/ Đào Tạo, Bồi Dưỡng Và Nâng Cao Trình Độ Cán Bộ Ttqt:

2.4/ Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ TTQT:

Con người luôn là một nhân tố quan trọng trong mọi quá trình sản xuất và kinh doanh. Kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường thì vấn đề con người càng được coi trọng hơn. Trong khi đó, điểm hạn chế lớn nhất của công ty đó là trình độ nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán quốc tế của một số cán bộ còn chưa thật tốt, do đó ảnh hưởng tới quá trình thanh toán qua ngân hàng. Việc nắm vững và thường xuyên cập nhật các kiến thức về ngoại thương và thanh toán quốc tế, luật pháp của nước đối tác, các phương thức giao hàng và thanh toán... sẽ tạo điều kiện cho công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng ngoại thương. Mặt khác, yêu cầu của hoạt động xuất nhập khẩu còn đòi hỏi cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ trực tiếp làm công tác TTQT không chỉ có trình độ ngoại ngữ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ mà phải có phẩm chất đạo đức, có tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm trong TTQT. Vì vậy công tác tổ chức, đào tạo và giáo dục cán bộ TTQT là một trong những nhiệm vụ hàng đầu nhằm nâng cao chất lượng hoạt động TTQT và hạn chế đến mức tối đa mọi rủi ro phát sinh, cụ thể:

- Vì công việc của bộ phận TTQT phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ sử dụng ngoại ngữ nên mọi nhân viên cần có nền tảng kiến thức và một trình độ ngoại ngữ nhất định trước khi làm việc cho UNIMEX Hà Nội. Họ có thể là các sinh viên đã tốt nghiệp đại học hoặc có số năm kinh nghiệm tương đương.

- Tăng cường kết quả tuyển dụng thông qua sự liên kết với các tổ chức giáo dục cung cấp các khóa học về kinh doanh, TTQT, kinh tế học nhằm tìm được những sinh viên tốt nghiệp có năng lực đáp ứng được yêu cầu công việc. Tổ chức các cuộc diễn đàn để thảo luận với các tổ chức giáo dục nhằm rút bớt khoảng cách giữa kỹ năng của các sinh viên tốt nghiệp và các yêu cầu của thực tế công việc.

- Quảng cáo tuyển dụng nhân viên trong nội bộ công ty và ngoài phạm vi công ty, đánh giá các ứng viên theo các yêu cầu cụ thể của công việc và chỉ tuyển dụng những người phù hợp nhất với những yêu cầu này. Đối với mỗi nhân viên mới sẽ thực hiện việc phân tích đào tạo cụ thể, có chương trình đào tạo ban đầu và phân công cán bộ đã có kinh nghiệm trong phòng và bộ phận TTQT hướng dẫn, đảm bảo rằng mọi kỹ năng còn thiếu so với nhu cầu công việc sẽ được chú trọng trong vòng 3 tháng đầu được tuyển dụng.

- Đổi mới quy trình tuyển dụng và phong cách làm việc của cán bộ đi đôi với việc quy trình hóa các hoạt động thanh toán. Để đảm bảo cho mọi nhân viên thực hiện hoạt động TTQT đều thông hiểu quy trình nghiệp vụ, cần xây dựng bản mô tả nội dung công việc. Việc soạn thảo bản mô tả này không chỉ giúp cho nhân viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ mà còn hết sức cần thiết cho công tác tuyển dụng, đánh giá chất lượng công việc của nhân viên, đánh giá nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và thực hiện đào tạo. Trong bản mô tả cần quy định cụ thể từng bước của quy trình công việc; ngoài ra còn phải xác định rõ tiêu chuẩn thực hiện công việc, yêu cầu về năng lực cần thiết, trình độ học vấn tối thiếu, các kênh báo cáo, cấp trên và cấp dưới trực tiếp…

- Tiến hành đánh giá nhân viên định kỳ 6 tháng một lần, đặt thang điểm cho việc đánh giá nhân viên trên các tiêu chí về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, khả năng nhận định kinh doanh, giao tiếp, phục vụ khách hàng, ra quyết định, tính sáng tạo, lập kế hoạch và tổ chức, hợp tác và lãnh đạo, kỹ năng sử dụng hệ thống, đạo đức trong kinh doanh…. Trên cơ sở những đánh giá này, phát hiện những khiếm khuyết của bản mô tả công việc, vấn đề tuyển dụng và đào tạo, bố trí lại nhân lực cho phù hợp với trình độ đồng thời khuyến khích các tài năng, khen thưởng xứng đáng cho người đạt thành tích cao, xử lý những người yếu kém, thiếu tinh thần trách nhiệm gây ra rủi ro trong kinh doanh nhằm giúp họ toàn tâm toàn ý với công việc của công ty.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 127 trang tài liệu này.

