52,2%) cho thấy việc sử dụng phần mềm đáp ứng được nhu cầu thông tin cho công tác quản lý kinh doanh đạt mức độ từ tốt trở lên là hơn 60,9% (8,7+52,2).
Đối với kế toán tập hợp chi phí và tính được giá thành sản phẩm, đây là công tác tốn khá nhiều công sức, tuy nhiên mức độ từ tốt trở lên chiếm 50% [(16+76)/184], cho thấy mức độ tạm chấp nhận được. Theo thống kê ở mục đánh giá phần mềm kế toán (mục 2.4.1), đối với đơn vị sản xuất phần mềm, kết hợp khảo sát tại mục này đối với đơn vị sử dụng, việc tập hợp chi phí sản xuất thì hầu hết các đơn vị đều có, nhưng tính giá thành sản phẩm thì hầu hết phần mềm chỉ tính được giá thành theo phương pháp đơn đặt hàng. Ở các đơn vị tính giá thành theo phương pháp hệ số, tỷ lệ, phân bước,… thì nhiều phần mềm chưa làm được.
Đối với kế toán công nợ, quản lý công nợ phải thu, phải trả đa số đơn vị đều đánh giá tốt và rất tốt.
Đối với kế toán mua hàng, hàng tồn kho, phần mềm có sử dụng nhiều quy cách hay đơn vị tính để quản lý hàng tồn kho hay không? Có 54,3% cho phép sử dụng và đánh giá là tốt và rất tốt, số còn lại 45,7% là không có đáp ứng yêu cầu, điều này thuận lợi cho những đơn vị kinh doanh bán sỉ và bán lẻ (mua thùng/hộp nhưng bán viên/gói,…). Hầu hết các phần mềm các doanh nghiệp đang sử dụng đều thiết kế “Mã hàng tồn kho” có số lẫn chữ, giúp cho người sử dụng có tính gợi nhớ trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên khả năng dự báo về hàng tồn kho như số lượng cần mua chiếm tỷ lệ 26% [(8+40)/184 doanh nghiệp], tỷ lệ này cho biết một điều là đa số phần mềm không có hệ thống lập dự toán cho hàng tồn kho, cho nên không có cơ sở để thống kê số liệu thực tế với dự toán để đưa ra dự báo. Các vấn đề khác như quản lý kho ở nhiều địa điểm cũng khá thấp: rất tốt 8,6% (16/184 DN), tốt 23,9 (44/184 DN). Các phương pháp tính giá hàng tồn kho thì phương pháp bình quân gia quyền được sử dụng thiết kế nhiều nhất. Khả năng hoạch định sản phẩm, tức là khả năng bổ sung cho việc
tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm thì rất hạn chế rất tốt 2,1% (4/184 DN), tốt 15,2% (28/184 DN).
Bảng 2.12 - Mức độ thỏa mãn yêu cầu công việc của phần mềm
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ | (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | |
1 | Khả năng thích ứng với công tác kinh doanh của doanh nghiệp. | 16 | 96 | 56 | 12 | 4 |
2 | Tập hợp chi phí và tính được giá thành sản phẩm | 16 | 76 | 32 | 20 | 40 |
3 | Khấu hao tài sản cố định | 24 | 80 | 36 | 20 | 24 |
4 | Khả năng sử dụng Đơn vị tính/quy cách trong hàng tồn kho | 28 | 72 | 52 | 16 | 16 |
5 | Mã hàng tồn kho cho phép mở cả số lẫn chữ | 36 | 108 | 12 | 4 | 24 |
6 | Khả năng dự báo nhu cầu hàng tồn kho và thời gian đặt hàng | 8 | 40 | 36 | 28 | 72 |
7 | Khả năng quản lý nhiều địa điểm hàng tồn kho | 16 | 44 | 52 | 20 | 52 |
8 | Phương pháp tính giá hàng tồn kho | 24 | 60 | 40 | 28 | 32 |
9 | Khả năng hoạch định sản phẩm | 4 | 28 | 52 | 32 | 64 |
10 | Khả năng tiếp nhận đơn đặt hàng | 4 | 32 | 60 | 28 | 60 |
11 | Khả năng hạch toán chiết khấu | 12 | 68 | 40 | 28 | 36 |
12 | Báo cáo phân tích doanh thu | 12 | 56 | 56 | 24 | 36 |
13 | Báo cáo công nợ khách hàng | 20 | 100 | 40 | 8 | 16 |
14 | Quản lý công nợ phải thu và phải trả | 32 | 100 | 36 | 12 | 4 |
15 | Khả năng quản lý nhân sự và tiền lương | 8 | 68 | 56 | 28 | 24 |
16 | Khấu hao tài sản cố định | 24 | 80 | 36 | 20 | 24 |
17 | Khả năng nhập liệu, in báo cáo tiền tỷ | 20 | 92 | 36 | 12 | 24 |
18 | Hạch toán đa tiền tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá | 8 | 36 | 56 | 32 | 52 |
19 | Khả năng truy xuất nguồn gốc | 12 | 84 | 44 | 12 | 32 |
20 | Khả năng lập báo cáo tài chính hợp nhất/tổng hợp | 16 | 32 | 48 | 28 | 60 |
21 | Khả năng phân tích tài chính | 12 | 56 | 48 | 40 | 28 |
22 | Khả năng lập Báo cáo thuế GTGT | 16 | 84 | 44 | 16 | 24 |
23 | Khả năng lập Báo cáo thuế khác | 8 | 56 | 56 | 16 | 48 |
Cộng | 35 2 | 146 8 | 988 | 464 | 772 | |
Tỷ lệ (%) | 9% | 36% | 24 % | 11 % | 19 % |
Có thể bạn quan tâm!
