Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Của Công Ty Tranquanglogistics

Qua mô hình dịch vụ trên chúng ta có thể thấy được toàn bộ quá trình vận chuyển của lô hàng từ khi khách hàng gửi hàng đến khi nhận được hàng ở nơi đến. Sản phẩm của công ty là dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa. Với các bước thực hiện cơ bản và bám sát thực tế trong mô hình dịch vụ chắc chắn sẽ đảm bảo chất lượng dịch vụ cho công ty. Bởi vì các yêu cầu cơ bản đối với dịch vụ vận chuyển là đảm bảo ngày gởi hàng, ngày giao hàng đúng hẹn, vận chuyển đúng lịch trình, theo đúng phương thức được yêu cầu và tình trạng hàng hóa được bảo đảm nguyên vẹn.

3.4 Cơ cấu tổ chức, quản lý công ty

Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Tranquanglogistics

Giám đốc

Phòng kế toán

Phòng chứng từ

Phòng kinh doanh

Phòng giao nhận

Phòng chứng từ hàng xuất

Phòng chứng từ hàng nhập

Chức năng của các bộ phận Giám đốc:

Người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, được toàn quyền quyết định và là người trực tiếp điều hành các hoạt động ở công ty. Là người được giao trách nhiệm lãnh đạo công ty thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết và giải quyết các tình huống xảy ra. Được quyền đề nghị tuyển dụng hoặc cho thôi việc lao động theo yêu cầu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và cũng là người chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật.

Phòng kế toán:

Có chức năng giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch toán kinh doanh thông qua các sổ sách, chứng từ, thực hiện các khoản thu đối cới khách hàng theo quy định của công ty. Quản lý tài chính và cung cấp vốn kịp thời cho các hoạt động cần thiết, tiến hành phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo định kỳ và thực hiện các công tác lưu trữ theo đúng quy định công ty.

Thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và thanh tra tài chính do nhà nước quy định, đóng góp ý kiến trong việc hoạch định tài chính các phương án, kế hoạch đầu tư.

Phòng chứng từ

Nếu bộ phận kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ vai trò khá quan trọng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa. Thống kê lại các hoạt động giao nhận hàng và trực tiếp giao nhận hàng hóa qua giấy tờ.

Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ lập bộ chứng từ, hóa đơn cho các lô hàng hay dịch vụ mà công ty đã ký hợp đồng. Nhân viên chứng từ điền rò nội dung đã được quy định sẵn: loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ, chủng loại, kích cỡ, khối lượng,….

Phòng kinh doanh:

Giữ một vị trí quan trọng trong các quy trình hoạt động kinh doanh của công ty. Họ là những người trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty, nhiệm vụ của họ là phải kiếm được ngày càng nhiều khách hàng thuê dịch vụ của công ty, để làm được điều này họ phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin giá cả của dịch vụ, những lợi ích của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó họ phải chú ý đến việc chăm sóc khách hàng, sẵn sang giải quyết thắc mắc của khách hàng có liên quan đến lĩnh vực giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi, giảm giá, …Đây chính là điều kiện quyết định để giữ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành của công ty.

Bộ phận giao nhận :

Lập hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thông quan lô hàng. Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng container. Kiểm tra đầu và hiệu chuẩn các thiết bị đo lường.

Thuê mướn các phương tiện vận tải (xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phương tiện xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để vận chuyển hàng theo yêu cầu khách hàng. Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ như: Kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, giám định hàng, xin

giấy phép Bộ thương mại và các loại hình dịch vụ khác... Bằng nghiệp vụ kế toán của mình, phòng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty, theo dòi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng,...

