Đề Xuất Ghi Mã Nguyên Vật Liệu, Công Cụ Dụng Cụ, Vật Tư Y Tế Nhập Kho

độc lập, thiếu tính liên kết dẫn đến việc phải kết xuất nhiều loại báo cáo từ các loại phần mềm khác nhau, rồi phải bóc tách mất rất nhiều thời gian mới có được thông tin cần sử dụng.

Ví dụ một số phần hành kế toán chủ yếu có thể tổ chức mã hóa chi tiết TKKT

như sau:

- Đối với phần hành kế toán nguyên liệu, vật liệu, với mục tiêu quản lý được tình hình nhập - xuất kho và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, đặc biệt là thuốc và vật tư tiêu hao, việc gắn kết các đoạn mã có thể được thiết kế theo mối quan hệ giữa các đoạn mã sau:

+ Liên quan đến nghiệp vụ nhập kho

Bảng 3.1. Đề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tư y tế nhập kho

Tên đoạn mã

Diễn giải

Mã bộ phận

Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang được nhập vào kho nào (mã 1 sẽ được gắn tự động nếu đoạn mã vật tư y tế được gắn với ký tự: kho Bệnh viện và mã 2 - tên cụ thể từng khoa/phòng sẽ được

gắn với ký tự: kho đơn vị trong đoạn mã vật tư y tế.)

Mã nội dung hoạt

động

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua về sử dụng cho hoạt

động nào

Mã nguồn

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua từ nguồn nào

Mã nhà cung cấp

(NCC)

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua từ đơn vị nào:

- Ký tự đầu: Nhà cung cấp vật tư y tế

- Ký tự tiếp theo: Phương thức lựa chọn nhà cung cấp

- Tên nhà cung cấp

Mã vật tư y tế

Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tư y tế nào, loại vật tư y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.

- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tư y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bông băng, vật tư tiêu hao, vật tư can thiệp…

- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tư y tế (theo danh mục do BYT quy định)

- 03 ký tự tiếp theo: tỷ lệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%)

Mã tài khoản tự

nhiên: 152

Dùng để hạch toán kế toán

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 171 trang tài liệu này.

Nguồn: đề xuất cuả tác giả

100

+ Liên quan đến nghiệp vụ xuất kho

Chi phí nguyên liệu, vật liệu là một trong những khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá dịch vụ y tế, bởi vậy, việc kết hợp các đoạn mã thông tin liên quan đến các khoản mục chi phí nói chung, và khoản mục chi phí này nói riêng cần phải cung cấp được thông tin chi tiết tới từng dịch vụ, từng đối tượng khách hàng và cho từng hoạt động, từng bộ phận cụ thể.

Bảng 3.2. Đề xuất ghi mã nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, vật tư y tế xuất kho

Tên đoạn mã

Diễn giải

Mã bộ phận

Cho biết nguyên liệu, vật liệu đang được sử dụng ở bộ phận nào

trong Bệnh viện.

Mã nội dung hoạt

động

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho hoạt động

nào,nhóm hoạt động nào và cụ thể là hoạt động nào trong nhóm

Mã nguồn

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được mua và sử dụng từ nguồn nào

Mã dịch vụ y tế

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho dịch vụ y tế nào

Mã khách hàng

Cho biết nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho đối tượng

khách hàng nào. Đặc biệt, trong đoạn mã này, thông tin về tỷ lệ được BHYT thanh toán là thông tin quan trọng.

Mã nội dung chi phí

Chi phí về thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao

Mã vật tư y tế

Cho biết nguyên liệu, vật liệu thuộc nhóm vật tư y tế nào, loại vật tư y tế nào và đặc biệt, tỷ lệ % BHYT thanh toán.

- 01 ký tự tiếp theo liên quan đến nhóm vật tư y tế: thuốc, máu, dịch truyền, phim, hóa chất, bông băng, vật tư tiêu hao, vật tư can thiệp…

- 02 ký tự tiếp theo là chi tiết loại vật tư y tế (theo danh mục do BYT quy định)

- 03 ký tự tiếp theo: tỷ lệ BHYT thanh toán (từ 0% - 100%)

Mã tài khoản tự nhiên: tài khoản liên quan đến chi phí

Tương ứng với từng hoạt động (gắn với đoạn mã nội dung hoạt động), nguồn mua vật tư (gắn với đoạn mã nguồn), thông tin sẽ được gắn với đoạn mã tài khoản chi phí tương ứng:

- Nếu hoạt động HCSN: 61112, 61122, 612, 6142

Đối với hoạt động SXKD, ngoài việc gắn kết hai đoạn mã trên, còn phụ thuộc vào đoạn mã Bộ phận

+ Nếu gắn với mã Bệnh viện/ mã phòng chức năng: 642

+ Nếu gắn với mã Khoa …: 154

Nguồn: đề xuất cuả tác giả

101

- Đối với phần hành kế toán thu viện phí:

Trong kế toán thu viện phí, thông tin về thu viện phí cần phải được cụ thể cho từng bộ phận, từng hoạt động hay từng nhóm hoạt động; từng dịch vụ y tế. Bên cạnh đó, thông tin về thu viện phí cǜng cần phải được chi tiết cho từng khách hàng và nhóm đối tượng khách hàng. Cụ thể:

Bảng 3.3. Đề xuất ghi mã thu viện phí

Tên đoạn mã

Diễn giải
Mã bộ phận	Phản ánh doanh thu của từng bộ phận trong Bệnh viện
Mã nội dung hoạt động	Phản ánh doanh thu của từng hoạt động cụ thể
Mã dịch vụ y tế	Phản ánh doanh thu của từng dịch vụ y tế
Mã khách hàng	Phản ánh doanh thu chi tiết của từng đối tượng và nhóm đối tượng khách hàng
Mã tài khoản tự nhiên - Tài khoản 531	Dùng để hạch toán kế toán

Nguồn: đề xuất cuả tác giả

- Đối với phần hành kế toán lương:

Bảng 3.4. Đề xuất ghi mã chi phí tiền lương

Tên đoạn mã

Diễn giải
Mã bộ phận	Phản ánh nhân sự thuộc bộ phận nào
Mã cán bộ nhân viên	Phản ánh thông tin chi tiết về nhân viên: - Hạng nhân viên - Vị trí việc làm - Chi tiết từng cán bộ, nhân viên
Mã nội dung hoạt động	Phản ánh chi phí lương cho hoạt động cụ thể
Mã dịch vụ y tế	Phản ánh chi phí lương cho từng dịch vụ cụ thể, đồng thời cǜng thống kê được số lượng dịch vụ y tế mà một nhân viên y tế đã thực hiện trong khoảng thời gian nhất định.
Mã nguồn	Phản ánh nguồn chi trả lương cho cán bộ, nhân viên
Mã nội dung chi phí	Chi tiền lương và phụ cấp
Mã tài khoản tự nhiên - Tài khoản chi phí tương ứng	Tương ứng với từng hoạt động (gắn với đoạn mã nội dung hoạt động), nguồn chi trả lương (gắn với đoạn mã nguồn), thông tin sẽ được gắn với đoạn mã TK chi phí tương ứng:

102

Tên đoạn mã

Diễn giải

- Nếu hoạt động HCSN: TK 61111, TK 61121, TK 612,

TK 6141

Đối với hoạt động SXKD và CUDV, ngoài việc gắn kết hai đoạn mã trên, còn phụ thuộc vào đoạn mã Bộ phận:

+ Nếu gắn với mã phòng chức năng: TK 642

+ Nếu gắn với mã Khoa…: TK 154

Nguồn: đề xuất cuả tác giả

- Đối với phần hành kế toán TSCĐ

Bảng 3.5. Đề xuất ghi mã tài sản cố định

Tên đoạn mã

Diễn giải
Mã bộ phận	Cho biết TSCĐ đang được quản lý và sử dụng tại bộ phận nào
Mã nội dung hoạt động	Cho biết TSCĐ được mua về sử dụng cho hoạt động nào
Mã nguồn	Cho biết TSCĐ được mua từ nguồn nào
Mã nhà cung cấp (NCC)	Cho biết TSCĐ được mua từ đơn vị nào: - Ký tự đầu: Nhà cung cấp tài sản cố định - Ký tự tiếp theo: Phương thức lựa chọn NCC - Tên nhà cung cấp
Mã nội dung chi phí	+ Chi phí khấu hao trang thiết bị + Chi phí khấu hao cơ sở hạ tầng
Mã tài sản cố định	- Thông tin về thông số kỹ thuật + Nhóm thiết bị kỹ thuật cao + Nhóm thiết bị thường quy - Thông tin về công dụng của TSCĐ: + Nhóm thiết bị chẩn đoán hình ảnh + Nhóm thiết bị chẩn đoán điện tử sinh lý + Nhóm thiết bị xét nghiệm + Nhóm thiết bị cấp cứu, gây mê, hồi sức + Nhóm thiết bị vật lý, trị liệu + Nhóm thiết bị quang điện tử y tế + Nhóm thiết bị điều trị chuyên dùng

103

Tên đoạn mã

Diễn giải

+ Nhóm giường bệnh

+ Nhóm thiết bị khác

- Thông tin về tên chitiết của TSCĐ

- Thông tin về phương pháp trích khấu hao

+ Khấu hao theo đường thẳng

+ Khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm, dịch vụ

+ Khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

- Thông tin về mức khấu hao/ tỷlệ khấu hao/ tháng

- Thông tin về kiểu phân bổ:

+ 0 - Không phải phân bổ

+ 1 - Phân bổ theo tỷ lệ

- Thông tin về tiêu thức phân bổ:

+ Theo doanh thu dịch vụ kỹ thuật

+ Theo số lượng dịch vụ cung cấp

+ Theo số ngày giường quy đổi

+ Theo số lao động

+….

