đo lường, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.”
Khái niệm kế toán của website kế toán, kiểm toán gần giống khái niệm về kế toán của Luật kế toán 2003. Giữa hai khái niệm này khác nhau ở việc “thu thập thông tin” và “đo lường thông tin”. Với những người hoạt động trong lĩnh vực kế toán thì kế toán là hoạt động đo lường thông tin, còn với kế toán nói chung thì kế toán là hoạt động thu thập thông tin. Điều này chứng tỏ với những người tiếp cận kế toán khác nhau thì cách nhìn nhận của họ về kế toán cũng khác nhau; từ đó những khái niệm về kế toán cũng không giống nhau.
Tuy nhiên các khái niệm này đều xoay quanh hai khía cạnh là khía cạnh khoa học và khía cạnh nghề nghiệp đã được chỉ rõ trong cuốn “Nguyên lý kế toán” của tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm – NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
Về khía cạnh khoa học thì kế toán được xác định đó là khoa học về thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính gắn liền với một tổ chức nhất định (chủ thể) thông qua một hệ thống các phương pháp riêng biệt.
Về khía cạnh nghề nghiệp thì kế toán được xác định là công việc tính toán và ghi chép bằng con số mọi hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định nhằm phản ánh với giám đốc về tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị thông qua 3 thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động trong đó tiền là thước đo chủ yếu.
Trong lĩnh vực nghiên cứu của đề tài về thị trường phần mềm kế toán có thể hiểu khái niệm kế toán như sau: “Kế toán là một quy trình thống nhất ghi chép con số các hiện tượng kinh tế của một chủ thể kinh tế nhất định nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính của chủ thể kinh tế đó.”
Theo khái niệm này, quy trình kế toán thống nhất chính là nhân tố chính tạo ra phần mềm kế toán – là sản phẩm mua bán trên thị trường.
1.2Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống bao gồm các yếu tố cần và đủ để một sản phẩm phần mềm kế toán được ra đời, sử dụng và mang lại giá trị cho cả doanh nghiệp làm ra và doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Cũng có thể nói, hệ thống thông tin kế toán chính là hệ thống cần thiết để thị trường phần mềm kế toán được phát triển. Trong phần này bài viết sẽ trình bày khái niệm và những thành phần cơ bản của hệ thống thông tin kế toán:
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Khái niệm về hệ thống xuất phát từ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp được trình theo theo sơ đồ dưới đây:
1.2.2 Thành phần của hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính
Thành phần của hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính bao gồm:
Phần cứng: Máy tính và các thiết bị ngoại vi; các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác.
Phần mềm: Hệ điều hành; phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm kế toán
Các thủ tục: Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng cá nghiệp vụ.)
Cơ sở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển; file nghiệp vụ
Con người: Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên…); các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính…); các nhà quản trị doanh nghiệp…
Tất cả các thành tố trên đều có mối quan hệ với nhau; và con người là thành tố nắm quyền chủ động tuyệt đối trong hệ thống thông tin kế toán. Con người là yếu tố chủ yếu giúp phần mềm kế toán ra đời, đưa vào sử dụng và trở thành một loại hàng hóa được mua bán trên thị trường.
2. Khái niệm phần mềm kế toán, các đặc trưng cơ bản của PMKT
2.1 Khái niệm về phần mềm kế toán
Hiện nay khái niệm về phần mềm kế toán chưa được thống nhất giữa các người dùng. Mỗi một người tiếp xúc với PMKT lại đưa ra một khái niệm khác nhau. Theo góc độ nghiên cứu có thể hiểu: PMKT là phần mềm ứng dụng được sử dụng để cập nhật, xử lý, phân tích, báo cáo các con số kế toán thông qua các module và là sản phẩm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
2.2 Các module chính của phần mềm kế toán
PMKT thường sử dụng các module (phân hệ kế toán) khác nhau để chia thành các phân khu riêng biệt. Cách phân module ở mỗi phần mềm kế toán là không giống nhau. Với bất kì PMKT nào thì người sử dụng PMKT cũng phải làm
quen với các module này mới có thể sử dụng được nó. Trong mỗi PMKT đều có những module chính như: Kế toán các khoản phải trả, Sổ cái tài khoản, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán mua hàng, Kế toán bán hàng….
