Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Thủ tục kiểm soát là do nhà quản lý trong đơn vị xây dựng. Nguyên tắc này được các TCT xây dựng Việt Nam vận dụng. Tuy nhiên do đặc thù của ngành xây dựng, các thủ tục kiểm soát được xây dựng có đặc điểm riêng đó là sự kết hợp giữa các thủ tục kiểm soát về tài chính với thủ tục kiểm soát trong quá trình sản xuất. Các thủ tục kiểm soát hướng ở hai lĩnh vực khác nhau nhưng lại bổ trợ cho nhau làm cho thủ tục kiểm soát trở nên hiệu quả. Một thủ tục kiểm soát trong thi công chính là giám sát việc thi công, thủ tục này đảm bảo việc thi công đúng theo thiết kế, đúng tiến độ, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật nhưng nhờ đó mà các định mức về vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị được sử dụng đúng, từ đó giảm thiểu sự lãng phí,… từ đó các thủ tục kiểm soát tài chính sẽ hiệu quả hơn trong khi chi phí cho thủ tục ấy có xu hướng giảm.

Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới tính hiệu lực của các thủ tục kiểm soát chính là những nguyên tắc trong quá trình xây dựng thủ tục kiểm soát và thực hiện những thủ tục kiểm soát phải tuân thủ: Bất kiêm nhiệm, Phân công phân nhiệm và Uỷ quyền và phê chuẩn. Trong hầu hết các qui chế tài chính hoặc qui chế kiểm soát của TCT xây dựng được khảo sát đều qui định về nguyên tắc bất kiêm nhiệm của các thành viên trong hội đồng quản trị, tổng giám đốc, trưởng ban kiểm soát, các thành viên khác trong hội đồng quản trị của đơn vị. Ngoài các qui định chung về nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì trong các TCT xây dựng còn tồn tại những qui định cụ thể có liên quan tới nguyên tắc này như: nghiêm cấm việc đặt mình vào những vị thế có thể làm hạn chế tính chí công, vô tư hoặc gây mâu thuẫn trong TCT, có khả năng chiếm đoạt tài sản của TCT, không được hành động vượt quyền, không được tự thành lập công ty, không được có các quan hệ kinh tế với các DN tư nhân,… Tuy nhiên cũng có một điều thường thấy là những qui định này được xây dựng là khá giống nhau nếu không nói là “dập khuôn” của nhau mà chưa có được những điểm khác biệt trên cơ sở đặc thù quản lý trong đơn vị mình.

Các thủ tục kiểm soát được xây dựng khá kịp thời, có nhiều tiến bộ và cụ thể cho từng bộ phận từng cá nhân nhưng lại bỏ sót một số nơi, một số vấn đề nhạy cảm, khả năng sai phạm cao. Hoạt động của thủ tục kiểm soát trong TCT xây dựng đôi khi chưa tạo ra sự ăn khớp, hoạt động đồng bộ và hiệu năng ở trong toàn TCT. Đánh giá chi tiết về các thủ tục kiểm soát trong các TCT xây dựng có thể chỉ ra những yếu điểm cơ bản sau đây.

Một là, Trong qui chế kiểm soát, qui chế tài chính chưa xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cao nhất trong hoạt động của TCT;

Hai là, Các TCT xây dựng đều đã quan tâm và có các qui định cụ thể liên quan tới các nguyên tắc trong vận hành và xây dựng hệ thống kiểm soát nói chung như: nguyên tắc tập thể lãnh đạo, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn. Các nguyên tắc này đã phát huy tác dụng thiết thực trong ngăn chặn các sai phạm. Tuy nhiên, việc hiệu lực hoá các nguyên tắc này bằng văn bản chưa được thực hiện triệt để trong qui chế điều hành hoạt động của các TCT xây dựng;

Ba là, Các qui chế kiểm soát thường dập khuôn nhau, không phát triển theo những đặc trưng riêng của ngành, của đơn vị.

Về hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là hệ thống cung cấp thông tin tài chính chủ yếu phục vụ cho việc ra quyết định. Hệ thống này gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Trong các DN Việt Nam nói chung và các DNXD nói riêng, hệ thống kế toán không có sự phân biệt rạch ròi kế toán tài chính và kế toán quản trị đặc biệt là phần kế toán chi phí. Hệ thống kế toán trong DNXD mang những đặc điểm cơ bản sau đây:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 255 trang tài liệu này.

