Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

là hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức bộ máy thực hiện,…cho KTNB khi trong khi đây là lĩnh vực kiểm toán còn mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên, nếu thực hiện không tốt, những văn bản này có thể tạo ra những cản trở cho phát triển KTNB cũng như tính đúng đắn trong thực hiện loại hình kiểm tra kiểm soát nội bộ đặc biệt này.

Mặc dù được đánh giá là có vai trò rất quan trọng trong quản lý, KTNB cung cấp một sự trợ giúp cho nhà quản lý nhưng tổ chức KTNB ở các TCT xây dựng rất khác nhau. Hoạt động trong xây dựng là một ngành mà có nhiều khó khăn trong kiểm soát, khả năng sai phạm xảy ra rất lớn, có liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau, ảnh hưởng của những sai phạm thường rất nghiêm trọng, khó khắc phục,… Các DNXD nói chung đã có nhiều giải pháp quản lý nhằm hạn chế sai phạm, lãng phí, mất an toàn,… trong đó phải kể tới là tổ chức KTNB. Sau năm 1997, KTNB được tổ chức trong hiều DN có qui mô lớn, trong đó có các TCT xây dựng Việt Nam. Trong các DNXD Việt Nam, KTNB được tổ chức chủ yếu trong các TCT 90. Mặc dù, đây là một phương sách được các nhà hoạch định chính sách đánh giá là hiệu quả trong hoạt động quản lý vi mô tại DN nhưng số lượng DNXD tổ chức KTNB khá khiêm tốn. Các doanh ngiệp không phải là các TCT 90 hoặc 91 hoặc TCT nhà nước ở các địa phương thì hầu như không tổ chức KTNB. Số liệu thống kê các TCT xây dựng Việt Nam có tổ chức và không có tổ chức KTNB do Tác giả khảo sát được thống kê và trình bày trong Bảng Số 2.6.

Như vậy, ngay sau khi có văn bản về tổ chức KTNB, một số TCT xây dựng đã tiến hành lập bộ phận hoặc tổ KTNB. Điều này phần nào phản ánh nhận thức và nhu cầu về một phương sách quản lý mới đối với hoạt động kinh doanh trong DN. Cùng với tổ chức bộ máy KTNB, các TCT xây dựng cũng đã tổ chức xây dựng nội dung, tạo lập tiền đề cho tổ chức công tác KTNB như : Ban hành qui chế tài chính, Qui chế KTNB, Điều lệ công ty, xây dựng kế hoạch kiểm toán, tuyển dụng và đào tạo KTV nội bộ,…

Bảng Số 2.6. Kết quả khảo sát về KTNB tại các TCT xây dựng

Tên công ty	Tổ chức KTNB	Ghi chú
1.	TCT Xây dựng Thuỷ lợi 4	-	Không có KTNB

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 255 trang tài liệu này.

TCT Công trình Giao thông 6	-	Không có KTNB
3.	TCT Xây dựng Hà Nội	2004	KTNB thuộc Ban Kiểm soát
4.	TCT Sông Đà	1998	Bộ phận độc lập thuộc TGĐ
5.	TCT Xây dựng Số 1	-	Không có KTNB
6.	TCT cổ phần Xây dựng điện Việt Nam	-	Không có KTNB
7.	TCT Xuất - Nhập khẩu, Xây dựng Việt Nam	2002	Tổ KTNB thuộc Phòng Kế toán
8.	TCT Xây dựng và phát triển hạ tầng	-	Không có KTNB
9.	TCT Xây dựng Bạch Đằng	1997	Tổ KTNB thuộc Phòng Kế toán
10.	TCT Xây dựng Sông Hồng	-	Không có KTNB
11.	TCT Xây dựng Miền Trung	-	Không có KTNB
12.	TCT Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị	-	Không có KTNB
13.	TCT Đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp	-	Không có KTNB
14.	TCT Đầu tư Xây dựng CTN & MT Việt Nam	-	Không có KTNB
15.	TCT Công trình giao thông 4	-	Không có KTNB
16.	TCT Xây dựng Đường thuỷ	1999	KTNB thuộc Ban Kiểm soát
17.	TCT Đầu tư phát triển hạ tầng đô thị	-	Không có KTNB
18.	TCT Công trình Giao thông 8	-	Không có KTNB
19.	TCT Xây dựng Công trình Giao thông 5	1999	KTNB thuộc Ban kiểm soát
20.	TCT Xây dựng Công trình Giao thông 1	2000	KTNB thuộc Ban Kiểm soát
21.	TCT Xây dựng Trường Sơn	1999	KTNB thuộc TGĐ
22.	TCT Xây dựng Thành An	-	Không có KTNB
23.	TCT Xây dựng cầu Thăng Long	-	Không có KTNB
24.	TCT Xây dựng Số 4	-	Không có KTNB
25.	TCT Xây dựng Lũng Lô	-	Không có KTNB

