Hoàn Thiện Bộ Máy Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Phận Xúc Tiến Và Hỗ Trợ Kinh Doanh.

như kinh doanh, kế toán… hiểu được tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, họ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để triển khai hoạt động này.

Tuy nhiên, phải hiểu rằng thay đổi nhận thức của con người cần rất nhiều thời gian và sự kiên trì. Trước hết, bản thân những người lãnh đạo cao nhất của Công ty phải hiểu rõ vấn đề này và quán triệt đến những người lãnh đạo cấp trung và cấp thấp. Cần tuyệt đối loại bỏ tư tưởng coi bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh chỉ là “người giúp việc” của bộ phận kinh doanh. Nguyên nhân một phần do Công ty Phân phối FPT là công ty lớn nhất ở Việt Nam trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin và chiếm thị phần áp đảo ở hầu hết các danh mục sản phẩm nên một số ít nhân viên trong bộ phận kinh doanh vẫn có tư tưởng là “không cần hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, hàng hóa vẫn bán rất chạy” và dẫn đến việc coi thường bộ phận này. Tuy nhiên, tình trạng này khó có thể tiếp diễn trong điều kiện thị trường đang cạnh tranh gay gắt hiện nay.

Về cụ thể, Công ty nên cho phép bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh tham gia vào các cuộc bàn bạc, thảo luận về các vấn đề chiến lược kinh doanh, thậm chí là những cuộc họp cấp cao để bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có điều kiện nắm rõ tình hình kinh doanh của Công ty, từ đó mới có những chiến lược xúc tiến phù hợp. Đồng thời, chính những nhân viên phụ trách hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cũng phải tự chứng tỏ bản thân, chứng tỏ hiệu quả của công việc và tạo nên sự tin tưởng ở các bộ phận khác.

2.2. Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh.

Để hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh thực sự đem lại hiệu quả và trở thành bộ phận hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Công ty, trước hết cần phải hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Bộ máy có hoàn chỉnh, rành mạch thì mỗi thành phần trong bộ máy mới có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hỗ trợ hiệu quả cho các thành phần khác và góp phần

tạo nên tính linh hoạt cho toàn bộ máy để có thể nhanh chóng phản ứng với mọi biến động thị trường.

Trước hết cần phải xây dựng một vị thế mới cho bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Hiện nay, bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh được đặt ngang hàng với bộ phận kế toán, công nợ, triển khai, hành chính, nhân sự trong một nhóm chung là “Nhóm hỗ trợ kinh doanh” (Back-office). Tuy nhiên, khi đã xác định được vai trò và tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh và nhằm phát huy được hết vai trò và tầm quan trọng này, cần phải tách riêng bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ra khỏi nhóm “Back-office” và đặt ngang hàng với nhóm Back- office. Bởi vì hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh theo định nghĩa của Marketing hiện đại không chỉ là hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh bán được hàng hóa, thu lợi nhuận mà còn phải là bộ phận tham gia bàn bạc và hoạch định những chiến lược kinh doanh của Công ty.

Bên cạnh việc tách riêng bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ra khỏi “nhóm hỗ trợ kinh doanh”, cần thành lập một bộ phận chuyên điều tra, nghiên cứu thị trường nằm trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Nhờ đó, Công ty sẽ có những thông tin về thị trường, thị hiếu người tiêu dùng cũng như về các đối thủ cạnh tranh chính xác và cập nhật nhất và đây là cơ sở thực tiễn để bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có thể xây dựng được những kế hoạch xúc tiến phù hợp và khả thi. Cũng nhờ hoạt động nghiên cứu thị trường này, bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh không chỉ là người đi sau, hỗ trợ bộ phận kinh doanh mà còn là người tiên phong, tìm ra những nhu cầu tiềm ẩn của thị trường và gợi ra những hướng kinh doanh mới cho Công ty.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 127 trang tài liệu này.