Một là, Tổ chức bộ máy kế toán là một phòng, ban của DN: Phòng, ban này thường cả chức năng kế toán và chức năng tài chính trong DN. Phòng kế toán được tổ chức độc lập với các bộ phận chức năng khác và trực thuộc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của DN;

Hai là, Bộ phận kế toán trong DNXD được tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng: Do đặc điểm sản xuất, mô hình quản lý mà bộ phận kế toán thường được tổ chức theo mô hình phân tán. Bộ phận kế toán có kế toán của Công ty hoặc TCT, các đơn vị thành viên cũng có phòng kế toán (bộ phận), dưới các xí nghiệp có kế toán xí nghiệp hoặc dưới đội sản xuất thì có kế toán đội sản xuất;

Ba là, Về nhân sự kế toán: Mặc dù số lượng kế toán được đào tạo ngày càng tăng nhưng nhu cầu kế toán đặc biệt là những kế toán có trình độ chuyên sâu còn thiếu nhiều. Với tính chất đặc thù trong xây dựng, trình độ kế toán và số lượng kế toán thiếu ảnh hưởng không những ảnh hưởng tiêu cực tới độ tin cậy, tính khách quan của thông tin tài chính mà còn ảnh hưởng tới tính kịp thời trong cung cấp thông tin. Thực tế hoạt

động xây dựng ở Việt Nam đòi hỏi người làm kế toán không những phải có trình độ chuyên môn cao mà các kế toán viên đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Tuy nhiên, kế toán có kinh nghiệm trong các doanh nghiệm xây dựng nói chung còn thiếu;

Bốn là, Về tổ chức công tác kế toán: Dựa trên Luật Kế toán, Chuẩn mực Kế toán hiện hành, Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT, Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Quyết định 1864-TC/QĐ/CĐKT và dựa trên các văn bản pháp lý có hiệu lực liên quan khác. Đây là cơ sở quan trọng trong việc hạch toán và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau;

Năm là, Về mô hình tổ chức hệ thống sổ kế toán và tổ chức sổ kế toán: Trong các DNXD, hệ thống sổ kế toán gồm nhiều loại sổ khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức tổ chức sổ. Có 2 hình thức sổ phổ biến được các DNXD thường sử dụng là Hình thức Nhật ký chung và Hình thức Chứng từ - Ghi sổ. Trong hai hình thức thì Hình thức Chứng từ - Ghi sổ được sử dụng phổ biến nhất trong lĩnh vực này vì khả năng thích ứng với đặc điểm xây dựng và ứng dụng máy tính cũng như là qui mô DNXD. Tuy nhiên, trên thực tế khảo sát tại các DNXD nói chung thì việc chọn một hình thức với việc lập các sổ phục vụ cho việc theo dõi, báo cáo đôi khi là không phải như vậy. Thức tế, có nhiều đơn vị mặc dù sử dụng Hình thức Chứng từ – Ghi sổ nhưng khi in sổ lại in ra cả Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, một số bảng kê,…;

Sáu là, Việc ứng dụng tin học vào kế toán trong DNXD ngày càng phổ biến đem lại những lợi ích lớn: Trước hết là về thời gian làm việc có thể giảm xuống, khối lượng công việc giảm, giảm khả năng sai sót do lỗi của con người, đáp ứng kịp thời các nhu cầu cung cấp thông tin mang tính tức thời và định kỳ của cả kế toán quản trị và kế toán tài chính;

Bảy là, Thực hành công tác kế toán: Kế toán trong môi trường kinh doanh có nhiều thay đổi đã phát sinh những vấn đề mới nằm ngoài các qui định, hướng dẫn theo chế độ tài chính kế toán hiện hành qui định. Điều này đòi hỏi phải có kinh nghiệm trong kế toán và cả trong lĩnh vực xây dựng, hiểu biết tốt về lĩnh vực xây dựng để cung cấp thông tin một cách trung thực, đồng thời giảm thiểu những sai sót;

Tám là, Những vấn đề tồn tại trong Chế độ Kế toán hiện hành: Do tính phức tạp của hoạt động xây dựng, do tính phức tạp của môi trường kinh doanh và những điều kiện khách quan khác làm cho kế toán trong DNXD phải giải quyết khá nhiều mâu

thuẫn giữa chế độ kế toán với qui định tài chính, các quyết định và thông tư hướng dẫn nghiệp vụ trong DN nói chung và DNXD, quy định của cơ quan chủ quản với qui định của Nhà nước về tài chính,… thậm chí có cả những vấn đề chưa có hướng dẫn, chưa có qui định phát sinh;

