Các Loại Báo Cáo Trách Nhiệm Của Trung Tâm Chi Phí

Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức quản lý và các TTTN sẽ nâng cao hiệu quả của quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời, phù hợp với từng cấp quản lý. Đồng thời, tạo sự tính chủ động cao của các nhà quản trị các cấp về thẩm quyển quản lý và kiểm soát của mình, tạo điều kiện khuyến khích, phát huy khả năng lãnh đạo, năng lực quản trị của các cấp. Phát huy được năng lực chuyên môn, kỹ năng quản lý của nhà quản trị các cấp. Nhà quản trị từng cấp sẽ chỉ quan tâm đến phạm vi quản lý của mình nên có nhiều thời gian tập trung cho những mục tiêu, chiến lược phát triển chung của đơn vị và việc điều phối cấp thấp hơn, những đơn vị chức năng.

Tuy nhiên, việc phân cấp quản lý cũng sẽ bộc lộ một số vấn đề đó là sự khó thống nhất mục tiêu chung do việc điều hành của nhà quản lý cấp cao nhất sẽ chỉ tổng hợp các mục tiêu quản lý các cấp thấp hơn. Vì mục tiêu của những cấp quản lý/TTTN riêng mà mỗi nhà quản lý có thể sẽ không quan tâm đến các bộ phận khác, thậm chí là cạnh tranh, xung đột. Đồng thời, việc phân cấp cũng sẽ dẫn đến tăng chi phí cho việc điều hành, quản lý và kiểm soát

Hệ thống KTTN luôn gắn liền với việc phân cấp quản lý trong đơn vị, bởi vì TTTN là một bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức quản lý mà những người quản lý mỗi TTTN có quyền và nghĩa vụ đối với mọi kết quả thuộc phạm vi quản lý của mình. Cụ thể:

Vai trò của phân cấp quản lý đối với các trung tâm

Đối với trung tâm chi phí: Mục tiêu của trung tâm này là tối thiểu hóa chi phí, do đó nhất thiết phải xây dựng được dự toán chi phí phù hợp. Dự toán chi phí gồm cả đối với chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính; dự toán về lượng và giá chi phí hay dự toán về tổng số tiền chi phí và tỷ suất chi phí.

Các chỉ tiêu tài chính thuộc trung tâm này thường bao gồm chỉ tiêu NVLTT (biến phí NVLTT, định phí NVLTT) chi tiết theo từng loại, hay nhóm sản phẩm sản xuất, gia công, từng địa điểm kinh doanh…,chi phí NCTT (biến phí NCTT, định phí NCTT) chi tiết theo từng loại, nhóm sản phẩm, từng lô hàng hóa, từng địa điểm

kinh doanh…; chi phí SXC (biến phí SXC, định phí SXC) chi tiết theo từng loại, nhóm sản phẩm từng lô hàng hóa, từng địa điểm kinh doanh…; chi phí bán hàng (biến phí bán hàng, định phí bán hàng) chi tiết theo từng loại SP, từng lô hàng hóa, từng địa điểm kinh doanh…; chi phí QLDN (biến phí QLDN, định phí QLDN) chi tiết theo từng loại, nhóm sản phẩm, từng lô hàng hóa, từng địa điểm kinh doanh…

Các chỉ tiêu phi tài chính thường bao gồm chỉ tiêu chất lượng sản phẩm ( giá trị chỉ số chất lượng sản phẩm, chỉ số quy cách, mẫu mã sản phẩm, hàng hóa; chỉ tiêu Hiệu quả hoạt động quản lý kỹ thuật sản xuất; Hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự; Hiệu quả quản lý công tác kinh doanh; Các chỉ tiêu phản ánh quá trình học hỏi và phát triển (tỷ lệ nhân viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức; chế độ đãi ngộ cán bộ, công nhân viên; Các chỉ tiêu phản ánh quy trình hoạt động tham mưu ( mức độ tuân thủ quy trình soạn thảo các văn bản quản lý nhân sự; mức độ thành thạo trong soạn thảo văn bản…).

Đối với trung tâm doanh thu: trách nhiệm của các nhà quản trị tại TTDT là tối đa hóa doanh thu, do đó trung tâm doanh thu, nhất thiết phải xây dựng dự toán về các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính.