- Nhân viên cần được tham dự các khóa đào tạo không chỉ khi còn là nhân viên mới mà vào bất cứ thời điểm nào trong quá trình làm việc. Cử nhân viên đi đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ ở trong và ngoài nước. Đào tạo tại chỗ bằng hình thức mời các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong nội bộ Liên hiệp, từ các trường đại học và chuyên gia nước ngoài về giảng dạy. Các khóa đào tạo phải cung cấp cho nhân viên những hiểu biết về phạm vi hoạt động kinh doanh, TTQT, phong cách làm việc của UNIMEX, phương pháp, chức năng, các chính sách của toàn Liên hiệp và kỹ năng nghiệp vụ cụ thể. Song song với việc được ban lãnh đạo đào tạo, cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế cũng cần phải năng động sáng tạo, biết đúc kết kinh nghiệm, góp ý kiến cho nhau để vận dụng vào thực tiễn ngày một tốt hơn.

- Bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn và ngoại ngữ cho cán bộ, công ty cần trang bị kiến thức về pháp luật cho họ vì hiện nay trong thanh toán với đối tác nước ngoài, công ty không chỉ thực hiện thông lệ quốc tế mà còn cần phải am hiểu các quy định của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về quản lý ngoại hối trong từng thời kỳ để vận dụng vào thực tiến kinh doanh của mình. Để thực hiện biện pháp này, ban lãnh đạo công ty cần cập nhật kiến thức và thông tin về các văn bản, chế độ của Chính phủ, của các ngành liên quan về công tác quản lý ngoại hối và thanh toán quốc tế và tổ chức học tập, phổ biến lại cho cán bộ, giúp họ có đủ năng lực pháp lý để thực hiện tốt công việc.

- Có quy chế sát hạch và thi chất lượng cán bộ TTQT định kỳ để chọn lọc và đánh giá tiêu chuẩn cán bộ, để từ đó đề bạt, bố trí sắp xếp công việc phù hợp cho cán bộ.

- Đề cao và phát huy tính chủ động, sáng tạo của các cán bộ trực tiếp tham gia thực hiện công tác thanh toán, tích cực lắng nghe những ý kiến của

họ, khuyến khích họ trong công việc, rút kinh nghiệm và đưa ra những bài học trong hoạt động thanh toán để tránh những sai sót, rủi ro.

Giải pháp này được thực hiện sẽ mang lại hiệu quả cao cho công ty vì khi có những nhân viên giỏi, tinh thông nghiệp vụ thì việc xử lý công việc sẽ nhanh chóng, chính xác, an toàn hơn, hiệu quả mang lại sẽ cao hơn.

2.5/ Tăng cường công tác kiểm tra giám sát:

Để đảm bảo cho hoạt động thanh toán quốc tế đi đúng hướng phát triển và theo đúng hành lang pháp lý của Nhà nước, công ty UNIMEX Hà Nội cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát.

Trước hết, công ty cần lựa chọn các cán bộ tham gia kiểm tra, kiểm soát là những người công tư phân minh, thiết tha với sự nghiệp phát triển của công ty để việc kiểm tra, giám sát đạt hiệu quả cao. Tiếp đến là các cán bộ kiểm tra, giám sát phát hiện, uốn nắn kịp thời để nâng cao nhận thức toàn diện cho các nhân viên, đưa ra những ý kiến tư vấn xây dựng đội ngũ cán bộ có đức, có tài, xây dựng kỷ cương chấp hành pháp luật nghiêm túc, thiết lập được mối quan hệ tổng hoà trong từng cơ sở.

Đối với các vụ việc vi phạm thì tuỳ theo mức độ, hoàn cảnh, số lần phải được giải quyết dứt điểm, nghiêm khắc để duy trì được một tập thể trong sạch. Tập thể cán bộ công ty cần hợp tác nâng cao tinh thần cảnh giác với các âm mưu chống phá từ bên ngoài như các vụ lừa đảo thanh toán quốc tế và từ bên trong như tham nhũng, bè phái...