Chín là, Về công tác kiểm tra kế toán: Đi đôi với hoạt động cung cấp thông tin là hoạt động kiểm tra kế toán. Đối với hoạt động này, trong DNXD gặp phải rất nhiều vấn đề kể cả đối với những người có kinh nghiệm do sự phân tán trong sản xuất, tính phức tạp của hoạt động xây dựng, phạm vi kế toán trong đơn vị xây dựng rộng, sự đa dạng ngành nghề trong DN này,… Thực tế hoạt động kiểm tra kế toán rất hạn chế, đa số là chỉ diễn ra ở những công đoạn đầu tiên trong qui trình kế toán và mang tính “một chiều”;

Mười là, Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống KSNB ở TCT: Hệ thống thông tin kế toán trong các TCT chưa có đủ khả năng ngăn ngừa sai sót, gian lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán. Nhìn chung, tài liệu kế toán do TCT xây dựng cung cấp còn mang tính thụ động trong việc xử lý thông tin, độ tin cậy của những thông tin kế toán chưa cao đặc biệt là những vấn đề có liên quan tới TSCĐ sử dụng ở trong các đơn vị thành viên, về cơ cấu chi phí nói chung trong các sản phẩm xây lắp. Việc thực hiện công tác kế toán ở tại các đơn vị thành viên thường mang tính “tự do”, hoàn toàn do các Tổng giám đốc của công ty thành viên quyết định. Mặc dù, có các hướng dẫn chuẩn mực kế toán, các văn bản chế độ kế toán ban hành về lĩnh vực kế toán trong đầu tư xây dựng cơ bản nhưng khả năng ứng dụng còn thấp nên chưa giải quyết được triệt để những vấn đề đặc thù trong hoạt động xây dựng nói chung và đặc thù trong từng lĩnh vực xây dựng cụ thể nói riêng.

Thực tế trong các TCT xây dựng nói riêng và trong hầu hết các TCT Việt Nam nói chung có báo cáo quyết toán do chủ tịch Hội đồng quản trị duyệt gồm có hai bộ phận cơ bản gồm: báo cáo quyết toán của văn phòng TCT bao gồm các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và các báo cáo quyết toán của đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Việc xác định các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của TCT mới chỉ mang tính tập hợp, một số cộng theo chiều ngang mà chưa tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam hoặc chuẩn mực kế toán quốc tế được chấp nhận về hợp nhất kinh doanh.

Như vậy, đặc thù trong xây dựng đòi hỏi hệ thống kế toán phải được xây dựng sao cho có thể đáp ứng tốt được việc cung cấp thông tin đồng thời phải có khả năng kiểm tra, kiểm soát tốt đối với mỗi quá trình nằm trong hệ thống ấy. Trên thực tế, Hệ thống kế toán trong DNXD đã phần nào đáp ứng được nhu cầu trên nhưng vẫn còn có nhiều điểm bất cập. Điều này thực tế đã ảnh hưởng tới kiểm soát đối với tài sản, chi phí, doanh thu,... Việc thất thoát tiền vốn đầu tư trong các công trình xuất phát từ chính sự lỏng lẻo trong quản lý tài chính nói chung mà trong đó trách nhiệm nhiều thuộc về hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống KSNB nói chung. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiệu quả cũng là một yêu cầu cấp bách đặt ra cho các TCT xây dựng Việt Nam. Ngoài nhu cầu đảm bảo độ tin cậy thông tin tài chính khi cung cấp cho người sử dụng, việc đánh giá tính hiệu quả của hoạt động kế toán và cung cấp thông tin kế toán cả về tổ chức bộ máy và tổ chức thực hiện nằm trong phạm vi kiểm toán của KTNB.

Về tổ chức KTNB

Trong các DN Việt Nam nói chung, tổ chức KTNB không phải là một khái niệm được biết đến nhiều như mọi người thường nghĩ. Thực tế khảo sát ở các đơn DNXD Việt Nam cho thấy, số lượng các DN có tổ chức KTNB chiếm tỷ trọng nhỏ. Kết quả khảo sát ở các DNXD Việt Nam (Phụ lục 2.26) cho thấy: có 8/55 (14,5%) DNXD được khảo sát tổ chức KTNB, có 8/25 (32%) TCT xây dựng Việt Nam được khảo sát có tổ chức KTNB. Như vậy, các DN có tổ chức KTNB đều nằm ở các TCT xây dựng với qui mô lớn. Các DNXD có qui mô vừa và nhỏ hoặc các Công ty thành viên của các TCT xây dựng hoặc các Xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ phận KTNB. Kết quả khảo sát phản ánh xu hướng chung về xây dựng và phát triển KTNB trên thế giới.