Mã tài khoản tự

nhiên - TK 211, 213, 214

Dùng để hạch toán kế toán

Nguồn: đề xuất cuả tác giả

Hoàn thiện kế toán một số nghiệp vụ trọng yếu tại các Bệnh viện

Trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc kế toán theo chuẩn mực kế toán công quốc tế, cần thiết phải hoàn thiện lại nội dung, nguyên tắc và phương pháp kế toán trong một số nghiệp vụ trọng yếu của Bệnh viện. Cụ thể:

Về kế toán nhập - xuất thuốc và vật tư y tế

Bệnh viện có kho thuốc tủ trực đặt tại các khoa/phòng. Khi xuất kho thuốc của Bệnh viện cho các khoa/phòng phục vụ kho thuốc tủ trực, thay vì ghi nhận chi phí Bệnh viện và giảm kho thuốc Bệnh viện, kế toán chỉ ghi nhận tăng kho thuốc tủ trực và giảm kho thuốc Bệnh viện, bởi lúc này, thuốc chưa được cấp cho người bệnh sử dụng nên không được coi là chi phí. Tương tự như vậy, khi Bệnh viện xuất kho

104

thuốc hay vật tư y tế (gang tay, bơm tiêm…) cho các khoa, phòng, chi phí thực tế chưa phát sinh bởi những thuốc hay vật tư này thực tế chưa được sử dụng. Bởi vậy, cần hạch toán theo bút toán sau:

- Khi xuất kho thuốc hay vật tư ytế cho khoa điều trị, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Kho thuốc/ vật tư của khoa

Có TK 152 - Kho thuốc/ vật tư Bệnh viện

- Căn cứ báo cáo sử dụng thuốc/ vật tư của khoa (có đối chiếu với chi phí khám, chữa bệnh thực tế của người bệnh kết xuất chi tiết theo khoa), kế toán ghi:

Nợ TK 154 - Chi phí khám, chữa bệnh Có TK 152 - Kho thuốc/ vật tư của khoa

Về kế toán doanh thu hoạt động khám,chữa bệnh:

- Đối với những trường hợp người bệnh điều trị liên quan đến hai năm tài chính, tại thời điểm cuối kǶ kế toán, nếu người bệnh chưa ra viện, căn cứ vào chi phí KCB thực tế phát sinh mà người bệnh đã sử dụng, kế toán ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 1313 - Phải thu của người bệnh/ BHXH Có TK 531 - Doanh thu hoạt động SXKD&CUDV

- Đối với kế toán doanh thu BHYT

Đối với hoạt động khám chữa bệnh bảo hiểm y tế, cần ghi nhận khoản thu này ngay tại thời điểm hoàn thành việc khám, chữa bệnh cho người bệnh bảo hiểm y tế, thay vì đợi đến cuối năm hoặc đến khi số liệu được cơ quan BHXH quyết toán. Theo nguyên tắc thận trọng kế toán ghi nhận một khoản doanh thu ước tính theo tỷ lệ % thông thường được cơ quan BHXH quyết toán, và sau đó, căn cứ vào biên bản quyết toán giữa cơ quan BHXH với Bệnh viện, kế toán sẽ điều chỉnh tăng/ giảm doanh thu (thời điểm trong năm tài chính) hoặc điều chỉnh tăng/giảm thặng dư/ thâm hụt (thời điểm sang năm tài chính sau). Việc ghi nhận doanh thu ước tính “sát” hay “chưa sát” sẽ đánh giá chất lượng của công tác kế toán tại đơn vị, nâng cao vai trò của kế toán trong công tác quản lý tài chính, kế toán của đơn vị.

Kế toán trả thu nhập cho nguồn nhân lực chất lượng cao

Để khuyến khích nguồn nhân lực chất lượng cao mà không làm gia tăng cǜng như tạo ra chênh lệch quá mức trong cơ cấu chi phí tiền lương giữa các cán bộ, viên chức tại các Bệnh viện, cần tạo lập quỹ tài trợ cho nguồn nhân lực chất lượng cao này,

105

không chỉ về mặt tài trợ về đào tạo (bởi hiện nay trong nội dung sử dụng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp đã có nội dung chi đào tạo, bồi dưỡng cán bộ), mà còn cần có tài trợ về mặt thu nhập cho bộ phận này. Điều này cần được quy định rò trong quy chế tài chính, cǜng như quy chế sử dụng quỹ và được thống nhất trên toàn Bệnh viện.

