Những Mặt Hạn Chế Và Đề Xuất Một Số Biện Pháp Khắc Phục Những Mặt

3.2. Nhận xét về công tác Kế toán TSCĐ tại công ty:

3.2.1. Những ưu điểm:

*Về tổ chức quản lý TSCĐ:

- Công ty có quy trình quản lý TSCĐ rò ràng, chặt chẽ, phân công công việc cụ thể cho từng người ở từng bộ phận. Ngoài ra, quy trình quản lý được áp dụng chặt chẽ mang tính thực tế cao; có sự tách biệt trong việc phê duyệt cấp ngân sách qua e-AED, ghi sổ, kiểm tra và thu chi tiền.

- Quy trình xét duyệt, phê duyệt ngân sách thông qua e-AED đáp ứng được yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về việc sử dụng TSCĐ của công ty như: kịp thời bổ sung các TSCĐ cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc thanh lý TSCĐ được thực hiện minh bạch và trong khoảng thời gian hợp lý và mang đến giá trị lớn nhất cho công ty.

- Các TSCĐ không chỉ được quản lý về mặt giá trị trên số liệu mà còn được quản lý về mặt vật chất. Mỗi TSCĐ đều có mã tài sản khác nhau và đều được dán nhãn đầy đủ. Chính vì vậy, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác đối chiếu, kiểm kê TSCĐ và phát hiện kịp thời những TSCĐ thừa, thiếu và người chịu trách nhiệm khi có các tình huống xảy ra.

*Về cách hạch toán và trích khấu hao TSCĐ:

- Nhìn chung công tác tổ chức hoạch toán kế toán tại công ty tuân thủ các quy định về kế toán của Bộ Tài Chính, cũng như là các chuẩn mực kế toán quốc tế để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty mẹ.

- Nhờ vào hệ thống SAP công việc của trích khấu hao được chính xác và cung cấp kịp thời tình hình TSCĐ một cách nhanh chóng và kịp thời nhất. Ngoài ra, hệ thống SAP giúp cho các thủ tục được áp dụng chặt chẽ và các số liệu được xử lý tự động giúp giảm khối lượng công việc và các sai lệch trong công việc của kế toán TSCĐ.

*Về việc luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ:

- Hệ thống chứng từ dưới dạng vật chất hoặc số hóa được luân chuyển nhanh, an toàn và bảo mật. Các bộ chứng từ gốc được lưu trữ cẩn thận, được đóng thùng theo từng tháng. Điều này giúp thuận tiện trong quản lý, kiểm tra đối chiếu các số liệu ghi sổ với các số liệu trên chứng từ khi cần thiết. Hằng năm, các chứng từ gốc được chuyển đến khu

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 60

vực lưu trữ chung với các loại chứng từ khác nhau.

*Việc áp dụng phần mềm - hệ thống SAP vào công tác hạch toán:

- Mặt khác, hệ thống SAP có tính bảo mật cao với việc giới hạn phạm vi cơ sở dữ liệu chung được phép truy cập, sửa đổi thông tin qua tài khoản đăng nhập. Điều này giúp đối chiếu các số liệu ghi sổ kế toán TSCĐ, kế toán phải trả và kế toán tổng hợp được khách quan, tránh được các truy cập vượt phạm vi quyền hạn, bất hợp pháp nhằm che giấu các gian lận có thể xảy ra.

- Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ hiện đại, liên kết chặt chẽ, bảo mật giữa các phòng ban trong công ty với nhà máy sản xuất, với các chi nhánh giúp cho Kế toán TSCĐ cập nhật và phản ánh kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế phát sinh và các quy định của công ty, của tập đoàn và các cơ quan quản lý nhà nước.

3.2.2. Những mặt hạn chế và đề xuất một số biện pháp khắc phục những mặt hạn chế trong công tác Kế toán TSCĐ tại công ty:

* Về tổ chức quản lý TSCĐ: Trong công tác kiểm kê TSCĐ, công ty thực hiện kiểm kê theo phương pháp thủ công. Hằng năm, dựa vào bảng kê danh sách TSCĐ các bộ phận sử dụng cùng Kế toán TSCĐ kiểm kê từng TSCĐ thông qua mã tài sản được dán trên tài sản. Cùng với số lượng TSCĐ nhiều làm cho kiểm kê trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian.

