Các Kinh Nghiệm Rút Ra Từ Việc Quản Lý Hệ Thống Bán Lẻ Của Walmart

sẽ được mang đi phân phối. Các loại mã vạch khác nhau được sử dụng cho các nhãn hiệu sản phẩm khác nhau, theo từng ngăn và từng thùng trong trạm. Các thiết bị máy tính cầm tay giúp cho nhân viên có thể định vị từng loại hàng hoá ở từng thùng hoặc từng ngăn. Khi máy tính kiểm tra lại các thùng và xác định một sản phẩm, nhân viên có thể xác nhận được ngay rằng đó có đúng là sản phẩm đó hay không. Thông tin về số lượng sản phẩm trong trạm sẽ được các nhân viên nhập vào các thiết bị cầm tay, sau đó máy tính sẽ cập nhật những số liệu đó vào máy chủ.

Thiết bị máy tính cầm tay cũng được sử dụng trong bộ phận đóng gói hàng hoá nhằm đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên từng sản phẩm. Các thiết bị này có đủ các thông tin về dự trữ hàng, đóng gói hàng, vận chuyển hàng của từng sản phẩm, tiết kiệm thời gian hơn việc lưu trữ bằng giấy tờ. Chúng cũng giúp những cán bộ giám sát trong việc quản lý nhân viên một cách trực tiếp hơn, không những chỉ dẫn họ, mà còn có thể chỉ đường đi cho họ trong trạm.

Mỗi trạm phân phối đều được trang bị các tiện nghi để nhân viên có thể vệ sinh thân thể, như phòng tắm, phòng hồi sức. Ở đó có cả nơi phục vụ ăn, ngủ và các sinh hoạt cá nhân. Các trạm phân phối cũng là nơi diễn ra các buổi họp và các công việc liên quan đến giấy tờ. Các lái xe tải cũng được sử dụng các tiện nghi này.

b. Hoạt động quản lý công tác Logistic (giao nhận hàng hoá)

Một tài sản rất quan trọng trong cơ sở hạ tầng logistic của Walmart chính là hệ thống xe tải làm việc nhanh và linh hoạt. Các trạm trung chuyển được phục vụ bởi hơn 3500 công ty xe tải. Các đội xe tải hùng hậu này cho phép doanh nghiệp vận chuyển hàng từ trạm đến cửa hàng trong vòng hai ngày, và tái cung cấp cho các cửa hàng một tuần hai lần. Đây thực sự là cầu nối giữa cửa hàng và trạm trung chuyển. Các lái xe của Walmart đã góp phần đáng kể trong việc cung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng. Việc tuyển

chọn lái xe cho doanh nghiệp rất nghiêm khắc: chỉ tuyển những lái xe lành nghề đã từng lái hơn 300,000 dặm mà không xảy ra tai nạn nào, và cũng không có vi phạm giao thông nghiêm trọng nào.

Các lái xe hàng ngày phải thông báo về thời gian vận chuyển hàng hoá cho trạm điều hành. Từ đó, người điều hành sẽ sắp xếp lịch trình cho tất cả việc vận chuyển và phân phối hàng hoá, rồi thông báo cho các lái xe về lịch trình của họ, bao gồm cả chuyến đến trạm phân phối hay trở về trạm từ các cửa hàng. Nhiệm vụ của các lái xe là đưa các xe hàng từ các trạm phân phối đến các cửa hàng bán lẻ, và trở về với các xe rỗng, có nghĩa là họ không bị từ chối nhận hàng. Họ thường phải qua đêm ngay tại cửa hàng sau khi đã chở hàng đến và chỉ phải đưa hàng đến trạm dỡ hàng của cửa hàng như trong lịch trình, mà không cần phải vào tận cửa hàng. Các lái xe thường bắt đầu chạy xe vào buổi chiều tối và có thể dỡ hàng vào buổi đêm. Việc dỡ hàng cứ cách hai giờ lại được thực hiện một lần cho mỗi xe. Ví dụ: nếu cửa hàng nhận được ba xe chở hàng một lúc, thì xe thứ nhất sẽ được dỡ hàng vào 12h đêm, xe thứ hai được dỡ vào 2 giờ sáng và xe còn lại sẽ được dỡ vào 4 giờ sáng. Lái xe chỉ chịu trách nhiệm đối với xe cho đến khi nhân viên của cửa hàng kiểm soát các xe đó. Walmart luôn duy trì rất khắt khe chế độ giám sát đêm của các lái xe, để họ có thể ghi lại các hoạt động của mình trong quyển “Sổ tay cá nhân giành cho đội lái xe”. Mục đích của cuốn sổ này là để rèn luyện cho các lái xe về quy tắc lái xe, trong đó bao gồm các điều khoản và điều kiện liên quan đến an toàn trong việc chuyển giao xe với nhân viên của cửa hàng và đảm bảo an toàn cho tài sản của Walmart.