Tuy nhiên để phù hợp với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp thì các module khác cũng được bổ sung theo yêu cầu như: Kế toán công nợ phải trả, Kế toán thanh toán điện tử, Kế toán chi phí, Quản lý yêu cầu, Kế toán thanh toán, Báo cáo, Lịch biểu kế toán, Quản lý mua hàng…
2.3 Tính năng của phần mềm kế toán
Phù hợp với chế độ tài chính, kế toán và thuế: PMKT liên tục cập nhật chế độ tài chính, kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành đồng thời hỗ trợ kết xuất dữ liệu báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN theo mẫu của Tổng cục thuế.
Quản lý vốn bằng tiền: Theo dõi các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay chi tiết như là hóa đơn. Các phiếu nhập liệu như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có giống như quản lý hóa đơn.
Quản lý công nợ: PMKT giải quyết đầy đủ nhất các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong thực tế tại doanh nghiệp. Tuân thủ triệt để các nguyên tắc, phương pháp kế toán theo đúng qui định trong chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Quản lý hàng tồn kho: cho phép tính hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, thực tế đích danh.
Quản lý TSCĐ, CCLĐ: cho phép theo dõi TSCĐ, CCLĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phần sử dụng…
Tính giá thành sản phẩm: cung cấp chương trình tính giá trình cho từng đối tượng giá thành. Các chi phí làm giảm giá thành cũng được tính toán triệt để trong quá trình tính toán.
Quản trị phí: PMKT cho phép lập dự toán chi phí và theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi tiết theo từng bộ phận, phòng ban và nội dung chi phí.
Quản lý số liệu đa tiền tệ: mọi giao dịch đều được nhập, lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về dồng tiền hạch toán
Quản lý số liệu liên năm: cho phép quản lý số liệu liên năm. Người sủ dụng có thể sử dụng có thể lên các báo cáo liên quan đến hợp đồng của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau.
Báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ khác nhau: cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột.
Quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở: cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở; cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc toàn công ty. Số liệu được nhập nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ.
Đa tác vụ: PMKT giúp kế toán viên vận hành được nhiều màn hình nghiệp vụ tại cùng một thời điểm, có thể xem báo cáo ngay khi đang nhập chứng từ. Cho phép lọc tìm số liệu tại bất cứ thời điểm nào.
Tự động hóa xử lý số liệu: tự động phân bổ chi phí mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau; tự dộng gán giá bán tùy theo mặt hàng,…
Kỹ thuật Drill – Down (Quản trị ngược): cho phép sử dụng khi đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem được chi tiết các chứng từ phát sinh tạo ra số liệu đó, có thể truy ngược với chứng từ gốc để xem, hoặc điều chỉnh nếu cần.
Ngoài ra còn các tính năng khác như: tùy chọn tốc độ báo cáo, tiện ích khi xem báo cáo, kết xuất ra excel, gửi e-mail kết quả báo cáo, tiện ích nhập dữ liệu danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel…
2.4 Sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam so với quốc tế
Mặc dù chuẩn mực kế toán Việt Nam đã được bổ sung gần giống với chuẩn mực kế toán quốc tế nhưng giữa hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam (VAS) và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) vẫn có những điểm khác biệt. Chính những điểm khác biệt này tạo ra ưu điểm khác nhau của phần mềm kế toán nước ngoài và phần mềm kế toán trong nước. Việc nghiên cứu sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam so với quốc tế giúp người sử dụng phần mềm kế toán thấy rõ được phần mềm kế toán đang sử dụng theo hệ thống chuẩn mực nào? Những chuẩn mực nào của quốc tế không được sử dụng tại Việt Nam? Đặc biệt là sự khác biệt về cách sử dụng các phần mềm kế Việt nam với quốc tế do chuẩn mực kế toán khác nhau tạo ra. Để phù hợp với đề tài về thị trường phần mềm kế toán, bài nghiên cứu chỉ đưa ra một số khác biệt dẫn tới nhu cầu khác nhau giữa phần mềm kế toán trong nước so với nước ngoài. Tuy nhiên mỗi quốc gia sử dụng một hệ thống kế toán đặc thù với quốc gia đó nên trong bài nghiên cứu xin xét sự khác nhau giữa hệ thống kế toán của Mỹ và của Việt Nam. Sự khác nhau giữa hệ thống kế toán của Mỹ và của Việt Nam như sau:
Kế toán Mỹ | Kế toán Việt nam | |
Hệ thống tài khoản | Bao gồm 5 loại Loại 1: Tài sản Loại 2: Nợ phải trả Loại 3: Vốn chủ sở hữu Loại 4: Doanh thu Loại 5: Chi phí | Loại 1: Tài sản ngắn hạn Loại 2: Tài sản dài hạn Loại 3: Nợ phải trả Loại 4: Vốn chủ sở hữu Loại 5: Doanh thu Loại 6: Chi phí |
Có thể bạn quan tâm!