Ngoài ra, trong thời gian tới, công ty cần đẩy mạnh công tác kiểm toán nội bộ cho các lĩnh vực như: Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động đối với các thủ tục kiểm tra nội bộ, kiểm toán về mức độ tin cậy của hệ thống thông tin và điều tra các rủi ro đặc biệt và dù có được yêu cầu hay

không, tư vấn cho việc nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm tra nội bộ từ những phát hiện trong quá trình kiểm toán.

2.6/ Giải pháp hạn chế rủi ro trong hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu:

Cải tiến công tác quản lý rủi ro trong hoạt động TTQT:

Rủi ro trong hoạt động TTQT được xếp vào loại rủi ro hoạt động bao gồm các lỗi xử lý nghiệp vụ, gian lận liên quan đến việc xử lý nghiệp vụ, thiếu hoạt động kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ hoặc do lỗi của hệ thống thông tin.

Hiện nay, trách nhiệm kiểm soát thường nhật đối với các rủi ro này được giao cho các trưởng phòng kinh doanh và phòng KT-TV mà không có sự phối hợp đồng bộ. Một số thủ tục kiểm soát hoạt động có tồn tại nhưng lại không đồng bộ trong toàn công ty và chưa có kế hoạch đối phó với các tình huống bất ngờ để khắc phục hậu quả. Những rủi ro xảy ra cũng chưa được đúc kết thành kinh nghiệm học tập chung cho toàn bộ ngân hàng.

Để cải tiến việc quản lý rủi ro trong hoạt động TTQT, công ty nên tiến hành một số việc sau:

- Đẩy mạnh hoạt động kiểm soát rủi ro thông qua việc thiết lập một khung quản lý hoạt động rõ ràng;

- Tổ chức lại các kênh báo cáo cho Phòng Kế hoạch thông tin để báo cáo lên Tổng giám đốc và rút các nhân viên kiểm toán nội bộ khỏi các chi nhánh;

- Các vấn đề liên quan đến đạo đức của cán bộ TTQT nên giao cho Phòng Kiểm toán nội bộ của công ty điều tra, xử lý;

- Điều chỉnh các chính sách trong nội bộ công ty, điều tra các rủi ro dù có được yêu cầu hay không;

- Một nhóm quản lý rủi ro sẽ chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách quản lý rủi ro trong hoạt động TTQT của công ty và đảm bảo rằng kế hoạch quản

lý rủi ro được áp dụng thông qua việc đưa ra các thủ tục kiểm soát đúng

đắn. Chức năng hàng ngày của nhóm kiểm soát rủi ro sẽ được cụ thể hóa và sẽ bao gồm:

Sưu tập và báo cáo về tình hình rủi ro.

Kiểm tra tính tuân thủ đối với các nhân viên thực hiện.

Ngoài ra để hỗ trợ cho công tác quản trị rủi ro trong hoạt động thanh toán, công ty cần chú trọng việc tạo ra một hệ thống thông tin quản lý có khả năng kiểm soát và quản lý hoạt động và các rủi ro trong kinh doanh. Trong tương lai, công ty cần thường xuyên lập các báo cáo sau:

- Mức tăng trưởng kinh doanh và thay đổi về công nghệ thông tin.

- Báo cáo về các trường hợp gian lận.

- Báo cáo về rủi ro đối với hoạt động TTQT và xác định mức độ thiệt hại có thể.

- Báo cáo về sự tuân thủ các quy định nội bộ và bên ngoài về quản lý rủi ro.

- Kế hoạch dự phòng cho các sự cố bất thường.

Giải pháp hạn chế rủi ro mang tính nghiệp vụ:

Quan điểm chủ đạo cần có trong hành động của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng đó là giữ vững đạo đức kinh doanh và giữ uy tín, đồng thời ngăn ngừa tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Nhiều ý kiến cho rằng, để một hợp đồng thành công thì cần phải hội tụ ba yếu tố cơ bản: các đối tác tin cậy (credit worthy partner), hợp đồng được ký kết thích hợp (properly structure and document contract) và khả năng khởi kiện khi cần thiết (ability to affect claims). Do vậy, các giải pháp chung đối với các bên đó là:

- Tìm hiểu về độ tin cậy của đối tác.

- Phát hiện tính bất thường của hợp đồng.

- Đảm bảo rằng hợp đồng và L/C có nội dung đầy đủ, chặt chẽ về khía cạnh kỹ thuật và pháp lý.

Cụ thể, khi đóng vai trò là người nhập khẩu, để tránh rủi ro có thể xảy ra, và bảo đảm an toàn cho thanh toán hàng nhập khẩu, công ty cần phải chú ý:

- Trước khi ký kết hợp đồng phải tìm hiểu kỹ bạn hàng của mình về mặt pháp lý, lĩnh vực kinh doanh, uy tín trên thị trường quốc tế và thiện chí của người xuất khẩu.

- Những điều khoản trong hợp đồng phải chặt chẽ để có thể nắm bắt được dễ dàng nội dung, đảm bảo sự hoàn hảo. Bởi vì tiền hàng đã trả theo bộ chứng từ xuất trình cho Ngân hàng đều phù hợp cả về số lượng, chất lượng và cả về thời gian. Nhưng thực tế lại có tranh chấp, do hàng hoá nhập được không đúng như thoả thuận Vì vậy, người tham gia vào chính quá trình xuất nhập khẩu phải giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, hiểu biết rộng tất cả các lĩnh vực khác, đặc biệt là hiểu biết về luật pháp, các quy định của Nhà nước để khi ký kết, thực hiện hợp đồng thanh toán đạt hiệu quả.

- Trong nhiều trường hợp cần tham khảo thêm ý kiến của ngân hàng giàu kinh nghiệm trong kinh doanh thanh toán để nhập được hàng sớm, sử dụng các tiêu chuẩn chất lượng, tránh những rủi ro trong kinh doanh như bị người xuất khẩu lừa dối, hoặc đưa ra những điều kiện không hợp lý nhằm gây khó khăn cho nhà nhập khẩu.

Khi công ty đóng vai trò là người xuất khẩu, công ty cần chú ý những điểm sau:

- Cần khẩn trương lập bộ chứng từ và nộp đầy đủ, đúng hạn theo quy định trong thư tín dụng. Cần phải xem xét bộ chứng từ cẩn thận theo quy định, nếu không sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán, gây khó khăn tốn kém về thời gian và chi phí để sửa đổi hoặc đàm phán lại với nhà nhập khẩu.

Bên cạnh đó phải chú trọng việc chỉ định ngân hàng thanh toán, ngân hàng thanh toán nên là một ngân hàng ở nước người bán để tránh tình trạng

kéo dài thời gian thu tiền do việc luân chuyển chứng từ chậm hơn từ ngân hàng phục vụ người bán đến ngân hàng phục vụ người mua. Để hạn chế rủi ro xảy ra trong hoạt động thanh toán và thực hiện hợp đồng, công ty còn phải đề phòng ngay từ những khâu ban đầu là đàm phán và ký kết hợp đồng bởi việc xây dựng điều khoản là một thao tác quan trọng. Trong đó, điều khoản giá cả được coi như là điều khoản trung tâm của hợp đồng và nó cũng là điều khoản quan trọng của hoạt động thanh toán sau này. Khi hai bên đã quy định một mức giá cụ thể nào đó thì dù giá cả thị trường có biến động như thế nào, người xuất khẩu cũng không có quyền từ chối giao hàng vì lí do giá thay đổi. Rủi ro này có thể chia đều cho cả hai bên vì khi giá tăng, người XK có thể chịu lỗ với những hợp đồng đã ký trước đó nhưng khi giá hạ người nhập khẩu cũng không muốn nhập hàng.

Khi giá ký kết hợp đồng là cố định trong khi các yếu tố cấu thành giá thay đổi thì sẽ làm cho tài khoản lãi dự tính giảm đi hoặc không còn. Điều này cũng xảy ra tương tự nếu công ty đóng vai trò là người nhập khẩu. Đây là một rủi ro thường gặp với các nhà XNK khi phải chịu tác động mạnh của những văn bản pháp luật đặc biệt là các văn bản về thuế. Một nhà xuất khẩu vừa ký kết hợp đồng xuất khẩu với một mức giá cả thu mua trên thị trường và mức thuế áp dụng tại thời điểm đó, nhưng sau khi hợp đồng được ký kết, nhà nước ban hành luật thuế mới và thuế suất tăng lên. Lúc này thì không chỉ phần chi phí về thuế trong cơ cấu giá tăng lên mà tất cả các thành phần trong cơ cấu giá đều tăng. Thuế tăng bắt buộc các đơn vị XK trong nước cũng phải tăng giá bán để đảm bảo lợi nhuận. Lúc này nhà xuất khẩu mới đi gom hàng cho hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết. Do vậy, nhà XK phải lựa chọn một là tiếp tục thực hiện hợp đồng và chịu lỗ; hoặc là không thực hiện hợp đồng và chịu phạt.