Quy Trình Dự Toán Ngân Sách Của Stephen Brookson Giai Đoạn Chuẩn Bị: Đây Là

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Cơ sở lý thuyết về dự toán ngân sách

Theo Ramadhan, S. (2009) thì dự toán ngân sách trong hoạt động là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp đơn vị đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các đơn vị có thể yên tâm rằng sẽ sử dựng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài.

Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự toán ngân sách là một phần của kế hoạch với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiền.

Theo Zweni, A. G. (2017) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra.

Như vậy dự toán ngân sách là một kế hoạch tài chính được thể hiện dưới dạng định lượng, nhằm để huy động và sử dụng các nguồn lực của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định tạo điều kiện cho nhà quản trị hoạch định và kiểm soát hoạt động của đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán, là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng cá nhân phụ trách từng bộ phận từ đó xác định được trách nhiệm của mỗi bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định.

2.1.2 Phân loại dự toán ngân sách

Mwasi, R. M. (2017) thì dự toán ngân sách giúp nhà quản trị đối chiếu, kiểm soát lại kết quả thực tế đối với kế hoạch vì thế yêu cầu nhà quản trị phải am hiểu từng loại dự toán thích ứng với từng nhu cầu và từng hoàn cảnh riêng biệt

của đơn vị trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy vào đặc điểm, tính chất riêng mà mỗi đơn vị sẽ có cách phân loại dự toán khác nhau: Phân loại dự toán theo chức năng, theo thời gian, phương pháp lập,....

2.1.2.1 Phân loại theo chức năng

Theo tiêu thức này thì dự toán gồm 2 loại: dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Trong đó:

- Dự toán hoạt động: Là dự toán phản ánh thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt được mục tiêu lợi nhuận. Dự toán hoạt động thường có những nội dụng sau: dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanhnghiệp, dự toán chi phí tài chính. Trong các tổ chức thương mại thì dự toán hàng hóa mua vào sẽ được lập thay dự toán sản xuất nhằm dự toán khối lượng hàng hóa cần thiết phải mua cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho.

- Dự toán tài chính: Là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán. Dự toán tài chính bao gồm dự toán vốn, dự toán đầu tư, báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán.

2.1.2.2 Phân loại theo thời gian

Theo thời gian, dự toán ngân sách được phân thành: Dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn. Cụ thể:

- Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán thường được lập trong một năm tài chính hoặc dưới 1 năm: tuần, tháng, quý phù hợp với kỳ kế toán của đơn vị nhằm thuận lợi cho việc đánh giá kết quả giữa thực tế và dự toán. Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, doanh thu, chi phí, tiêu thụ hàng hóa,...Dự toán này được lập mỗi năm trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh của đơn vị trong năm kế hoạch kế tiếp. Như vậy, để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc lập dự toán ở các kỳ tiếp theo, đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn đánh giá đúng tình hình thực hiện dự toán.

- Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán dài hạn hay còn được gọi là dự toán

vốn. Dự toán này liên quan đến tài sản cố định và được lập dự toán từ một năm trở lên. Đặc điểm của loại dự toán này mang lại rủi ro cao, thời gian từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối lâu. Dự toán này khuyến khích các nhà quản lý chủ yếu sử dụng kiến thức chuyên môn để phán đoán các sự kiện xảy ra trong tương lai.

2.1.2.3 Phân loại theo phuơng pháp lập

Theo phuơng pháp lập, dự toán ngân sách được phân thành: Dự toán cố định, dự toán linh hoạt. Cụ thể:

- Dự toán cố định: Dự toán với các số liệu cố định, ứng với một doanh thu dự kiến đã cho trước nào đó. Sau đó dự toán này sẽ không có thay đổi, điều chỉnh hay thay đổi gì của điều kiện dự toán. Dự toán này thường phù hợp với các đơn vị sản xuất sản phẩm theo các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh có sự ổn định.

- Dự toán linh hoạt: Dự toán được thiết kế trong suốt phạm vi phù hợp hơn cho một mức độ hoạt động cụ thể. Nó được dùng để xác định doanh thu, chi phí dự toán ở bất kỳ mức độ hoạt động thực tế nào để so sánh với các chi phí thực tế. Do đó, nó có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu của thị trường.

2.1.3 Vai trò, chức năng dự toán ngân sách

2.1.3.1 Vai trò

Ramadhan, S. (2009) thì vai trò cơ bản của dự toán ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thông qua đó mà người quản lý đạt được mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài ra dự toán ngân sách còn có một số vai trò khác như:

- Dự toán ngân sách tạo điều kiện cho nhà quản trị kiểm soát được hoạt động của đơn vị và đánh giá được trách nhiệm quản lý của mỗi bộ phận, cá nhân trong tổ chức.

- Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. Trên cơ sở đó cũng

đề ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ theo đúng tiến độ.

- Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu đơn vị thông qua các số liệu để có cái nhìn khái quát hơn.

- Dự toán ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị tất cả thông tin của kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong mỗi thời gian cụ thể và toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.

2.1.3.2 Chức năng

Dự toán ngân sách bao gồm các chức năng như:

- Chức năng dự báo: Chức năng dự báo của DTNS đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài đến hoạt động của DN. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo vì trong thực tế dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát nhưng đôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát được. Vì vậy, dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo.

- Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của DTNS mang tính chủ động hơn chức năng dự báo. Một DTNS được lập, bắt buộc DN phải thiết lập những mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận, từng hoạt động cho một giai đoạn thích hợp trong tương lai dựa trên các chính sách tổng thể của DN. Các dự toán sẽ đưa ra những định mức chi tiết về các kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng đạt được kết quả theo yêu cầu này. Các DN hoạch định kết quả đầu ra như số lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, doanh số đạt được và các nguồn lực cần sử dụng thể hiện ở các dự toán về chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,.. Đó là chức năng hoạch định của DTNS.

- Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của DTNS thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối

các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.

- Chức năng thông tin: Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ DTNS là văn bản cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thông qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán, nhà quản trị đã truyền đạt thông điệp hoạt động cho các bộ phận và các bộ phận dựa vào cơ sở số liệu đó làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động hàng ngày.

- Chức năng kiểm soát: Chức năng kiểm soát của DTNS được xem là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Lúc này thì DTNS đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát. Khi đóng vai trò kiểm soát, DTNS quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và trong trường hợp cần thiết có thể có phương án sửa chữa, khắc phục yếu điểm.

- Chức năng đo lường đánh giá: Chức năng đo lường, đánh giá thể hiện ở việc DTNS cung cấp một thước đo chuẩn, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.

DTNS là một công cụ quản lý đa chức năng, trong đó chức năng quan trọng nhất là hoạch định và kiểm soát.

2.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng nên không thể chấp nhận một dự toán có nhiều sai sót. Dự toán giống như việc cố gắng dự đoán chính xác tương lai, mà tương lai thì không chắc chắn nên khiến cho việc lập dự toán trở nên khó khăn và đôi khi là thiếu thực tế. Vì vậy, để có một DTNS tối ưu, bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập DTNS phù hợp nhất mà dựa vào đó, họ có thể làm tốt công việc dự toán.

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý khác nhau nên quy trình dự toán cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu được trình bày trong quyển “Managing budgets” của tác giả Stephen

Lập dự toán tiền măt để theo dõi dòng tiền từ BCĐKT và báo cáo KQHĐKD

Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích

Chuẩn hóa ngân sách

Theo dõi các khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến

Brookson. Theo tác giả thì quy trình lập dự toán ngân sách có thể chia ra làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soan thảo và giai đoạn kiểm soát.

Chuẩn bị

Soạn thảo

Kiểm soát

Xác định rõ mục tiêu chung của đơn vị

Thu thập thông tin, số liệu, chuẩn bị dự thảo ngân sách đầu tiên

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán

Đánh giá lại hệ thống

Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể

Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác

Hình 2.1:Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson Giai đoạn chuẩn bị: Đây là bước khởi đầu cũng là khâu quan trọng nhất

trong toàn bộ quy trình DTNS.Trong giai đoạn này cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt được và tất cả các báo cáo của DTNS đều được xây dựng dựa vào chiến

lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của DN trong một giai đoạn nhất định. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, DN sẽ xây dựng một mô hình DTNS chuẩn. Điều này giúp nhà quản lý. cấp cao dễ dàng phối hợp DTNS của tất cả các bộ phận và cho phép so sánh, kết nối nội dung DTNS một cách dễ dàng. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã được chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem lại tất cả các vấn đề một cách có hệ thống để chắc rằng DTNS sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.

Giai đoạn soạn thảo: Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong DN, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hưởng đến DTNS đồng thời ước tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: Dự toán tiêu thụ, Dự toán sản xuất, Dự toán chi phí, Dự toán tiền, Dự toán bảng cân đối kế toán (BCĐKT), Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD),.vv..

Giai đoạn kiểm soát: Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng được thực hiện từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, để dự toán ngày càng hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán để từ đó xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo.

2.1.5 Các mô hình dự toán ngân sách

2.1.5.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Theo mô hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong đơn vị.

Quản trị cấp cao


	Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian