Đánh Giá Chung Công Tác Quản Trị Chất Lượng Tại Công Ty Greenfields

Hiện tại hạt cà phê Arabica A Lưới là dòng sản phẩm mà Greenfields Coffee đang chú trọng thực hiện “From farm to cup”, được liên kết với các hộ nông dân trồng cà phê tại A Lưới. Tuy nhiên, do trình độ canh tác còn chưa cao, khá đơn sơ, Công ty vẫn đang trong quá trình hợp tác để đào tạo hướng dẫn trồng, chăm sóc cây cà phê, nên chất lượng của hạt cà phê A Lưới vẫn chưa được đánh giá cao.

b. Tiến hành các hoạt động cần thiết nhằm khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu

Rang cà phê là một công đoạn khó, đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm từ người rang. Tuy nhiên không phải mẻ rang nào cũng được thành công và đạt hương vị cà phê như mong muốn. Để kiểm soát chất lượng, Công ty tiến hành kiểm soát mọi yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tạo ra chất lượng. Việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa sản xuất ra sản phẩm khuyết tật. Nói chung, quá trình kiểm soát sẽ bao quanh tất cả các khâu tạo ra sản phẩm, như kiểm soát: con người thực hiện, phương pháp và quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đầu vào, thiết bị, môi trường làm việc.

Bên cạnh việc sử dụng các công cụ như Roast Profile để theo dòi và điều chỉnh các yếu tố nhiệt độ, áp suất, thời gian rang để đảm bảo các mẻ có sự đồng nhất về chất lượng thì hiện tại, Greenfields Coffee đang áp dụng phương pháp rang mẻ nhỏ. Đây là phương pháp khá phổ biến và được sử dụng để khắc phục những sai lệch, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.

Phương pháp Small Batch (Rang mẻ nhỏ)

Tại Công ty Greenfields Coffee, hoạt động rang cà phê được chia nhỏ thành từng mẻ khoảng 20 – 30 kg cà phê. Việc rang từng mẻ thế này thích hợp cho công tác theo dòi chất lượng của sản phẩm cũng như dễ dàng đánh giá mức độ đạt yêu cầu của từng mẻ. Quá trình này giúp cho:

- Tinh chỉnh từng tham số trong quá trình rang dễ dàng hơn. Quản lý chất lượng các mẻ rang tốt hơn. Các mẻ rang sẽ đồng nhất về thời gian và nhiệt độ. Từ đó, tối ưu được hương vị của cà phê.

- Các hạt cà phê chỉ được rang khi có đơn hàng, giảm thời gian lưu kho để cà phê đến tay khách hàng vẫn còn tươi mới.

Đóng gói sản phẩm bằng cách hút chân không và sử dụng công nghệ nitơ

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

Hạt cà phê sau khi trải qua quá trình rang trở thành thành phẩm cuối cùng cần được bảo quản cẩn thận bởi các đặc điểm về hương, mùi vị của cà phê có thể dễ dàng thay đổi nếu không được bảo quản cẩn thận. Quá trình bảo quản cần lưu ý một vài yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng cà phê như:

- Không khí: sau khi rang, cà phê sẽ bắt đầu nhả một số khí (chủ yếu là CO2) làm phồng bao bì, ngoài ra khi cà phê tiếp xúc với không khí càng lâu thì chất lượng càng giảm do quá trình oxi hóa diễn ra.

- Độ ẩm và mùi: cà phê có đặc tính rất dễ hút ẩm và chính độ ẩm này sẽ làm mất đi hương vị khi lưu trữ. Ngoài ra cà phê cũng hút mùi ở môi trường xung quanh và hấp thụ vào hạt cà phê gây biến đổi về hương vị.

