Thực Trạng Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tài Sản Cố Định Tại Công Ty Tnhh

- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Lập theo phương pháp gián tiếp).

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Vào cuối mỗi năm, Kế toán tổng hợp cùng với Kế toán Báo cáo tài chính lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước. Báo cáo tài chính được lập thành nhiều bảng (Gồm bản tiếng việt và tiếng anh) gửi cho các đơn vị có liên quan (Công ty mẹ, cơ quan thuế,…).

Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý công ty cũng tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược về tình hình công ty cho tập đoàn Sanofi. Hàng tháng, Kế toán trưởng lập báo cáo gồm một số khoản mục như: Tiền mặt tại quỹ, Số dư tiền gửi ngân hàng, Tình hình phải thu, phải trả, Tình hình tạm ứng với từng phòng ban….

2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Sanofi- Aventis Việt Nam:

2.2.1. Những vấn đề chung về tài sản cố định tại công ty:

2.2.1.1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định:

Theo thông tư 45/2013/TT-BTC tại Điều 09 Khoản 11: “Đối với các TSCĐ doanh nghiệp đang theo dòi, quản lý và trích khấu hao theo thông tư 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá TSCĐ theo quy định tại Điều 2 của thông tư này thì GTCL các tài sản này được phân bổ vào chi phí SXKD của DN, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thông tư này”. Tại công ty xử lý như sau:

- Năm 2013, những thẻ TSCĐ được nhập trước tháng 10/06/2013 không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ thì vẫn giữ nguyên mã TS như ban đầu, đồng nghĩa với giữ nguyên phân nhóm, phân loại TSCĐ và trích khấu hao như trước chứ không chuyển sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp. Những thẻ TSCĐ được lập từ tháng 10/06/2013 thì thực hiện tạo mã tài sản và trích khấu hao theo thông tư 45/2013/TT-BTC.

- Năm 2014, những TSCĐ không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ được Kế toán thực hiện thao tác ngưng trích khấu hao trên hệ thống SAP. Và Kế toán cùng với bộ phận tin học tiến hành chuyển các TSCĐ không đủ tiêu chuẩn sang nhóm TSCĐ có giá trị thấp (CCDC) và được Kế toán tạo một mã TSCĐ mới rồi hệ thống SAP thực hiện phân bổ vào

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 36

chi phí theo Điều 9 Khoản 11 thông tư 45/2013/TT-BTC.

2.2.1.2. Đặc điểm TSCĐ:

- Với lĩnh vực là SXKD các loại dược phẩm và mỹ phẩm Lactacyd nên TSCĐ đa số các máy móc nhập khẩu từ nước ngoài, có giá trị lớn và đạt tiêu chuẩn cao do bộ y tế Việt Nam quy định được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau nhưng phần lớn tập trung ở nhà máy sản xuất, thời gian khấu hao của TSCĐ kéo dài thường trên 5 năm.

- Nhiều TSCĐ có giá trị lớn mặc dù đã hết thời gian khấu hao nhưng do sử dụng, quản lý và bảo dưỡng tốt nên vẫn tham gia vào trong hoạt động SXKD của công ty được Kế toán TSCĐ theo dòi hàng tháng.

- TSCĐ là phần chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty và được hình thành từ vốn chủ sở hữu của công ty.

2.2.1.3. Phân loại và xác định giá trị tài sản cố định:

2.2.1.3.1. Phân loại:

Bảng 2.1. Bảng phân loại TSCĐ tại Công ty Sanofi-Aventis Việt Nam.

TSCĐ

Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ	Mô tả
TSCĐ hữu hình	100	Nhà cửa, vật kiến trúc ( Building)
	210	Máy móc, thiết bị (Machine)
	300	Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn ( Motor Vehicles)
	320	Thiết bị, dụng cụ dùng cho văn phòng (Office Equipment)
	500	Các tài sản cố định khác (Other Asset)
	600	Tài sản thuộc nhóm TSCĐ giá trị thấp (có giá trị dưới 30,000,000 đồng) (Low Value Asset) (Tức là công cụ dụng cụ)
	610	TSCĐ dở dang – máy móc thiết bị (Machine Equipment Under Construction)
	610	XD cơ bản dở dang – Nhà xưởng (Construction in Process)
TSCĐ vô hình	330	Phần mềm máy tính (Software)
TSCĐ vô hình	330	TSCĐ vô hình khác (Other Intangible Assets)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 155 trang tài liệu này.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 37

2.2.1.3.2. Đánh giá giá trị tài sản cố định:

a/ Giá trị ban đầu của TSCĐ: được xác định theo nguyên giá.