3.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán

Sơ đồ 3.3 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Tranquanglogistic

Kế toán trưởng

Kế toán vốn bằng tiền và khoản phải thu

Kế toán nhập liệu

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

Nhiệm vụ

Kế toán trưởng :

Kiểm tra, giám sát toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tính chính xác và hợp lý của chứng từ

Theo dòi nguồn vốn, tài sản, công nợ.. phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, hạch toán xác định kết quả kinh doanh và phân tích hoạt động kinh doanh của công ty

Là người hổ trợ cho giám đốc. Kiểm tra chứng từ, nghiệp vụ phát sinh hằng ngày Báo cáo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm

Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu:

Lập các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc tiền mặt, séc chuyển khoản... sau đó ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp nhằm phát hiện kịp thời sai sót (nếu có). Theo dòi các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng đối tượng để có kế hoạch thu nợ cụ thể.

Kế toán nhập liệu:

Lấy số liệu từ bộ phận bán hàng để xuất hóa đơn, thu dòi doanh thu, hàng hóa nhập/xuất đồng thời kiêm luôn công việc theo dòi công nợ. Tất cả các chứng từ trước khi nhập đều phải được kế toán trưởng kiểm tra

Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập liệu có nhiệm vụ phải

ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh để phản ánh vào sổ nhật kí chung, từ nhật kí chung phản ánh chi tiết vào sổ cái các tài khoản.

Kế toán tiêu thụ:

Theo dòi tình hình bán hàng và sự biến động về số lượng, giá cả của hàng hóa trong kỳ kinh doanh. Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với tình hình bán hàng của công ty.

Kế toán tổng hợp:

Ghi sổ tổng hợp rồi đối chiếu số liệu tổng hợp với sổ chi tiết rồi nộp lại cho kế toán trưởng để làm căn cứ lập báo cáo tài chính

Thủ quỹ:

Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi phát sinh trong ngày.

Chế độ kế toán áp dụng

- Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Chính sách kế toán

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hằng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam ( VND )

- Phương pháp khấu hao TSCĐ được sử dụng: theo phương pháp đường thẳng theo TT45/2013

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp Bình Quân Gia Quyền

- Các báo cáo tài chính của công ty được lập hàng năm theo mẫu Bộ báo cáo tài chính ( TT200/2014/TT-BTC) bao gồm:

1. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B-01/DN).

2. Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B-02/DN).

3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp (Mẫu số B-03/DN).

4. Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B-09/DN).

Hình thức kế toán : Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung

Sơ đồ 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung

Ghi chú:

Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào Nhật ký chung, chuyển từ nhật ký chung vào sổ cái theo từng nghiệp vụ. Đối với nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng chi tiết thì trước tiên phải từ chứng từ gốc ghi vào sổ cái, sổ chi tiết sau đó ghi vào sổ nhật ký chung.

Cuối kỳ: Căn cứ vào sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết, báo cáo tài chính.

Đối chiếu giữa các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái của các tài khoản có liên quan.

3.6 Tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua:

Bảng 3.1 Bảng số liệu về doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty trong 3 năm 2013,2014,2015

Chỉ tiêu

2013	2014	2015
Doanh thu	1.701.986.491	9.108.068.533	15.912.443.737
Lợi nhuận sau thuế	(164.295.288)	98.035.377	329.266.279

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 110 trang tài liệu này.

(Nguồn: BCTC của công ty TranQuangLogistics qua các năm từ năm 2013 - 2015)

Qua bảng số liệu trên ta dễ dàng nhận thấy doanh thu của công ty tăng vượt bậc qua từng năm cụ thể năm 2014 tăng gấp 5,4 lần so với năm 2013, năm 2015 tăng gấp 1,7 lần so với năm 2014. Có thể thấy tình hình hoạt động của công ty hiện nay đang rất tốt. Năm 2013, lợi nhuận sau thuế âm 164 triệu, nhưng qua năm 2014 đã tăng lên 98 triệu, nguyên nhân là do Năm 2014 ngoài lĩnh vực giao nhận vận tải thì công ty còn kinh doanh vào lĩnh vực thép, và xuất khẩu bụi lò nhờ đó mà doanh thu công ty tăng mạnh vào năm 2014. Ngoài ra còn nhờ vào sự tạo dựng uy tín tốt với khách hàng và không ngừng tìm tòi nguồn khách hàng cho công ty.

