Tổ Chức Vận Dụng Chế Độ Chứng Từ

- Kế toán chi tiêu nội bộ, thuế: tiếp nhận, kiểm tra số liệu phát sinh hàng ngày của các đơn vị trực thuộc. Kiểm soát hoạt động thanh toán của toàn chi nhánh đối với các đơn vị trong nội bộ chi nhánh và bên ngoài. Hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán kế toán do các đơn vị trực thuộc chi nhánh thực hiện đề xuất các biện pháp xử lý các trường hợp sai sót. Đồng thời phụ trách kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước.

- Kế toán tiền vay: hạch toán và theo dõi hiệu quả sử dụng vốn vay của từng đơn vị, qua đó tăng cường khuyến khích cho vay vốn hay bạn chế cho vay đối với từng KH.

+ Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiệu cho vay để đảm bảo vốn sản xuất kinh doanh cho các tổ chức kinh tế và theo dõi chặt chẽ kỳ hạn nợ, hạch toán thu nợ kịp thời, tạo điều kiện tăng nhanh vòng vay vốn của tín dụng.

+ Giám sát tình hình cho vay và thu nợ, thông qua việc kiểm soát chứng từ cho vay, thu nợ, từ đó phản ánh vào sổ sách thích hợp tình hình cho vay và thu nợ, giúp lãnh đạo ngân hàng có kế hoạch, phương hướng đầu tư tín dụng ngày càng có hiệu quả hơn.

+ Bảo vệ tài sản của chi nhánh bằng cách kiểm soát chính xác các chứng từ có liên quan đến cho vay, thu nợ nhằm hạch toán kịp thời, đúng lúc tránh thất thoát vốn của chi nhánh.

- Kế toán liên hàng (bù trừ, chuyển tiền): hạch toán và theo dõi việc thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng khác hệ thống trong cùng địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thông qua ngân hàng chủ trì là NHNN tại địa bàn, đồng thời theo dõi tình hình điều chuyển vốn giữa các chi nhánh trong cùng một hệ thống nội bộ IBT-Online hoặc giữa các ngân hàng khác hệ thống và khác địa bàn qua đường IBPS.

- Kế toán tài sản cố định: hạch toán và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, công cụ lao động, vật liệu,... tại chi nhánh.

- Kế toán quản lý tài khoản của khách hàng: theo dõi, quản lý các tài khoản của khách hàng giao dịch tại chi nhánh một cách chi tiết theo từng loại nghiệp vụ khác nhau như: tiền gửi, vay vốn,....

- Kế toán nhật kí chứng từ: thực hiện hạch toán các nghiệp vụ xảy ra theo hình thức Nhật kí chứng từ.

2.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ - tài khoản

Hệ thống chứng từ sử dụng trong thanh toán của chi nhánh rất đa dạng nhưng có thể phân thành 2 loại chủ yếu là chứng từ tiền mặt và chứng từ chuyển khoản.

- Chứng từ tiền mặt gồm các loại sau: Giấy nộp tiền, giấy rút tiền Money Gram, giấy chuyển tiền, yêu cầu rút tiền, sec lĩnh tiền mặt, bảng kê các loại tiền,....

- Chứng từ chuyển khoản gồm các loại sau: Bảng kê nộp Sec, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, lệnh chuyển tiền, yêu cầu điều chuyển quỹ, giấy đề nghị nhận Sec, giấy yêu cầu rút thẻ, giấy báo nợ, giấy báo có,.....

Mỗi hệ thống ngân hàng khác nhau tổ chức xây dựng và vận dụng hệ thống tài khoản khác nhau dựa trên cơ sở quy định chung của ngân hàng nhà nước tại các văn bản có hiệu lực. Đối với ngân hàng TMCP Ngoại thương - Chi nhánh Huế sử dụng hệ thống tài khoản do Tổng giám đốc ngân hàng Ngoại thương Việt Nam ban hành theo quyết định số l89/QĐ - NHNT - HĐQT ngày 11/l l/2004 của Tổng Giám Đốc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về việc ban hành hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

Hệ thống tài khoản kế toán của ngân hàng TMCP Ngoại thương được tổ chức gồm 6 loại và xây dựng cho 2 loại hình tài khoản riêng biệt: TK Sổ Cái (GL) và TK khách hàng. Mỗi loại có một cấu trúc phù hợp:

- Loại l: Tài sản Có (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 1)

- Loại 2: Tài sản Nợ (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 2)

- Loại 3: Vốn và các quỹ của ngân hàng TMCP Ngoại thương (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 3)

- Loại 4: Thu nhập (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 4)

- Loại 5: Chi phí (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 5)

- Loại 8: Tài khoản ngoại bảng (Số hiệu tài khoản bắt đầu từ số 8)

* Quy định về cấu trúc tài khoản số cái bao gồm 19 kí tự: NNNN(01 ) NNN(02) NNN(03) NNNNNNNNN(04)

(01): Tài khoản cấp 3 của NHNN bao gồm 4 kí tự số, được mở theo quy định tại hệ thống tài khoản các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo quyết định 479/2004/QĐ - NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN Việt Nam.

(02): Là kí hiệu mã tiền tệ bằng chữ gồm 3 kí tự số. (03): Kí hiệu mã chi nhánh gồm 3 kí tự.

Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Huế có mà chi nhánh là 016. (04): Số hiệu tài khoản tổng hợp bao gồm 9 kí tự số.

* Đối với tài khoản TGTT của khách hàng, cấu trúc tài khoản gồm 17 kí tự: NNNN(01) NNN(02) N(3) NN(4) NNNNNN(05) N(6)

(01): Tài khoản cấp 3 do NHNN ban hành, gồm 4 kí tự. (02): Ký hiệu mã chi nhánh gồm 3 kí tự.

(03): Ký hiệu mã nghiệp vụ, gồm l kí tự. (04): Mã tiền tệ tại chi nhánh.

(05): Số thứ tự tài khoản gồm 6 kí tự.

(06): Số kiểm tra do hệ thống tự gán, gồm 1 kí tự.

Kí hiệu mã nghiệp vụ được quy định như sau:

0: tiền gửi kí quỹ.

l: tiền gửi không kì hạn, tiền gửi chuyên dùng. 2: tiền gửi tiết kiệm không kì hạn.

5: tài khoản tiền gửi có kì hạn, tiết kiệm có kì hạn. 6: tài khoản chứng từ có giá.

7,8: tài khoản tiền vay và cho thuê tài chính 9: tài khoản nợ quá hạn.

2.2.3 Tổ chức vận dụng hình thức ghi sổ kế toán

Hạch toán kế toán theo quy định chung của NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam là thực hiện theo nguyên tắc ghi sổ kép. Chi nhánh Huế đang sử dụng phần mềm kế toán máy Mosaic. Phần mềm này được lập trình dựa trên hình thức Nhật kí chứng từ. Hình thức kế toán này có thể phân chia công việc cho mỗi người đảm trách các phần mềm kế toán khác nhau, tạo ra sự quản lý kịp thời và chặt chẽ trong khâu hoạt động của chi nhánh.

2.2.4. Các chế độ sổ sách kế toán đang được áp dụng tại ngân hàng

Đơn vị ghi sổ: ngoài đơn vị VND, Ngân hàng TMCP Ngoại Thương – chi nhánh Huế còn thực hiện việc ghi sổ hầu hết tất cả các loại tiền thông dụng trên thế giới bao gồm USD, EUR…

Năm tài chính: bắt đầu từ ngày 01/01/X và kết thúc vào ngày 31/12/X

Chế độ báo cáo: Hệ thống báo cáo tài chính tại Ngân hàng tuân thủ theo Quyết định số 16/2007QĐ-NHNN ngày 18/04/2007 của Thống đốc NHNN bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: khấu trừ.

- Phương pháp tính giá xuất kho: nhập trước - xuất trước.

- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng.

- Phương pháp quy đổi ngoại tệ: thực tế đích danh.

2.3. Thực trạng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Huế

2.3.1. Kế toán thanh toán bằng Sec

2.3.1.1. Tài khoản sử dụng

Đối với hình thức thanh toán bằng Sec thì hiện tại ở ngân hàng chủ yếu phát sinh là Sec lĩnh tiền mặt, còn Sec chuyển khoản và các hình thức khác hầu như không phát sinh, do đó việc hạch toán Sec chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:

- Tiền mặt tại quỹ chính: TK 110101001

- TGTT của KH tại chi nhánh: TK 016100xxxxxxx Tài khoản này dùng để phản ánh chung các khoản giao dịch của KH.