-
Kiểm Soát Xử Lý Dữ Liệu Kế Toán -
Những Ưu Điểm Và Tồn Tại Của Phần Mềm Kế Toán Đã Được Thiết Kế Hiện Có Trên Thị Trường Việt Nam Hiện Nay: -
Đánh Giá Về Việc Triển Khai Thiết Kế Hay Lựa Chọn Phần Mềm Kế Toán -
Quan Điểm Đối Với Đơn Vị Tổ Chức Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán -
Giải Pháp Về Quy Trình Lựa Chọn Phần Mềm Kế Toán -
Giải Pháp Thiết Kế Bộ Mã Hóa Thông Tin Kế Toán
Xem toàn bộ 246 trang tài liệu này.
Nguồn: Theo khảo sát của tác giả luận án Ghi chú: (1) Rất tốt, (2) Tốt, (3) Trung bình, (4) Không tốt, (5) Kém
Đối với kế toán bán hàng, ngoài những chức năng thông thường, các chức năng đặc biệt như khả năng tiếp nhận đơn đặt hàng thì nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng chức năng này (chủ yếu làm bằng thủ công): rất tốt 2,2%, tốt 17,4
%, trung bình 32,6%.
Về khả năng hạch toán các khoản làm giảm doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì đa số người sử dụng cho rằng phần mềm sử dụng chưa tốt, tốt và rất tốt 43,5% [(12+86)/184 DN], vấn đề này một phần là do các phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu này. Chẳng hạn trong kinh doanh hiện nay, việc hàng bán bị trả lại là vấn đề thường xuyên xảy ra, thế nhưng do quy định nghiêm ngặt về hóa đơn chứng từ và báo cáo thuế GTGT, kết hợp với sự chưa đáp ứng của phần mềm, để thuận lợi trong việc hạch toán, một số nhân viên kế toán đã làm sai, đó là thay vì hạch toán bút toán giảm doanh thu hàng bán bị trả lại đồng thời tìm lại giá vốn nghiệp vụ đã xuất bán hàng để ghi giảm giá vốn và tăng hàng tồn kho, kế toán không điều chỉnh giảm doanh thu mà chỉ hạch toán cho đơn giản là hạch toán “mua lại hàng đã bán”, căn cứ vào hóa đơn GTGT của đơn vị mua xuất trả lại, nghĩa là nhập kho hàng bán bị trả lại như là bút toán mua hàng với giá mua bằng giá đã bán.
Các báo cáo phân tích doanh thu thì rất tốt 6,5%, tốt 30,4%, trung bình 30,4%, không tốt 13% và kém 19,7%. Cho thấy việc các báo phân tích doanh thu phục vụ chỉ yếu cho công tác kế toán quản trị còn khá hạn chế.
Đối với báo cáo kế toán hay báo cáo thuế, phần lớn phần mềm đều đáp ứng được những báo cáo tài chính cơ bản, có tính bắt buộc của chế độ kế toán. Tuy nhiên các phần mềm có khả năng lập báo cáo tài chính tổng hợp hay hợp nhất còn hạn chế (rất tốt 8,7%, tốt 17,4%, trung bình 26%, không tốt 15,2% và kém 32,7%), chỉ tập trung vào các phần mềm được sản xuất từ nước ngoài.
Khả năng cung cấp các chỉ số tài chính hay phân tích tài chính được các doanh nghiệp sử dụng chiếm tỷ lệ khá khiêm tốn: Rất tốt và tốt chỉ 36,9%. Cho thấy việc sử dụng phần mềm vào phân tích tài chính chưa được chú trọng.
Về lập báo cáo thuế thì đa số phần mềm đều lập được, chẳng hạn khả năng lập báo cáo thuế GTGT rất tốt 8,7%, tốt 45,7%, trung bình 23,9%, không tốt 8,7% và kém 13%. Vấn đề này làm giảm tải công việc lập các Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, mua vào để khai thuế GTGT là khá thuận lợi cho công việc nộp báo cáo thuế kịp thời hạn quy định.
