Người lãnh đạo có sức cuốn hút thường hành động theo cách thức khơi dậy những động cơ có liên quan đến sứ mạng của nhóm, của tổ chức. Họ luôn thể hiện những mong đợi cao ở những người dưới quyền trong việc thực hiện nhiệm vụ và thể hiện sự tin tưởng vào người dưới quyền. Họ khuyến khích sự hứng thú từ cấp dưới với mục đích cuối cùng mọi người sẽ cố gắng gặt hái được nhiều thành công hơn so với kỳ vọng.
Khi vận dụng lý thuyết lãnh đạo vào hoạt động xây dựng dự toán ngân sách, người ta đề xuất rằng một số cấp trên thúc đẩy sự tham gia nhân viên để thể hiện phong cách lãnh đạo của họ. Người lãnh đạo giỏi luôn được biết đến là người gần gũi, hòa đồng với nhân viên. Họ luôn nỗ lực xây dựng, duy trì mối quan hệ với các cấp dưới bằng sự tin tưởng, sự tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau. Như đã được nêu ở trên, việc khuyến khích cấp dưới tham gia dự toán ngân sách như là một phần của cách tiếp cận lãnh đạo, tăng cường giao tiếp cởi mở và có ý nghĩa quan trọng với cả hai phía. Khi nhà lãnh đạo xây dựng được môi trường làm việc thân thiện, tích cực và ở đó trân trọng ý kiến của mọi cá nhân để mọi người thấy rằng họ có sự ảnh hưởng nhất định với các mục tiêu chung của đơn vị thì họ sẽ bắt đầu đề xuất ý kiến, bày tỏ quan điểm cũng như đưa ra các giải pháp để giải quyết những vấn đề phát sinh trong công việc.
Lý thuyết này được vận dụng nhằm giải thích sự tác động của nhân tố phong cách lãnh đạo ảnh hưởng đến công tác lập dự toán ngân sách của các đơn vị.
2.2.2 Lý thuyết đại diện
Jensen và Meckling (1976) - người đặt nền móng lý thuyết đại diện. Lý thuyết đại diện cho rằng xung đột sẽ phát sinh khi có thông tin không đầy đủ và bất cân xứng giữa người chủ thể và người đại diện trong tổ chức.
Theo lý thuyết đại diện cho rằng việc tham gia lập ngân sách cho phép nhân viên đưa một số thông tin, hiểu biết của mình và có thể dẫn đến lợi ích cho cả hai bên: thứ nhất, kết hợp thông tin này vào ngân sách mang lại các mục tiêu
ngân sách thực tế hơn và giúp phân bổ các nguồn lực hiệu quả hơn, như vậy sẽ tăng hiệu quả công việc mong đợi và cải thiện việc chia sẻ rủi ro. Và thứ hai, do có sự cam kết dựa trên ngân sách, ngân sách này sau đó tạo ra nỗ lực cao hơn từ nhân viên từ đó sẽ làm tăng hiệu quả công việc (Heinle và cộng sự, 2014). Tương tự, Shields và Young (1993) cũng cho rằng một trong những lợi ích chính của việc tham gia dự toán ngân sách là tạo điều kiện cho việc chia sẻ thông tin. Chia sẻ thông tin có thể tăng lên hiệu suất cá nhân bằng nhiều cách gồm: (1) cấp trên có thể giúp nhân viên phát triển ý tưởng, chiến lược tốt hơn (Murray, 1990); (2) đảm bảo rằng cấp dưới nhận được hỗ trợ ngân sách đầy đủ (Nouri & Parker, 1998). Đầy đủ về ngân sách là mức độ cá nhân nhận thức rằng các nguồn ngân sách đủ để đáp ứng các yêu cầu công việc. Khi nhân viên tin rằng tổ chức sẽ hỗ trợ họ với ngân sách đầy đủ, điều này sẽ làm tăng mối quan hệ nhân viên với tổ chức, nhân viên sẽ cam kết cao hơn với tổ chức. Cam kết của tổ chức cao hơn, có thể dẫn đến hiệu suất cao hơn (Maiga 2005).
Lý thuyết này được đưa vào nghiên cứu nhằm giải thích cho biến mức độ tham gia dự toán ngân sách của người lao động ảnh hưởng đến công tác lập dự toán ngân sách của đơn vị.
2.3 Đặc điểm của các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước tác động đến dự toán ngân sách
Thứ nhất, hoạt động dự trữ quốc gia là hoạt động tuân theo hệ thống quản lý của Nhà nước, những công việc thường xuyên được thực hiện tại đơn vị này bao gồm lập kế hoạch và dự toán ngân sách dài hạn và hàng năm, xây dựng cơ sở vật chất (kho tàng, trụ sở làm việc, trang thiết bị máy móc và phương tiện làm việc),.... được thực hiện theo quy định chung hiện hành của pháp luật. Chính đặc thù về nội dung cơ bản của hoạt động dự trữ quốc gia đã cho thấy tầm quan trọng của công tác dự toán ở đơn vị này. Bên cạnh đó, với đặc thù của tổ chức, lãnh đạo của các đơn vị dự trữ quốc gia cần nâng cao trình độ quản lý, gia tăng kiến
thứ c để quản tri ̣tổ chức, nâng cao khả năng nhân thứ c, hiểu biết và đánh giá về
lập dự toán ngân sách của đơn vị. Những điều này thể hiện sự ảnh hưởng của nhà lãnh đạo trong lập dự toán tại đơn vị.