Cần tiếp tục xây dựng hoàn chỉnh mô hình liên kết dọc của bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh trong Công ty cùng những chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng thành phần trong liên kết này. Cụ thể như Ban phát triển kinh doanh không chỉ có quyền hạn là kiểm soát, kiểm tra các chương trình mà còn có trách nhiệm tư

vấn, hỗ trợ các bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở các trung tâm kinh doanh về kinh nghiệm tổ chức cũng như các ý kiến về mặt chuyên môn. Bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở các trung tâm kinh doanh chịu sự kiểm soát của Ban phát triển kinh doanh, nhận được sự trợ giúp của Ban phát triển kinh doanh cũng như hỗ trợ Ban phát triển kinh doanh và các trung tâm kinh doanh khác khi thực hiện các chương trình quảng cáo hay khuyến mại chung dưới danh nghĩa Công ty Phân phối FPT.

Như vậy, hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức cho bộ phận xúc tiến hỗ trợ kinh doanh cần phải chú ý đến tính hiệu quả: bộ máy tổ chức phải có đầy đủ các thành phần, có mối liên kết vững chắc nhưng vẫn phải đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ và linh hoạt.

2.3. Hoàn thiện cơ cấu nhân sự:

Con người được xác định là “tài sản quý báu nhất và là nền tảng tạo ra mọi thành công” của tập đoàn FPT cũng như Công ty Phân phối FPT. Do đó, để hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, hoàn thiện vấn đề con người là một giải pháp hết sức quan trọng.

Nhân viên trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty hầu hết đều còn khá trẻ và không được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó, Công ty cần chú trọng đến hoạt động đào tạo và tái đào tạo trong quá trình công tác bao gồm không chỉ là các kiến thức chuyên môn về quảng cáo, khuyến mại, PR mà còn cả những kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và nhất là ngoại ngữ. Ngoài ra, Công ty nên tổ chức những đợt thi chuyên môn hàng năm để tạo động lực thúc đẩy nhân viên không ngừng tự học hỏi để trau dồi kiến thức. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần nâng cao chất lượng nhân viên đầu vào bằng những chương trình như “Thủ lĩnh trẻ” (được tổ chức hàng năm và thu hút được rất đông sinh viên giỏi ở các trường đại học tham gia) và “Cầu hiền” (đưa ra

những mức ưu đãi đặc biệt để thu hút lao động có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm).

Tất cả những biện pháp trên sẽ trở nên vô ích và lãng phí nếu Công ty không giữ chân được nhân viên. Đây là biện pháp cần thiết được áp dụng không chỉ đối với nhân viên trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Công ty nên áp dụng những biện pháp khuyến khích như mức lương, thưởng, trợ cấp hợp lý so với sức lao động bỏ ra và mặt bằng chung của thị trường lao động. Thực tế ở Công ty Phân phối FPT là nhân viên kinh doanh trực tiếp bán hàng sẽ được hưởng một mức thưởng kinh doanh (hay còn gọi là hoa hồng, được tính theo một tỷ lệ nhất định trên mức doanh số đạt được) nhưng nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, người đã đóng góp rất nhiều và mức doanh số đạt được ấy, thì lại không được hưởng mức thưởng kinh doanh này với lý do là không phải là người bán hàng trực tiếp. Nên chăng, Công ty Phân phối FPT cần có sự điều chỉnh hợp lý trong chính sách phân chia mức thưởng doanh thu giữa nhân viên kinh doanh và nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Ngoài vẫn đề lương thưởng, những nhà lãnh đạo của Công ty còn cần khuyến khích nhân viên bằng những cơ hội thăng tiến và những lộ trình thăng tiến đó cần phải được vạch ra rõ ràng, minh bạch và công khai để nhân viên có động lực phấn đấu.

2.4. Hoàn thiện môi trường làm việc:

Môi trường làm việc dân chủ, đoàn kết, năng động và sáng tạo cùng với nét văn hóa doanh nghiệp rất đặc trưng vốn là một tài sản vô hình khổng lồ của Công ty. Nhân viên làm việc trong môi trường đó được khuyến khích tự do bày tỏ ý kiến của mình, tích cực làm việc một cách sáng tạo trong không khí vui vẻ, hòa đồng và thân ái. Điều này đặc biệt có lợi đối với nhân viên bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh - những người luôn chịu áp lực lớn với những công việc đòi hỏi sự năng động và sáng tạo. Vì vậy, Công ty cần tiếp tục xây dựng và phát huy môi trường làm việc này.

Cụ thể, Công ty có thể các bộ phận kinh doanh cũng như các ban chức năng trong Công ty thực hiện những chuyến đi chơi xa vào những dịp nghỉ lễ hay nghỉ cuối tuần bên cạnh một chuyến đi nghỉ mát vào dịp hè cùng toàn thể Công ty. Ví dụ như ngành dọc bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cũng nên có những hoạt động như vậy để nhân viên có điều kiện hiểu hơn về nhau cũng như dễ dàng chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong công việc. Hoặc Công ty cũng có thể tổ chức các câu lạc bộ theo sở thích để nhân viên trong Công ty có thể tham gia các hoạt động ngoại khóa nhằm giảm căng thẳng sau giờ làm việc đồng thời tăng tình cảm gắn bó với Công ty.

2.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin cho bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh.

Để nhân viên yên tâm thực hiện tốt công việc của mình, Công ty cần trang bị cho nhân viên những trang thiết bị làm việc hiện đại như máy tính nối mạng, điện thoại, máy fax, máy scan…. Ngoài ra, cũng cần trang bị hệ thống máy chủ đủ mạnh để duy trì và phát triển hệ thống thư điện tử riêng của Công ty – một phương tiện làm việc nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và tiết kiệm.

2.6. Sử dụng hiệu quả ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh

Công ty cần chú trọng tăng ngân sách cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh là một định hướng không thể phủ nhận. Tuy nhiên, việc đầu tư nguồn tài chính hùng hậu cho hoạt động này không đồng nghĩa với việc Công ty sẽ có những chương trình quảng cáo, khuyến mại hay quan hệ công chúng rầm rộ, tạo tiếng vang và đem lại lợi nhuận cho Công ty. Vấn đề cần quan tâm là nguồn ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh được sử dụng hiệu quả đến mức nào. Như đã đề cập ở chương II, ngân sách dành cho hoạt động này được trích từ hai nguồn: từ kinh phí hỗ trợ của hãng sản xuất hoặc từ lợi nhuận kinh doanh của Công ty. Đối với nguồn kinh phí hỗ trợ của hãng sản xuất, cần phải sử dụng triệt để và

hiệu quả. Còn đối với nguồn kinh phí trích ra từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh của Công ty cần phải sử dụng tiết kiệm, bởi vì tiết kiệm nguồn kinh phí này cũng có nghĩa là tăng lợi nhuận của Công ty.

Một trong những biện pháp cụ thể để sử dụng hiệu quả ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty là thực hiện triệt để chiến lược kéo - đẩy kết hợp. Ví dụ như đối với một dòng sản phẩm trong một giai đoạn nhất định, Công ty có thể kết hợp tiến hành một chương trình khuyến mại dành cho đại lý (chiến lược đẩy) và một chương trình khuyến mại dành cho người tiêu dùng (chiến lược kéo) đồng thời thực hiện một chương trình quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, vừa để thông báo cho người tiêu dùng về chương trình khuyến mại, vừa xây dựng tên tuổi cho sản phẩm, hãng sản xuất và nhà phân phối. Chiến lược kéo - đẩy kết hợp như vậy sẽ tác động đến từng đối tượng, gây tiếng vang lớn trên thị trường mà chi phí thì sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc thực hiện các chương trình khuyến mại riêng lẻ.

2.7. Hoàn thiện khâu xây dựng chiến lược và kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh.

Đây là giải pháp trọng tâm trong chuỗi giải pháp vi mô để hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Các giải pháp đã trình bày ở trên là điều kiện cần và hoàn thiện khâu xây dựng chiến lược cũng như hoàn thiện tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch sẽ được trình bày sau cùng là điều kiện đủ.

