Phân Công Hoạt Động Đào Tạo Nội Bộ Nhân Viên Kinh Doanh Mới

nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. Công ty đã tiến hành phương pháp 5S theo các bước như sau:

Bước 1: Phân loại (Sort)

Các nhân viên quan sát kỹ nơi làm việc, sản xuất để xác định và phát hiện những đồ vật không cần thiết như bàn ghế, đồ dùng cá nhân, thùng hàng cũ,… không cần thiết cho công việc. Sau đó, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ, các vật dụng cá nhân được bỏ vào tủ đồ của mỗi người. Các vật dụng không xác định được ngay có cần hay không cho công việc thì đánh dấu và để riêng một khu vực. Trong một khoảng thời gian 10 ngày, sẽ có nhân viên quan sát và đánh giá vai trò của nó có nên loại bỏ hay không. Quá trình phân loại nhân viên luôn chú ý kiểm tra những vật dụng trong ngăn kéo, tủ và cần báo cáo cho cấp trên nếu những đồ vật bị loại bỏ thuộc tài sản của Công ty. Đặc biệt, việc hủy những cái không cần thiết không nhất định là phải bỏ đi mà có thể giao cho bộ phận khác nếu họ cần hay bán đồng nát.

Bước 2: Sắp xếp theo thứ tự (Set in order)

Trước khi thực hiện bước sắp xếp, nhân viên cần chắc chắn các vật dụng được đánh giá là không cần thiết phải được loại bỏ khỏi khu vực sản xuất. Tiếp theo chính là xem xét các vị trị thuận tiện cho việc bố trí các dụng cụ, đảm bảo quá trình sử dụng thuận lợi và an toàn. Các nhân viên trao đổi với nhau về cách sắp xếp sao cho các thao tác có thể được thực hiện một cách dễ dàng. Những dụng cụ thường xuyên được sử dụng, đặt gần người sử dụng để hạn chế đi lại. Cuối cùng, thông báo cho các đồng nghiệp về vị trí đặt để các dụng cụ, thuận tiện cho họ có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết.

Bước 3: Vệ sinh (Shine)

Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra mối liên hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm với sự sạch sẽ tại nơi làm việc và sản xuất sản phẩm. Việc dọn dẹp các dụng cụ sau khi sử dụng là bắt buộc đối với mọi nhân viên, đồng thời, công tác tổng vệ sinh, quét sàn nhà, bỏ rác,… được phân công cho mọi nhân viên theo một bảng biểu hợp lý.

Bước 4: Chuẩn hóa (Standardize)

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, dựa trên những công việc đã thực hiện ở trên, trưởng bộ phận tạo ra một hệ thống các công việc cần làm nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp nơi làm việc và phân công lịch làm vệ sinh cho các nhân viên. Các công tác vệ sinh được duy trì theo những gì đã thực hiện trước đó và thường xuyên được kiểm tra, nhân viên sẽ nhắc nhở lẫn nhau để thực hiện theo đúng quy định.

Bước 5: Duy trì (Sustain)

Tiếp tục duy trì, làm cho mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như một thói quen. Đối với những nhân viên thực hiện tốt công tác 5S, sẽ được cộng điểm thưởng để quy đổi thành phần thưởng vào cuối tháng.

Mặc dù luôn nhấn mạnh việc thực hiện công tác thực hiện 5S được coi trọng nhưng vì hiện tại công ty vẫn chưa có hệ thống đánh giá rò ràng các công việc của 5S nên một số nhân viên không có thái độ tích cực khi thực hiện mà chỉ đối phó qua loa. Ngoài ra, điều này có thể gây ảnh hưởng đến các nhân viên khác, tạo ra tiền lệ không tốt.

- Roast Profile và Roast Graph (Hồ sơ quá trình và Đồ thị rang)

Với nhu cầu tăng lên trong việc thưởng thức cà phê chất lượng cao, các loại cà phê tại Greenfields Coffee được “chế biến” và rang một cách khoa học bằng việc sử dụng Roast Profile để khai thác tốt nhất các hương vị tiềm năng.

Roast Profile là hồ sơ quá trình được Công ty sử dụng để ghi lại các thông số cần thiết trong quá trình rang cà phê giúp việc duy trì tỷ lệ nhất quán trên các mẻ rang thực hiện hiệu quả hơn. Trong đó, phần quan trọng nhất của Roast Profile chính là Roast Graph, bao gồm các biểu đồ thể hiện nhiệt độ thiết bị và nhiệt độ hạt, độ ẩm, khối lượng, áp suất theo thời gian thực trong đó tính cốt yếu thuộc về các biểu đồ nhiệt độ.

Roast Graphs cung cấp một khả năng đáng tin cậy trong việc duy trì chất lượng nhất quán của mỗi mẻ rang. Một biểu đồ rang càng chi tiết, càng có mức độ tham chiếu tin cậy cao hơn nhằm cho phép tái tạo lại thời gian và nhiệt độ trong mỗi lần rang.

Cuối mỗi mẻ rang, các dữ liệu, thông số điều chỉnh trong suốt quá trình rang được nhân viên ghi lại và được sử dụng như một tiêu chuẩn chất lượng cho các mẻ tiếp

theo. Roast Profile được sử dụng nhằm duy trì tính nhất quán về chất lượng trên mỗi mẻ rang, đây là một “biên bản” để Công ty hiểu rò những gì cần phải làm với một loại cà phê nào đó, hay một yêu cầu hương vị nhất định. Nói cách khác, một biểu đồ rang

cho phép người rang thực hiện những tinh chỉnh cần thiết để đạt được hương vị mong muốn hay điều chỉnh các yếu tố trong quá trình rang để tạo nên các biến đổi hương vị mới.

Hình 2. Đồ thị rang cà phê

(Nguồn: Prime Coffee)

b. Các biện pháp thực hiện kế hoạch:

- Thông báo nội dung, mục tiêu công việc cho những người có liên quan

Một kế hoạch hay chiến lược quản trị để có thể thực hiện thành công, đều quan trọng nhất chính là thông báo, truyền đạt nội dung chiến lược mục tiêu công việc đến các nhân viên trong Công ty. Việc nắm bắt rò các mục tiêu này sẽ giúp họ có định hướng và hiểu rò được kết quả công việc mà Công ty đang nhắm tới từ đó có những cách thức hoạt động để nâng cao năng suất, tăng lợi nhuận.

Căn cứ vào các kế hoạch, mục tiêu, các bộ phận sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ, công việc cho các thành viên trong đội nhóm, đảm bảo thực hiện công việc đúng

theo yêu cầu, tiến độ của kế hoạch.

Bên cạnh đó, những mục tiêu công việc được công bố sẽ là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi nhân viên, là cơ sở để đánh giá, khen thưởng, tạo động lực kích thích nhân viên làm việc.

- Tổ chức các chương trình đạo tạo, khóa huấn luyện

Hướng đến mục tiêu là nâng cao hiệu quả công việc của mỗi nhân viên, tại Công ty Greenfields Coffee hoạt động đào tạo là công việc quan trọng không chỉ của nhà lãnh đạo mà còn là của các thành viên trong doanh nghiệp. Do quy mô Công ty khá nhỏ nên các hoạt động đào tạo không nhất thiết là mở các buổi học với quy mô lớn, thay vào đó, các nhân viên được hướng dẫn, học hỏi từng phần nhỏ có thể áp dụng vào công tác hằng ngày để ghi nhớ có hiệu quả hơn.

Hiện nay, Công ty đang áp dụng một số cách thức đào tạo như sau:

- Kèm cặp nhân viên: do Công ty có quy mô nhỏ, số lượng tuyển dụng mỗi đợt vào khoảng 3 – 5 người nên theo thông lệ, mỗi người mới sẽ được phân công cho một nhân viên cũ để học hỏi và được giới thiệu rò hơn về các bộ phận trong Công ty. Đồng thời, việc kèm cặp này giúp cho nhân viên mới có thể nhận được những kinh nghiệm làm việc, những vấn đề còn khúc mắc thông qua các công việc thực tế hằng ngày. Việc truyền đạt những kinh nghiệm của bản thân, các kỹ năng cốt lòi có lợi cho sự phát triển của nhân viên.

- Dự khán công việc: Đây là việc mà mọi nhân viên mới đều phải trải qua tại Greenfields Coffee. Nhân viên sẽ được tham gia vào một nhóm làm việc tại một vị trí khác trong khoảng 1 tuần để học hỏi các kiến thức, kỹ năng từ nhóm đó. Ví dụ như: nhân viên mới khi dự khán công việc tại bộ phận sản xuất có thể được hướng dẫn các nhận biết các loại hạt cà phê, đánh giá hạt cà phê hay thử công đoạn Cupping cà phê cùng nhân viên đánh giá. Dự khán sẽ hỗ trợ nhân viên hiểu được quy trình hoạt động, phát hiện các vấn đề để có phương pháp sửa đổi kịp thời.

- Định k tổ chức đào tạo nội bộ tổng thể: phương pháp này khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Các buổi đào tạo có thể kéo dài trong khoảng 1 – 2 ngày với sự tham gia của các chuyên gia đào tạo. Sau buổi đào tạo, nhân viên sẽ được trang bị thêm các kỹ năng, hiểu rò về sản phẩm, lĩnh vực Công ty đang hoạt động hơn. Hằng

năm, Greenfields Coffee đều tạo điều kiện cho nhân viên đến tham dự Triển lãm về cà phê và gần đây nhất là buổi triển lãm Coffee Pavilion 2020 được tổ chức tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là cơ hội tốt, cũng là nơi giao lưu, gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm giữa những người yêu thích cà phê, máy mc trong ngành cà phê. Ngoài ra, các nhân viên của Greenfields Coffee còn có cơ hội gặp gỡ các đối tác, chia sẻ nhiều hơn về cà phê, thiết bị, máy móc cũng như tham quan các gian hàng thương hiệu khác làm về cà phê.

Bảng 2.5 Phân công hoạt động đào tạo nội bộ nhân viên kinh doanh mới

Bộ phận thực hiện

Nội dung đào tạo

Thời gian

Bộ phận sản xuất

- Quy trình chế biến cà phê tại Công ty.

- Đọc các tỉ lệ phối trộn cà phê của khách hàng dựa trên các đơn hàng.

- Thực hành, quan sát quá trình Cupping cà phê.

- Quy trình đóng gói, kiểm tra bao bì

trước khi giao hàng,

Từ ngày 07/12 đến hết ngày 13/12

Bộ phận kinh doanh

- Hướng dẫn tạo đơn hàng và ghi chú các yêu cầu của khách hàng.

- Cách pha cà phê và phối trộn tỉ lệ cà phê cho khách hàng nếm thử.

- Cách chào hàng và hoạt động chăm

sóc khách hàng.

Từ ngày 14/12 đến hết ngày 22/12

Giám đốc

- Kiểm tra kết quả đào tạo nhân viên

mới

Ngày 25/12 và

ngày 26/12

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

(Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công ty Greenfields Coffee)

Công tác đào tạo khá được chú trọng tại Greenfields Coffee nhưng một số

chương trình đào tạo không phù hợp với công việc của nhân viên, 50 nhân viên cho rằng việc tham gia các lớp đào tạo không đem lại lợi ích gì cho họ mà còn làm mất thời gian của nhân viên.

- Cung cấp các nguồn lực cần thiết

- Nhân lực: để tạo ra sản phẩm có chất lượng không thể thiếu được nguồn nhân lực có chất lượng. Ngay từ khi bắt đầu, để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất diễn ra ổn thỏa, đúng với những mục tiêu chất lượng, Công ty tiến hành khảo sát, cũng như đưa ra các yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng. Thông qua quá trình sàng lọc, chắt lọc và chọn lọn để lựa chọn được ứng viên phù hợp cho từng vị trí quan trọng và phù hợp với năng lực của người được tuyển như nhân viên rang cà phê phải có kiến thức về các loại cà phê, hiểu được cách sử dụng Roast Profile và đã trải qua các khóa đào tạo cho vị trí này. Đồng thời để đáp ứng được nhu cầu ngày càng khắc khe từ khách hàng hay sự biến động của của hoạt động kinh doanh, Công ty cũng đề cao tầm quan trọng của hoạt động đào tạo cho nhân viên.

- Tài liệu: công tác quản trị chất lượng đòi hỏi sự thống nhất về thông tin giữa các bộ phận với nhau. Do vậy, các thông tin chính sách, mục tiêu chất lượng, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức,… được ban hành và kiểm tra chặt chẽ trong quá trình thực hiện. Hầu hết các bộ phận đều có các văn bản cho hoạt động của đơn vị mình để duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý. Hệ thống văn bản quản trị chất lượng tại bộ phận sản xuất của Công ty như sau:

+ Quy trình gia công và sử dụng các thiết bị máy móc: Bao gồm các thông tin về loại sản phẩm nào sẽ được sử dụng tại thiết bị nào và quy cách sử dụng thiết bị.

Đồng thời các văn bản này còn lưu ý vấn đề vệ sinh máy móc như thế nào và lưu ý nhân viên ngắt nguồn điện sau khi kết thúc ca làm.

+ Các yếu tố đánh giá và phân loại cà phê: là những thông tin về quá trình đánh giá chất lượng hạt cà phê sau khi rang, gồm các bước thực hiện Cupping, tình trạng hạt, mức xay,…

- Cơ sở vật chất: từ khi thành lập đến nay, Công ty đã tiến hành đầu tư, thường xuyên nâng cấp cơ sở vật chất, máy móc thiết bị cho việc vận hành các quá trình để đạt yêu cầu với các sản phẩm của mình. Nhà xưởng sản xuất được trang bị các thiết bị hiện đại, công nghệ thông tin và truyền thông được cập nhật nhanh chóng. Các thiết bị sản xuất sẽ được lập thành một danh mục thuận tiện cho hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Sau khi tiến hành bảo trì hoặc sửa chữa, các thiết bị được theo dòi để nhanh chóng kiểm soát khi có sự cố xảy ra. Tuy nhiên, do trong quá trình sử dụng gặp một số

trục trặc làm ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của máy nên chỉ có 75 nhân viên đồng tình với ý kiến các dụng cụ, thiết bị thích hợp với công việc.

2.2.2.3. Công tác kiểm tra, kiểm soát về mặt chất lượng của Công ty

a. Tổ chức hoạt động đánh giá các sản phẩm có đạt yêu cầu

Đánh giá chất lượng sản phẩm là hoạt động được thực hiện dựa trên hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, những sai lệch nhỏ trong quá trình chế biến cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn với chất lượng thành phẩm sau cùng. Hơn nữa, sự biến thiên của nhu cầu khách hàng đòi hỏi chất lượng cũng cần biến thiên theo. Do đó, hoạt động đánh giá chất lượng là không thể tránh khỏi. Để đánh giá chất lượng một mẻ cà phê tại Công ty Greenfields Coffee, Cupping là công đoạn đánh giá mà bộ phận sản xuất áp dụng để đánh giá các yếu tố về hương vị của thành phẩm cà phê.