Đề xuất: Công ty nên thực hiện việc kiểm kê TSCĐ bằng máy kiểm kho tự động để việc kiểm kê chính xác và nhanh chóng hơn. Hiện tại công ty sử dụng nhãn TSCĐ bằng giấy. Nhưng đối với các TSCĐ là máy móc, thiết bị có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài thì các dán nhãn TSCĐ bằng giấy thường bị phai mờ chữ theo thời gian, hoặc do lau chùi, sửa chữa; do máy móc chạy liên tục nên nóng máy làm cho các dán nhãn bị rớt ra. Chính vì vậy, công ty nên sử dụng các dán nhãn bằng kim loại có in đầy đủ thông tin thay cho các dán nhãn TSCĐ bằng giấy mà công ty đang sử dụng.

* Về cách hạch toán và trích khấu hao:

- Theo thông tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 09 quy định; “Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm. Doanh nghiệp thực hiện hạch toán tăng, giảm TSCĐ theo quy định hiện hành về chế độ kế toán doanh nghiệp”. Tại công ty, các thủ tục quy định về

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 61

trích khấu hao TSCĐ như sau: “TSCĐ được ghi nhận tăng và được đưa vào sử dụng; TSCĐ được ghi nhận giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng, được trích hoặc thôi trích khấu hao từ tháng kế tiếp. Còn đối với các TSCĐ đã tăng nhưng chưa được đưa vào sử dụng thì chưa tính khấu hao”. Ta thấy có sự khác nhau giữa quy định của Bộ Tài Chính và quy định tại công ty về thời điểm bắt đầu trích khấu hao.

- Kế toán TSCĐ chỉ nhận được thông báo về ngày bắt đầu trích khấu hao chứ không biết chính xác ngày mà TSCĐ được đưa vào sử dụng để có thể bắt đầu trích khấu hao được chính xác và hợp lý hơn.

Đề xuất: Cần bổ sung thêm các thủ tục quy định liên quan đến việc thông báo thời gian bắt đầu đưa TSCĐ vào sử dụng từ các bộ phận trực tiếp sử dụng TS đến Kế toán TSCĐ.

- Thời gian thực hiện quá trình thanh lý TSCĐ tại công ty kéo dài nhiều tháng nên trong suốt thời gian đó hệ thống SAP vẫn tự động trích khấu hao hàng tháng những TSCĐ đó cho đến khi Kế toán ghi nhận giảm TSCĐ do thanh lý. Điều này dẫn đến công ty vẫn phải chịu chi phí khấu hao lớn hơn so với chi phí khấu hao thực tế tại công ty do những TSCĐ này đang chờ thanh lý không còn tham gia vào hoạt động SXKD.

Ví dụ minh họa: Đối với mã tài sản 210282 “May tron Model 42N-3S Ribbon” nằm trong đợt thanh lý tháng 06/2013 ( Xem ví dụ 10 - phụ lục 11) với các thông tin sau:

Mã TS

Thời gian khấu

hao

Ngày bắt

đầu khấu hao

Nguyên giá

Khấu hao

được trích

trong 1

tháng

Khấu hao tích lũy đến tháng

06/2013

GTCL

tháng 06/2013

210282

01/05/2010

386,421,826

3,220,182

126,166,916

260,254,910

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 155 trang tài liệu này.

Vào tháng 06/2013, Kế toán nhận được thông báo máy trộn bị hư không còn sử dụng được để tham gia vào quá trình sản xuất. Nhưng theo nguyên tắc việc ngưng trích khấu hao chỉ thực hiện được khi TSCĐ được ghi nhận giảm (Tức là hoàn thành quy trình thanh lý TSCĐ) nên phần mềm SAP vẫn thực hiện trích khấu hao TSCĐ đó đến tháng 12/2013 (Do đến tháng 12/2013 mới hoàn thành việc thanh lý TSCĐ).

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 62

Vậy phần chi phí khấu hao vẫn được trích vào mã trung tâm chi phí 2815 trong 6 tháng (Từ tháng 07 đến tháng 12/2013) là: 3,220,182 x 6 = 19,321,092 VND.

Đề xuất: Đối với các TSCĐ bị hư hỏng trước khi hết thời gian khấu hao, nếu công ty xác định tài sản đó không tham gia vào quá trình sản xuất nữa thì Kế toán TSCĐ nên thực hiện ghi giảm TSCĐ trên hệ thống SAP để làm giảm chi phí khấu hao được trích vào một sản phẩm cụ thể và thực hiện đúng việc trích khấu hao quy định hiện hành. Còn các TSCĐ hết thời gian khấu hao lúc đó GTCL bằng 0 thì hệ thống SAP tự động ngưng trích khấu hao.