Góp phần cho quy trình phân phối hiệu quả hơn, Walmart cũng sử dụng công nghệ logistic được biết đến với cái tên “cross-docking”. Trong hệ thống này, các thành phẩm sẽ được lấy ra trực tiếp từ nơi sản xuất của nhà cung cấp, đưa ra ngoài và sau đó cung cấp trực tiếp cho khách hàng. Hệ thống này rút ngắn quy trình mua bán và dự trữ thành phẩm, và cũng giảm bớt gánh nặng cho các trạm phân phối và kho dự trữ.

Trong hoạt động cross-docking, các yêu cầu mua hàng của khách hàng được gửi đến sẽ được chuyển thành các đơn đặt hàng hoặc thu mua hàng hoá. Những đơn đặt hàng này được gửi đến nhà sản xuất, và sau một khoảng thời gian nhất định, nhà sản xuất có trách nhiệm thông báo lại về khả năng có thể hay không thể cung cấp hàng hoá đó. Trong trường hợp nhà sản xuất đồng ý tiếp nhận đơn đặt hàng, hàng hoá sẽ được trực tiếp đưa đến nơi được gọi là khu chuẩn bị (the staging area). Ở đây hàng hoá được đóng gói phù hợp với đơn đặt hàng từ các cửa hàng khác nhau sau đó được gửi trực tiếp đến từng khách hàng.

Để đạt được hiệu quả nhất từ hệ thống cross-docking, Walmart đã phải thay đổi một cách cơ bản phương pháp điều hành quản lý. Theo truyền trống, các quyết định liên quan đến hàng hoá, giá cả và xúc tiến quảng cáo sẽ chịu sự kiểm soát rất lớn và thường được quyết định bởi tập hợp các lãnh đạo. Tuy nhiên việc áp dụng hệ thống cross-docking đã hoàn toàn thay đổi thói quen này. Hệ thống đã thay đổi bản chất của “chuỗi cung ứng” (supply chain) trở thành “chuỗi yêu cầu” (demand chain), có nghĩa là thay vì việc các nhà bán lẻ “đẩy” (push) hàng hoá vào hệ thống, thì ngược lại, khách hàng có thể “kéo” (pull) hàng hoá ra, nghĩa là có được hàng hoá như họ mong muốn ở mọi lúc và mọi nơi mà họ cần. Cách thức này rất cần sự phối hợp cao độ về thông tin giữa hệ thống cửa hàng, các trạm trung chuyển và các nhà cung cấp và cần ít sự kiểm soát điều hành hơn hẳn trước kia.

c. Quản lý kiểm kê hàng hoá

Walmart đầu tư rất lớn vào mạng lưới công nghệ thông tin để hiệu quả hoá các khâu bán hàng và kiểm kê hàng hoá của hệ thống cửa hàng trên cả nước, bằng việc lắp đặt hệ thống vệ tinh liên lạc riêng của mình. Walton đã giải thích về ích lợi có được từ các vệ tinh này như sau: “Tôi có thể đi vào phòng vệ tinh, ở đó các nhân viên kỹ thuật đang ngồi trước màn hình máy vi tính, và nói vào phone với bất kỳ cửa hàng nào đang gặp trục trặc trong hệ

thống liên lạc. Tôi chỉ cần đứng sau lưng họ xem trong một đến hai phút là có thể biết được có những gì diễn ra trong ngày hôm này. Trên màn hình, tôi có thể thấy tổng số lượng thẻ tín dụng giao dịch mua bán diễn ra trong ngày. Nếu chúng tôi gặp những vấn đề thực sự quan trọng và khẩn cấp phải liên lạc ngay với các cửa hàng và trạm phân phối, thì tôi hoặc bất kỳ một chuyên gia nào của Walmart cũng có thể vào phòng studio vô tuyến, kết nối vệ tinh, và thực hiện việc đó ngay.” [11]

