Chất Lượng Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Cạnh tranh toàn cầu gia tăng và những thay đổi liên tục trong công nghệ xử lý thông tin đặt ra những thách thức mới cho cả kiểm toán viên và nhà quản lý, những ai có nhiệm vụ thiết lập, thực hiện, và giám sát các giải pháp KSNB trong tổ chức. Do tốc độ thay đổi nhanh chóng, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc đồng thời có được các kỹ năng kỹ thuật hiện tại trong việc vận hành hệ thống mới và hiểu được ảnh hưởng của công nghệ mới trong xử lý thông tin cho các chính sách và thủ tục KSNB. CNTT mang lại những cơ hội rõ ràng để giải quyết các vấn đề kinh doanh mang tính chiến thuật và chiến lược, nhưng nó cũng mở ra cánh cửa cho các mối đe dọa mới đối với các KSNB gây nguy hiểm cho HTTTKT (Korvin, 2004).

S.A. Sherer và S. Alter (2004) cũng đã lưu ý các nhà quản lý về những rủi ro CNTT có thể đe doạ HTTT của DN bao gồm: không theo dõi hoặc không thích ứng với sự thay đổi của CNTT, sự bất ổn của kiến trúc CNTT, sự không phù hợp của CNTT với nhu cầu kinh doanh, CNTT mới khó sử dụng và sự phức tạp của CNTT.

Trong NC này, rủi ro ứng dụng tiến bộ CNTT là rủi ro liên quan đến việc áp dụng CNTT mới vào trong quản lý, phát sinh trong quá trình vận hành HTTTKT tại DN, ảnh hưởng đến CLHTTTKT và từ đó ảnh hưởng lên kết quả đầu ra của HTTTKT là CLTTKT. Vận dụng vào NC, Rủi ro ứng dụng tiến bộ CNTT và thang đo rủi ro ứng dụng tiến bộ CNTT sẽ được kế thừa và điều chỉnh (nếu có) từ các NC của Korvin (2004) và S.A. Sherer và S. Alter (2004).

2.1.7. Rủi ro nguồn lực con người

Xu và cs (2003) chỉ ra rằng những người chuyên về CNTT quan niệm kiểm soát hệ thống thì quan trọng hơn, nhưng những người làm kế toán lại tin rằng kiểm soát xử lý của con người mới là quan trọng và còn quan trọng hơn cả bản thân hệ thống. Những nhân tố liên quan đến con người có tác động lớn hơn nhiều đến CLTTKT và nhân viên CNTT không thể tạo ra được hết các kiểm soát để đưa vào hệ thống mà vẫn cần đến con người để thực thi các quy tắc và các kiểm soát. Thậm chí có nhiều vấn đề liên quan đến con người mà máy móc cũng không thể kiểm soát được.

Các tổ chức thường đầu tư hàng triệu đô la vào việc mua, cấu hình hay nâng cấp hệ thống, nhưng họ đã đầu tư như thế nào cho con người vào việc huấn luyện và đào

tạo để có thể sử dụng được hệ thống. Nếu con người không có các kỹ năng để vận hành và kiểm soát hệ thống thì dù hệ thống có hoàn hảo đến mấy cũng không thể tạo ra thông tin có chất lượng cao. Việc thiếu đào tạo và huấn luyện sẽ gây ra tác hại nghiêm trọng và có tác động bất lợi lên chất lượng thông tin.

Iskandar (2015) kết luận cam kết từ nhà quản lý và năng lực người dùng đã ảnh hưởng đến CLHTTTKT. Năng lực đề cập đến những đặc tính cơ bản như kỹ năng, kiến thức và khả năng mà con người sở hữu được nhằm thực thi trách nhiệm của họ để mang đến hiệu suất vượt trội. Wongsim (2013) lập luận rằng việc thiếu huấn luyện và đào tạo thích hợp có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng cho tổ chức do có tác động đến CLTTKT và CLHTTTKT. Shien (2015) cho rằng khả năng của người sử dụng là các khả năng và tài năng mà một người có được để thực thi những nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, Shien cũng trích dẫn thêm Romney và Steinbart (2012), thành công của HTTT thường phụ thuộc vào khả năng vượt qua các trở ngại/ ràng buộc của tổ chức.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 321 trang tài liệu này.

