Các giải pháp hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở công ty TNHH phân phối FPT

PHỤ LỤC 2

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH MARKETING

Mã hiệu: 11-HD/PP/HDCV/FPT

Lần ban hành/sửa đổi: 2/1 Ngày hiệu lực: 10/07/2007

I. MỤC ĐÍCH

Hướng dẫn chi tiết cách thức thực hiện các công việc lập kế hoạch và báo cáo chương trình marketing nhằm tuân thủ các Mô tả quá trình, Quy định của Công ty phân phối FPT và hỗ trợ/xúc tiến hoạt động bán hàng.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Hướng dẫn công việc này được áp dụng cho hoạt động lập kế hoạch và báo cáo kết quả chương trình marketing (MKT) trong lĩnh vực phân phối tại Công ty FDC.

III. ĐỊNH NGHĨA

- Marketing: Là một hoạt động của một tổ chức, một tập hợp các quá trình nhằm tạo ra, truyền đạt và đem lại giá trị tới cho khách hàng và nhằm quản lý quan hệ với khách hàng với mục đích tạo ra lợi ích (lợi nhuận, danh tiếng hoặc lợi ích khác) cho chính tổ chức và cổ đông của tổ chức này.

- Chương trình marketing: Là (tập hợp) những hoạt động có mục tiêu marketing cụ thể, đối tượng rõ ràng và có nguồn lực để nhằm đạt được mục tiêu marketing mong muốn. Việc thực hiện các chương trình marketing phải tuân theo chu trình lập kế hoạch được phê duyệt, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả.

- Cán bộ Marketing: cán bộ có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tìm ra nhu cầu của người tiêu dùng, tham gia lập kế hoạch/chương trình Marketing, và tham gia trực tiếp thực hiện chương trình Marketing đó.

- Cán bộ phụ trách marketing: Cán bộ phụ trách marketing bộ phận hoặc cán bộ được phân công phụ trách tổ chức/thực hiện một chương trình marketing.

IV. PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG MKT-PR

a. Các chương trình sự kiện, triển lãm.

Sự kiện, triển lãm là các chương trình MKT nhằm mục đích quảng bá thương hiệu của công ty, trưng bày, giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ mới, tìm kiếm đối tác phát triển kinh

doanh… thông qua việc tổ chức hoặc tham gia các hoạt động, sự kiện thương mại để tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Ví dụ: Các chương trình Roadshow, Triển lãm Expo, Đại hội khách hàng, Khai trương chi nhánh, showroom v.v.

b. Các chương trình khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho khách hàng.

Khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho KH là chương trình MKT sử dụng các vật phẩm, hàng hóa để tặng cho khách hàng (đại lý, người tiêu dùng) hoặc giảm giá bán trực tiếp khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm mục đích chính là giới thiệu, hay kích thích, động viên KH mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ đó. Các quà tặng hay phần thưởng có thể được chuyển đến khách hàng trực tiếp khi mua sản phẩm, hoặc gián tiếp bằng cách bốc thăm trúng thưởng sau khi mua hàng.

Ví dụ : chuột quang, mouse pad, USB được dùng làm quà tặng khuyến mãi cho máy tính xách tay.

Giảm giá cho điện thoại Nokia trong thời gian 01 tháng.

Thưởng cho các đại lý hoàn thành doanh số mua hàng…

c. Các chương trình hỗ trợ đại lý, khách hàng.

Chương trình hỗ trợ đại lý, khách hàng là chương trình MKT nhằm mục đích làm tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong kênh phân phối hoặc nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh cụ thể của nhà Phân phối với các đại lý và khách hàng của mình thông qua các hình thức hỗ trợ, tài trợ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và phân phối của đại lý hoặc việc tiêu thụ, sử dụng sản phẩm của khách hàng cuối.

Ví dụ : Cung cấp, hỗ trợ thiết kế cửa hàng, trưng bày sản phẩm, cung cấp sản phẩm bày mẫu, in ấn catalog cho đại lý

Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo … để phổ biến kiến thức sản phẩm cho đại lý, khách hàng v.v.

d. Các chương trình tài trợ, tham dự vào các sự kiện truyền thông.

Tài trợ là một họat động MKT thuộc lĩnh vực quan hệ cộng đồng, là những hỗ trợ về mặt tài chính hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ miễn phí một phần hay toàn bộ cho một sự kiện,

hoạt động được đưa tin, truyền thông trên phạm vi rộng . Đổi lại nhà tài trợ sẽ nhận được lợi ích thông qua cơ hội quảng bá về thương hiệu của sản phẩm dịch vụ, hình ảnh hoặc tiếng tăm của công ty đến với cộng đồng.

Ví dụ: Tài trợ cho giải Golf Việt Nam, Tài trợ cho hội thi tin học không chuyên tp Đà Nẵng, Tài trợ giải thưởng cho chương trình Sao Mai Điểm Hẹn v.v.

e. Các chương trình quảng cáo

Các chương trình quảng cáo là hoạt động MKT nhằm thông tin, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp tới công chúng thông qua việc sử dụng hệ thống phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, phát thanh, báo chí. Các chương trình MKT được xếp vào loại này là các hoạt động quảng cáo tiến hành độc lập, riêng biệt, không nằm trong nội dung truyền thông của một chương trình MKT khác.