- Nhiệt độ và ánh sáng: nhiệt độ thích hợp để bảo quản cà phê khoảng 20 – 250C, nếu đặt ở nơi quá nóng hoặc ánh sáng mạnh thì tinh dầu trong cà phê (vốn dễ bay hơi và là nguồn gốc cấu thành hương vị) sẽ thoát ra ngoài hoặc bị oxi hóa làm cho hương vị trong cà phê sẽ bị biến mùi hoặc mất dần đi.

Do đó, để đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng vẫn ở trong trạng thái tốt nhất, tại Greenfields Coffee, hoạt động đóng gói được thực hiện theo phương pháp hút chân không và công nghệ bảo quản nitơ. Các hạt cà phê sau quá trình thoát dần khí CO2 trong thùng chứa được đóng gói trong các bao bì có mặt trong tráng thêm 1 lớp giấy bạc giúp cà phê không bị ám mùi, duy trì độ "tươi" và hương vị của cà phê được lâu hơn. Đồng thời, bao bì còn có túi zip kín miệng ngăn không khí bên ngoài vào khi khách hàng không sử dụng hết túi trong một lần. Hiện tại, hai sản phẩm chủ yếu của Công ty là cà phê hạt và cà phê xay sẵn đều được sử dụng công nghệ đóng gói hút

chân không và đặc biệt đối với cà phê hạt sẽ được sử dụng công nghệ bảo quản bằng nitơ. Các gói hàng sau đó sẽ được hàng lại một lần nữa để đảm bảo và đóng thùng chuyển cho khách hàng.

Ngoài việc cẩn thận trong khâu đóng gói, các nhân viên kinh doanh luôn được yêu cầu phải hướng dẫn khách hàng bảo quản cà phê đúng cách để hương vị cà phê

luôn tươi ngon. Đồng thời, khi giao hàng, để đảm bảo một lần nữa các gói hàng đã được đóng gói kỹ càng chưa, thì nhân viên giao hàng sẽ có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa lại một lần nữa với khách hàng để có thể đổi lại hàng hóa kịp thời nếu có sai sót xảy ra.

2.2.2.4. Công tác điều chỉnh và cải tiến chất lượng

Trong quá trình sản xuất, chi phí do lãng phí thường chiếm một lượng đáng kể trong chi phí sản xuất. Cải tiến chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả, hiệu suất, tạo thêm lợi ích cho tổ chức, khách hàng. Với nỗ lực không ngừng nhằm duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm với nguyên tắc sản phẩm sau phải tốt hơn sản phẩm trước và khoảng cách giữa các đặc tính sản phẩm với những yêu cầu của khách hàng ngày càng giảm, Greenfields Coffee tiến hành công tác cải tiến chất lượng theo 14 bước sau đây:

Giai đoạn 1: Cam kết của Ban giám đốc

- Giám đốc là người lãnh đạo của công ty chỉ rò tầm quan trọng của chất lượng trong sự phát triển bền vững của Công ty, đồng thời dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp để đề ra các chính sách, mục tiêu chất lượng cụ thể, rò ràng.

- Nhấn mạnh sự cần thiết phải đề phòng sai sót.

- Nhìn nhận cải tiến là biện pháp thực tế để tăng lãi suất cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Nhóm cải tiến chất lượng

- Triệu tập cán bộ phụ trách các bộ phận sản xuất, kinh doanh để thành lập nhóm cải tiến chất lượng.

- Thông báo với các thành viên trong nhóm về nội dung và mục đích của chương trình.

- Xác định vai trò của các thành viên trong việc thực hiện chương trình cải tiến chất lượng. Trong đó, phía nhân viên bộ phận sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng. Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ phản hồi

các đánh giá, yêu cầu của khách hàng về chất lượng cà phê với bộ phận sản xuất để tiến hành các cải tiến chất lượng phù hợp.

- Đề bạt nhóm trưởng.

Giai đoạn 3: Đo lường chất lượng

Xác định mức độ đo lường chất lượng, phát hiện những sai sót về đo lường, hiệu chỉnh và nêu các biện pháp để đo lường chất lượng. Biện pháp :

- Xác định doanh nghiệp đang ở trình độ nào về mặt chất lượng.

- Thiết lập những cách đo lường chất lượng thích hợp đối với từng khu vực hoạt động.

Giai đoạn 4: Giá của chất lượng

Xác định các yếu tố cấu thành giá của chất lượng và sử dụng nó như là một công cụ của quản trị. Bộ phận chuyên trách chất lượng tại Greenfields Coffee là bộ phận sản xuất được thông báo về các yếu tố cấu thành giá của chất lượng một cách chi tiết. Giá của chất lượng càng cao thì càng phải áp dụng các biện pháp sửa chữa.

Giai đoạn 5: Nhận thức được chất lượng

Tuyên truyền, giải thích cho các thành viên nhận thức và quan tâm thường xuyên đến chất lượng, coi chất lượng là niềm tự hào, danh dự của chính đơn vị mình, của chính mình. Các thông tin về chất lượng được công khai hóa một cách thường xuyên nhằm kích thích các thành viên nhận thức được cái giá phải trả do không có chất lượng. Thường xuyên hoạt động thông tin, thuyết phục nhằm làm cho các thành viên nhận thức và quan tâm đến chất lượng từ lãnh đạo đến mọi thành viên.

Giai đoạn 6: Hành động sửa chữa

Vạch ra những phương pháp cho phép giải quyết dứt điểm những sai sót về chất lượng đã phát hiện được.

- Hàng ngày ở các bộ phận sản xuất

- Hàng tuần, ở cấp lãnh đạo sản xuất.

- Hàng tháng ở cấp Tổng giám đốc và các cấp có thẩm quyền khác.

Giai đoạn 7: Phát động phong trào cải tiến chất lượng

Xem xét lại mọi hoạt động chất lượng, phát động chính thức phong trào „Chương

trình không lỗi” (ZD - Zero Defects) bằng cách:

- Làm cho mọi người hiểu rò khái niệm ZD và những lợi, hại của việc làm đúng ngay từ đầu.

- Phát hiện những thành viên tích cực ở các bộ phận và tiến hành khen thưởng nếu những thành viên này có hoạt động xuất sắc.

- Nghiên cứu và đề xuất chính sách của doanh nghiệp về việc đánh giá và công nhận công lao động của các thành viên trong phong trào ZD.

Giai đoạn 8: Đào tạo, huấn luyện về chất lượng

Xác định loại hình đào tạo, huấn luyện cần thiết cho mỗi thành viên để họ biết phải làm gì và có thể tham gia tích cực vào phong trào cải tiến chất lượng.

- Việc đào tạo, huấn luyện về chất lượng được thực hiện đối với tất cả các thành viên, từ cấp cao đến cấp thấp.

- Mỗi giai đoạn của phong trào cải tiến chất lượng có một nội dung huấn luyện bổ ích và áp dụng ở chính ngay giai đoạn đó.

- Các lớp huấn luyện được tổ chức linh hoạt, nhẹ nhàng không chiếm quá nhiều thời gian làm việc.

Giai đoạn 9: Ngày làm việc không lỗi - Ngày ZD

Tạo ra một sự kiện để mọi thành viên tự ý thức được những sự thay đổi về chất lượng đã xảy ra. Ngày làm việc không lỗi không kéo dài quá 1 ngày được tổ chức kỹ càng về nội dung lẫn hình thức.

Giai đoạn 10: Định ra các mục tiêu

Thúc đẩy các cá nhân, các nhóm xác định những mục tiêu cải tiến cho bản thân họ và cho cả nhóm. Sau ngày ZD, người phụ trách từng đơn vị có nhiệm vụ tạo điều kiện cho từng cá nhân tự đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi mà họ sẽ phấn đấu đạt

được. Đây phải là những mục tiêu có thể đạt được trong vòng 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày, phải cụ thể và đo lường được.