-
Phát triển thị trường phần mềm kế toán tại Việt Nam. Thực trạng và giải pháp - 1 -
Đặc Trưng Của Thị Trường Phần Mềm Kế Toán Việt Nam Và Thế Giới -
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Tới Thị Trường Phần Mềm Kế Toán Việt Nam -
Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Thị Trường Phần Mềm Kế Toán
Xem toàn bộ 104 trang tài liệu này.
Loại 7: Thu nhập khác Loại 8: Chi phí khác Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh Loại 0: Tài khoản ngoài bảng | ||
Tính chất | Linh hoạt, không theo quy định của Nhà nước mà triển khai theo đặc điểm của doanh nghiệp. Không quy định chi tiết số hiệu tài khoản. Các doanh nghiệp chủ động xây dựng hệ thống kế tài khoản kế toán tuân thủ theo loại tài khoản ở trên. | Cứng nhắc, không linh hoạt. Hệ thống tài khoản tuân thủ những quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Trường hợp phải bổ sung tài khoản cấp 1,2 thì phải được sự đồng ý của Bộ Tài chính trước khi thực hiện. |
Về số hiệu tài khoản | Tài khoản cấp 1 có thể gồm 2 hoặc 3 chữ số | Tài khoản cấp 1 bao gồm 3 chữ số |
Kỳ kế toán | Không cố định theo năm mà có thể kết thúc năm tài chính vào thời điểm doanh nghiệp có doanh số lớn nhất hoặc theo mùa vụ | Thường bao gồm kỳ kế toán năm, quý, tháng. Tuy nhiên các doanh nghiệp có thể quy định thêm về kỳ kế toán của doanh nghiệp đó. |
Bảng 1: So sánh sự khác nhau giữa hệ thống kế toán Mỹ và Việt Nam
Từ những khái niệm cơ bản về hệ thống tài khoản, số hiệu tài khoản, kỳ kế toán cũng như tính chất các tài khoản làm cho các phần mềm kế toán được xây dựng theo các quy định khác nhau cũng khác nhau. Nhận diện sự khác biệt của các hệ thống kế toán giữa Mỹ và Việt Nam nói riêng, giữa Việt Nam và quốc tế nói chung sẽ giúp người sử dụng lựa chọn và sử dụng hiệu quả các phần mềm kế toán. Khi một doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài thì cần thiết phải có sự điều chỉnh phần mềm kế toán để phù hợp với hệ thống kế toán của Việt Nam.
2.5 Sự khác biệt giữa phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp và phần mềm kế toán
Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP-Enterprire Resource Planning) và PMKT đều có mục đích chung là sử dụng cho việc quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đồng nghĩa ERP với PMKT và sử dụng ERP như một phần mềm kế toán. Điều này làm mất thời gian và chi phí rất nhiều cho doanh nghiệp chưa thực sự cần thiết. Thực tế thì ERP có chức năng khác với PMKT. Giá của một phần mềm ERP đắt hơn rất nhiều so với một PMKT thông thường. Đồng thời việc triển khai sử dụng ERP trong một doanh nghiệp mất thời gian tương đối dài và khó so với việc sử dụng PMKT. Do đó, để tránh những tổn thất không đáng có cho các doanh nghiệp ứng dụng CNTT, đồng thời giải quyết hiểu nhầm về ERP với PMKT, bài nghiên cứu xin chỉ ra những điểm khác biệt của hai phần mềm ứng dụng này.
ERP | FAS | |
Tên gọi | Quản trị nguồn lực DN | Phần mềm kế toán |
Mục đích | Giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực của DN | Xử lý số liệu đưa ra báo cáo kế toán để đánh giá |