Ban Kiểm Soát Trong Quản Trị Nội Bộ Công Ty Cổ Phần

mức độ nhất định về đại diện người lao động tham gia vào cấu trúc quản trị công ty cổ phần như Đan Mạch, Luxembourg và Thụy Điển. Gần đây, Tòa án Châu Âu đã cho phép các công ty đăng ký tại một nước thành viên EU có quyền tiến hành các hoạt động kinh doanh tại các thành viên khác, mà nó vẫn được quản trị theo mô hình của luật công ty ở nước đăng ký thành lập.

Cấu trúc hội đồng kép theo luật công ty Đức có hai đặc điểm quan trọng nhất: (i) cấu trúc quản trị - điều hành có hai hội đồng theo thứ bậc, và (ii) có thể có sự tham gia nhất định của đại diện người lao động vào hội đồng phía trên.

Cấu trúc quản trị nội bộ của công ty cổ phần theo luật Đức gồm có: (i) Đại hội đồng cổ đông, (ii) Hội đồng giám sát và (iii) Hội đồng quản trị. Theo luật Đức, việc quản lý – điều hành công ty cổ phần được phân chia cho hai cơ quan là: Hội đồng giám sát và Hội đồng quản trị, như một thiết chế hai tầng, mà ở đó, Hội đồng giám sát nằm ở tầng trên. Vì thế, giới luật học trên thế giới gọi đây là cấu trúc hội đồng kép hay hội đồng hai tầng.

Về nguyên tắc, Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu chọn thành viên của Hội đồng giám sát. Song, người lao động cũng có quyền lựa chọn thành viên của Hội đồng giám sát theo đạo luật về sự tham gia của người lao động vào quản trị công ty năm 1952 và 1976. Theo đó, tỷ lệ số thành viên của Hội đồng giám sát do người lao động bầu chọn và cổ đông bầu chọn sẽ phụ thuộc vào số lao động của công ty. Đại diện do phía người lao động và cổ đông bầu chọn trong Hội đồng giám sát đều có quyền và nghĩa vụ như nhau. Đối với các công ty cổ phần sử dụng trên 500 lao động, một phần ba tổng số thành viên của Hội đồng giám sát sẽ do phía người lao động bầu chọn. Nếu công ty sử dụng trên 2000 lao động, thì một nửa số thành viên của Hội đồng giám sát phải là đại diện do người lao động và công đoàn bầu chọn, song, chủ tịch của Hội đồng giám sát sẽ phải là người do cổ đông lựa chọn, và người này sẽ có lá phiếu quyết định khi số phiếu thuận và phiếu chống bằng nhau. Hội đồng giám sát có thẩm quyền chọn, bổ nhiệm, cách chức các thành viên của

Hội đồng quản trị. Không những thế, Hội đồng giám sát còn tham gia trực tiếp vào việc đưa ra các quyết định quan trọng trong việc quản trị công ty và giám sát các hoạt động của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Các thành viên của Hội đồng quản trị cùng nhau chịu trách nhiệm về việc điều hành, phát triển chiến lược kinh doanh của công ty trong mối liên hệ thường xuyên và báo cáo thường xuyên với Hội đồng giám sát.

1.2. Ban kiểm soát trong Quản trị nội bộ công ty cổ phần

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 88 trang tài liệu này.

Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được “thiết kế” như là một cơ quan riêng trong cơ cấu quản trị nội bộ công ty cổ phần, cơ quan này có trách nhiệm chuyên trách giám sát và đánh giá Hội đồng quản trị và những người quản lý điều hành nhân danh cổ đông, vì lợi ích của cổ đông và của công ty cổ phần.

Cách hiểu đơn giản này, có thể giúp giúp mường tượng ra vai trò của Ban kiểm soát trong mối quan hệ với các bộ phận khác trong công ty cổ phần như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhất là trong hoạt động của công ty cổ phần thì Ban kiểm soát trong vai trò kiểm tra, giám sát và kiềm chế, đối trọng với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc để các hoạt động của công ty cổ phần được hoạt động minh bạch vì lợi ích của các cổ đông công ty.

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự ra đời của Ban kiểm soát, trong đó có hai nguyên nhân chủ yếu, đó là:

Thứ nhất, sự phức tạp trong quản lý công ty và quan hệ giữa cổ đông

Thực tế cho thấy, trong công ty cổ phần thì phức tạp trong quá trình quản lý, đan xen giữa lợi ích của các cổ đông – người chủ sở hữu thực sự và người điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty, vì trên thực tế mô hình các công ty lớn thì chủ sở hữu là các cổ đông và người quản lý công ty nhiều khi khác nhau về lợi ích,

nhiều công ty có thể thuê Giám đốc điều hành và trả lương theo một mức nhất định. Còn về phía cổ đông do có nhiều thành phần cổ đông cũng như số lượng các cổ đông của công ty cổ phần, có những công ty cổ phần có hàng trăm cổ đông với các thành phần khác nhau như tri thức, người buôn bán, người lao động…

Thứ hai, sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp công ty cổ phần

Sự tách bạch này để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cổ đông, cơ quan thực hiện là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc nhiều lúc không vì lợi ích của các cổ đông nên cần có sự tách bạch, giám sát để làm rò mối quan hệ rò ràng giữa chủ sở hữu và người điều hành, trong nhiều trường hợp, người điều hành có thể không phải là chủ sở hữu và ngược lại chủ sở hữu có thể không phải là người điều hành.