Đào tạo và huấn luyện hướng dẫn quá trình truyền đạt khái niệm hợp lý, toàn diện về hệ thống ERP cho cấp quản lý và nhân viên. Nhờ vậy mà mọi người hiểu rõ hơn nhiệm vụ của mình có liên quan như thế nào đến các phòng ban chức năng khác nhau trong DN. Người dùng là những người tạo ra kết quả và phải chịu trách nhiệm về việc làm cho hệ thống hoạt động theo mong đợi. Lý do chính của đào tạo và huấn luyện là nâng tầm chuyên môn, trình độ và kiến thức của những người trong DN (Zhang và cs, 2002).

Trong NC này, rủi ro nguồn lực con người là rủi ro liên quan đến thái độ, kiến thức, năng lực chuyên môn và kỹ năng của con người, phát sinh trong quá trình vận hành HTTTKT tại DN, ảnh hưởng đến CLHTTTKT và từ đó ảnh hưởng lên kết quả đầu ra của HTTTKT là CLTTKT. Vận dụng vào NC, nhân tố Rủi ro nguồn lực con người và thang đo Rủi ro nguồn lực con người sẽ được kế thừa và điều chỉnh (nếu có) dựa vào các NC của Xu và cs (2003), Zhang và cs (2002), Wongsim (2013), Iskandar (2015) và Shien (2015).

2.1.8. Rủi ro cam kết quản lý

Theo Cooper (2006) cam kết quản lý là “Cam kết tham gia và duy trì các hành vi để người khác đạt được các mục tiêu”. Thong và cs (1996) lập luận rằng nếu quản lý cấp cao chỉ hỗ trợ ở mức thấp nhất như chỉ phê duyệt việc mua hệ thống máy tính, rồi sau đó lại không có liên quan gì đến các vấn đề triển khai HTTT (như xem lại các đề xuất của tư vấn viên, tham gia vào việc ra quyết định hoặc giám sát dự án) thì hiệu quả của HTTTKT không cao. Phát hiện của họ cho thấy cam kết của quản lý sẽ gia tăng hiệu quả của HTTT vì quản lý cấp cao sẽ cung cấp được những nguồn lực cần thiết cho các dự án HTTT.

Việc phát triển HTTT gắn liền với cam kết quản lý, chịu ảnh hưởng bởi sự có mặt của nhà quản lý cấp cao, sự tham dự của nhà quản lý cấp trung vào các mục tiêu xây dựng HTTT, và cam kết rõ ràng về tài liệu triển khai kế hoạch công việc, nhằm nỗ lực chỉ đạo, xét duyệt, đo lường, hỗ trợ các hoạt động tích cực từ đầu đến cuối cho dự án của quản lý cấp cao và cấp trung (Englund và Bucero, 2006).

Rapina (2014) trích dẫn từ Kutz (2011) nói rằng các đặc điểm của cam kết quản lý mạnh bao gồm: quản lý cấp cao ủng hộ thay đổi và trao quyền cho nhân viên thực hiện thay đổi, các biện pháp thực thi thích hợp với mục tiêu của DN, đầu tư và lợi nhuận nhận lại, công nghệ và hệ thống, phát triển và duy trì vốn nhân lực, truyền thông về mục tiêu và kết quả.

Quản lý cấp cao thiết lập chiến lược của tổ chức để đạt được các hoạch định, họ phân phối nguồn lực con người và tài chính để điều phối công việc và gặt hái thành công (Laudon và Laudon, 2018). Các dự án HTTTKT đòi hỏi phải phân bổ các nguồn lực để thiết kế, đào tạo nhân viên và quy trình công nghệ (Mkonya và cs, 2018).

ERP là một HTTT tích hợp cao, nên việc thiết kế, triển khai và vận hành nó đòi hỏi sự hợp tác toàn diện của tất cả thành viên trong cùng bộ phận và từ các phòng ban khác của DN. Hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao có thể đóng một vai trò hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp và cung cấp các tín hiệu rõ ràng đối với bất kỳ nghi ngờ nào. Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc vận hành ERP có hai khía cạnh chính: (1) cung cấp khả năng lãnh đạo và (2) cung cấp các nguồn lực cần thiết. Để vận hành hệ thống

ERP một cách suôn sẻ và thành công, các công ty yêu cầu ban chỉ đạo tham dự các buổi họp nhóm và giám sát vận hành hệ thống, dành thời gian cho mọi người và đưa ra định hướng rõ ràng. Việc vận hành hệ thống ERP có thể bị hạn chế nghiêm trọng nếu một số nguồn lực quan trọng (ví dụ: con người, kinh phí và thiết bị) không có sẵn (Zhang và cs, 2002).