Thực tế hoạt động của KTNB trong các TCT cho thấy, mặc dù KTNB đã được hình thành và phát triển tại các TCT xây dựng Việt Nam nhưng mô hình tổ chức công tác và bộ máy hoạt động rất khác nhau. Sự đa dạng hoá trong mô hình hoạt động thể hiện tính linh hoạt, tính tự nguyện trong tổ chức KTNB nhiều hơn. Tuy nhiên, nếu sự

phát triển theo hướng đa dạng hoá loại hình và hoạt động lại xuất phát từ sự nhận thức và đánh giá không đúng về KTNB sẽ ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động cũng như sự phát triển của loại hình kiểm toán này. Đối với những DNXD có qui mô vừa và nhỏ (chiếm số lớn), loại hình kiểm toán này chưa được thực hiện (dù thực hiện bởi nội kiểm hay ngoại kiểm). Xu hướng này hoàn toàn phù hợp với thông lệ phổ biến trên thế giới, tổ chức bộ máy KTNB thường chỉ tồn tại trong những DN có qui mô lớn, những công ty xuyên quốc gia hay những tập đoàn lớn (trong các lĩnh vực khác nhau). Thực tiễn hoạt động KTNB cũng ghi nhận sự thay đổi trong nhận thức của nhà quản lý về kiểm toán nói chung và KTNB nói riêng.

Sau hơn 10 năm hình thành và phát triển, KTNB trong DN Việt Nam nói chung và các TCT xây dựng Việt Nam nói riêng đã có bước phát triển nhất định. Trong bối cảnh nền kinh tế nước nhà đang trong giai đoạn phát triển, việc hình thành và phát triển KTNB đóng góp vào chức năng kiểm tra kiểm soát nói chung đồng thời hỗ trợ cho nhà quản lý. Sự hình thành và phát triển của KTNB cùng với kiểm toán độc lập và kiểm toán Nhà nước ở Việt Nam để hình thành một hệ thống kiểm toán đầy đủ là xu hướng đúng đắn và phù hợp với thông lệ chung. Với mô hình tổ chức bộ máy, tổ chức công tác kiểm toán khác nhau đồng thời mang những đặc thù riêng, KTNB trong các TCT xây dựng Việt Nam đã đóng góp phần vào trợ giúp nhà quản lý DN trong thời gian qua, đặc biệt là lĩnh vực quản lý tài chính. Tuy nhiên, KTNB trong TCT xây dựng đã bộc lộ nhiều hạn chế trong tổ chức công tác kiểm toán và trong xây dựng bộ máy. Để KTNB trở thành phương sách trợ giúp hiệu quả cho nhà quản lý các TCT xây dựng Việt Nam, việc phân tích, tìm hiểu nguyên nhân của thực trạng hoạt động KTNB để từ đó đề ra giải pháp góp phần hoàn thiện hoạt động này là vô cùng cần thiết trong giai đoạn hiện nay.

2.2.2. Môi trường pháp lý của kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

KTNB là một hoạt động độc lập ở trong đơn vị với mục đích là kiểm toán theo quyết định của người lãnh đạo cao nhất của đơn vị. Với ý nghĩa làm lành mạnh hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý, bản thân hoạt động KTNB cần phải có những điều kiện nhất định nhằm tạo tiền đề cho quá trình hoạt động cũng như đảm

bảo cho tổ chức KTNB hoạt động hiệu quả. Trong quá trình phát triển, KTNB trong các DNNN nói chung và các TCT xây dựng Việt Nam nói riêng đã hình thành môi trường pháp lý cơ bản, gồm có những qui định trong ngành, các văn bản pháp lý cao nhất làm cơ sở, căn cứ cho quá trình hoạt động. Đối với các DNXD Việt Nam - TCT xây dựng, ngoài các qui định chung của Nhà nước, bản thân các DN này còn chịu ảnh hưởng của các qui định trong ngành. Những qui định chung đối với các DN và những qui định riêng trong ngành ảnh hưởng tới tổ chức KTNB gồm các nội dung được trình bày sau đây.