Khi quy mô các công ty cổ phần nhỏ, số lượng cổ đông ít, có công ty cổ phần chỉ có 03 cổ đông thì thường không có sự tách bạch giữa chủ sở hữu và người điều hành trực tiếp, mà các cổ đông thường là thành viên của Hội đồng quản trị. Ví dụ, hiện nay ở Việt Nam có nhiều công ty cổ phần chỉ có 03 cổ đông, 03 người này cũng là 03 thành viên Hội đồng quản trị, 01 người là Chủ tịch Hội đồng quản trị và thường kiêm luôn Giám đốc, người kia là Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị và còn 01 người nữa thường là cổ đông cho đủ số lượng để thành lập mô hình công ty cổ phần và thường những công ty này thì mô hình hoạt động vẫn là các thành viên trong gia đình.

Tuy nhiên, khi mô hình công ty lớn hơn, số lượng cổ đông nhiều hơn, có những công ty cổ phần có hàng chục cổ đông, cá biệt có những công ty cổ phần lớn trên thế giới có hàng ngàn, hàng triệu cổ đông thì sự điều hành và quản lý công ty trở nên phức tạp và do đó, cần có một đội ngũ quản trị chuyên nghiệp. Từ đây, người điều hành trực tiếp công ty có thể không đồng thời là chủ sở hữu công ty nữa.

Mối lo ngại của các cổ đông với tư cách là người chủ sở hữu thực sự của

công ty về việc điều hành công ty cổ phần của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc là một mối lo ngại chính đáng và có cơ sở. Đây là một trong những lý do dẫn đến sự ra đời của Ban kiểm soát.

1.2.1. Chức năng kiểm soát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần

Lý thuyết về đại diện cho rằng, nếu cả hai bên trong mối quan hệ giữa cổ đông và người quản lý công ty đều muốn tối đa hóa lợi ích của mình, thì có cơ sở để tin rằng người quản lý công ty sẽ không luôn luôn hành động vì lợi ích tốt nhất cho người chủ, tức các cổ đông và công ty [36, tr. 59]. Với vị trí của mình, người quản lý công ty được cho là luôn có xu hướng tư lợi và không đủ siêng năng, mẫn cán, và có thể tìm kiếm các lợi ích cá nhân cho mình hay người thứ ba của mình chứ không phải cho công ty.

Các đặc tính tự nhiên của quan hệ đại diện dẫn đến giả thiết rằng, các cổ đông cần thường xuyên giám sát hoạt động của người quản lý công ty nhằm đảm bảo lợi ích của mình. Học thuyết về đại diện nhấn mạnh rằng, các cổ đông cần phải sử dụng các cơ chế thích hợp để có thể hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa cổ đông và người quản lý công ty, bằng cách (i) thiết lập những cơ chế đãi ngộ thích hợp cho các nhà quản trị, và (ii) thiết lập cơ chế kiểm soát hiệu quả để hạn chế những hành vi không bình thường, tư lợi của người quản lý công ty.

Người quản lý công ty luôn có xu hướng tìm kiếm lợi ích cá nhân cho họ hơn là luôn hành động vì lợi ích chung của công ty và các cổ đông. Bởi vậy, cùng với một chế độ tiền lương và thù lao thích hợp, cơ chế thông tin và giám sát hiệu quả hoạt động của người quản lý công ty là một yếu tố rất quan trọng để hạn chế bớt khả năng tư lợi của người quản lý công ty và để họ biết giữ thái độ trung thành và hành động vì lợi ích của công ty. Cũng vì thế, luật công ty của các quốc gia đều đề cao cơ chế giám sát trong các công ty có nhiều cổ đông, đặc biệt là các công ty niêm yết.

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản trị của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản trị theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó công ty không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rò ràng nhằm:

 Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...);

 Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính;

 Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp;

 Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra;

 Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

Chức năng kiểm soát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần được cụ thể thông qua các hoạt động giám sát cụ thể:

 Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo

đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.

 Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.

 Kiểm tra bất thường: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày,kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu .

 Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

 Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

1.2.2. Ban kiểm soát và vị trí của Ban kiểm soát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần theo mô hình quản trị song lớp

Cấu trúc quản trị nội bộ công ty cổ phần theo mô hình quản trị song lớp – cấu trình hội đồng kép có hai đặc điểm quan trọng nhất: (i) cấu trúc quản trị - điều hành có hai hội đồng theo thứ bậc, và (ii) có thể có sự tham gia nhất định của đại diện người lao động vào hội đồng phía trên.