Đa số các TSCĐ của công ty mua theo hình thức mua sắm (Kể cả mua mới và mua cũ).

*Trường hợp xác định nguyên giá của TSCĐ mua theo hình thức mua sắm:

Ví dụ 1: Ngày 15/01/2014, Công ty mua 2 máy Máy in phun Lixn 5900 (Kèm phụ kiện) để in nhãn chai Lactacyd với giá 133,386,000 VND/máy chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của công ty TNHH Thương Mại và Kỹ Thuật VMS số AA/13P0001568, Kế toán TSCĐ ghi nhận nguyên giá TSCĐ như sau:

Hai máy này được Kế toán tạo mã riêng: 210394, 210395 (Xem phụ lục 2.2). Giá mua 1 máy: 133,386,000 VND, Các chi phí phát sinh bằng 0 VND. Nguyên giá TSCĐ của 210394 = 133,386,000.

Nguyên giá TSCĐ của 210395 = 133,386,000.

*Trường hợp xác định nguyên giá TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hình thành theo phương thức giao thầu:

Ví dụ 2: Ngày 24/12/2013, Công ty TNHH Phú Kiến Gia nhận thầu công trình “Phá tường đưa máy DELAMA vào phòng L09 của phân xưởng thuốc nước” cho Công ty Sanofi – Aventis Việt Nam với giá quyết toán công trình hoàn thành là 70,790,000 đồng. Các chi phí phát sinh “Phát sinh vách ngăn tấm Plisma9mm” là 27,316,000 đồng (Xem phụ lục 2.3).

Vậy nguyên giá TSCĐ mã TS 100055 = 70,790,000 + 27,316,000 = 98,106,000 VND.

b/ Giá trị hao mòn của TSCĐ:

Ví dụ 3: Ngày 06/01/2009 Công ty mua máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H” số Hóa đơn 0037044 với giá 18,908 USD (5,939.4 USD với tỷ giá 16,151 đồng VND và 12,968.6 với tỷ giá 17,480 VND) và kèm theo một số bộ phận là 1 bộ DX 2300 NT Dual Core E2160 với giá 750 USD và 1 máy in LT HP 1006 với giá 140 USD (tỷ giá bằng 17,480 VND). Thời gian sử dụng là 10 năm. Theo quy định tháng 02/2009, TSCĐ mới bắt đầu trích khấu hao (Xem phụ lục 2.4).

Vậy nguyên giá TSCĐ là :

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 38

(1) Máy quang phổ UV:	5,939.4 x 16,151	=	95,927,249
	12,968.6 x 17,480	=	226,691,128
(2) Bộ DX 2300 NT:	750 x 17,480	=	13,110,000
(3) Máy in LT HP 1006:	140 x 17,480	=	2,447,200
Nguyên giá TSCĐ	= (1) + (2) + (3)	=	338,175,577

Mức trích khấu hao hàng tháng là: 338,175,577

= 2,818,129.808

10 x 12

Số khấu hao (GTHM) tích lũy đến cuối tháng 06/2014 là : 2,818,129.808 x 65 = 183,178,437.5 VND.

c/ Giá trị còn lại của TSCĐ:

Ví dụ 4: Sử dụng tiếp ví dụ 3 để tính GTCL của máy “Máy quang phổ UV Vis Hitachi U3900H” (Xem phụ lục 2.4). Vậy giá trị còn lại của máy đó cuối tháng 6 là:

338,175,577 – 183,178,437.5 = 154,997,139.5 VND.

2.2.1.4. Yêu cầu quản lý tài sản cố định tại công ty:

Do đặc điểm của TSCĐ nên yêu cầu công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty.

- Quản lý về hiện vật: TSCĐ khi mua sắm (Mua mới hoặc mua cũ) hoặc do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao được kiểm tra bởi các chuyên gia kỹ thuật, nếu đạt yêu cầu thì mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng cá nhân trực tiếp sử dụng. Tại các bộ phận trực tiếp sử dụng TSCĐ, Trưởng bộ phận sử dụng “Sổ TSCĐ theo bộ phận sử dụng” để theo dòi tình hình tăng, giảm TSCĐ.

- Quản lý về mặt giá trị: Tại bộ phận kế toán của công ty, Kế toán sử dụng “Thẻ TSCĐ”, “Bảng tính khấu hao” và một số sổ khác theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết để theo dòi tình hình tăng giảm và hao mòn TSCĐ.

Để yêu cầu quản lý TSCĐ ở công ty có hiệu quả hơn, Kế toán đã tạo mã TSCĐ.