Lãnh đạo cấp cao có vai trò chủ chốt ở mọi giai đoạn của chu trình phát triển hệ thống, kể cả lên kế hoạch và thực hiện. Nhiệm vụ chính là phát triển hệ thống liên lạc với lãnh đạo cấp cao về hoạch định chiến lược, các yếu tố quyết định thành công và mục tiêu tổng thể. Việc phát triển hệ thống có rủi ro khi người ta chấp nhận ý kiến của ban lãnh đạo là ngược với thực tế. Trách nhiệm của sự thành công hay thất bại của hệ thống mới dựa vào sự phát triển của hệ thống (Meiryani, 2014).

Trong NC này, rủi ro cam kết quản lý là rủi ro đại diện cho sự tham gia và hỗ trợ từ nhà quản lý, phát sinh trong quá trình vận hành HTTTKT tại DN, ảnh hưởng đến CLHTTTKT và từ đó ảnh hưởng lên kết quả đầu ra của HTTTKT là CLTTKT. Vận dụng vào trong NC này, nhân tố Rủi ro cam kết quản lý và thang đo Rủi ro cam kết quản lý sẽ được kế thừa và điều chỉnh (nếu có) dựa vào các NC của Zhang và cs (2002), Meiryani (2014) và Mkonya và cs (2018).

2.1.9. Rủi ro văn hoá tổ chức

Theo Schein (2017) thì văn hóa của một nhóm có thể được định nghĩa là việc học tập chia sẻ tích lũy của nhóm vì nó giải quyết các vấn đề của nhóm về thích ứng với bên ngoài và hội nhập nội bộ; đã hoạt động tốt, đủ để được coi là hợp lệ và được dạy cho các thành viên mới cách đúng đắn để nhận thức, suy nghĩ, cảm nhận và hành xử liên quan đến những vấn đề đó. Việc học tập tích lũy này là một mô hình hoặc hệ thống niềm tin, giá trị và chuẩn mực hành vi được coi là giả định cơ bản và cuối cùng vượt ra khỏi sự hiểu biết.

Văn hóa là một kiến thức xã hội giữa con người với con người trong tổ chức. Những nhân sự trong tổ chức nên tìm hiểu các khía cạnh quan trọng của văn hóa. Văn hóa có thể được NC thông qua việc chuyển giao kiến thức bằng hình thức giao tiếp

cũng như quan sát đơn giản, để văn hóa tổ chức hình thành thái độ và hành vi của nhân viên, dựa trên hệ thống kiểm soát tất cả thành viên (Colquitt và cs, 2019).

Văn hoá tổ chức là các giá trị, niềm tin, quy tắc, sự mong đợi và các giả định được chia sẻ đã ràng buộc con người và hệ thống lại với nhau. Nó mang đến cho người ta ý thức của bản sắc; tạo điều kiện cho cam kết, sáng kiến, giao tiếp và cung cấp nền tảng cho sự ổn định, kiểm soát và định hướng (Fitriati và Mulyani, 2015). Saffold (1988) cho rằng văn hoá tổ chức thẩm thấu vào đời sống của tổ chức theo cách ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của tổ chức.

Người ta cho rằng văn hoá ảnh hưởng đến kết quả như năng suất, hiệu suất, cam kết, sự tự tin và hành vi đạo đức (Denison, 1984; Posner và cs, 1985). Văn hoá tổ chức giữ vị trí rất đáng kể trong việc tạo dựng hành vi quản lý vì nó là nền tảng của môi trường nội bộ tổ chức (Griffin và Moorhead, 2012).

Zhang và cs (2002) giải thích văn hóa tổ chức gắn liền với văn hóa quốc gia, nên hai khía cạnh về văn hóa tổ chức được xác định là có liên quan đến thành công khi vận hành ERP: (1) Mức độ xung đột của văn hóa được thể hiện qua văn hóa tổ chức của khách hàng trong ERP và (2) Mức độ của chủ nghĩa tập thể trong văn hóa tổ chức. Zhang và cs (2002) trích dẫn từ Krumbholz và Maiden (2001) cho rằng sự xung đột giữa văn hóa trong ERP và văn hóa tổ chức hiện tại ảnh hưởng đến thành công trong vận hành ERP. Các tổ chức phương Tây khi đưa ra quyết định đều lệ thuộc nhiều vào thông tin. Trong khi ở Trung Quốc, việc quản lý không dựa vào thông tin nhiều mặc dù HTTT đã được triển khai. Họ sẽ dựa nhiều hơn vào các phép ngoại suy từ kinh nghiệm và trực giác. Các quyết định chính thường do lãnh đạo cao nhất đưa ra, điều này sẽ làm giảm nhu cầu truyền thông qua lại giữa các nhà quản lý. Do đó, ban lãnh đạo càng ít có xu hướng dựa vào thông tin có hệ thống từ đầu ra của hệ thống ERP sẽ gây khó khăn cho bên liên quan có thể bị tác động tiêu cực bởi hành vi từ lãnh đạo của họ. Đây có thể chính là lý do giải thích vì sao có nhiều thất bại trong vận hành ERP ở Trung Quốc hơn các nước phương Tây.