Tóm lại, qua phân tích và nhận xét một số vấn đề cơ bản trong việc tổ chức sử dụng phần mềm, chúng ta thấy được việc tổ chức ban đầu sử dụng phần mềm như thành lập “Ban tư vấn công nghệ thông tin” hầu hết các doanh nghiệp đầu không thành lập, mọi việc thường giao cho kế toán trưởng. Vì vậy công việc tổ chức sử dụng có doanh nghiệp thành công, có doanh nghiệp không thành công khi triển khai.
Đối với tổ chức triển khai thiết kế hay mua phần mềm đóng gói thì theo thống kê cho thấy các đơn vị chủ yếu là mua phần mềm đóng gói (67%). Các đơn vị tự triển khai thiết kế sử dụng nhân viên của doanh nghiệp (phòng điện toán), các đơn vị lựa chọn phần mềm đóng gói thông thường dựa vào kinh nghiệm đã làm tại một doanh nghiệp nào đó trước đây hoặc theo giới thiệu của đồng nghiệp hay đơn vị tư vấn. Rất ít đơn vị sử dụng phương pháp mời thầu, vì hầu hết các doanh nghiệp đều đầu tư khiêm tốn, chủ yếu sử dụng Bảng báo giá.
Đối với công việc tổ chức sử dụng phần mềm, thống kê một cách tổng quát thì mức thỏa mãn yêu cầu công việc loại rất tốt chiếm tỷ lệ 9%, tốt 36%, trung bình 24%, không tốt 11% và kém 19%. Như vậy tỷ lệ từ loại tốt trở lên là chỉ đạt 45%. Điều này cho biết phần mềm có chất lượng tốt tại Việt Nam hiện nay chưa vượt qua mức 50% cũng có nghĩa là chưa đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng để cung cấp thông tin đồng thời phía nhà thiết kế cũng chưa đáp ứng yêu cầu sử dụng. Tuy nhiên với quy mô và đặc điểm của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chủ yếu các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì điều này là hợp lý bởi vì chi phí đầu tư thấp dẫn đến sản phẩm mang lại tất nhiên không thể đáp ứng hoàn toàn tốt được.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán trong công việc cơ giới hóa công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng để nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán là việc cần thiết để hoàn thiện chúng trong điều kiện mới. Qua nghiên cứu sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của hệ thống thông tin kế toán nước ta, các quy định pháp luật liên quan đến việc tổ chức sử dụng phần mềm kế toán trong điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán, thừa kế kết quả điều tra của VCCI, tự thực hiện khảo sát thực trạng về các phần mềm hiện đang sử dụng (kể cả nhà cung cấp và đơn vị sử dụng), tác giả luận án nhận định rằng cần thiết phải đưa ra những đề xuất để nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán và để đồng bộ hóa với việc tổ chức sử dụng, luận án sẽ đưa ra những kiến nghị đối với đơn vị thiết kế phần mềm kế toán cũng phải nâng cấp phần mềm của mình đang hiện hữu trên thị trường. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, đang giúp sức rất nhiều trong công việc của người làm kế toán, việc nhận diện ra được những ưu điểm và tồn tại của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vấn đề gấp rút và mang tính thời sự. Hầu như các doanh nghiệp đều có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, nhưng sự nhìn nhận vấn đề chưa đúng mức. Chính vì vậy cần thiết phải nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng cũng như thiết kế phần mềm kế toán dựa trên những tồn tại để khắc phục và những ưu điểm để phát huy. Ở khía cạnh khác, cập nhật và kế thừa những thiết kế hay những phần mềm kế toán đã hiện hữu tại các nước có nền khoa học tiên tiến, phương hướng triển khai tổ chức sử dụng phần mềm một cách khoa học của họ để ứng dụng vào các doanh nghiệp tại Việt Nam, đó chính là những mong muốn của tác giả đề tài kiến nghị và đề xuất trong Chương 3, với mục đích là đóng góp vào công việc cơ giới hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam thành công trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP TẠI VIỆT NAM
Sau khi nghiên cứu Chương 1: Tổng quan về kế toán, hệ thống thơng tin kế tốn và phần mềm kế tốn cho thấy hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hai ngành, một là ngành công nghệ thông tin, hai là ngành kế toán. Sự kết hợp ấy thông qua cầu nối là phần mềm kế toán nghĩa là dựa vào kỹ thuật cho phép của máy tính kết hợp với yêu cầu và phương pháp của kế toán để thay thế cho công việc kế toán bằng thủ công. Mặt khác để nhìn nhận sự kết hợp ấy mang lại tính hiệu quả kinh tế như thế nào, qua Chương 2 đề tài đã nghiên cứu thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin và đánh giá phần mềm kế tốn (gồm đánh giá tổ chức sử dụng và đơn vị thiết kế sản xuất phần mềm) tại các doanh nghiệp. Tổ chức sử dụng phần mềm kế tốn không phải là vấn đề từ trước đến nay chưa doanh nghiệp nào làm, nhưng làm như thế nào để mang lại sự hữu ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc kế toán nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời để giúp doanh nghiệp quản lý điều hành hoạt động kinh doanh là sự cần thiết khách quan. Tuy nhiên trước hết cần quán triệt và thực hiện tốt các quan điểm sau:
3.1 CÁC QUAN ĐIỂM LÀM CĂN CỨ CHO CÁC GIẢI PHÁP ĐƯỢC ĐỀ XUẤT
3.1.1 Quan điểm về tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTG, ngày 6/10/2005 phê duyệt "Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020" [24], với mục tiêu xem công nghệ thông tin
và truyền thông là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động. Với nội dung: Xây dựng và phát triển công dân điện tử; Xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử; Xây dựng và phát triển doanh nghiệp điện tử; Phát triển giao dịch và thương mại điện tử.
Theo chủ trương của Nhà nước như trên, để làm được điều này thì từ Trung ương đến địa phương, và từ công ty đến các tổng công ty, … phải có giao dịch điện tử, mà giao dịch điện tử thì phải sử dụng máy tính, máy tính tập hợp thông tin, xử lý sau đó cung cấp thông tin qua các chương trình có sẵn, trong đó phần mềm kế toán công cụ cung cấp thông tin cho chủ trương trên là không ngoại lệ.
Mặt khác việc tổ chức công tác bằng máy vi tính đặt ra những yêu cầu mới đòi hỏi phải có những thay đổi căn bản trong tổ chức công tác kế toán so với kế toán thủ công về tiêu chuẩn và điều kiện để lập, luân chuyển chứng từ, xử lý chứng từ, lưu trữ và bảo quản chứng từ, mở sổ, ghi sổ, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán, và cuối cùng lập báo cáo kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán. Những thay đổi căn bản này đòi hỏi phải được nghiên cứu có hệ thống nhằm đề ra những những nguyên tắc và điều kiện thiết kế và sử dụng phần mềm kế toán có tính chất hướng dẫn cho các doanh nghiệp.
Như vậy Nhà nước cần phải có những quy định về thông điệp điện tử, chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử, giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, … quy định về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán thống nhất để mọi đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin tuân thủ.
3.1.2 Quan điểm về cung ứng và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán
3.1.2.1 Quan điểm về cung ứng phần mềm kế toán
- Quan điểm kế thừa và phát triển: Ngành công nghệ thông tin chúng ta thuộc ngành công nghệ non trẻ, hệ thống kế toán trong giai đoạn chuyển đổi để hướng đến hội nhập. Vì vậy việc kế thừa những thành tựu khoa học phát triển trên thế giới đã có là việc làm cần thiết. Các phần mềm quản lý kinh doanh nói chung, phần mềm kế toán nói riêng tại các nước có nền kinh tế phát triển rất tốt và khá đa dạng. Chẳng hạn phần mềm được thiết kế dành cho đủ các loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa hay lớn; sản xuất, thương mại hay dịch vụ. Phần mềm có tính linh hoạt cao, người sử dụng có thể thay đổi thiết kế lại màn hình nhập liệu, thay đổi mẫu biểu báo cáo. Người mua có thể chọn lựa hoặc mua một hoặc nhiều phân hệ (mô-đun). Tuy nhiên nếu đem những phần mềm nước ngoài này vào sử dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam thì còn nhiều bất cập (như đã đề cập những tồn tại của phần mềm sản xuất tại nước ngoài ở Chương 2). Do vậy kế thừa những phương pháp và ý tưởng thiết kế hay của phần mềm sản xuất tại nước ngoài để thiết kế cho phần mềm kế toán Việt Nam chúng ta, theo tác giả đây là vấn đề cần được quan tâm.
- Quan điểm đơn giản thiết thực: Khi xây dựng phần mềm kế toán, vấn đề là phải xây dựng như thế nào để người sử dụng cảm nhận được tính đơn giản, dễ hiểu, nhưng phải mang tính thiết thực. Nghĩa là phần mềm phải có số lượng thao tác sử dụng ít, tự động xử lý nhiều, gắn kết với công việc hàng ngày của kế toán. Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp phần mềm phải đáp ứng được việc cung cấp thông tin về kế toán đầy đủ theo khả năng đáp ứng. Tuy nhiên những thông tin này không quá dư và cũng không quá thiếu đồng nghĩa với tính thiết thực.
- Quan điểm về chuyên gia phần mềm kế toán: Cần phải hiểu được thế nào là chuyên gia phần mềm kế toán, thông thường dựa vào quy trình triển