Walmart có thể hạn chế lượng hàng do không đủ khả năng sản xuất bằng việc cho phép các cửa hàng tự quản lý kho hàng của mình, giảm kích thước bao gói của nhiều chủng loại sản phẩm và đồng thời cũng giảm giá sản phẩm. Thay vì cắt giảm lượng hàng, Walmart lại tận dụng công nghệ thu thập thông tin của mình để nắm rõ được những loại hàng hoá nào khách hàng mua nhiều nhất, và sẽ tăng số lượng sản xuất, đồng thời giảm đi những loại hàng hoá còn lại. Walmart cũng liên lạc với các nhà cung cấp thông qua mạng lưới máy tính. Doanh nghiệp đã hợp tác với P&G để duy trì lượng hàng của P&G trong cửa hàng của mình và xây dựng mạng lưới tự động đặt hàng, kết nối tất cả các máy tính giữa P&G với cửa hàng và các trạm phân phối khác. Mỗi khi có khách hàng mua sản phẩm của P&G, hệ thống máy tính ở các cửa hàng Walmart sẽ tự động thông báo thiếu trong kho, và gửi đơn đặt hàng mới đến nhà máy P&G gần nhất thông qua vệ tinh liên lạc. P&G sau đó sẽ chuyển hàng đến trạm phân phối của Walmart hoặc trực tiếp đến cửa hàng đó. Sự hợp tác này gữa Walmart và P&G là sự hợp tác mà hai bên cùng có lợi (win-win), bởi vì Walmart có thể giám sát mức độ dự trữ kho hàng của mình một cách đều đặn đồng thời xác định được những mặt hàng bán chạy. Còn đối với P&G, hệ thống này giúp giảm đáng kể chi phí bảo quản và vận chuyển hàng hoá.

Các nhân viên của cửa hàng đều giữ một máy tính cầm tay, được coi là “đũa thần” của họ. Thiết bị này liên kết với các thiết bị điện tử khác trong cửa hàng thông qua một mạng lưới vô tuyến. Nó có thể giúp họ theo dõi được

lượng hàng ở cửa hàng, lượng hàng được giao và cả lượng hàng dự phòng trong kho ở các trạm phân phối. Việc quản lý các đơn đặt hàng và tái cung ứng hàng hoá cho cửa hàng luôn được thực hiện với sự giúp đỡ của máy tính thông qua hệ thống POS (Point-of-sales). Thông qua hệ thống này, họ có thể dễ dàng điều hành, theo dõi việc bán và dự trữ hàng hoá trên các ngăn hàng. Các mạng lưới điện toán cũng được sử dụng để dự báo chính xác lượng bán của mỗi món hàng, dựa trên số liệu kế toán hàng hoá ở các cửa hàng. Sau khi đã có số liệu dự báo chính xác, một lượng lớn hàng hoá sẽ được thông báo và được cung cấp định kỳ đến cửa hàng mà không cần đơn đặt hàng. Các thiết bị này luôn cập nhật chính xác và kịp thời các thông tin về lượng hàng, về vị trí của từng loại hàng, về tình trạng hàng hoá đang ở trạm phân phối, đã được chuyển lên xe tải, hay đã được chuyển đến cửa hàng.

Walmart cũng dùng các công nghệ mã vạch và vô tuyến để quản lý việc kiểm kê hàng hoá. Bằng việc sử dụng mã vạch và các thiết bị quang học để đọc dữ liệu, hàng hoá có thể được gửi trực tiếp đến bến dỡ thích hợp. Thiết bị mã vạch cho phép nhặt hàng, nhận hàng và điều hành việc kiểm kê của một loại hàng hoá thích hợp. Người ta cũng có thể dùng công nghệ này để gói hàng và đếm hàng.

Walmart đã đầu tư 4 tỷ USD để xây dựng một hệ thống liên kết bán lẻ. Hơn 10,000 nhà cung cấp bán lẻ của Walmart đã sử dụng hệ thống này để điều hành việc bán sản phẩm tại cửa hàng và tái cung cấp lượng hàng. Chi tiết về các giao dịch trong ngày với tổng khối lượng thường lên đến 10 triệu USD/ngày, được cập nhật vào hệ thống và được thông báo cho mỗi cửa hàng vào 4 giờ sáng ngày hôm sau. Có thể nói Walmart là doanh nghiệp sở hữu hệ thống máy tính lớn nhất trong các doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã sử dụng bộ vi xử lý Massively Parallel Processor (MPP) (xử lý lượng dữ liệu cực lớn cùng một lúc) cho hệ thống máy tính để theo dõi hoạt động của hàng hoá và kho dự trữ. Tất cả các thông tin liên quan đến việc bán một lượng hàng sẽ được truyền qua hệ thống vệ tinh liên lạc. Trong trường hợp hệ thống có hỏng

hóc hay đình trệ, công ty đã lập ra trước các kế hoạch tăng cường đối phó với những biến cố bất ngờ đó.