* Mã số TSCĐ : Tất cả TSCĐ của công ty đều phải được dán mã TSCĐ là mã số ghi nhận TSCĐ vào hệ thống được ký hiệu bởi 6 ký tự số và được hệ thống SAP đánh số tự động. Riêng đối với TSCĐ thuộc khối văn phòng và phòng vi tính có thêm số seri của

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 39

máy móc thiết bị đó.

Nhãn mã số được thể hiện những nội dung sau đây:

Mã số tài sản : Công ty:

Số series:

1 2 3 4 5 6

SAV

Số seri của máy móc thiết bị

Mã số TSCĐ được hình thành theo nội dung sau :

- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là quy định bắt buộc (Xem bảng 2.1 ở trên).

- Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ sẽ được hệ thống SAP đánh tự động.

Ví dụ 5: Ngày 28/08/2013 công ty mua máy Climatic Chamber KBF720 với giá 430.000.000 đồng (Xem phụ lục 2.5). Máy này đủ tiêu chuẩn là TSCĐ và thuộc nhóm máy móc thiết bị. Kế toán TSCĐ xây dựng mã số TSCĐ như sau:

- Ba số đầu tiên của mã số TSCĐ là 210.

Mã số TSCĐ:

Công ty:

210378

SAV

- Ba số tiếp theo của mã số TSCĐ là do hệ thống SAP đánh số tự động 378. Vậy nhãn mã số TSCĐ này là:

* Ban hành phân bổ dán nhãn TSCĐ:

Vào ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với phòng kỹ thuật (Đối với nhà máy), hoặc Phòng vi tính (Đối với thiết bị tin học), hoặc Phòng hành chính (Đối với các thiết bị khác) in ra bộ mã của những tài sản tăng trong tháng. Vào tuần đầu tiên của tháng tiếp theo, bộ phận có trách nhiệm dán nhãn mã số tài sản phải thực hiện ngay sau khi Phòng Kế toán gửi tất cả các bộ mã của những tài sản tăng trong tháng.

* Phân công dán nhãn mã số trên TSCĐ (Xem phụ lục 2.6).

2.2.2. Kế toán tăng tài sản cố định:

2.2.2.1. Các chứng từ được sử dụng:

* Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:

(1) Bản sao e-AED (AED – Expenditure Commitment Authorisation/Disposal).

(2) Bản sao yêu cầu mua hàng

(3) Bản sao Đơn đặt hàng (Purchase Order).

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 40

(4) Bản sao Hóa đơn GTGT.

(5) Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ.

(6) Bản sao Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu,…..

(7) Bản sao Phiếu kiểm nhận TSCĐ/Thiết bị và Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị hoặc Biên bản bàn giao nghiệm thu phụ tùng vật tư máy.

(8) Thẻ TSCĐ (Record of new fixed aset).

* Đối với TSCĐ là các công trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:

- Bản sao e-AED.

- Bản sao Hóa đơn GTGT.

- Thẻ TSCĐ.

- Phiếu kiểm định TSCĐ/Thiết bị.

- Biên bản nghiệm thu công trình.

- Bảng chi tiết tiến độ thi công.

- Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa.

* Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay):

- Có tất cả các chứng từ từ (1) đến (6) và (8) (Xem phần trên).

- Do đặc thù TSCĐ là máy tính có thời gian khấu hao đúng bằng thời gian bảo hành nên không cần thiết phải lập Phiếu kiểm định TSCĐ và thay thế Phiếu kiểm nhận TSCĐ bằng Bảng kê kiểm nhận máy tính và thiết bị.

2.2.2.2. Các thủ tục quy định và luân chuyển chứng từ:

*Đối với tất cả TSCĐ là máy móc thiết bị trừ máy vi tính:

Đối với việc mua sắm TSCĐ, Bộ phận yêu cầu bắt buộc phải lập e-AED để được phê duyệt, đồng thời tuân thủ theo quy trình “Thủ tục xét duyệt và cấp ngân sách” và quy trình “Mua hàng không tồn trữ”.

Sau khi e-AED được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu sẽ lập “Yêu cầu mua hàng”. Sau khi được phê duyệt, Bộ phận có yêu cầu gửi “Bản sao e-AED” và “Bản sao Yêu cầu mua hàng” cho phòng kế toán để Kế toán TSCĐ tạo mã số TSCĐ (Asset Code) trên hệ thống, yêu cầu những thông tin như sau:

- Mã của mỗi e-AED được duyệt (Internal Order No (IO Code-Investment Order No)).