- Vật liệu trong kho, giấy tờ in quan trọng: TK 180603120

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản vật liệu nhập và xuất kho trong kì.

- Thu nhập về số tiền chênh lệch trong nhượng bán ấn chỉ : TK 469898998

2.3.1.2 Quy trình hạch toán

Ở chi nhánh VCB Huế, hình thức thanh toán bằng Sec phát sinh chủ yếu là sec lĩnh tiền mặt và chỉ chấp nhận thanh toán Sec do hệ thống VCB phát hành trên địa bàn tỉnh/thành phố hoặc khác tỉnh/thành phố.

Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ, KH trực tiếp đến ngân hàng làm thủ tục nhượng bán Sec trắng, khi bán Sec cho KH theo yêu cầu thì ghi giảm tài khoản TGTT của KH theo giá bán Sec, đồng thời ghi giảm tài khoản vật liệu trong kho, giấy tờ in

quan trọng. Số chênh lệch giữa giá vốn và giá bán được hạch toán vào tài khoản thu nhập về số tiền chênh lệch trong nhượng bán ấn chỉ, cụ thể hạch toán:

Nợ TK 016100xxxxxxx: giá bán sec Có TK 180603120 giá vốn sec

Có TK 469898998: số chênh lệch giữa giá bán và giá vốn Giao dịch nhượng bán Sec không phát sinh thuế GTGT.

Ví dụ:

Ngày 17/06/2012, Công ty TNHH MTV XD và TM HAV (số tài khoản TGTT tại chi nhánh: 0161000886463) làm thủ tục đề nghị NH nhượng bán 1 cuốn sec. Theo biểu phí tại chi nhánh, cung ứng Sec trắng cho khách hàng doanh nghiệp với giá 10000 VND/1 cuốn. Sau khi thủ tục nhượng bán thực hiện xong GDV tiến hành in số tài khoản của KH lên tờ sec rồi giao sec cho KH và gửi giấy đề nghị NH nhượng bán sec của KH cho bộ phận kế toán hạch toán:

Nợ TK 0161000357955 10000 VND

Có TK 180603120 9500 VND

Có TK 469898998 500 VND

Mẫu giấy đề nghị nhượng bán Sec: Xem phụ lục 1

Đến lúc thực hiện giao dịch thanh toán, thông tin về người thụ hưởng phải được điền đầy đủ trên tờ Sec và nộp vào chi nhánh kèm giấy chứng minh nhân dân của người thụ hưởng. GDV của chi nhánh sau khi nhận được tờ Sec thì sẽ tiến hành kiểm tra các yếu tố hợp lệ ghi trên tờ Sec như chữ ký của chủ tài khoản, chữ ký của kế toán trưởng, con dấu, số tài khoản của người ký phát, sau đó kế toán tiến hành hạch toán: Nợ TK TGTT của người ký phát : Số tiền khách hàng rút

Có TK 110101001 : số tiền khách hàng rút

Đối với khách hàng cá nhân, cung ứng Sec trắng miễn phí cho khách hàng còn khách hàng doanh nghiệp thì thu phí 11000VND (bao gồm cả thuế VAT 10%)

Biểu phí thanh toán giống nhau cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, cụ thể: những giao dịch mà người ký phát phát hành cho chính mình thì không thu phí, trường hợp phát hành cho người khác: thanh toán tại chi nhánh VCB cùng tỉnh, thành phố thì thu phí 0,022% (tối thiểu 11000VND, tối đa 550000VND), thanh toán tại chi

nhánh VCB khác tỉnh, thành phố thì thu phí 0,033% (tối thiểu 11000VND, tối đa 1100000VND).

Ví dụ:

Công ty Cổ phần xây lắp TT Huế, số tài khoản TGTT tại chi nhánh VCB Huế: 0161000099635 nộp vào Sec 1ĩnh tiền mặt của Công ty CP Xi Măng Long Thọ số tài khoản: 0161000041818 (VCB Huế) phát hành, xin rút tiền với số tiền 50 triệu đồng. GDV sau khi kiểm tra các yếu tố trên tờ Sec thì tiến hành hạch toán trực tiếp và bằng tay vào phần “Tài khoản ghi Có" trên tờ Sec (vì Sec dùng làm chứng từ gốc):

Nợ TK 0161000041818 50000000 VND

Có TK 110101001 50000000 VND

Thu phí đối với nghiệp vụ này như sau: 0,022%*50000000= 11000VND Nợ TK 0161000099635 11000VND

Có TK 430101001 11000VND

GDV kiểm tra các yếu tố hợp lệ, trường hợp này do số tiền KH rút nằm trong hạn mức thu chi của GDV nên GDV tiến hành chi tại quầy kèm theo bảng kê chi tiền mặt không cần phải thông qua kiểm soát. Ngược lại, nếu số tiền chi cho sec lĩnh tiền mặt vượt quá hạn mức thì GDV phải tiến hành đưa tờ sec cho người có thẩm quyền duyệt, sau đó chuyển chúng từ qua phòng ngân quỹ để chi cho KH.

2.3.2. Kế toán thanh toán bằng Ủy Nhiệm Chi:

2.3.2.1. Kế toán thanh toán bằng Ủy Nhiệm Chi giữa 2 KH có TK cùng CN-VCB Huế

2.3.2.1.1.Tài khoản sử dụng

Các tài khoản chủ yếu sử dụng ở chi nhánh:

- Tiền mặt tại quỹ chính TK 110101001

- Tiền gửi thanh toán của KH tại chi nhánh TK 016100xxxxxxx

- Thu phí thanh toán trong nước TK 430101001

2.3.2.1.2. Quy trình hạch toán

Hai khách hàng có cùng tài khoản tại Vietcombank Huế khi tham gia thanh toán qua ngân hàng với nhau thì thủ tục khá đơn giản và không tốn phí chuyển tiền.

Ở tại chi nhánh, khách hàng nộp UNC cho GDV, GDV tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đảm bảo các thông tin là chính xác và sau đó nhập liệu, hạch toán và in bút toán trực tiếp lên UNC:

Nợ TK TGTT người chi trả

Có TK TGTT người thụ hưởng

UNC sẽ được KSV ký duyệt và chuyển lại 1 liên cho khách hàng, 1 liên cho người thụ hưởng và liên còn lại lưu theo ngày phát sinh tại phòng kế toán thanh toán.

Khách hàng

UNC

Kiểm tra,

đối chiếu

Nhập liệu

UNC

Ký duyệt

UNC

Khách hàng

Người thụ hưởng

Giao dịch viên Kiểm soát viên

UNC

In bút toán trực tiếp lên UNC

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán ủy nhiệm chi giữa 2 khách hàng có TK cùng chi nhánh

Ví dụ:

Ngày 20/12/2012 khách hàng là Nguyễn Ngọc Vinh, số TK: 0161000111937 (Địa chỉ: Phường Phước Vĩnh – Huế) có tài khoản tại Vietcombank Huế đến nộp UNC vào chi nhánh với nội dung thanh toán tiền hàng cho Nguyễn Việt Bằng, số TK:

0161000017074 (Địa chỉ: 12/9 Trần Quý Cáp – Huế) cũng có tài khoản tại chi nhánh với số tiền là 9.845.000 VND.

Khi nhận được UNC từ KH, GDV tiến hành kiểm tra tính chính xác của chứng từ: tên tài khoản KH, tên đơn vị nhận, số tiền và nội dung chuyển có đúng không. Sau khi đảm bảo các yếu tố là chính xác và đầy đủ thì GDV in bút toán trực tiếp lên UNC:

Nợ TK 0161000111937 9.845.000 VND

Có TK 0161000017074 9.845.000VND

Sau đó GDV chuyển bộ chứng từ UNC cho KSV duyệt. UNC được lập 3 liên:

+ l liên UNC trả lại cho khách hàng Nguyễn Ngọc Vinh.

+ 1 liên dùng làm chứng từ gốc và lưu

+ 1 liên dùng để báo Có cho bên thụ hưởng là Nguyễn Việt Bằng

SỐ TK (A/C No): 0161000111937

TÊN TK (A/C Name): Nguyễn Ngọc Vinh

ĐỊA CHỈ (Address): Phường Phước Vĩnh - Huế

TẠI NH (With Bank): VCB- Huế