Ví dụ: Quảng cáo trên báo chí, truyền hình cho một dòng sản phẩm mới. Đăng bài PR trên báo để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty….

V. NỘI DUNG

Xác định nhu cầu Marketing:

Nhu cầu tổ chức chương trình marketing xuất phát từ các nguồn sau:

+ Yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc FDC, Ban Giám đốc bộ phận.

+ Đề nghị của Hãng/đối tác đã được Ban Tổng Giám đốc FDC, Ban Giám đốc bộ phận hoặc Ban Phát triển kinh doanh xem xét.

+ Đề xuất của Phụ trách các bộ phận/nhóm kinh doanh để thúc đẩy, hỗ trợ hoạt động bán hàng.

+ Đề xuất của Phụ trách bộ phận marketing sau khi thu thập, phân tích các thông tin từ thị trường và đối thủ cạnh tranh hoặc căn cứ theo kế hoạch marketing tổng thể/budget của bộ phận đã được phê duyệt.

Lập kế hoạch tổ chức chương trình Marketing:

- Sau khi xác định được nhu cầu, nhóm/phòng marketing lên kế hoạch thực hiện chương trình. Để việc lập kế hoạch đạt kết quả tốt, cán bộ marketing cần thu thập thêm các nguồn thông tin hỗ trợ, VD: nội bộ (các báo cáo kinh doanh và nhận định thị trường, kinh nghiệm của bộ phận bán hàng, kinh nghiệm của các bộ phân marketing BU khác,

các hoạt động marketing trong kỳ của FDC,…); bên ngoài (thông tin từ hãng/đối tác, hoạt động marketing của đối thủ, các ngày kỷ niệm/nghỉ/lễ trùng với thời gian tổ chức chương trình, xu hướng tiêu dùng nhóm KH mục tiêu của chương trình, các quy định của Pháp luật…).

- Để đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động marketing và hiệu quả của chương trình, ngay khi lập kế hoạch tổ chức chương trình marketing, cán bộ phụ trách chương trình tại BU phải thông báo với Trưởng phòng PR-Marketing FDC để phòng PR-Marketing phân công cán bộ tham gia vào quá trình xây dựng chương trình cùng cán bộ marketing BU.

- Kế hoạch marketing cần xác định rõ: đối tượng (khách hàng mục tiêu/sản phẩm mà chương trình nhằm đến), các hạng mục công việc cần thục hiện, timeline, nguồn lực/kinh phí, mục tiêu cần đạt được và thời hạn báo cáo.

Lưu ý 1:việc tính toán chi phí cần dựa trên ngân sách của bộ phận, mục tiêu dự kiến đạt được và tuân thủ các nguyên tắc tài chính của công ty

- Căn cứ vào nhu cầu thực tế, cán bộ marketing phải xác định trước loại chương trình marketing dự định tiến hành. Sau đây là 5 nhóm chương trình chính:

a. Các chương trình sự kiện, triển lãm.

b. Các chương trình khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho khách hàng.

c. Các chương trình hỗ trợ đại lý, khách hàng.

d. Các chương trình tài trợ, tham dự vào các sự kiện truyền thông.

e. Các chương trình quảng cáo.

Lưu ý 2:Các chương trình có sử dụng logo công ty, thông tin về hoạt động của FDC/FPT cần được xem xét bởi cán bộ phụ trách PR của FDC.

- Sau khi thu thập và xác định các thông tin cần thiết, loại chương trình marketing, cán bộ marketing tiến hành lập kế hoạch theo 05-BM/PP/HDCV/FPT.

Lưu ý 3:Đối với các hoạt động marketing quy mô nhỏ có chi phí từ 500 USD trở xuống, không cần lập kế hoạch theo 05-BM/PP/HDCV/FPT nhưng vẫn phải thông qua sự phê duyệt của Trưởng bộ phận và thực hiện thanh toán chi phí theo đúng các quy định quản lý tài chính hiện hành của FDC/FPT.

Lập phương án dự phòng:

- Phương án dự phòng là thành phần quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức một chương trình marketing để phòng ngừa trường hợp chương trình chạy không đúng dự kiến hoặc có các yếu tố cản trở thì có thể ứng phó kịp thời, đảm bảo đạt được các mục tiêu và tiến độ của chương trình.

- Cán bộ phụ trách marketing phải cân nhắc các yếu tố rủi ro và hoàn cảnh thực tế (nếu thực hiện chương trình) để đưa ra các phương án dự phòng phù hợp cho kế hoạch/phương án chính.

- Về hình thức thể hiện phương án/kế hoạch dự phòng, cán bộ phụ trách marketing được phép customize biểu mẫu/hình thức thể hiện phù hợp căn cứ vào các nội dung của kế hoạch/phương án chính nêu tại 05-BM/PP/HDCV/FPT.

Phê duyệt kế hoạch Marketing:

- Tất cả các Kế hoạch marketing phải được xác nhận bởi người lập (cán bộ phụ trách marketing), kiểm tra của Trưởng bộ phận (Giám đốc B.U) và được xem xét bởi Ban Phát triển kinh doanh (theo 01-HD/PP/HDCV/FPT)..

- Nếu là chương trình có mức chi phí nhỏ hơn 3.000 USD và không vượt quá budget chi phí hàng năm của bộ phận thì chỉ cần phê duyệt của Trưởng bộ phận.

- Nếu là chương trình có mức chi phí lớn hơn hoặc nhỏ hơn 3.000 USD nhưng lần chi phí này vượt quá budget chi phí hàng năm của bộ phận thì cần có xem xét của Trưởng ban Kế hoạch tài chính.

- Nếu là chương trình có mức chi phí từ 10.000 USD trở lên, chương trình có quy mô/phạm vi ảnh hưởng rộng lớn hoặc theo đề nghị của Ban Kế hoạch tài chính/Ban Phát triển kinh doanh thì cần phê duyệt của Ban TGĐ công ty.

- Lưu ý: Thẩm quyền phê duyệt mức chi phí cho một chương trình marketing của Trung tâm Phân phối sản phẩm Nokia áp dụng theo Quyết định ủy quyền hiện hành cho Giám đốc khu vực Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Cần Thơ.

Thực hiện kế hoạch Marketing:

- Chương trình marketing chỉ được tiến hành sau khi đã được kiểm tra, xem xét và phê duyệt của các bộ phận có liên quan.

- Cán bộ thực hiện công việc marketing cần tham khảo ý kiến Ban Pháp chế trước khi ký kết các hợp đồng với thầu phụ (nếu có). Việc lựa chọn thầu phụ cần tuân thủ các quy

định đánh giá nhà cung ứng của Công ty và sử dụng Danh sách nhà cung ứng đã được phê duyệt.

- Đối với các chương trình khuyến mại cần có công văn thông báo gửi cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động Thương mại, nếu không phải lập Quyết định do Ban Tổng Giám đốc ký để thể hiện mục đích công bố thông tin khuyến mại.

- Đối với các chương trình có phát vé cào, sổ xố, cán bộ marketing cần gửi công văn thông báo và đợi công văn chấp thuận từ Bộ Thương mại mới được tiến hành (chi tiết các thủ tục pháp lý, cán bộ thực hiện công việc marketing cần tham khảo ý kiến Ban Pháp chế)

- Các sản phẩm trong chương trình có sử dụng logo công ty phải tuân thủ quá trình kiểm soát và phê duyệt theo Quy định về hoạt động truyền thông tại Công ty TNHH Phân phối FPT và STQT Thương hiệu.

Báo cáo:

6.1 Báo cáo kết quả thực hiện chương trình:

- Cán bộ marketing thu thập các thông tin và hồ sơ cần thiết để lập báo cáo và thanh quyết toán kinh phí thực hiện chương trình theo các quy định tài chính của FPT/FDC.

- Cán bộ phụ trách marketing phải Lập báo cáo về tình hình thực hiện và đánh giá tác động của chương trình theo mẫu 06-BM/PP/HDCV/FPT khi đến thời hạn đã nêu trong kế hoạch (thời hạn này do cán bộ phụ trách chương trình marketing đề xuất và được xem xét bởi Trưởng bộ phận và Ban phát triển kinh doanh) hoặc không quá 30 ngày kể từ ngày kết thúc chương trình.

- Báo cáo đánh giá tác động của chương trình marketing(mục 3 của 06-BM/HDCV/PP/FPT)bắt buộc thực hiện đối với:

Các chương trình được lập kế hoạch theo 05-BM/HDCV/PP/FPTcó sử dụng kinh phí của công ty.

Các chương trình được lập kế hoạch theo 05-BM/HDCV/PP/FPTkhông sử dung kinh phí của công ty nhưng được Ban Phát triển kinh doanh yêu cầu báo cáo đánh giá tác động khi xem xét và phê duyệt chương trình marketing.

6.2 Báo cáo định kỳ:

- Hàng tháng, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo tổng kết công việc trong tháng và kế hoạch sơ bộ cho tháng sau gửi cho Ban PTKD qua email trong vòng 3 ngày đầu mỗi tháng.

- Hàng quý, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo marketing (07- BM/PP/HDCV/FPT) và báo cáo PR (05-BM/CC/HDCV/FPT) gửi cho Ban Phát triển kinh doanh trong vòng 10 ngày đầu mỗi quý.

- Hàng năm, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo marketing và PR gửi cho ban PTKD trong vòng 15 ngày đầu mỗi năm. Riêng báo cáo PR lập theo mẫu 05-BM/CC/HDCV/FPT (STQT Truyền thông).

Người duyệt

Người kiểm tra	Người lập



Bùi Quang Ngọc	Tô Minh Tuấn	Nguyễn Xuân Dũng

Nội dung24	Kết quả25 (dự kiến)	Thời gian26 (dự kiến)