- Đối với các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, công ty theo dòi như một TSCĐ mới và được theo dòi bằng một mã tài sản riêng biệt. Nhưng theo quy định của Bộ Tài Chính chi phí nâng cấp TSCĐ phải được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ đó. Ta thấy có sự khác nhau giữa quy định của Bộ Tài Chính và quy định tại công ty. Chính sự khác biệt này, việc theo dòi các chi phí đó liên quan đến một TSCĐ khó khăn và hạn chế khả năng kịp thời phát hiện và điều chỉnh những chi phí chưa thật sự hợp lý trong quá trình thực hiện sửa chữa.

Đề xuất: Công ty nên theo dòi các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ liên quan đến một TSCĐ bằng cách lập Bảng kê các chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ để việc theo dòi dễ dàng hơn, tạo điều kiện cho việc tính chi phí khấu hao vào từng bộ phận sử dụng được chính

xác hơn.

Bảng 3.1. Mẫu bảng kê chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ.

BẢNG KÊ CHI PHI SỬA CHỮA, NÂNG CẤP TSCĐ

Tên TSCĐ: Mã TSCĐ:

Mã trung tâm chi phí:

Mã TSCĐ

Tên chi phí

Ngày bắt

đầu khấu hao

Nguyên giá

Số khấu hao

lũy kế đến tháng….

Giá trị còn lại

Ghi chú

- Đối với các chi phí sửa chữa lớn, công ty thực hiện giống như mua một TSCĐ mới

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 63

“Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” vào cuối năm tài chính trước chứ không phải thực

hiện trích trước chi phí sửa chữa hàng tháng. Tuy những chi phí này không lớn so với quy mô của công ty nhưng sẽ góp phần làm hạn chế khả năng chủ động về tài chính của công ty.

Đề xuất: Công ty nên thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng tháng thay vì lập e-AED để xin kinh phí. Mặc dù làm như vậy sẽ làm tăng chi phí hàng tháng nhưng công ty có thể chủ động về tài chính cho các dự án quan trọng hơn.

- Đối với các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn được kế toán TSCĐ theo dòi ở mục TSCĐ có giá trị thấp (Tức là CCDC). Các quy trình mua và thanh lý TSCĐ có giá trị thấp được công ty theo dòi và quản lý giống như một TSCĐ. Nhưng quy trình này hiện tại diễn ra trong thời gian lâu không cung ứng kịp thời cho các bộ phận sử dụng có yêu cầu dùng ngay. Còn về việc hạch toán thì công ty vẫn làm theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.

Đề xuất: Công ty nên theo dòi TSCĐ có giá trị thấp (CCDC) tách biệt so với các TSCĐ còn lại. Có một quy trình và thủ tục mua và thanh lý CCDC riêng biệt.

- Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐ chưa hợp lý đối với một số TSCĐ.

Đề xuất: Phương pháp khấu hao đường thẳng dễ tính toán nhưng không phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong quá trình sử dụng. Tức là tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu được từ việc sử dụng TSCĐ. Đối với máy móc thiết bị, những năm đầu máy còn mới, giá trị sử dụng lớn thì lợi ích kinh doanh tạo ra trong SXKD lớn hơn so với năm những năm về sau. Để phản ánh đúng chi phí khấu hao, đối với một số máy móc thiệt bị dụng cụ thí nghiệm thuốc tại công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao số dư giảm dần có điều chỉnh để nhanh chóng đổi mới công nghệ.

- Ngoài ra, phòng kế toán cũng nên sắp xếp và thay đổi vị trí làm việc của các kế toán viên trong phòng để tránh tình trạng các kế toán viên chỉ quen xử lý một số nghiệp vụ kế toán trong nhiệm vụ được giao mà bị hạn chế các nghiệp vụ kế toán khác do trong thời gian dài không tiếp xúc và không nắm bắt kịp thời các quy định mới có liên quan. Trong trường hợp xảy ra sự cố thì các nhân viên kế toán khác có thể thay thế và nắm bắt công việc nhanh chóng nhằm mục đích hoạt động kế toán diễn ra liên tục. Và các nhân viên kế toán trong phòng nắm rò được các quy trình kế toán rò ràng hơn, thuận lợi trong giải quyết công việc và phát hiện kịp thời các thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 64