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 41

- Mã của một trung tâm chi phí (Cost Center Code): mã này được quy định và sử dụng trong nội bộ, nhằm tạo thuận lợi cho kế toán ghi nhận chi phí vào đúng bộ phận sử dụng và xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống SAP.

- Số năm khấu hao của TSCĐ: nằm trong khung thời gian khấu hao TSCĐ theo thông tư 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài Chính và theo quy định của tập đoàn Sanofi.

Dựa vào những thông tin trên, Kế toán TSCĐ tạo mã số cho tài sản mới. Mỗi TSCĐ phải có một mã số tài sản riêng (Xem phần yêu cầu quản lý mã số TSCĐ).

Sau khi tạo mã số tài sản, Kế toán TSCĐ cung cấp cho Phòng mua hàng các mã số này theo số lượng đã ghi trong giấy “Yêu cầu mua hàng” đã phê duyệt và một số chứng từ liên quan khác (Nếu có). Đồng thời, Bộ phận yêu cầu gửi “Bản gốc e-AED” và “Bản gốc Yêu cầu mua hàng” được duyệt đến Phòng mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo theo quy định mua hàng không tồn trữ.

Sau khi nhận máy móc thiết bị về và được tiến hành kiểm định, trong vòng ba ngày tính từ ngày hoàn thành việc kiểm định, Bộ phận yêu cầu phải gửi Kế toán TSCĐ “Phiếu kiểm nhận TSCĐ” và “Bản sao Hợp đồng mua TSCĐ”. Đồng thời, Phòng mua hàng chuyển “Bản gốc Hóa đơn GTGT” và “Bản gốc Hợp đồng mua hàng” cho Kế toán thanh toán ngay sau khi nhận tài sản và các chứng từ kèm theo như Đơn đặt hàng, Hóa đơn chi phí tiếp nhận, vận chuyển, thuế nhập khẩu (Nếu có)… cho Kế toán thanh toán thực hiện thanh toán theo quy trình.

*Đối với TSCĐ là các công trình xây dựng, sửa chữa lớn TSCĐ:

Quá trình thực hiện giống với TSCĐ là máy móc thiết bị. Nhưng có điểm khác là Bộ phận yêu cầu phải thông báo cho Kế toán TSCĐ công trình xây dựng đã bắt đầu thực hiện và “Bảng chi tiết tiến độ thi công”, “Bản sao hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng” trong vòng 3 ngày kể từ ngày khởi công. Sau khi công trình xây dựng nhà xưởng hoàn thành việc kiểm định, nghiệm thu thì Bộ phận có yêu cầu gửi phải gửi “Phiếu kiểm định TSCĐ” hoặc “Biên bản nghiệm thu công trình” cho Kế toán TSCĐ trong vòng ba ngày kể từ ngày ký. Sau đó, Kế toán TSCĐ gửi “Bản sao Phiếu kiểm định TSCĐ” và “Biên bản nghiệm thu công trình” đó cho Kế toán thanh toán.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 42

*Đối với TSCĐ là máy vi tính (Máy tính để bàn và máy tính xách tay):

Quy trình luân chuyển chứng từ giống với đối với TSCĐ là máy móc thiết bị.

Kế toán ghi tăng TSCĐ khi:

- Đối với TSCĐ là công trình xây dựng dở dang: khi nhận được thông báo của Bộ phận yêu cầu về công trình xây dựng và sửa chữa đã bắt đầu thực hiện, Bảng chi tiết tiến độ thi công và bản sao Hợp đồng xây dựng và sửa chữa nhà xưởng.

- Đối với TSCĐ là máy móc thiết bị: khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ. Riêng đối với khối nhà máy, Kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ khi nhận được Phiếu kiểm định TSCĐ có xác nhận của Kiểm soát viên tài chính của khối nhà máy về việc hoàn thành chi phí hình thành nên TSCĐ và Kế toán phải trả đăng ngày hoàn thành việc thanh toán các khoản liên quan đến TSCĐ lên hệ thống SAP.

 Trong ngày làm việc cuối cùng của tháng, Kế toán TSCĐ phối hợp với bộ phận liên quan phân bổ dán nhãn TSCĐ. Sau khi ghi tăng TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ lưu lại tất cả các chứng từ liên quan đến một TSCĐ vào một hồ sơ riêng để theo dòi chi tiết theo đối tượng TSCĐ, loại TSCĐ, và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý TSCĐ. Bộ hồ sơ này được sắp xếp theo mã TSCĐ. Các chứng từ còn lại ở bộ phận nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lưu lại và kiểm tra.

2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình” để phản ánh tình hình có và biến động của TSCĐ thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguyên giá.

SVTH: Nguyễn Thị Trà Mi 43