Văn bản liên quan tới lĩnh vực này trước hết là Nghị định 59 của Chính phủ ngày 03/10/1996. Trong đó, Nghị định này qui định “…báo cáo tài chính hàng năm của DN phải có sự xác nhận của kiểm toán độc lập hoặc KTNB”. Nghị định 59 là cơ sở pháp lý cao nhất, đầu tiên có đề cập tới một loại hình kiểm toán mới là KTNB trong DN. Nghị định này cũng chỉ ra và công nhận về chức năng của KTNB trong DN. Trên cơ sở Nghị định 59, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/12/1997 về việc ban hành Qui chế KTNB. Điều 3 của Quyết định này chỉ rõ DN phải thường xuyên tổ chức KTNB nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của DN; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc DN đối với hoạt động của DN (kể cả đối với công ty cổ phần, liên doanh mà số vốn góp của DNNN chiếm trên 50%). Văn bản này qui định mang tính chất bắt buộc phải tổ chức KTNB đối với các DN. Quyết định 832 còn nêu lên nhiệm vụ, chức năng của KTNB là “Kiểm tra, xác nhận và đánh giá” (Điều 6), những qui định về nội dung, trình tự, phương pháp của KTNB, qui định về KTV nội bộ và tổ chức bộ máy KTNB (Chương II, Chương III của Quyết định này). Cũng theo Quyết định này thì các TCT nhà nước tổ chức thực hiện KTNB của TCT và từng công ty thành viên. Hai văn bản pháp lý đầu tiên này đánh dấu sự xuất hiện của KTNB trong DN, đồng thời là cơ sở pháp lý cho tổ chức bộ phận KTNB trong DN gồm: tổ chức bộ máy kiểm toán trong quan hệ với các bộ phận chức năng, KTV, nhiệm vụ và quyền hạn của KTV nội bộ,…

Sau Quyết định số 832, ngày 16/04/1998, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 52/1998/TT-BTC Hướng dẫn tổ chức bộ máy KTNB trong các DNNN. Theo Thông tư này, các DNNN phải tổ chức bộ phận (phòng) KTNB. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Thông tư này có nhiều vấn đề bất cập cả trong tổ chức bộ máy kiểm toán và trong

thực hiện kiểm toán. Thực tế, các DN đã không thực hiện triệt để Thông tư này. Khắc phục những điểm chưa phù hợp của Thông tư 52, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 171/1998/TT-BTC ngày 22/08/1998, hướng dẫn thực hiện KTNB tại DNNN thay thế Thông tư 52. Thông tư này cùng với Quyết định 832 là cơ sở quan trọng cho việc thành lập KTNB trong các TCT Nhà nước cũng như cung cấp cơ sở cho việc tổ chức công tác kiểm toán cùng những vấn đề có liên quan khi thực hiện KTNB.

Do đặc thù và tính phức tạp của hoạt động xây dựng, khả năng sai phạm thất thoát tiền vốn cao,… đang đặt ra cho những nhà quản lý trong DNXD phải kiểm soát và đánh giá như thế nào cho phù hợp đối với họat động sản xuất kinh doanh trong DN mình quản lý. Về phía quản lý Nhà nước, các cơ quan bộ chủ quản đối với các DNXD đã ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của bộ liên quan tới Qui chế tài chính trong TCT, Qui chế KTNB, Quyết định về tổ chức bộ máy KTNB trong TCT. Những Quyết định từ phía cơ quan chủ quan là cơ sở cho việc tổ chức bộ máy KTNB trong TCT. Trên cơ sở các quyết định này, TCT xây dựng đã tổ chức thực hiện hoạt động KTNB gồm: thực hiện tổ chức bộ máy thực hiện KTNB và thực hiện công tác KTNB theo qui định. Thực hiện khảo sát thực tế tại các TCT xây dựng Việt Nam cho thấy, nhiều TCT xây dựng không tổ chức KTNB theo qui định. Tỷ lệ TCT xây dựng không tổ chức bộ phận KTNB rất lớn 17/25 TCT xây dựng (68%) – Kết quả khảo sát trình bày trong Phụ lục 2.26, số lượng các TCT xây dựng có tổ chức KTNB trình bày trong Bảng Số 2.6. Đối với các TCT xây dựng có tổ chức KTNB cũng thực hiện chưa đầy đủ những qui định này. Ngoài những qui định có liên quan trực tiếp tới tổ chức KTNB, thì Bộ chủ quản cũng ban hành những văn bản qui định, hướng dẫn về các tiêu chuẩn, qui trình, hay tổ chức thực hiện hoạt động xây dựng theo đặc trưng riêng theo từng lĩnh vực hẹp. Các văn bản này có thể được KTV và bộ phận KTNB sử dụng làm tiêu chuẩn trong quá trình thực hiện kiểm toán.