KẾT LUẬN

Công ty TNHH Sanofi Aventis Việt Nam là một trong các công ty hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm có quy mô lớn và không ngừng phát triển ở Việt Nam mà còn ở một số nước Châu Á khác. Chính vì vậy, khối lượng công việc hàng ngày của phòng kế toán nói chung và Kế toán TSCĐ nói riêng là rất lớn.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì tài sản cố định là một tư liệu lao động không thể thiếu, và là một yếu tố có tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Chính vì vai trò to lớn đó mà các nhà quản lý phải có chính sách sử dụng cũng như mua sắm sao cho có thể tối đa hoá được lợi ích mà nó đem lại. Hầu hết các TSCĐ của công ty có giá trị lớn, số lượng nhiều và được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau. Phần lớn là tập trung tại các nhà máy sản xuất và thời gian khấu hao TSCĐ dài, thường là trên 5 năm. Chính vì vậy, để kiểm soát chặt chẽ về việc sử dụng TSCĐ và trích chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh kịp thời thì công việc của Kế toán TSCĐ là rất quan trọng.

Trong thời gian thực tập tại công ty đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiến thức đã học. Em đã thấy rò kiến thức về lí thuyết là chưa đủ mà phải biết vận dụng linh hoạt vào thực tế. Để đạt được điều đó, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các chú, các anh chị trong phòng kế toán và sự chỉ dẫn tận tình của chú Nguyễn Văn Quân, anh Vò Bảo Quốc và chị Nguyễn Trần Thảo Hiền.

Vì thời gian tìm hiểu tại Công ty không nhiều nên trong chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lí, kế toán vật liệu nói chung trong sản xuất và thực tiễn tại công ty. Mặc dù bản thân em đã cố gắng trong quá trình thực tập và viết chuyên đề, song do kiến thức chuyên môn còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa có nên chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của giáo viên hướng dẫn, của các anh các chị trong phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, các thầy cô khoa kế toán, đặc biệt là cô Thái Trần Vân Hạnh cùng các anh chị trong Công ty TNHH Sanofi-

Aventis Việt Nam đã giúp em trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề này.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 65

Sách tiếng việt:

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Tài chính (2013), Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, Thông tư số 45/2013/TT-BTC;

2. Khoa Kế toán - Kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh,

Giáo trình kế toán tài chính phần 1 và 2, Nxb. Lao động, 2011.

3. Khoa Kế toán - Kiểm toán Trường Đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh, Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản Phương Đông, Thành Phố Hồ Chí Minh;

4. ThS. Trịnh Ngọc Anh, Kế toán tài chính 1, Nhà xuất bản Thanh Niên, 2012.

Website:

1. www.webketoan.com

2. http://ketoan.org/

3. http://www.tailieu.vn

4. www.sanofi.com.vn

5. www.mof.gov.vn

Tài liệu gốc của công ty:

Công ty TNHH Sanofi-Aventis Việt Nam (2014), Các quy trình về kế toán tài sản cố định, Thành Phố Hồ Chí Minh

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 66

PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH.

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua sắm TSCĐ trong nước. Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp nhập khẩu TSCĐ.

Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ trong trường hợp mua chậm, trả góp.

Sơ đồ 1.4. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

Sơ đồ 1.5. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do nhận vốn góp liên doanh, liên kết, nhận ngân sách cấp.

Sơ đồ 1.6. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do được tài trợ, biếu tặng.

Sơ đồ 1.7. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do chuyển sản phẩm do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc tự chế thành TSCĐ.

Sơ đồ 1.8. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ khi mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho SXKD.

Sơ đồ 1.9. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê tài chính. Sơ đồ 1.10. Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐ do thuê hoạt động

Sơ đồ 1.11. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do nhượng bán, thanh lý TSCĐ phục vụ SXKD: Sơ đồ 1.12. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do góp vốn, đầu tư dài hạn.

Sơ đồ 1.13. Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ do trả lại vốn góp. Sơ đồ 1.14. Sơ đồ hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ. Sơ đồ 1.15. Sơ đồ hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ.

Sơ đồ 1.16. Sơ đồ hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Sơ đồ 1.17. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ tương tự.

Sơ đồ 1.18. Sơ đồ hạch toán trao đổi TSCĐ không tương tự.