3.7 Thuận lợi, khó khăn, phương hướng phát triển

a) Thuận lợi

Nhìn chung qua các năm hoạt động của công ty ngày càng phát triển, nguyên nhân là do lòng tin của khách hàng đối với công ty ngày càng tăng. Để không phụ lòng khách hàng công ty đã tăng cường nhiều chính sách chăm sóc khách hàng. Thời đại hội nhập ngày càng tiến gần, việc trao đổi mua bán giữa các nước nhờ thế mà cũng tăng theo, nhờ vậy mà việc hậu cần vận tải là dịch vụ thiết yếu cho các doanh nghiệp muốn hợp tác với nhau. Đó là một điều thuận lợi cho công ty

b) Khó khăn

Ngành nghề ngày càng phát triển kéo theo việc nguồn nhân lực ngày càng tăng, tuy nhiên vấn đề hiện nay là nguồn nhân lực đang thiếu trầm trọng. Hạ tầng cơ sở logistics tại VN nói chung còn nghèo nàn, bố trí không hợp lý Các cảng đang trong quá trình container hóa nhưng chỉ có thể tiếp nhận các đội tàu nhỏ và chưa được trang bị các thiết bị xêp dỡ container hiện đại, còn thiêu kinh nghiệm trong điêu hành xêp dỡ container. Khả năng bảo trì và phát triên đường bộ còn thấp, đường không được thiết kế để vận chuyển container, các đội xe tải chuyên dùng hiện đang lạc hậu, năng lực vận tải đường sắt không đựơc vận dụng hiệu quả do chưa được hiện đại hóa. Đường hàng không hiện nay cũng không đủ

phương tiện chở hàng (máy bay) cho việc vận chuyển vào mùa cao điểm.

c) Phương hướng phát triển

VN đang đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thông qua những cải cách về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính, xây dựng hệ thông pháp luật kinh tế và tài chính phù hợp với thông lệ quốc tế. Việc trở thành thành viên chính thức của WTO sẽ đưa VN thành một quốc gia mở cưả về thương mại hàng hóa, dịch vụ và đầu tư.

Việc dịch chuyển cơ sở sản xuất của nhiều DN nước ngoài từ nơi khác đến VN đã tạo ra cơ hội rất lớn trong việc xây dựng một mạng lưới giao nhận kho vận hoạt động hiệu quả. Trái lại, áp lực cạnh tranh rất lớn từ việc hội nhập quốc tế, sự lớn mạnh không ngừng của thị trường cũng như những đòi hỏi ngày càng tăng từ phía khách hàng cũng đang đặt ra những thách thức không nhỏ cho các DN logistic. Nếu như trong quá khứ nhiệm vụ của các DN này chủ yếu tập trung vào việc chuyên chở, cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và tiêu thụ sản phẩm thì hiện nay họ phải chú tâm hơn vào việc xây dựng và phát triển hệ thống theo kiểu liên kết hàng ngang. Ngoài ra, ngành Logistics còn có nhu cầu đầu tư rất lớn vào thiết bị, phương tiện cũng như công nghệ hiện đại.

Tương lai không xa, dịch vụ cung cấp logistics sẽ trở thành ngành kinh tế quan trọng, có thể đóng góp tới 15% GDP của cả nước. Khắc phục tình trạng trên chính là điều kiện, tiền đề cho việc xây dựng Việt Nam thành một trung tâm trung chuyển hàng hóa và phân phối quốc tế.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Nhìn chung cơ cấu cũng như bộ máy của công ty tương đối chặt chẽ, qua các năm tình hình kinh doanh của công ty ngày càng phát triển nên việc mở thêm các chi nhánh là điều nên làm trong tương lai. Tuy nhiên công ty còn có những hạn chế cần được khắc phục. Qua chương 3 đã đề cập đến cơ cấu tổ chức, tổ chức vận hành, tình hình kinh doanh và những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty.