Biểu mẫu 2.9.
VIETCOMBANK
Chi nhánh Huế
LỆNH CHUYỂN CÓ
Số lệnh: CC00004723
Ngàylập: 05/07/2012
NHTV gửi lệnh: NH TMCP Công Thương CN Huế
NHTV nhận lệnh: NHTMCP Ngoại thương Hue
Ngườitrả/chuyểntiền: CT TNHH Hải Vân
Mã NH: 01201001
Mã NH: 46203001
Tài khoản: 102010000078545
Người thụ hưởng: DNTN Giáo Thủy
Tại: 01201001
NH TMCP Công Thương Huế
Tài khoản: 0161000462689 Tại: 46203001 NHTMCP Ngoại thương Huế
Nội dung: chuyển trả tiền cung cấp dịch vụ
Số tiền: 105.000.000,00 VND
Bằngchữ: Một trăm lẻ năm triệu
Truyền đi lúc: Nhậnlúc 15 giờ 20 phút
Ngày: 05/07/2012 Ngày:05/07/2012
Giao dịch viên
Kiểm soát viên
Giám đốc
Đồng thời NHNN cũng gửi kèm theo bảng kết quả TTBT sau mỗi phiên giao dịch. Kế toán sau khi nhận bảng kết quả TTBT thì tiến hành:
+ Đối chiếu lại giữa bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì với “Các lệnh thanh toán ngân hàng thành viên gửi đi đã được xử lý bù trừ"' được liệt kê trên phần A của bảng kết quả TTBT.
+ Đối chiếu giữa các lệnh chuyển Có nhận về với "Các lệnh thanh toán ngân hàng thành viên nhận về trong phiên TTBT" được liệt kệ trên phần B của bảng kết quả TTBT.
Trong phiên 2, ngày 05/07/2012, tóm tắt các lệnh thanh toán nhận về như sau: “Các lệnh thanh toán ngân hàng thành viên nhận về trong phiên TTBT” (xem phụ lục)
Ngày lập | Mã NHTV gửi lệnh | Doanh số phát sinh | |
1 | 05/07/2012 | 46204001 | 28.945.000,00 VND |
2 | 05/07/2012 | 01201001 | 105.000.000,00 VND |
3 | 05/07/2012 | 41302003 | 785.800.000,00 VND |
4 | 05/07/2012 | 01204009 | 600.000.000,00 VND |
5 | 05/07/2012 | 46204001 | 4.745.250,00 VND |
6 | 05/07/2012 | 01202002 | 94.530.000,00 VND |
7 | 05/07/2012 | 79201001 | 285.208.530,00 VND |
Tổng cộng | 1.904.288.780,00 VND | ||
Có thể bạn quan tâm!
-
Tổng Quan Về Ngân Hàng Tmcp Ngoại Thương Việt Nam – Chi Nhánh Huế -
Tổ Chức Vận Dụng Chế Độ Chứng Từ - Tài Khoản -
Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Thanh Toán Chuyển Tiền Nội Bộ Ibt Đến Ví Dụ: -
Đánh giá công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng tmcp ngoại thương Việt Nam - chi nhánh Huế - 8
Xem toàn bộ 68 trang tài liệu này.
Sau khi kiểm tra và đảm bảo chính xác, khớp đúng các số liệu thì kế toán bù trừ tiến hành lập điện xác nhận kết quả TTBT trong phiên 2 ngày 05/07/2012, kí duyệt và truyền cho trưởng phòng kí duyệt, sau đó gửi ngay cho NHNN trước khi kết thúc phiên TTBT 2. (mẫu kết quả TTBT: xem phụ lục)
Truờng hợp này do chênh lệch cuối phiên 2 ngày 05/07/2012 là chênh lệch được thu nên bút toán hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TK 120101001 633.120.000 VND
Có TK 120101002 633.120.000 VND
Cuối ngày, NHNN phải hoàn thành việc lập Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (ngay trong phiên TTBT liền kề trước phiên quyết toán) và gửi tới các NH thành viên ngay trong ngày phát sinh TTBT điện tử (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).
Khi nhận được “Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử” của ngân hàng chủ trì gửi đến, chi nhánh phải tiến hành đối chiếu toàn bộ các khoản phải thu phải trả và số thực phải thu hoặc phải trả: đối chiếu với số liệu đã hạch toán vào tài khoản TTBT của chi nhánh mình và với Bảng kết quả thanh toán bù trừ của từng phiên trong ngày.
Nếu số liệu hoàn toàn khớp đúng thì chi nhánh phải lập và gửi ngay điện xác nhận TTBT điện tử ngày tới NHNN để tiến hành phiên Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử.
Ví dụ:
Ngày 05/07/2012 chi nhánh nhận được bảng tổng hợp TTBT do NHNN chuyển đến.
Trường hợp này do chênh lệch cuối ngày 05/07/2012 là chênh lệch được thu nên bút toán hạch toán cụ thể như sau:
Nợ TK 120101001 857.350.000
Có TK 120101002 857.350.000
Biểu mẫu 2.10.
Ngân hàng chủ trì TTBTTĐT Mã NH: 46203001
Số: /KQ-TTBĐT
BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ
Ngày 05/07/2012
Của ngân hàng thành viên NHTMCP Ngoại thương CN Huế Mã NH:4603001
Phiên TTBT số | Số chênh lệch | ||||
Được thu | Phải trả | ||||
Số món | Số tiền | Số món | Số tiền | ||
A. Lệnh thanh toán của NH gửi đi trong ngày: | |||||
1 | 8 | 656.320.000,00 VND | |||
2 | 5 | 1.271.108.780,00 VND | |||
3 | 11 | 1.956.340.220,00 VND | |||
Cộng (A): | 24 | 3.883.769.000,00 VND | |||
B. Lệnh thanh toán của NH nhận về trong ngày: | |||||
1 | 13 | 2.145.680.200,00 VND | |||
2 | 7 | 1.904.288.780,00 VND | |||
3 | 9 | 1.023.549.980,00 VND | |||
Cộng (B): | 29 | 4.7411.190.000,00 VND | |||
Tổng cộng (A+B): | 857.350.000,00 VND | ||||
Tổng số tiền được thu trong ngày: 857.350.000,00 VND
Số tiền bằng chữ: Tám trăm năm mươi bảy triệu ba trăm năm muoi nghìn đồng chẵn
Các sai lầm trong TTBT:
Trong trường hợp các lệnh thanh toán nhận về bị sai số tài khoản hoặc tên đơn vị hưởng thì kế toán treo tạm thời vào tài khoản sai lầm và lập điện tra soát để NH chuyển tiền kiểm tra lại:
Nợ TK 120101002 Tiền gửi thanh toán bù trừ.
Có TK 270302261 Sai lầm trong thanh toán bù trừ.
Nếu xác định rõ yếu tố sai lầm do ngân hàng chuyển tiền và được ngân hàng chuyển tiền xác nhận lại thì sẽ hạch toán vào tài khoản của người thụ hưởng:
Nợ TK 270302261 Sai lầm trong thanh toán bù trừ.
Có TK TGTT của người thụ hưởng.
Nếu ngân hàng chuyển tiền chuyển nhầm và yêu câu trả lại thì hạch toán: Nợ TK 2703022611 sai lầm trong thanh toán bù trừ
Có TK 1201010021 Tiền gửi thanh toán bù trừ
2.3.2.2.3 Kế toán thanh toán chuyển tiền liên ngân hàng IBPS 2.3.2.2.3.1 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản trung gian thanh toán điện tử liên ngân hàng TK 120101003
- Phí chuyển tiền TK 430101001
- Sai lầm thanh toán điện tử liên ngân hàng TK 270302003
- Tiền gửi thanh toán của chi nhánh tại NHNN TK 120101001 2.3.2.2.3.2 Quy trình hạch toán
Hình thức này áp dụng trong giao dịch chuyển tiền giữa các NH khác hệ thống Vietcombank và khác địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Và NHTW đóng vai trò là trung gian trong giao dịch chuyển tiền liên ngân hàng IBPS. Giao dịch chuyển tiền liên ngân hàng IBPS không thực hiện với số tiền âm. Bút toán được thực hiện ngay khi chi nhánh hoàn thành giao dịch và hệ thống tạo giấy báo Nợ, giấy báo Có cho chi nhánh nhận.
Chi nhánh nhận chuyển tiền có quyền được hưởng phí trong giao dịch chuyển tiền liên hàng. Do trường hợp này chuyển tiền khác hệ thống và khác địa bàn nên phí chuyển tiền cao hơn các trường hợp khác (tối thiểu là 27.500 VND bao gồm cả thuế VAT %). KSV có nhiệm vụ duyệt công việc thực hiện trên chức năng IBPS tại phần mềm kế toán Mosaic. Trong trường hợp hết giờ quy định của phiên giao dịch mà các
lệnh thanh toán không kịp chuyển tiền đi theo đường bù trừ thì có thể chuyển đi theo đường liên hàng IBPS
UNC
2
1
Kiểm tra,
đối chiếu
Nhập liệu
UNC
2
PHIẾU HẠCH
TOÁN
1
A
In phiếu hạch toán
Khách hàng
* Ngân hàng TMCP Ngoại thương Huế đóng vai trò là ngân hàng đi: Giao dịch viên Kiểm soát viên
A
PHIẾU HẠCH TOÁN
UNC
2
1
Ký duyệt
PHIẾU HẠCH TOÁN
UNC
2
1
KH
D
Sơ đồ 2.8.Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán chuyển tiền IBPS đi
Trường hợp này UNC được KH nộp vào để chuyển cho người thụ hưởng khác hệ thống, khác địa bàn nên đi theo đường IBPS (điện tử liên ngân hàng).
GDV tiếp nhận UNC từ KH, sau khi kiểm tra đầy đủ và chính xác các thông tin về KH, tên tài khoản, chữ kí....GDV nhập lệnh, chọn sản phẩm IBPS và hệ thống tự động tạo bút toán tự động để in ra phiếu hạch toán. Bút toán cụ thể như sau:
Nợ TK TGTT của khách hàng
Có TK 120101003 Trung gian TTĐTLNH Có TK 430101001 Phí chuyển tiền
Nếu KH chuyển tiền thông qua tài khoản tiền vay tại chi nhánh thì sử dụng tài khoản trung gian Module LN để hạch toán:
Nợ TK 270310005 Trung gian Module LN Có TK 120101003 Trung gian TTĐTLNH
Có TK 430101001 Phí chuyển tiền (bao gồm cả thuế VAT 10%)
Thu phí 0,055% cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp, tối thiểu 27500VND, tối đa 1100000VND.
Ví dụ: Ngày 18/09/2012 Giao dịch viên nhận UNC từ Công ty TNHH Hải Thanh, có TK tại Vietcombank Huế, số TK: 0161000029539 với nội dung thanh toán tiền cho CTCP Tân Việt có TK tại chi nhánh NN & PTNT Quận Cẩm Lệ, PGD Khuê Trung, TP Đà Nẵng số tiền là: 75 000 000 VND theo số TK: 20052110300046P3
Khi nhận bộ chứng từ UNC từ Công ty TNHH Hải Thanh, GDV kiểm tra đầy đủ và chính xác các thông tin về khách hàng, tên tài khoản, chữ kí....
Sau khi đảm bảo các yếu tố chính xác GDV tiến hành nhập lệnh, chọn sản phẩm IBPS và in bút toán trên phiếu hạch toán:
Nợ TK 0161000029539 75 041 250 VND
Có TK 120101003 75 000 000 VND
Có TK 430101001 41 250 VND
SỐ TK (A/C No): 0161000029539 |
TÊN TK (A/C Name): CT TNHH Hải Thanh ĐỊA CHỈ (Address): Huế |
TẠI NH (With Bank): VCB - Huế |
BẰNG SỐ (In figures) 75.000.000 VND | |
BẰNG CHỮ (In word): Bảy mươi lăm triệu đồng chẵn | |
SỐ TK (A/C No): 20052110300046P3 |
TÊN TK (A/C Name): CTCP Tân Việt ĐỊA CHỈ (Address): Đà Nẵng |
TẠI NH (With Bank): NN & PTNT Quận Cẩm Lệ, PGD Khuê Trung, TP Đà Nẵng |
Biểu mẫu 2.11.