Giai đoạn 11: Loại bỏ những nguyên nhân sai sót

- Tạo điều kiện để mỗi thành viên báo cho lãnh đạo biết những trở ngại mà họ gặp phải trong khi thực hiện mục tiêu đã cam kết bằng cách thông báo các địa chỉ email, số điện thoại.

- Riêng với từng bộ phận đều có một kênh trò chuyện riêng trên Facebook, các thành viên có thể dễ dàng nêu lên mọi thắc mắc về kỹ thuật, về thủ tục mà họ gặp phải và không thể tự giải quyết được. Các vấn đề nêu ra sẽ được lãnh đạo trả lời nghiêm túc, có biện pháp giải quyết ngay.

- Tạo sự tin tưởng cho nhân viên rằng họ có thể thông báo mọi vấn đề mà không sợ cấp trên khiển trách và chắc chắn sẽ không trả lời. Không khí tin cậy lẫn nhau được tạo ra thì chương trình cải tiến chất lượng mới có thể thực hiện được.

Giai đoạn 12: Công nhận công lao

Khích lệ những người tham gia đẩy mạnh hơn nữa chương trình cải tiến chất lượng bằng cách:

- Tiến hành các chương trình khen thưởng đối với những người đã đạt được mục tiêu hoặc có những thành tích nổi bật.

- Đánh giá công lao của mọi người một cách công khai, thẳng thắng, công bằng.

Giai đoạn 13: Hội đồng chất lượng

Tổ chức những cuộc gặp gỡ thường xuyên các chuyên gia chất lượng để trao đổi kinh nghiệm về quản trị chất lượng. Những người lãnh đạo nhóm chất lượng và các chuyên gia chất lượng gặp nhau thường xuyên để thảo luận những vấn đề mà ho cùng quan tâm, trao đổi kinh nghiệm và rút ra những nhận xét, trở ngại, tìm biện pháp giải quyết.

Giai đoạn 14: Trở lại điểm xuất phát

Chương trình cải tiến chất lượng thường kéo dài từ 12 đến 18 tháng, càng trải qua nhiều chương trình thì nhận thức và thực hiện về chất lượng mới có nề nếp. Việc lặp lại chương trình khiến cho công tác cải tiến chất lượng sẽ trở nên thường xuyên, hiện diện mọi nơi, mọi lúc và là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mỗi quý, thông qua các số liệu thống kê được bộ phận Kế toán tổng hợp về tỷ lệ lỗi sản phẩm, sản lượng sản xuất, các phản hồi của khách hàng,… Công ty sẽ tiến hành các hoạt động cải tiến thích hợp.

Tuy nhiên, công tác cải tiến chất lượng vẫn chưa được các quản lý chú trọng, mang tính hình thức nhiều hơn so với các hành động thiết thật. Với việc thành lập

nhóm cải tiến chất lượng là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau chưa có sự hòa hợp, hợp tác tốt nên những công việc trong nhóm cải tiến không có sự liên kết, rời rạc và không có tác dụng lớn đối với Công ty.

Bên cạnh đó, việc đề ra 14 giai đoạn cho quá trình cải tiến chất lượng đối với Greenfields Coffee không thực sự hiệu quả, bởi quy mô của Công ty không lớn, một số giai đoạn không thực hiện hết mà bỏ qua hoặc được gộp lại với nhau. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả công việc mà còn khiến doanh nghiệp tốn kém nhiều về thời gian và chi phí.