KTNB được xem là một yếu tố nằm trong hệ thống KSNB tổng thể, nó cung cấp một sự đánh giá độc lập không những đối với hoạt động kiểm soát mà còn đối với các hoạt động khác của DN. Về thực trạng của tổ chức bộ máy KTNB và tổ chức công tác kiểm toán của bộ máy KTNB trong những TCT xây dựng Việt Nam sẽ được trình bày, phân tích chi tiết ở những phần dưới đây.

2.2. TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG VIỆT NAM

2.2.1. Quá trình phát triển của kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

KTNB cùng với kiểm toán nhà nước và kiểm toán độc lập tạo thành một hệ thống kiểm toán hoàn chỉnh. Ở Việt Nam, những dấu hiệu đầu tiên về KTNB đã xuất hiện từ rất sớm với các chức năng được qui định trong Quyết định 88/HĐBT về vai trò, chức năng của kế toán trưởng. Tuy nhiên, khái niệm về KTNB chỉ chính thức xuất hiện vào năm 1997. Xem xét KTNB trong quan hệ với hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì sự phát triển của hoạt động KTNB gắn liền với sự phát triển của hoạt động kiểm soát nói chung và hoạt động kiểm toán nói riêng. Ở các quốc gia có hệ thống kiểm tra, kiểm soát phát triển hệ thống kiểm toán có quá trình phát triển từng bước với đầy đủ các phân hệ của nó gồm kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước và KTNB.

Nằm trong qui luật chung của quá trình phát triển hoạt động kiểm soát, hoạt động kiểm tra nói chung cũng như kiểm tra kế toán nói riêng đã được quan tâm ngay từ thời kỳ bắt đầu xây dựng đất nước. Mặc dù vậy, hoạt động kiểm tra này chịu tác động của nhiều yếu tố khác nhau và trong điều kiện cụ thể thì hình thức và cách thức thực hiện của kiểm tra cũng khác nhau để phù hợp với thực tiễn. Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng được tổ chức phù hợp với cơ chế này. Cụ thể, Nhà nước với tư cách là người quản lý vĩ mô, đồng thời là chủ sở hữu đã nắm trong tay toàn bộ công tác kế toán và kiểm tra nói chung. Vì vậy, KSNB chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra của kế toán: Kiểm tra của Nhà nước chủ yếu được thực hiện thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt quyết toán và thanh tra theo vụ việc… Sau khi thực hiện chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế quản lý quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước thì việc tổ chức kiểm tra và bộ máy thực hiện kiểm tra có sự thay đổi đáng kể. Song song với sự tồn tại của các tổ chức thanh tra, giám sát thì hoạt động kiểm toán đã bước đầu được thực hiện. Từ sau năm 1990, tổ chức độc lập đã bắt đầu được hình thành, tiếp đến là kiểm toán Nhà nước và sau cùng là KTNB được thành lập. Những nét cơ bản về lịch sử phát triển của

hoạt động kiểm tra, kiểm soát nói chung qua các thời kỳ có thể trình bày khái quát theo những nội dung ở dưới đây.

