Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán Theo Hình Thức Kế Toán Nhật Ký

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - Sổ Cái;

+ Sổ kế toán chi tiết: Thẻ kế toán chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, phải trả người bán….

Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký – sổ

cái (Phụ lục 1.5)

1.2.4.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Đặc điểm: Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các DN có quy mô vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế toán, với ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đều trong tháng, dễ phân chia công việc. Phù hợp với nhiều loại hình, quy mô đơn vị. Nhược điểm: ghi ch p bị trùng lặp, tăng khối lượng công việc, giảm năng suất và hiệu quả công tác kế toán.

Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi ch p theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 116 trang tài liệu này.

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng

Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đính kèm theo chứng từ ghi sổ. Như vậy, việc ghi ch p kế toán tổng hợp và ghi ch p kế toán chi tiết là tách rời nhau.

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái

 Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái;

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết; Sổ chi tiết phải thu của khách hang, phải trả người bán

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 1.6)

1.2.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung

- Đặc điểm: Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các DN có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy nhưng lại có nhược điểm: một số nghiệp vụ bị trùng do vậy, cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới được ghi vào sổ cái.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Như vậy, hình thức này cǜng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổ nhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế toán để lập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt. Sau đó, căn cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái.

- Hệ thống sổ: Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Phụ lục 1.7)

1.2.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

- Đặc điểm: Là hình thức kế toán được sử dụng trong các DN vừa và lớn, trình độ, năng lực của cán bộ kế toán tốt. Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên môn hóa và phân công lao động kế toán. Ưu điểm là giảm ghi ch p trùng lặp, giảm khối lượng ghi ch p hàng ngày, nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế toán. Tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán. Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp,

không phù hợp với các đơn vị quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị có trình độ cán bộ kế toán còn yếu.

Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau: Kết hợp chặt chẽ việc ghi ch p các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi ch p. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân bằng nhau.

- Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái.

+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm: Sổ kế toán chi tiết vật tư; Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định; Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả…

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

Sơ đồ 1.8. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

(Phụ lục 1.8)

1.2.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

“Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài

khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng (hoặc bất kǶ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kǶ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định” [2].

Sơ đồ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

(Phụ lục 1.9)

Như vậy, mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi ch p và mối quan hệ giữa cá sổ kế toán. Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát lại như sau:

(1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ

(2) Ghi sổ kế toán chi tiết

(3) Ghi sổ kế toán tổng hợp

(4) Kiểm tra đối chiếu số liệu

(5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp vĬ sổ chi tiết. Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dòi chi tiết các thông tin tùy theo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán. DN được cụ thể hoá hệ thống sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp.

1.2.5. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính

“Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán” [8].

Thông tin kế toán là những thông tin có được do kế toán tiến hành thu thập, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp. Thông tin kế toán được DN cung cấp cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông qua việc kế toán tiến hành lập các BCTC và phân tích các BCTC đó.

BCTC là báo cáo bắt buộc phải lập của DN. Nó cǜng cung cấp đầy đủ các nhu cầu thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động SXKD của DN. Xác định rò người lập, người kiểm soát, thời gian lập, công khai và sử dụng báo cáo đó để phục vụ công tác quản lý và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong và bên ngoài DN.

* Về tổ chức lập BCTC

- BCTC gồm BCTC năm và BCTC giữa niên độ. Các DN thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì báo cáo định kǶ áp dụng thống nhất cho các DN. Thông tư 202/2014/TT- BTC áp dụng cho các DN hoạt động theo hình thức công ty mẹ - công ty con lập và trình bày báo cáo tài chính hợp nhất.

- Báo cáo tài chính năm bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Các DN phải lập báo cáo tài chính năm theo quy định của Luật Kế toán.

Việc lập và trình bày BCTC cần tuân thủ các yêu cầu quy định tại chuẩn mực kế toán số 21 – Trình bày báo cáo tài chính; chuẩn mực kế toán số 25 - Báo cáo tài chính hợp nhất và các chuẩn mực khác có liên quan cǜng như thực hiện theo hướng dẫn của thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp; thông tư 202/2014/TT-BTC hướng dẫn lập báo cáo tài chính hợp nhất.

Các chỉ tiêu báo cáo tài chính phải thích hợp với yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin nhằm đạt mục đích sử dựng thông tin một cách kịp thời. Nội dung các chỉ tiêu báo cáo phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp và so sánh được. Số liệu báo cáo phải đảm bảo tính có thể tin cậy được. Muốn thực hiện yêu cầu này trong toàn bộ quy trình kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán, sử dụng đúng đắn các phương pháp kế toán, nhằm phản ánh được thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài chính của DN.

Sau khi tổ chức lập BCTC, kế toán cần lưu ý đến thời hạn gửi các BCTC này tới các cơ quan nhà nước theo đúng quy định.