Đối với định mức chi thu nhập theo quy chế chi tiêu nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK chi phí cho con người/

Có TK phải trả người lao động.

Đối với khoản chi trả thu nhập hỗ trợ nguồn nhân lực chất lượng cao (phần chênh lệch), kế toán ghi:

Nợ TK quỹ PTHĐSN

Có TK phải trả người lao động

Thứ hai hoàn thiện tổ chức xử lý thông tin kế toán qua hệ thống sổ kế toán

Như đã phân tích ở phần hạn chế, việc hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trước hết phải thiết lập được quy định về mở sổ chi tiết theo đúng quy trình quản lý. Với cách thức hạch toán dựa trên hệ thống tổ hợp tài khoản được thiết kế theo các đoạn mã như trên, thì việc mở sổ chi tiết cho từng đối tượng sẽ không còn là chuyện phức tạp. Nhưng điều quan trọng, Bệnh viện cần phải xác định được danh mục sổ chi tiết bắt buộc phải mở tương ứng với danh mục nội dung quản lý tài chính tại Bệnh viện. Cụ thể theo minh họa sau:

Bảng 3.6. Đề xuất ghi sổ kế toán

STT

Nội dung, yêu cầu

quản lý

Sổ chi tiết đề xuất bổ sung

Doanh thu khám, chữa bệnh phải được chi tiết theo: khoa, theo loại hoạt động

hay theo từng dịch vụ y tế

- Sổ chi tiết thu khám, chữa bệnh theo khoa

- Sổ chi tiết thu khám chữa bệnh BHYT; không BHYT; KCB theo yêu cầu…

- Sổ chi tiết doanh thu dịch vụ kỹthuật A, B, C….

Chi phí khám, chữa bệnh sau khi phân loại chi phí trực tiếp, gián tiếp, còn phải được chi tiết tương ứng,

theo: khoa, theo loại hoạt

- Sổ chi tiết chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động khám, chữa bệnh theo khoa

- Sổ chi tiết chi phí trực tiếp liên quan đến khám,

chữa bệnh BHYT; không BHYT; KCB theo yêu cầu…

106

STT

Nội dung, yêu cầu

quản lý

Sổ chi tiết đề xuất bổ sung

động hay theo từng dịch vụ

ytế

- Sổ chi tiết chi phí trực tiếp cho dịch vụ kỹ thuật

A,B, C…

Tài sản cố định cần chi tiết theo nguồn hình thành, hay chi tiết theo phương pháp tính khấu hao hoặc chi tiết

theo nhóm tài sản

- Sổ chi tiết TSCĐ theo nguồn hìnhthành

- Sổ chi tiết TSCĐ theo phương pháp tính KH

- Sổ chi tiết TSCĐ theo nhóm tài sản…

….

Nguồn: đề xuất cuả tác giả Bên cạnh đó, cần quy định rò thời gian ghi và khóa sổ đối với với từng phần hành kế toán tương ứng với bộ phận kế toán chuyên trách, để đảm bảo khớp đúng

thông tin giữa các bộ phận kế toán với nhau. Ví dụ như:

- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tài khoản tiền gửi cần thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Cần phải khớp đúng với kế toán thu viện phí

- Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu cần thực hiện khóa sổ vào cuối tháng để tiến hành kiểm tra, đối chiếu với sổ chi tiết chi phí, công nợ với nhà cung cấp…

3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức cung cấp thông tin kế toán

Thứ nhất, Kế toán tại Bệnh viện cần thay đổi tư duy lập và sử dụng báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán của kế toán viên. Thay vì chỉ với mục đích nộp cho cơ quan chủ quản ngành và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, các Bệnh viện cần xác định rò đây chính là kênh thông tin vô cùng quan trọng, cung cấp một cách toàn diện nhất về bức tranh tài chính của đơn vị. Bởi vậy, công tác lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán cần phải được xác định là nhiệm vụ trọng tâm, được giao cho những cán bộ, nhân viên kế toán có năng lực và trình độ cao.

Thứ hai, cần nâng cao năng lực, trình độ hiểu biết của kế toán trong công tác lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán. Bởi hiện nay, hầu hết công việc kế toán được thao tác trên phần mềm kế toán, nên để có thể kiểm tra được tính đúng đắn, phù hợp của thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, kế toán viên phải có sự hiểu biết sâu rộng và toàn diện về chuẩn mực kế toán, về kế toán nói