DÀNH CHO NGÂN HÀNG (For Bank’s Use only) MÃ VAT: | |||
016HUE0012147 18Sep12 14:56:13 502 LRO LN REL OUT | |||
2826.0012 0_016_1_00_002953_9/4211 | |||
Tien ghi No: VND *******75000000 | |||
Tien ghi Co: VND *******75000000 | Thanh toán viên | Kiểm soát | Giám đốc |
TÀI KHOẢN (ACCOUNT) | SỐ TIỀN (AMOUNT) |
NỢ (Debit): 0_161_0_00_029539 CT TNHH Hai Thanh | 75.000.000,00 VND |
CÓ 1 (Credit 1): 120101003 Trung gian TTDTLNH CÓ 2 (Credit 2): CÓ 3 (Credit 3): | 75.000.000,00 VND |
Biểu mẫu 2.12.
KH: VC/137 | ||
VAT (Amount) (Tỷ giá) Số tiền bằng chữ: bay muoi lam trieu dong chan (Amount by word) Nội dung: CT TNHH Hai Thanh thanh toan tien hang cho CTCT Tan Viet Thanh toán viên | Phí NH Kiểm soát | Giám đốc |
VIETCOMBANK
Chi nhánh Huế
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH PHIẾU HẠCH TOÁN – POSTING SLIP
KH: VC/137
78 Hùng Vương – Thành phố Huế Ngày (Date): 18/09/2012 Mã VAT: 0100112437015
41.250,00 VND
VAT (Amount)
(Tỷ giá)
Net income: 37.500,00 VND
Phí NH
Số tiền bằng chữ: Bon mot nghin hai tram nam muoi dong chan (Amount by word)
Nội dung: thu phi chuyen tien trong nuoc Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc
Biểu mẫu 2.13.
SỐ TIỀN (AMOUNT) | |
NỢ (Debit): 0_161_0_00_029539 CT TNHH Hai Thanh | 41.250,00 VND |
CÓ 1 (Credit 1): 430101001 Thu phi chuyen tien trong nuoc - GTGT 10% CÓ 2 (Credit 2): CÓ 3 (Credit 3): | 41.250,00 VND |
Cuối cùng GDV chuyển bộ chứng từ UNC cho KSV duyệt.
UNC được lập 2 liên:
+ 1 liên UNC trả lại cho khách hàng là CT TNHH Hải Thanh
+ 1 liên kèm với 02 phiếu hạch toán dùng làm chứng từ gốc.
NHTW
ĐIỆN CHUYỂN ĐẾN
ĐIỆN CHUYỂN ĐẾN
A
A
ĐIỆN CHUYỂN ĐẾN
Hạch toán tự động, in Giấy báo Có
Kiểm tra, kiểm soát
*Ngân hàng TMCP Ngoại thương Huế đóng vai trò là ngân hàng đến: Giao dịch viên Kế toán liên hàng
GIẤY BÁO CÓ
1
2
D
Người thụ
hưởng
Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán chuyển tiền IBPS đến
Nhận được điện đến báo Có của NHTW về số tiền do KH của chi nhánh khác trả tiền cho KH của chi nhánh mình qua thanh toán điện tử liên ngân hàng IBPS, KSV tiến hành kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên điện đến, kiểm tra xem hình ảnh chữ kí điện tử (kí hiệu mật) có khớp đúng không.
Sau khi đảm bảo các yếu tố là chính xác thì KSV kí xác nhận và chuyển cho kế toán liên hàng để thực hiện bút toán hạch toán tự động qua tài khoản trung gian thanh toán ĐTLNH: 120101003 thông qua hệ thống chuyển tiền liên ngân hàng IBPS:
Nợ TK 120101003 - TGTTĐTLNH
Có TK TGTT của người thụ hưởng tại chi nhánh. Có TK 430101001 - Phí chuyển tiền.
Ví dụ: Ngày 18/09/2012 nhận được điện chuyển tiền với nội dung: CT CP Thái Nhân, có số TK: 0103276506, tại NH Đông Á Đà Nẵng chuyển tiền cho CT TNHH Ngọc Thảo có TK tại Vietcombank Huế, số TK: 0161000017074 với số tiền 35.650.000đ.
Khi nhận được điện chuyển tiền đến, kiểm soát viên tiến hành kiểm tra các thông tin cần thiết, kí hiệu mật,…Sau đó tiến hành kí xác nhận và chuyển lại cho kế toán liên hàng thực hiện bút toán:
Nợ TK 120101003 35.650.000 VND
Có TK 0161000017074 35.650.000 VND
Biểu mẫu 2.14.
VIETCOMBANK
Chi nhánh Huế
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH GIẤY BÁO CÓ – IBPS C
Ngày 18/09/2012
So HD: 180912.0317.1920
Nguoi tra tien: CTCP Thai Nhan So tai khoan: 0103276506
Dia chi: NH Dong A - Da Nang Nguoi huong: CT TNHH Ngoc Thao So tai khoan: 0161000017074
Dia Chi: NHNT Hue
So tien: VND 35.650.000
TK ghi No: 120101003
TK ghi Co: 0161000017074
(Ba muoi lam trieu sau tram nam muoi nghin dong chan)
Noi dung:CTCP Thai Nhan thanh toan tien cho CT TNHH Ngoc Thao
GIAO DICH VIEN
KIEM SOAT VIEN
GIAM DOC
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG - CHI NHÁNH HUẾ
3.1. Đánh giá công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế
3.1.1. Kết quả đạt được
Xuất phát từ việc tìm hiểu thực trạng tại ngân hàng, công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt đã và đang dần dần được hoàn thiện cả về quy trình lẫn nghiệp vụ kế toán để đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu quản lý, cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao vai trò, vị trí của mình trong sự phát triển chung của hoạt động thanh toán tại Vietcombank Huế nói riêng cũng như trên toàn hệ thống Vietcombank nói chung.
Với tầm quan trọng của hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt trong nền kinh tế hiện nay thì đi kèm với nó là yêu cầu nâng cao công tác kế toán cũng như quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh là điều không thể phủ nhận. Nắm bắt được đặc điểm đó, Vietcombank Huế đã dần dần hoàn thiện công tác kế toán từ khâu tiếp nhận chứng từ, xử lý và hạch toán kế toán, lập báo cáo và lưu trữ chứng từ. Song song với đó thì hiện đại hóa các trang thiết bị, ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động thanh toán cũng được chú trọng và đã mang lại những hiệu quả thiết thực. Việc nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho các kế toán viên và thay đổi các thủ tục hành chính theo hướng nhanh gọn cũng được quan tâm đồng thời không ngừng nâng cao phong cách phục vụ nhiệt tình. Chính vì vậy mà hoạt động thanh toán qua ngân hàng ngày càng thu hút được nhiều khách hàng và đem lại sự hài lòng trong việc cung cấp dịch vụ.
Trong năm 2012, tỷ trong thanh toán không dùng tiền mặt chiếm gần 70% so với tổng doanh số thanh toán của ngân hàng và cũng tương đương với năm 2011. Con số này càng chứng tỏ hơn nữa việc thanh toán không dùng tiền mặt đã và đang đi vào cuộc sống, dần dần thay đổi thói quen sử dụng tiền trong quan hệ trao đổi, mua bán
hàng hóa dịch vụ và là một tín hiệu khả quan, là nền tảng cơ bản để mở rộng hoạt động thanh toán này theo hướng chuyên nghiệp và áp dụng rộng rãi hơn nữa vào đời sống.
3.1.2. Thuận lợi
NH TMCP Ngoại thương Việt Nam có một tiềm lực tài chính mạnh, mạng lưới rộng khắp cả nước, nguồn vốn dồi dào, có thể điều hòa cho các chi nhánh trong cả nước, đây là thuận lợi trong việc đảm bảo thanh toán và thuận tiện hơn trong việc chuyển tiền cho khách hàng.
Đội ngũ nhân viên ở chi nhánh tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, thành thạo về nghiệp vụ. Đồng thời cũng am hiểu về quy định, thể lệ cũng như nắm rõ những thay đổi của ngân hàng trong quá trình làm việc, có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng, có tinh thần trách nhiệm cao đem lại sự hài lòng cho những khách hàng khó tính.