Môi trường nội bộ, hoặc văn hóa công ty, ảnh hưởng đến cách tổ chức thiết lập chiến lược và mục tiêu; cấu trúc hoạt động kinh doanh; và xác định, đánh giá và đối

chọi với rủi ro. Môi trường nội bộ yếu kém hoặc không hiệu quả thường dẫn đến sự đổ vỡ trong kiểm soát và quản lý rủi ro. Các tiêu chuẩn nguồn nhân lực cần thu hút, tạo động lực phát triển và giữ người có năng lực. Các tổ chức cần một nền văn hóa nhấn mạnh tính chính trực và cam kết với các giá trị đạo đức và năng lực. Ngoài ra, triết lý và phong cách điều hành của ban quản lý càng thể hiện trách nhiệm và chúng càng được truyền đạt rõ ràng, thì nhân viên càng có nhiều khả năng hành xử có trách nhiệm. Nếu ban quản lý ít quan tâm đến KSNB và quản lý rủi ro, thì nhân viên sẽ ít siêng năng hơn để đạt được các mục tiêu kiểm soát (Romney và Steinbart, 2018).

Napitupulu (2015) trong trích dẫn McShane và Glinow (2010), xác nhận việc xây dựng và vận hành HTTT trong DN bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi văn hóa tổ chức. Văn hoá tổ chức được thể hiện qua các đặc tính: chú ý đến chi tiết, đổi mới, định hướng nhóm, định hướng kết quả, định hướng con người, sự ổn định và sự nhiệt huyết. Wongsim (2013) giải thích thêm rằng việc thiếu hoạt động làm việc đội nhóm và truyền thông giữa các bộ phận sẽ là rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến các vấn đề thực thi HTTTKT.

Trong NC này, rủi ro văn hoá tổ chức là rủi ro liên quan đến văn hoá DN. Đó là những hiện tượng, hành vi, hành động, thái độ và cách ứng xử đi ngược lại với chuẩn mực văn hoá của DN, làm mục tiêu chung của tổ chức bị ảnh hưởng, nó phát sinh trong quá trình vận hành HTTTKT tại DN, ảnh hưởng đến CLHTTTKT và từ đó ảnh hưởng lên kết quả đầu ra của HTTTKT là CLTTKT. Vận dụng vào trong NC này, nhân tố Rủi ro văn hoá tổ chức và thang đo Rủi ro văn hoá tổ chức sẽ được kế thừa và điều chỉnh (nếu có) từ các NC của Zhang và cs (2002), Wongsim (2013), Napitupulu (2015), và Romney và Steinbart (2018).

2.1.10. Chất lượng hệ thống thông tin kế toán

Zaied (2012) cho rằng chất lượng của một hệ thống có thể được đo lường bằng độ tin cậy, khả năng sử dụng, khả năng thích ứng, niềm tin và khả năng duy trì. Chất lượng HTTT có thể được đo lường bằng chín thuộc tính: dễ sử dụng, dễ học, yêu cầu của người dùng, chức năng hệ thống, độ chính xác và tính linh hoạt của hệ thống, sự tinh vi, tích hợp và tùy biến (Sedera và Gable, 2004). Trong khi đó, Romney và

Steinbart (2018) lập luận rằng sự thành công của một HTTTKT có thể dựa trên các đặc điểm về tính hữu dụng, tính kinh tế, độ tin cậy, tính sẵn sàng, dịch vụ khách hàng, năng lực, dễ sử dụng, tính linh hoạt, khả năng lưu chuyển, khả năng kiểm toán và bảo mật. Bên cạnh đó, thành công của HTTTKT có thể được đo lường bằng sự chính xác, kịp thời và liên quan (Laudon và Laudon, 2012).