Thứ hai, những đặc điểm về hoạt động mua bán hàng dự trữ quốc gia ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách của tổ chức. Cụ thể, mua bán hàng dự trữ quốc gia khác với việc mua bán hàng của các doanh nghiệp. Mua bán hàng dự trữ quốc gia được thực hiện theo nguyên tắc: Đúng kế hoạch, đúng quyết định của cấp có thẩm quyền hoặc theo đúng hợp đồng thuê bảo quản theo đơn đặt hàng của nhà nước tại thời điểm do nhà nước quy định; Đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả, địa điểm quy định; Nhập, xuất đúng thủ tục theo quy định của pháp luật. Giá mua, bán hàng dự trữ quốc gia phải đảm bảo mua hàng kịp thời và chất lượng tốt, bán đúng lúc và tránh thất thoát; áp dụng các phương pháp xác định giá mua, bán hàng dự trữ quốc gia như sau: Quyết định mức giá cụ thể theo từng thời điểm và từng địa bàn cụ thể để xác định giá mua, bán trong các trường hợp mua, bán trực tiếp. Quyết định giá gói thầu, đơn vị tài sản khi mua, bán theo phương thức đấu thầu, đấu giá. Những hoạt động này liên quan đến nhiều cá nhân, bộ phận trong tổ chức do đó lập dự toán tại đơn vị chịu ảnh hưởng bởi quy trình lập dự toán, cũng như mức độ tham gia của các cá nhân, phòng ban vào lập dự toán của đơn vị.
Thứ ba, những đặc điểm về bảo quản hàng dự trữ quốc gia ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách của đơn vị. Bảo quản hàng dự trữ quốc gia giữ vai trò quan trọng trong hoạt động dự trữ quốc gia trên các mặt: Bảo vệ bí mật Nhà nước về dự trữ quốc gia (loại hàng, số lượng, nơi để hàng dự trữ...); bảo đảm an toàn hàng dự trữ quốc gia; kịp thời đáp ứng các yêu cầu cứu hộ, cứu nạn, hỗ trợ, viện trợ cấp thiết. Với chức năng về dự trữ hàng hóa quốc gia đòi hỏi đơn vị phải thực hiện dự toán thật hiệu quả, ứng dụng các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến trong lập dự toán, đặc biệt là các dự toán liên quan đến loại hàng hóa dự trữ, cũng như số lượng cần dữ trữ của những hàng hóa này. Lập dự toán hiệu quả mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng xuất hàng dự trữ của đơn vị theo yêu cầu của Nhà nước.
Thứ tư, sự tuân thủ quy định pháp luật trong công tác dự trữ quốc gia nên phải theo quy trình lập dự toán do nhà nước ban hành cũng ảnh hưởng đến công tác lập dự toán ngân sách của đơn vị này. Căn cứ vào chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán ngân
sách năm sau; thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc lập dự toán ngân sách; thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội,… Cục dự trữ nhà nước khu vực Đông Nam Bộ lập dự toán ngân sách. Bên cạnh đó, cùng với việc lập kế hoạch DTQG, các bộ, ngành quản lý hàng DTQG lập dự toán ngân sách chi cho DTQG theo đúng nội dung kế hoạch, quy định của Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn.
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến lập dự toán ngân sách
2.4.1 Phong cách lãnh đạo
Theo Kyj và Parker (2008), các nhà quản lý cấp cao thường có tầm nhìn rộng nhưng không quen với chi tiết, và ngược lại các nhà quản lý cấp cơ sở tuy nắm vững chi tiết những không có được tầm nhìn bao quát tất cả mọi khía cạnh hoạt động trong tổ chức. Thêm nữa, thái độ của nhà quản lý cấp cao có tác động lớn đến hiệu quả dự toán, còn nhà quản lý cấp cơ sở thì có nhận thức nhạy bén trong việc đặt ra các mục tiêu trong dự toán. Vì vậy sự phối hợp giữa nhà quản lý cấp cao và nhà quản lý cơ sở đóng vai trò quan trọng trọng việc xây dựng một dự toán hiệu quả. Để dự toán đạt hiệu quả nhà quản lý cấp cao phải xác định được các mục tiêu hợp lý mà tổ chức cần đạt được đồng thời cố gắng diễn tả một cách chính xác nhất những mục tiêu đó cho những người có trách nhiệm thực hiện hiểu những gì họ cần làm.
Trong tài liệu về kế toán của Ansari (1976), ông cho rằng phong cách lãnh đạo có thể ảnh hưởng đến việc cách thức xây dựng ngân sách. Ritchie và Miles (1970) lập luận rằng lãnh đạo tin tưởng và hỗ trợ là một điều kiện tiên quyết để khuyến khích sự tham gia có hiệu quả từ cấp dưới, và Zand (1972) cũng đưa ra nhận xét tương tự. Nhà quản trị sẽ thể hiện phong cách lãnh đạo của họ thông qua việc xây dựng ngân sách. Brownell (1983) cho rằng có mâu thuẫn giữa phong cách lãnh đạo và sự thõa mãn của nhân viên và kết quả công việc. Để giải quyết mâu thuẫn này, Brownell (1983) đề xuất sự tham gia ngân sách sẽ làm giảm căng thẳng mối quan hệ này. Trong một nghiên cứu khác của Kohlmeyer III, Mahenthiran và cộng sự, (2014) cũng kết luận phong cách lãnh đạo ảnh