Phân tích trên khía cạnh cơ sở pháp lý của tổ chức KTNB trong DN Việt Nam nói chung và trong các TCT xây dựng nói riêng cho thấy, KTNB được hình thành ở Việt Nam cuối cùng trong số các loại hình kiểm toán. Tổ chức KTNB ở Việt Nam nói chung và ở các DNXD (chủ yếu là TCT nhà nước) nói riêng là theo luật định. Trong phạm vi tổ chức và hoạt động của mình, tổ chức KTNB thực hiện theo Nghị định 59/1996/NĐ-CP của Chính phủ, các Quyết định của các cơ quan chủ quản là các bộ. Trong quá trình thực hiện

KTNB, các tiêu chuẩn, qui trình, qui chế, … được ban hành theo các quyết định của bộ chủ quản là cơ sở quan trọng khi thực hiện kiểm toán. Tìm hiểu, phân tích, xem xét và đánh giá chi tiết về thực trạng tổ chức KTNB trong các TCT xây dựng Việt Nam trên cơ sở kết quả khảo sát (tại các TCT xây dựng), được trình bày trong những phần dưới đây.

2.2.3. Thực trạng tổ chức công tác kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Thực tế tổ chức công tác KTNB trong các TCT xây dựng Việt Nam được thực hiện theo các bước khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi TCT và tuỳ thuộc vào đặc thù của mỗi khách thể kiểm toán trong TCT. Một cuộc KTNB cho một đơn vị thành viên sẽ do bộ phận KTNB thực hiện trên cơ sở một Kế hoạch kiểm toán năm. Kế hoạch kiểm toán năm được lập bởi trưởng bộ phận hoặc người phụ trách bộ phận KTNB. Tuỳ thuộc vào mô hình tổ chức bộ máy trong TCT, kế hoạch kiểm toán năm sẽ được tổng giám đốc, hoặc chủ tịch hội đồng quản trị hay Hội đồng quản trị quyết định. Kế hoạch này mang tính hành chính khi tổ chức và sắp xếp thời gian thực hiện kiểm toán trong một năm.

Bảng Số 2.7 trình bày dưới đây là ví dụ về lịch kiểm toán của một TCT xây dựng đối với các công ty thành viên và bộ phận của đơn vị. Một số ví dụ khác minh hoạ về kế hoạch thời gian kiểm toán trình bày trong Phụ lục số 2.5, 2.6. Phân tích nội dung trong kế hoạch kiểm toán của các TCT xây dựng cho thấy, hầu hết các kế hoạch kiểm toán này là kế hoạch kiểm toán cho một năm hoặc một quí. Trong đó, hai nội dung chính của kế hoạch là nội dung thực hiện và thời gian thực hiện các nội dung tương ứng với đơn vị thành viên hay bộ phận được kiểm toán. Một vài trường hợp khảo sát cho thấy, kế hoạch kiểm toán tổng quát theo đúng nghĩa đã bị đồng nhất với kế hoạch kiểm toán TCT được lập cho một năm kiểm toán (một quí) cho toàn bộ TCT – Một kế hoạch mang tính hành chính nhiều hơn.

Kế hoạch kiểm toán năm sẽ được bộ phận KTNB của TCT thực hiện theo thời gian đã dự tính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán đối với một bộ phận hay một chi nhánh của TCT xây dựng, loại hình kiểm toán được thực hiện chủ yếu là kiểm toán tài chính – Phụ lục

2.26. Đối với một cuộc KTNB thực hiện loại hình kiểm toán tài chính, bộ phận KTNB tại các TCT có thể có những cách thức thực hiện chi tiết, cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, qui trình chung thực hiện KTNB (tương ứng với loại hình kiểm toán tài chính) có thể khái quát theo các bước : lập kế hoạch KTNB, thực hiện kế hoạch kiểm toán, kết thúc KTNB.