Gorla và cs (2010) phân loại các thuộc tính của chất lượng hệ thống thành hai loại chính, đó là tính năng hệ thống theo quan điểm của người thiết kế hệ thống (hệ thống linh hoạt) và tính năng hệ thống theo quan điểm của người dùng cuối (hệ thống tinh vi). Các đặc điểm hệ thống linh hoạt bao gồm: (1) HTTT dễ học, (2) Chỉ được trang bị các tính năng và chức năng hữu ích và (3) Linh hoạt để thực hiện các thay đổi dễ dàng. Hệ thống tinh vi bao gồm: (1) HTTT được áp dụng công nghệ hiện đại, (2) Tích hợp tốt, (3) Thân thiện với người dùng, (4) Tài liệu đầy đủ, (5) Thời gian phản hồi ngắn cho yêu cầu trực tuyến và (6) Độ trễ giữa các xử lý hàng loạt dữ liệu đầu vào và đầu ra.

Dẫn chứng thêm quan điểm của một số nhà NC khác như Napitupulu (2015) thì CLHTTTKT được nhận biết qua các đặc điểm: tích hợp, linh hoạt, tin cậy và hiệu quả. Darma J. và cs (2018) thì cho rằng CLHTTTKT bao gồm: độ tin cậy, tích hợp và khả năng tiếp cận. Còn Anggadini (2015) thì nhấn mạnh 3 thuộc tính linh hoạt, hiệu quả và khả năng tiếp cận. Một NC về CLHTTTKT của P. Patel (2015) lại chỉ ra các thuộc tính CLHTTTKT bao gồm: sự hiệu quả, toàn vẹn, tuân thủ, hữu hiệu, sẵn sàng và bảo mật. Trong khi, Shien (2015) thì đề cập đến hiệu quả, tích hợp và kịp thời.

Nguồn gốc của mô hình HTTT thành công DeLone và McLean (1992) (gọi tắt là D&M) dựa trên bản sửa đổi HTTT của Mason (1978) về lý thuyết truyền thông của Shannon và Weaver’s (1949), đã xác định ba cấp độ của thông tin: (1) Mức độ kỹ thuật (độ chính xác và hiệu quả của hệ thống tạo ra nó); (2) Mức độ ngữ nghĩa (khả năng truyền thông điệp có định hướng) và (3) Mức độ hiệu quả (mức độ hiệu quả của nó tác động đến người nhận) (Shannon và Weaver, 1949). Mason (1978) đã điều chỉnh lý thuyết này cho HTTT và mở rộng mức độ hiệu quả thành ba loại con: (1)

Nhận thông tin, (2) Ảnh hưởng đến người nhận và (3) Ảnh hưởng đến hệ thống. Mô hình D&M ban đầu xác định 6 yếu tố cho sự thành công của HTTT, đó là chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, sử dụng hệ thống, sự hài lòng của người dùng, tác động cá nhân và tác động tổ chức. Lý thuyết chung về HTTT đặt ra rằng khi chất lượng hệ thống phù hợp với chất lượng thông tin thì có nhiều khả năng có một ảnh hưởng mạnh đối với hiệu suất nếu người dùng cuối cảm thấy hài lòng và sử dụng hệ thống.

Sau khi có được ý kiến từ các nhà NC khác, DeLone và McLean đã cập nhật mô hình năm 2003 bằng cách thêm vào các biến “Có ý định sử dụng”, “Chất lượng dịch vụ”, gộp “Tác động cá nhân” và “Tác động tổ chức” thành “Các lợi ích ròng” và thêm vào vòng lặp phản hồi từ “Các lợi ích ròng” về “Sử dụng” và “Thoả mãn người dùng”. Đến 2016, lại một lần nữa mô hình được các tác giả DeLone và McLean điều chỉnh “Các lợi ích ròng” thành “Các tác động ròng” cho phù hợp bởi vì hàm ý của các tác giả về kết quả đầu ra là tiêu cực hoặc tích cực nhưng thuật ngữ “Lợi ích” thì thường chỉ đề cập đến những gì tích cực. Ngoài ra, các vòng lặp phản hồi cũng được thêm vào bằng các mũi tên phản hồi đi từ “Sử dụng”, “Thoả mãn người dùng” đến

“Chất lượng hệ thống”, “Chất lượng thông tin” và “Chất lượng dịch vụ”.

Các thuộc tính chất lượng HTTT trong mô hình D&M (2016) bao gồm: (1) Dễ học hỏi, (2) Dễ sử dụng, (3) Khả năng sẵn sàng, (4) Thời gian đáp ứng, (5) Độ tin cậy, (6) Tính linh hoạt, (7) Cá nhân hoá, (8) Tương tác hệ thống và (9) Bảo mật.