Cupping cà phê hay Coffee Tasting là quá trình thử nếm để đánh giá chất lượng cà phê được tiến hành bởi một nhân viên đánh giá cà phê chuyên nghiệp. Đây là một quy trình thực hành chuyên nghiệp bởi các chuyên gia thử nếm hay bất k ai miễn có hiểu biết về các kỹ thuật Cupping cơ bản và một niềm yêu thích khám phá hương vị cà phê. Do quá trình thử nếm được đánh giá cảm quan hoàn toàn bởi cá nhân, nên quy trình Cupping cà phê tuân theo một hệ thống quy định bởi nhiều yếu tố, từ dụng cụ, chuẩn bị mẫu, đánh giá mẫu, thao tác, cách tính điểm… để đạt được kết quả khách quan nhất có thể cho chất lượng cà phê.

Trước hết, hạt cà phê được rang “mộc” ở mức độ nhạt, để có thể giữ trọn vẹn hương vị nguyên bản. Điều này giúp xác định được những hương vị cơ bản, ưu điểm, khiếm khuyết từ đó đưa ra phương pháp chế biến, phối trộn các loại với nhau, hay cách thức thưởng thức phù hợp.

Bộ tiêu chuẩn Cupping cà phê được sử dụng theo SCAA (Hiệp hội Cà phê Đặc biệt Hoa K ) phát triển từ một chương trình quảng bá cà phê đặc sản của Tổ chức Cà phê Quốc tế (CQI) bắt đầu vào năm 1999. Tiêu chuẩn Cupping của SCAA gồm một hệ thống 10 thuộc tính chất lượng, mỗi thuộc tính được cho 10 điểm, do đó việc đánh giá cà phê đặc sản sẽ dựa trên thang điểm 100. 10 thuộc tính chất lượng này là: (1) fragrance/aroma; (2) flavor; (3) aftertaste; (4) acidity; (5) body; (6) uniformity; (7)

balance; (8) clean cup; (9) sweetness; và (10) overall. Năm thuộc tính chất lượng đầu tiên được dựa trên tính chất hóa, lý của hương vị cà phê. Uniformity, Clean Cup,

và Sweetness được thêm vào vì chúng thể hiện chất lượng của khâu chế biến trong quá trình thu hoạch và xử lý hạt cà phê.

Đối với mỗi đặc tính trên, Cupper đánh giá trên mỗi cốc riêng lẻ, kết quả điểm cuối cùng dựa trên bảng điểm dưới đây để phân loại chất lượng của cà phê ở mức nào:

Bảng 2.6 Tổng điểm phân loại chất lượng

90-100

Outstanding (Nổi bật)	Specialty
85-89.99	Excellent (Tuyệt vời)	Specialty
80-84.99	Very Good (Rất tốt)	Specialty
<80.0	Below Specialty Quality (Phẩm chất không đặc biệt)	Not Specialty

(Nguồn: Cupping Specialty Coffee, SCAA)

Kết thúc quá trình Cupping, nếu trong số các điểm tổng đã đánh giá có kết quả nhỏ hơn 80 điểm, mẫu thử thuộc mẻ rang nào sẽ được chuyển giao và lưu ý lại cho bộ phận rang cà phê. Sau đó, mẻ rang này sẽ được kiểm tra lại toàn bộ từ quá trình rang, nhiệt độ, độ ẩm, áp suất trong quá trình rang cho đến nguyên liệu đầu vào để tìm được nguyên nhân xảy ra sai lệch về chất lượng.

Bảng 2.7 Đánh giá tỷ lệ lỗi các loại hạt (Hạt <80: Not Specialty) tháng 11/2020

ĐVT: %

Loại hạt

Tuần 1 (02/11 – 08/11)	Tuần 2 (09/11 – 15/11)	Tuần 3 (16/11 – 22/11)	Tuần 4 (23/11 – 29/11)
Arabica	0.23	0.45	0.33	0.42
Robusta Premium	0.10	0.08	0.06	0.06
Arabica Cầu Đất	0.12	0.16	0.13	0.10
Robusta	0.2	0.17	0.21	0.19
Arabica A Lưới	13.5	17.7	18.0	16.5

(Nguồn: Bộ phận sản xuất Công ty Greenfields Coffee)