Tập thể cán bộ - công nhân viên luôn pháy huy tinh thần tập thể, đoàn kết và phối hợp tốt nhất trong công việc để đưa hoạt động của chi nhánh đạt được hiệu quả cao nhất. Nhân viên luôn được tạo điều kiện để nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.
Thiết bị máy móc cũng như cơ sở vật chất khá đầy đủ giúp giao dịch viên có thể rút ngắn thời gian giao dịch, kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra với các chức năng của phần mềm thì có thể vấn tin bằng số tài khoản để xem được nhiều thông tin cần thiết và hữu ích khác như lịch sử giao dịch, số tiền vay, lãi,….Thêm vào đó, các nghiệp vụ được mã hóa thành các số hiệu tài khoản tương ứng đã được quy định để dễ dàng cho việc theo dõi và quản lý của cấp lãnh đạo. Cuối ngày, cuối tháng, cuối năm chương trình sẽ in các báo cáo tập hợp tại phòng kế toán để kiểm tra lại trước khi được đóng tập và lưu trữ gửi các cơ uan chức năng cần thiết như: Sở tài chính, cục thuế hoặc các đợt kiểm tra định kỳ của ngân hàng TMCP Ngoại thương Trung Ương.
Quy trình kế toán hợp lý, chặt chẽ, các bút toán không chỉ được thực hiện bởi các kế toán viên mà hàng ngày còn được kiểm tra lại bởi các kiểm soát viên thông qua việc kiểm soát bảng liệt kê chứng từ gốc: các sổ phụ, sổ chi tiết tài khoản,…Chính vì thế
mà giảm thiểu tối đa các sai sót và rủi ro trong quá trình luân chuyển, xử lý chứng từ trong công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại phòng kế toán thanh toán.
Phòng kế toán thanh toán được chia thành các kế toán bộ phận khác nhau là kế toán tài sản cố định, vật liệu công cụ dụng cụ, kế toán chi tiêu nội bộ, kế toán tiền vay, kế toán quản lý tài khoản khách hàng, kế toán liên hàng,…Việc phân chia thành các phần hành như vậy là phù hợp, giúp cho kế toán nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn hóa và giải quyết công việc một cách thuận tiện, nhanh chóng. Ngoài ra, giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ với nhau nên việc đối chiếu, kiểm tra các thông tin được thực hiện khá dễ dàng, đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu thông tin khi lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cũng như các loại báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
Hiện tại, ở Vietcombank Huế có quầy giao dịch riêng dành cho phòng ngân quỹ, tách biệt rõ ràng giữa kế toán và thủ quỹ, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân chia trách nhiệm rõ ràng. Điều này không những giảm bớt công việc cho giao dịch viên, nhanh chóng cho khách hàng khi tham gia giao dịch, thuận tiện trong việc đối chiếu số dư quỹ cuối ngày mà còn tạo ra hướng chuyên nghiệp trong xử lý công việc.
Vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ phù hợp với tình hình hoạt động tại đơn vị, thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ, bởi đây là hình thức lưu trữ chứng từ theo từng ngày phát sinh, đồng thời phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của tài khoản. Các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ lập trên giấy được đóng thành tập theo ngày và lưu trữ tại kho. Ngoài việc lưu trữ chứng từ giấy, chi nhánh còn sử dụng phần mềm Mosaic - phần mềm được đánh giá là khá hiện đại trên thị trường hiện nay dùng để quản lý các nghiệp vụ đã và đang phát sinh. Các chứng từ ghi sổ trước khi được in ra đều phải lưu vào hệ thống máy tính. Do vậy, mỗi khi có chênh lệch giá trị ghi sổ, việc tra cứu chứng từ bằng giấy là không cần thiết, thay vào đó là thực hiện tra cứu ngay trên hệ thống mạng của VCB thông qua phần mềm này. Bên cạnh đó phần mềm chi nhánh đang sử dụng còn có ưu điểm là có thể phân chia công việc cho từng người đảm trách các công việc khác nhau, tạo ra sự quản lý chặt chẽ và kịp thời trong các khâu kế toán thanh toán của chi nhánh.
Đối với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam nói chung và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế nói riêng thì việc sở hữu một hệ