* Tổ chức phân tích BCTC

Trên cơ sở các BCTC đã lập, kế toán cần tổ chức phân tích báo cáo đó nhằm cung cấp các thông tin chi tiết hữu ích phục vụ công tác quản lý DN và cung cấp thông tin đầy đủ cho các đối tượng sử dụng thông tin liên quan. Phân tích BCTC là một phần không thể thiếu sau khi lập BCTC. Các chỉ số sẽ giúp đối tượng sử dụng thông tin đánh giá xem hoạt động của DN đang tăng trưởng hay suy giảm, sức khỏe tài chính ra sao…Ngoài ra, đây còn là công cụ giúp dự báo tình hình tài chính của DN trong tương lai. Đặc biệt, đối với các DN đã niêm yết trên thị trường chứng khoán thì việc cung cấp những thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác và đầy đủ cho các nhà đầu tư là một vấn đề có ý nghĩa cực kǶ quan trọng, giúp họ lựa chọn và ra các quyết định đầu tư có hiệu quả nhất.

Cần lưu ý khi tính toán các chỉ số tài chính trong tổ chức phân tích BCTC: so sánh với kǶ trước: để đánh giá xu hướng phát triển của DN theo chiều ngang; so sánh với DN cùng ngành, hoặc với trung bình ngành: để đánh giá điểm mạnh – yếu của DN. Khi tính toán các chỉ số, cần quan tâm xem con số đó thể hiện tính thời điểm, hay thời kǶ để có thể nhận x t đúng nhất về tình hình DN.

Những chỉ số tài chính được tính từ Bảng cân đối kế toán sẽ là những con số mang tính thời điểm; còn ở trên Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ mang yếu tố thời kǶ. Các chỉ số tài chính tiêu biểu, thường được sử dụng trong việc phân tích

BCTC của DN là:

- Phân tích khả năng thanh toán

Sử dụng các hệ số thanh toán để đánh giá khả năng thanh toán của DN: Hệ số khả năng thanh toán hiện hành (Tài sản ngắn hạn/ Nợ ngắn hạn); Hệ số khả năng thanh toán lãi vay: (Lợi nhuận trước thuế và lãi vay/ Lãi vay phải trả); Hệ số vòng quay các khoản phải thu: (Doanh thu bán hàng/ các khoản phải thu bình quân); Hệ số vòng quay hàng tồn kho: (Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân).

- Phân tích đòn bẩy tài chính

Sử dụng Hệ số nợ để đánh giá. (Nợ phải trả / Tổng nguồn vốn) thấy được tỷ trọng nợ trong tổng nguồn vốn của DN.

- Phân tích khả năng sinh lời bằng chỉ số: Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu (ROS): Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần và Tỷ suất lợi nhuận gộp (hay Biên lợi nhuận gộp): Lợi nhuận gộp/Doanh thu thuần.

Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản (ROA): Lợi nhuận sau thuế / Tổng tài sản bình quân và Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu (ROE): Lợi nhuận sau thuế/Vốn chủ sở hữu bình quân.

- Phân tích dòng tiền: Mục đích của việc phân tích dòng tiền là đánh giá năng lực tài chính, cǜng như chất lượng dòng tiền của DN. Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh/Doanh thu thuần. Tỷ lệ này cho biết DN nhận được bao nhiêu đồng trên 1 đồng doanh thu thuần?

Từ các phân tích nêu trên tác giả thấy rằng, tổ chức cung cấp thông tin tốt có nghĩa là kế hoạch lập BCTC và phân tích các số liệu trên BCTC đó, thông qua các chỉ tiêu trên BCTC, người sử dụng thông tin có thể biết được tình hình SXKD của DN, cho dù người sử dụng thông tin không cần có chuyên môn về kế toán vẫn có thể nhìn và hiểu nội dung và bản chất các thông tin trên BCTC.

1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của DN. Về lâu dài tổ chức kiểm tra kế toán sẽ được thực hiện thông qua hệ thống kiểm toán mà trong đó kiểm toán nội bộ có ý nghĩa và vị trí hết sức quan trọng. Hiện nay hệ thống kiểm toán chưa có những quy chế về nội dung và hình thức hoạt động cụ thể nên trước mắt vẫn tổ chức kiểm tra kế toán (do tính chất quan trọng của kiểm tra kế toán nên được trình bày thành một mục riêng.

Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán: Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả SXKD là nhiệm vụ quan trọng nhất của các DN trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiễm tra kế toán giữ vị trí quan trọng. Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi ch p, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ k p, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi ch p, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa

chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán.

Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của DN. Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán: Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. Các kết luận phải kiểm tra rò ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cǜng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rò những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.

Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cǜng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính.

Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán. Hình thức kiểm tra kế toán: Bao gồm hình thức kiểm tra thường kǶ và kiểm tra bất thường.

Kiểm tra thường kǶ: Kiểm tra kế toán thường kǶ trong nội bộ DN là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán DN nhằm bảo đảm chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán, đảm bảo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán.

Kiểm tra thường kǶ trong nội bộ DN bao gồm kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau. Kiểm tra trước được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi ch p kế toán, cụ thề là kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này ghi sổ.

Kiểm tra trong khi thực hiện là kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu…thông qua mối quan hệ đối soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán.

Kiểm tra sau khi thực hiện có hệ thống ở các phần hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách báo cáo kế toán.