Năm 1957, lần đầu tiên Nhà nước ban hành Chế độ Sổ kế toán trên hệ thống lệnh nhật ký. Trong mỗi lệnh nhật ký đã kết hợp cả yêu cầu thông tin và yêu cầu kiểm tra hoạt động tài chính. Năm 1967, Liên bộ Thống kê và Tài chính đã ban hành một số chế độ về tài khoản kế toán, về sổ nhật ký chứng từ và báo cáo kế toán. Hệ thống nhật ký chứng từ đã chứa đựng nhiều phương pháp kiểm toán từ cân đối tổng quát tới cân đối cụ thể cho hoạt động KTNB hiện đại sau này. Năm 1988, Nhà nước ban hành Pháp kệnh Kế toán Thống kê đây là cột mốc quan trọng không những đối với kế toán mà còn là nêu ra vấn đề về kiểm tra, kiểm soát tài chính trong nội bộ DN do Kế toán trưởng đảm nhận. Điều 3, Pháp lệnh Kế toán Thống kê ban hành ngày 20/05/1988 qui định về vai trò của kế toán trưởng tại mỗi xí nghiệp Quốc doanh, công ty hợp doanh. Theo đó, Kế toán trưởng giúp Giám đốc xí nghiệp tổ chức, chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tình hình tài chính của DN. Trong Điều 14 của Pháp lệnh này cũng qui định về việc Thủ trưởng, Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán phải chấp hành lệnh kiểm tra định kỳ và bất thường của cơ quan tài chính, thống kê và cơ quan chủ quản đồng thời có trách nhiệm tổ chức kiểm tra công tác kế toán và thống kê trong nội bộ đơn vị. Hoạt động theo các văn bản này chưa được gọi là kiểm toán hay cụ thể là KTNB nhưng đã hình thành những yếu tố cơ bản đầu tiên cho hoạt động kiểm soát nói chung và KTNB nói riêng. Mặc dù những yếu tố cơ bản cấu thành hoạt động KTNB đã xuất hiện nhưng hoạt động này vẫn chỉ giới hạn trong phạm vi kiểm tra tài chính là chủ yếu, gắn liền với hoạt động kế toán và quản lý. Do đó, hoạt động KTNB ở giai đoạn này thường được đồng nhất với hoạt động kiểm tra kế toán hoặc giám sát viên Nhà nước đặt tại DN được thực hiện thông qua chức năng của kế toán trưởng. Ở giai đoạn trước năm 1996, ở Việt Nam chưa có bất cứ một văn bản pháp lý chính thức nào có liên tới việc tổ chức hệ thống KSNB cũng như hệ thống KTNB. Trong giai đoạn này, các DN có những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát như các thủ tục, các qui định về kiểm soát, môi trường kiểm soát,.. Tuy nhiên các yếu tố này còn rời rạc, chưa được hệ thống hoá và quản lý một cách hoàn chỉnh. Vì vậy, kiểm soát ở thời kỳ này thường chỉ biết tới như những yếu tố đơn lẻ thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát khá độc lập như: bảo

vệ, kiểm tra kế toán,... Nằm trong hệ thống KSNB, KTNB ở giai đoạn này chưa phát triển.

Giai đoạn từ năm 1996 đến nay: Khái niệm KSNB mới chỉ chính thức xuất hiện ở Việt Nam vào những năm 90 gắn liền với sự xuất hiện của kiểm toán độc lập. Tuy nhiên phải tới cuối năm 1996, trên cơ sở Luật Ngân sách, Chính phủ đã ban hành Nghị định 199/2004/NĐ-CP ngày 03/12/2004 “Ban hành qui chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào DN khác” (được sửa đổi, bổ sung một số điều tại Nghị định 27/1999/NĐ-CP và Nghị định 73/2000/NĐ-CP). Trong đó, Nghị định này qui định báo cáo tài chính hàng năm của DNNN phải được kiểm tra, xác nhận của kiểm toán độc lập hoặc KTNB. Như vậy qui định này đã bước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức và hoạt động của KTNB. Trên cơ sở Nghị định 59/1996/NĐ-CP, Bộ Tài chính ra Quyết định Số 832/TC/QĐ/CĐKT (ngày 28/10/1997) ban hành “Quy chế KTNB”. Điều 4 của Qui chế này qui định “... DNXD và duy trì hệ thống KSNB thích hợp và có hiệu quả ở DN và các đơn vị thành viên” (Quyết định Số 832/TC/QĐ/CĐKT). Theo các qui định hiện hành “Phòng KTNB TCT phải được tổ chức độc lập với các phòng ban chức năng khác của TCT và chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. Biên chế của phòng từ 3-5 người” (Thông tư số 52/1998/TT-BTC). Ngoài ra, Tiết 3 Điều 1 của Thông tư 171/1998/TC-BTC qui định: “Tùy thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động tập trung hay phân tán, điều kiện cụ thể và trình độ năng lực của đội ngũ kế toán... sẽ tổ chức bộ phận KTNB”; và đồng thời qui định “DN có thể lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy KTNB cho phù hợp và có hiệu quả thiết thực. Việc tổ chức bộ máy KTNB không bắt buộc đối với các DN”.

Tính đến thời điểm hiện nay, ở nước ta Chính phủ ban hành một số Nghị định có liên quan tới kiểm toán và KTNB. Trên cơ sở đó, Bộ Tài chính đã ban hành một số Quyết định, Thông tư hướng dẫn về tổ chức KTNB. Các văn bản này đã được áp dụng cho các DN nói chung và các DNXD nói riêng. Việc ban hành các văn bản về KTNB gồm cả các qui định có liên quan về tổ chức bộ máy và tổ chức việc thực hiện KTNB cho thấy vai trò của loại hình kiểm toán này trong quản lý đồng thời cũng thể hiện sự phát triển của loại hình kiểm toán này trong hệ thống kiểm tra, kiểm soát phục vụ quản lý nói chung. Mặt tích cực của những văn bản này