Bằng việc tăng cường hiệu quả của hệ thống máy tính được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, Walmart đã rất thành công trong việc cung cấp không ngừng nghỉ các dịch vụ, lợi ích cho khách hàng của mình, cho các nhà cung cấp, các chủ kho và cả các đối tác kinh doanh.

1.3. Các kinh nghiệm rút ra từ việc quản lý hệ thống bán lẻ của Walmart

Các phân tích trên đây cho thấy Walmart thành công là nhờ các kinh nghiệm quản lý sau:

- Hiểu rõ cấu trúc giá thành sản phẩm của nhà sản xuất, nhờ đó thoả thuận được giá rẻ.

- Mạng lưới trung tâm phân phối rộng lớn, hệ thống xe tải giao hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp.

- Áp dụng công nghệ cao trong quản lý, mạng lưới thông tin liên lạc cực kỳ hiện đại, giảm được chi phí nhân công, tránh sai sót, nâng cao tính hiệu quả, quay vòng sản phẩm nhanh hơn.

- Hệ thống cross-docking giúp cung cấp hàng hoá trực tiếp từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng, giảm thiểu dự trữ hàng hoá, thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng.

- Hệ thống quản lý kiểm kê hàng hoá giúp dự báo được xu hướng bán hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.

Có thể thấy lợi ích của hệ thống quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là góp phần tiết kiệm thời gian, vòng quay của sản phẩm chạy nhanh hơn, làm cho công tác dự báo về lượng hàng bán ngày một chính xác, giảm áp lực cho công tác quản lý kho, và tăng hiệu quả đầu tư của nguồn vốn. Nó cũng góp phần tiết kiệm nhân lực, giảm thiểu chi phí đào tạo và sai sót trong hoạt động.

Chuỗi cung ứng của Walmart là kết quả của việc phối hợp rất hiệu quả giữa các khâu bán lẻ, góp phần cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt hơn. Nó loại bỏ sự dự trữ hàng hoá lâu dài và đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Công

nghệ mã vạch và vô tuyến tạo thuận lợi cho việc phân phối hàng hoá một cách hợp lý. Hệ thống cross-docking cũng là một lợi thế lớn của Walmart trong việc giảm chi phí kho bãi, cắt giảm nhân lực và các chi phí khác liên quan đến việc chất dỡ hàng hoá.

Bảng 3. Quy mô của Walmart tính đến năm 2008

Doanh thu bán trung bình hàng năm

220 tỷ USD
Số nhân viên trên toàn cầu	1.28 triệu
Số cửa hàng trên toàn thế giới	4,474
Số cửa hàng giảm giá (Walmart discount store)	1,343
Số đại siêu thị (Supercenters)	2,447
Số nhà kho bán sỉ (Sam’s club)	552
Số siêu thị trung tâm thành phố (Walmart neigborhood market)	132
Số nhà cung cấp	30,000
Xếp hạng nhà bán lẻ ở Mỹ	1
Xếp hạng cửa hàng trang sức	1
Số kiện hàng vận chuyển bằng xe tải của Walmart hàng tuần	50 triệu
Số lượng xúc xích bán hàng năm	70 triệu
Chi phí quảng cáo hàng năm	498 triệu USD
Doanh số bán được trong ngày cao nhất (23/11/2001)	1.25 tỷ USD
Số lượng phi công của Walmart	60
Số lượng nhân viên của Walmart ở Trung Quốc	4000
Doanh thu hàng năm của cửa hàng McDonald kinh doanh trong Walmart	1.3 tỷ USD
Số lượng khách hàng của Walmart mỗi ngày trên toàn thế giới	15.7 triệu
Số lượng khách truy cập website walmart.com hàng ngày	4.500.000
Lượng món hàng bày trong siêu thị Walmart	1,000,000
Lượng món hàng bán qua walmart.com	6,00,000
Ước tính vốn của Walmart năm 2020	11.1 tỷ tỷ USD