Cấu trúc quản trị nội bộ của công ty cổ phần theo mô hình quản trị song lớp

gồm có: (i) Đại hội đồng cổ đông, (ii) Hội đồng giám sát, và (iii) Hội đồng quản trị. Theo mô hình quản trị song lớp, việc quản lý – điều hành công ty cổ phần được phân chia cho hai cơ quan là: Hội đồng giám sát và Hội đồng quản trị, như một thiết chế hai tầng, mà ở đó, Hội đồng giám sát nằm ở tầng trên. Vì thế, giới luật học trên thế giới gọi đây là cấu trúc hội đồng kép hay hội đồng hai tầng.

Về nguyên tắc, Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu chọn thành viên của Hội đồng giám sát. Song, người lao động cũng có quyền lựa chọn thành viên của Hội đồng giám. Theo đó, tỷ lệ số thành viên của Hội đồng giám sát do người lao động bầu chọn và cổ đông bầu chọn sẽ phụ thuộc vào số lao động của công ty. Đại diện do phía người lao động và cổ đông bầu chọn trong Hội đồng giám sát đều có quyền và nghĩa vụ như nhau. Đối với các công ty cổ phần sử dụng trên 500 lao động, một phần ba tổng số thành viên của Hội đồng giám sát sẽ do phía người lao động bầu chọn. Nếu công ty sử dụng trên 2000 lao động, thì một nửa số thành viên của Hội đồng giám sát phải là đại diện do người lao động và công đoàn bầu chọn, song, chủ tịch của Hội đồng giám sát sẽ phải là người do cổ đông lựa chọn, và người này sẽ có lá phiếu quyết định khi số phiếu thuận và phiếu chống bằng nhau.

Hội đồng giám sát có thẩm quyền chọn, bổ nhiệm, cách chức các thành viên của Hội đồng quản trị. Không những thế, Hội đồng giám sát còn tham gia trực tiếp vào việc đưa ra các quyết định quan trọng trong việc quản trị công ty và giám sát các hoạt động của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Các thành viên của Hội đồng quản trị cùng nhau chịu trách nhiệm về việc điều hành, phát triển chiến lược kinh doanh của công ty trong mối liên hệ thường xuyên và báo cáo thường xuyên với Hội đồng giám sát.

Như vậy, Hội đồng giám sát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần theo mô hình quản trị song lớp, ví dụ theo luật Đức, không giống với Ban kiểm soát hay Hội đồng quản trị trong các công ty cổ phần ở Việt Nam. Bởi lẽ: (i) Ban kiểm soát trong

công ty cổ phần ở Việt Nam do Đại hội đồng cổ đông bầu và chỉ có chức năng cơ bản nhất là giám sát công tác quản lý, điều hành của bộ máy quản trị; (ii) nó không có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các thành viên của bộ máy quản lý, điều hành; (iii) cũng không có chức năng tham gia quyết định các vấn đề quan trọng về quản trị công ty như Hội đồng giám sát theo luật Đức.

1.2.3. Chức năng kiểm soát quản trị nội bộ Công ty cổ phần tại một số quốc gia trên thế giới

Chức năng kiểm soát quản trị nội bộ công ty cổ phần, đặc biệt là các công ty niêm yết, đã và đang là vấn đề được quan tâm trong giới nghiên cứu về luật công ty ở các nước phát triển và công nghiệp hóa. Có thể nói rằng, so với mô hình cơ quan giám sát trong cả hai cấu trúc quản trị phổ biến trên thế giới như đã nói ở trên, thì mô hình Ban kiểm soát độc lập từ Hội đồng quản trị và do Đại hội đồng cổ đông bầu trong các công ty cổ phần ở Việt Nam là cấu trúc khá độc đáo.

Riêng đối với các công ty cổ phần có học hỏi hình thức quản trị theo Luật của Anh – Mỹ thì một điều chắc chắn trong công ty không có Hội đồng giám sát. Nghĩa là trong công ty không có sự tồn tại của Ban kiểm soát. Sự song hành tồn tại của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị, trong Hội đồng quản trị lại thiết lập Ủy ban kiểm soát, thành viên của Ủy ban kiểm soát lại có sự độc lập, có trình độ chuyên môn hơn các nước khác rất nhiều. Thành viên Ủy ban kiểm soát là thành viên kiểm toán độc lập. Cổ đông trong các công ty cổ phần tại Anh – Mỹ không liên quan đến quản trị công ty vì họ cho rằng, họ không thể, cũng như không muốn thực thi quyền quản trị của mình. Cách thức chủ yếu mà các nhà đầu tư áp dụng để thiết lập kỷ cương đối với Ban lãnh đạo công ty là mua bán cổ phiếu của công ty. Phản ứng bằng cách bán cổ phiếu sẽ làm giảm chứng khoán của công ty và đẩy công ty vào tình trạng thâu tóm bởi các đối thủ cạnh tranh . Lẽ đương nhiên vì yếu tố này mà người Mỹ và người Anh không cần đến Ban kiểm soát hay Hội đồng giám sát theo cách gọi của người Đức.