Hình Thức Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Vừa Tập Trung Vừa Phân Tán

DN. Vì vậy để tổ chức tốt kế toán trong DN bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Tổ chức kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Những nguyên tắc trên luôn phải được thực hiện một cách khoa học, kết hợp và đồng bộ, mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức kế toán trong DN.

1.2. Nội dung tổ chức kế toán

Thực chất của việc tổ chức kế toán trong DN là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với các chính sách chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của DN để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế.

1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử l{ toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị. Tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán của đơn vị chính là tổ chức bộ máy kế toán. Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để mỗi người phát huy cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc cá nhân khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.

Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp để áp dụng ở DN là một trong những nội dung quan trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản l{ của đơn vị mà tổ chức bộ máy kế toán được thực hiện theo các hình thức sau:

1.2.1.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 116 trang tài liệu này.

Theo mô hình tổ chức này, toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản l{ SXKDcủa từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử l{ và tiến hành công tác kế toán.

Hình thức bộ máy kế toán tập trung có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản l{ và chỉ đạo SXKD của đơn vị. Tuy nhiên mô hình này chỉ thích hợp với DN có quy mô vừa và nhỏ.

Sơ đồ 1.1.Tổ chức bộ máy kế toán tập trung (Phụ lục 1.1)

1.2.1.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Với hình thức tổ chức kế toán phân tán thì công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như các chi nhánh, đơn vị sản xuất của DN. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử l{ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phậ n theo qui định của kế toán trưởng.

Phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung của toàn DN, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.

Mô hình tổ chức công tác kế toán này được vận dụng thích hợp trong các

đơn vị có quy mô lớn.

Sơ đồ 1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán (Phụ lục 1.2)

1.2.1.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toántrung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị -bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị.

Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử l{ sơ bộ chứng từ, định kz gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có quy mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản l{ khác nhau thực hiện công tác quản l{ theo sự phân công đó.

Sơ đồ 1.3. Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)

(Phụ lục 1.3)

1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán” [8].

Thực hiện tổ chức chứng từ kế toán, DN phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm…theo các quy định của Pháp luật về chứng từ kế toán. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán được thực hiện theo các bước sau:

1.2.2.1. Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán

Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của DN đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rò ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác.

Chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán hiện hành có: chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn. DN lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của BTC để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của DN. Khi bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ DN phải đảm bảo đủ các nội dung định danh và định tính, phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp kinh tế phát sinh. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử: Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện tử là một loại chứng từ kế toán nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại [8, Điều 16].

Chứng từ điện tử phải được mã hoá đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ, được chứa trong các vật mang tin như: máy vi tính, băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyển tin…

Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao ch p, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

1.2.2.2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở DN, kế toán trưởng cần xác định rò việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp Đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong DN, xác Định rò những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại DN.

1.2.2.3. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.

Kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các nội dung: Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính; Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết...; Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ.

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán...

1.2.2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong DN và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng

kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi ch p hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động SXKD ở doanh nghiệp. Luân chuyển chứng từ thường qua các giai đoạn theo sơ đồ 1.4.

Xác định danh mục chứng từ

Lập hoặc thu nhận chứng từ

Kiểm tra chứng từ

Luân chuyển&sử dụng chứng từ

Lưu trữ, bảo quản chứng từ

Sơ đồ 1.4. Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán

Nguồn: Tổng hợp của tác giả

1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

“Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính” [8].

Các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh, sau khi được ghi nhận vào chứng từ kế toán, kế toán phần hành sẽ vận dụng phương pháp tài khoản trong kế toán để hệ thống thông tin cho từng đối tượng kế toán tổng hợp và chi tiết cần theo dòi.

Hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán gồm tài khoản kế toán và cách ghi trên tài khoản kế toán.

Tùy theo đặc điểm, quy mô, DN sẽ lựa chọn vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp. Đối với các DN có quy mô lớn thường vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Ở đây

tác giả chỉ đề cập tới Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, do đơn vị mà tác giả khảo sát vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư này.

Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính bao gồm các tài khoản được chia làm chín (09) loại trong Bảng cân đối kế toán. Các tài khoản loại 1,2,3,4 là các tài khoản luôn có số dư (dư Nợ hoặc dư Có) còn được gọi là tài khoản thực. Các tài khoản loại 5,6,7,8,9 là các tài khoản không có số dư còn được gọi là tài khoản tạm thời.

Trên cơ sở kết cấu chung của tài khoản và đặc điểm của từng đối tượng hạch toán kế toán cùng với quy định của Nhà nước về kết cấu và nội dung phản ánh các loại tài khoản cơ bản làm cơ sở cho việc xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học. Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong DN, kế toán cần phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

- Phản ảnh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong DN.

- Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên.

- Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động SXKD, trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính của DN.

- Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu BCTC.

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính, thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.

- Về cách ghi trên tài khoản kế toán:

Có 2 cách ghi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản kế toán, là cách ghi đơn và cách ghi kép.

Ghi đơn: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một tài khoản kế toán riêng biệt, độc lập mà không tính đến mối quan hệ với các tài khoản kế toán khác.

Ghi k p: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh đồng thời vào các tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ tác động đến.

1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Khái niệm Sổ kế toán theo Luật kế toán số 88 năm 2015: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” [8].

Sổ kế toán phải ghi rò tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do BTC quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kǶ kế toán năm [8].

DN được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu Phụ lục số 4 Thông tư này để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

Theo chế độ kế toán hiện hành, DN được áp dụng một trong 05 hình thức kế

toán sau:

(1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

(2) Hình thức kế toán Nhật ký chung;

(3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

(4) Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

(5) Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi ch p và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

1.2.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái

- Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi ch p theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại sổ cǜng như về trình tự hạch toán, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít. Tuy nhiên nó có nhược điểm không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản.., kết cấu số không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáo thường chậm trễ.