2.2.3. Đánh giá chung công tác quản trị chất lượng tại Công ty Greenfields

2.2.3.1. Các mặt tích cực trong công tác quản trị chất lượng tại Greenfields

Từ khi thành lập đến nay, công ty luôn chú trọng vào chất lượng nên từ đầu đã thực hiện những phương pháp đơn giản để quản trị chất lượng tại công ty như áp dụng 5S trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Điều này tạo ra môi trường làm việc thoải mái, tiện lợi cho nhân viên, nâng cao năng suất làm việc. Lợi ích tiếp theo của phương pháp 5S là tối ưu hóa được các không gian từ việc sắp đặt các móc, dụng cụ có khoa học, có thêm nhiều vị trí để sắp xếp sản phẩm trưng bày và tiết kiệm được các khoản chi phí phát sinh không đáng có. Đồng thời, tại bước 3 của 5S là vệ sinh nên các máy móc, trang thiết bị thường xuyên được kiểm tra, lau chùi, bảo dưỡng hàng ngày; phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Những điều này sẽ là tiền đề cho Greenfields Coffee trong tương lai khi thực hiện các hệ thống quản trị chất lượng ISO hay HACCP, GMP,…

Các hoạch định về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng đã giúp doanh nghiệp có định hướng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các công việc cần thực hiện để đảm bảo chất lượng. Thông qua chính sách chất lượng đã đề ra, cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng, từ đó, mỗi bộ phận có thể dựa trên tình hình thực tế để đặt ra các mục tiêu phù hợp.

Công ty cũng đã áp dụng một số công nghệ trong hoạt động sản xuất của mình như Roast Graphs, qua đó, nhân viên rang cà phê có được các thông số dữ liệu chính xác cho mỗi lần rang, tạo nên một quy trình chuẩn, hạn chế tình trạng hư hỏng sản phẩm. Những ghi chép về thông số thiết bị cũng giúp cho Greenfields Coffee cách

nhìn tổng quát về khả năng vận hành để khai thác tối đa hiệu quả của thiết bị máy rang cà phê.

Việc áp dụng các khoa học, công nghệ vào sản xuất không chỉ nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm mà còn hỗ trợ công ty thực hiện cải tiến theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa dễ dàng hơn, đúng với tiêu chí của nhà nước đã ban hành.

Công ty thường xuyên tiến hành các hoạt động đào tạo cho nhân viên nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của mình, không chỉ giới hạn trong không gian công ty mà còn tiến hành trao đổi, tham gia các hội chợ cà phê để học hỏi nhiều hơn. Điều này khiến cho nhân viên có cái nhìn rò hơn đối với lĩnh vực mà công ty đang hoạt động từ đó có những nhận định sâu sắc hơn với công việc mà họ đang thực hiện. Bên cạnh đó, trong 2 năm trở lại đây, Công ty còn nhận thêm các sinh viên Đại học, Cao đẳng thực tập tại Công ty và đào tạo để tiếp tục làm việc nếu họ có khả năng và phù hợp với yêu cầu.

2.2.3.2. Các tồn tại và hạn chế trong công tác quản trị chất lượng tại Greenfields Coffee

Bên cạnh những mặt tích cực do thực hiện quản trị chất lượng mang lại, Công ty vẫn còn một số tồn tại những hạn chế, ngộ nhận ảnh hưởng đến kết quả chung của cả doanh nghiệp như:

Mặc dù công ty đã có các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng để định hướng cho các hoạt động của công ty nhưng một vài điều trong đó vẫn chưa rò ràng, khó thực hiện. Bên cạnh đó, công tác phổ biến, truyền đạt các thông tin trên chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng bất đồng về kết quả, chất lượng sản phẩm giữa một số nhân viên trong quá trình làm việc. Đồng thời, nhiều nhân viên vẫn có tư tưởng việc quản trị chất lượng sản phẩm chỉ là công việc của một bộ phận, của các lãnh đạo nên xem nhẹ công tác đảm bảo chất lượng tại Công ty.

Công tác thực hiện 5S của nhân viên còn nhiều lơ là, đối phó do Công ty vẫn cho có thang đó đánh giá kết quả thực hiện 5S mà chỉ dựa vào các đánh giá chủ quan của trưởng bộ phận.

Một số chương trình đào tạo vẫn còn tình trạng lý thuyết không thực tế, áp dụng vào thực tiễn chưa nhiều, làm mất thời gian của nhân viên.

Các tài liệu hoạt động của Công ty không được chú trọng, cập nhật nên nhiều