Do đặc thù của Công ty phân phối các nhãn hiệu cũng như các dòng sản phẩm rất đa dạng nên mức độ cá biệt hóa của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh phải được đặt lên rất cao. Cụ thể kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh phải được xây dựng với từng sản phẩm, từng thị trường và từng thời kỳ. Ví dụ như cùng là sản phẩm máy tính xách tay nhưng máy tính xách tay Elead dành cho giới bình dân, HP dành cho đối tượng có thu nhập cao hơn một chút còn Toshiba hay Apple là dòng sản phẩm cao cấp. Và vì đối tượng khách hàng tiềm năng khác nhau như

vậy nên phương pháp, công cụ tiếp cận, thông điệp muốn truyền đạt sẽ không giống nhau. Hoặc do Công ty phân phối trên phạm vi cả nước nên rất khó có chương trình xúc tiến nào lại hoàn toàn phù hợp với thị hiếu và thói quen tiêu dùng với người dân ở các khu vực địa lý khác nhau. Vì vậy, đôi khi để chương trình xúc tiến đạt được hiệu quả như mong muốn, cần thiết phải xây dựng chương trình cho từng khu vực, vùng miền của đất nước. Thực tế, những nỗ lực cá biệt hóa khi xây dựng chương trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có đạt kết quả hay không phụ thuộc rất nhiều và kiến thức, kinh nghiệm và sự chuẩn bị của nhân viên lập kế hoạch.

Bên cạnh tính cá biệt, các chương trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cần được xây dựng dựa trên cơ sở thực tiễn và khoa học. Tức là cần xây dựng chương trình dựa trên những thông tin chính xác và cập nhật về khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh. Muốn thực thi được giải pháp này cần cơ cấu một bộ phận chuyên nghiên cứu điều tra thị trường để có những thông tin làm cơ sở như trên. Trong khi bộ phận điều tra thị trường đó chưa được thành lập và đi vào hoạt động, Công ty có thể nhờ đến các công ty điều tra thị trường chuyên nghiệp. Tuy nhiên, chi phí cho biện pháp này là một yếu tố cần phải cân nhắc.

Để chương trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh thực sự hiệu quả và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty, khâu lên kế hoạch cần được thực hiện dựa trên sự kết hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh. Cụ thể, nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cần bàn bạc, thảo luận với nhân viên kinh doanh để có hiểu biết chi tiết về đặc tính sản phẩm, mục tiêu doanh số… để đưa ra kế hoạch phù hợp.

Như vậy, để hoàn thiện khâu xây dựng chiến lược và kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh Công ty cần chú ý đến tính cá biệt hóa, cơ sở thực tiễn và khoa học đồng thời phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh và bộ phận kinh doanh.

2.8. Hoàn thiện khâu tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh.

Nếu việc lập chiến lược và kế hoạch đã được chú trọng phát triển mà khâu tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh lại gặp nhiều sai sót thì kết quả của hoạt động xúc tiến sẽ không thể như kế hoạch đề ra. Để thực hiện tốt khâu tổ chức cần có sự hợp tác chặt chẽ và đồng bộ của tất cả các bộ phận trong Công ty như bộ phận kinh doanh, kế toán, triển khai, kỹ thuật, hành chính, nhân sự… và quan trọng nhất là khả năng điều phối cũng như kinh nghiệm của bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Khâu tổ chức cũng là giai đoạn rất cần sự hỗ trợ ngành dọc, cụ thể là Ban phát triển kinh doanh, về kiến thức chuyên môn và thực tế.

Tóm lại: Dựa trên cơ sở lý thuyết ở chương I và thực trạng hoạt động ở chương II, chương III đã điểm qua những định hướng phát triển đồng thời xây dựng một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh trong giai đoạn tới của Công ty Phân phối FPT. Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng muốn hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty thực sự được hoàn thiện hơn nữa, cần phải có sự kết hợp đồng bộ của tất cả các kiến nghị và biện pháp nêu trên, vì tất cả những kiến nghị, biện pháp đó đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau khiến biện pháp này được thực thi cũng là tiền đề, động lực để thực hiện những biện pháp khác.