Bảng Số 2.7. Kế hoạch kiểm toán năm 2007 của TCT Công trình Giao thông 4

TCT XDCTGT 4

PHÒNG KTNB

----------------------- Số: 28/KTNB

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

----000----

TP Vinh, ngày 6 tháng 01 năm 2007

KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN NĂM 2007

TT	Thời gian	Nội dung thực hiện
1	Từ 01/01 đến	- Tham gia kiểm kê tại Công ty CTGT 499 và Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh - Phúc tra kết luận kiểm toán BCTC 2004 của Công ty CTGT 473 - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty CTGT 499 và chi nhánh TP Hồ Chí Minh - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty CTGT 422 và chi nhánh Hà Nội - Phúc tra kết luận kiểm toán BCTC 2004 tại Công ty Cổ phần XD CTGT 228 - Phúc tra kết luận kiểm toán BCTC 2005 tại Công ty Cổ phần XD CTGT 208 - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty cổ phần Cơ khí và XD 465 - Phúc tra kết luận kiểm toán BCTC 2005 tại Công ty cổ phần XD và thương mại 423 và Công ty Tư vấn – Thiết kế 497 - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty đường bộ 471 - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty Cổ phần XD CTGT 482 - Kiểm toán BCTC 2006 Công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại 424
	30/01/2007
2	Từ 01/02 đến
	10/02/2007
3	Từ 01/03 đến
	30/03/2007
4	Từ 01/04 đến
	30/04/2007
5	Từ 02/05 đến
	15/06/2007
6	Từ 16/06 đến
	30/07/2007
7	Từ 01/08 đến
	15/09/2007
8	Từ 16/09 đến
	30/10/2007

Căn cứ vào nhiệm vụ SXKD năm 2007 và yêu cầu về việc nắm bắt tình hình tài chính tại các Công ty, Phòng KTNB xây dựng kế hoạch kiểm toán năm 2007 như sau:

Kính đề nghị Tổng giám đốc phê duyệt để phòng có căn cứ thực hiện.

Duyệt của Tổng giám đốc Trưởng Phòng KTNB

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ

Lập kế hoạch kiểm toán trong thực hiện KTNB ở các TCT xây dựng đều được qui định phải thực hiện. Trong các qui chế tài chính hoặc trong qui chế KTNB của các TCT đã nêu rõ, bộ phận KTNB của TCT lập kế hoạch về thời gian kiểm toán, bố trí nhân lực thực hiện kiểm toán trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị TCT phê duyệt. Điều 10, Qui chế KTNB của TCT Sông Đà qui định: ”... phòng KTNB của TCT xây dựng phương án tổ chức công tác kiểm toán trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị TCT phê duyệt...”, “... xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán tháng, quý, năm trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt...”. Điều 12, Qui chế KTNB của TCT Xây dựng Trường Sơn qui định: “...Phó Phòng KTNB có nhiệm vụ lập kế hoạch kiểm toán hàng quí trình Tổng giám đốc phê duyệt...”. Tương tự như TCT Sông Đà và TCT Xây dựng Trường Sơn, Qui chế KTNB của TCT Xây dựng Đường thuỷ, Điều 12 cũng qui định: “...Phòng KTNB của TCT phải lập kế hoạch kiểm toán các đơn vị thành viên hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt...”. Đối với các TCT có bộ phận KTNB những chưa có qui chế KTNB thì việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát cũng được thực hiện theo cách tương tự. Sau khi kế hoạch kiểm toán được phê duyệt, bộ phận (phòng hoặc tổ KTNB) sẽ thực hiện triển khai kế hoạch kiểm toán tổng quát theo từng đơn vị thành viên và theo các nội dung kiểm toán (trong kế hoạch kiểm toán hàng năm đã được thông qua) trên cơ sở Công văn thông báo KTNB hoặc Quyết định KTNB của TCT. Minh hoạ về Công văn thông báo KTNB và Quyết định KTNB của TCT xây dựng trình bày trong các Phụ lục từ Số 2.1 đến Số 2.8.

Kèm theo quyết định KTNB của TCT đối với các đơn vị thành viên thường là kế hoạch về thời gian kiểm toán đối với các đơn vị này. Bộ phận KTNB của TCT xây dựng thường lập lịch kiểm toán khá chi tiết về thời gian trong quá trình thực hiện kiểm toán.

Căn cứ vào quyết định kiểm toán, lịch kiểm toán, các đoàn kiểm toán thực hiện lập kế hoạch kiểm toán cho từng đơn vị được kiểm toán. Điều 7, Qui chế KTNB TCT Xây dựng Đường thuỷ trình bày về trình tự các bước công việc của một cuộc KTNB, trong đó nêu rõ “Công tác chuẩn bị kiểm toán: Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan tới tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiệm vụ kế hoạch và các điều kiện, biện pháp, các chính sách của DN trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán; Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài DN có liên