Các chỉ tiêu tài chính gồm dự toán bán hàng theo các tiêu thức nhất định như dự toán chỉ tiêu khối lượng hàng bán; dự toán về đơn giá hàng bán; dự toán doanh thu bán hàng theo nhóm hàng, theo địa điểm kinh doanh hay theo từng thị trường cụ thể…Ngoài ra, cũng cần xây dựng được những chỉ tiêu phi tài chính

Các chỉ tiêu phi tài chính, gồm các chỉ tiêu phản ánh tình hình quan hệ với khách hàng, đối tác kinh doanh tỷ lệ khách hàng thường xuyên/không thường xuyên; tỷ lệ khách hàng có khiếu nại, tranh chấp…; các chỉ tiêu phản ánh quy trình công tác nội bộ như tỷ lệ tăng trưởng các hợp đồng bán hàng, mức độ cải thiện quá trình thủ tục bán hàng; Các chỉ tiêu phản ánh quá trình học hỏi và phát triển như tỷ lệ cán bộ nhân viên tham gia các lớp cập nhật kiến thức về kinh doanh, tham gia các cuộc hội thảo về thị trường quốc tế, về Marketing, chế độ khen thưởng với người có thành tích bán hàng…

Đối với trung tâm lợi nhuận: mục tiêu của trung tâm này là tối đa hóa lợi nhuận. Dó đó, trung tâm lợi nhuận phải tổ chức hoạt động sao cho đạt lợi nhuận tối đa, điều đó có nghĩa là phải sử dụng nguồn lực một cách đạt hiệu quả cao nhất, trong đó có trách nhiệm kiểm soát doanh thu và chi phí thực hiện từ trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí. Dự toán lợi nhuận được xây dựng trên căn cứ dự toán doanh thu và dự toán chi phí.

Về chỉ tiêu tài chính: dự toán lợi nhuận được xác định đối với từng nhóm hàng, từng địa điểm kinh doanh hay các tiêu thức quản trị khác theo yêu cầu của nhà quản trị DN.

Các chỉ tiêu phi tài chính, gồm các chỉ tiêu phản ánh tình hình quan hệ với khách hàng, đối tác kinh doanh như chỉ tiêu tỷ lệ hài lòng của khách hàng, đối tác kinh doanh về chất lượng sản phẩm, hàng hóa; tỷ lệ tăng trưởng thị phần …; Các chỉ tiêu phản ánh quy trình công tác nội bộ như cơ cấu sản phẩm sản xuất, cơ cấu hàng hóá bán ra; Tỷ lệ cải tiến mẫu mã hàng hóa; Các chỉ tiêu phản ánh quá trình học hỏi và phát triển như tỷ lệ cán bộ nhân viên tham gia các lớp cập nhật kiến thức về quản trị bán hàng, quản trị tài chính, kế toán, kiểm toán, tham gia các cuộc hội thảo về thị trường quốc tế, về Marketing, chế độ khen thưởng với người có thành tích trong kinh doanh…

Đối với trung tâm đầu tư: mục tiêu của trung tâm này là sử dụng tối ưu vốn đầu tư và tối đa hóa lợi nhuận. Do đó, trung tâm này thường xây dựng các chỉ tiêu dự toán như sau:

Các chỉ tiêu tài chính, gồm:

+ Hệ số sinh lời của doanh thu (ROS);

+ Chỉ tiêu Hệ số sinh lời của vốn chủ sở hữu (ROE)

+ Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI)

+ Lợi nhuận còn lại (RI)

+ Giá trị kinh tế gia tăng của trung tâm đầu tư (EVA)

+ Giá trị thị trường của trung tâm đầu tư (MVA)

Các chỉ tiêu phi tài chính, gồm các chỉ tiêu phản ánh tình hình quan hệ với nhà đầu tư như chỉ tiêu mức độ hài lòng của nhà đầu tư về tỷ suất sinh lời, về khả năng hoàn vốn đầu tư, về tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án …; Các chỉ tiêu phản ánh quy trình công tác nội bộ như số lượng dự án có tỷ lệ sinh lời cao, số lượng dự án mới, số lượng định mức kinh tế kỹ thuật được xây dựng mới, xây dựng lại…; Các chỉ tiêu phản ánh quá trình học hỏi và phát triển như tỷ lệ cán bộ nhân viên tham gia các lớp cập nhật kiến thức về quản trị bán hàng, quản trị tài chính, kế toán, kiểm toán, tham gia các cuộc hội thảo về thị trường quốc tế, về Marketing, chế độ khen thưởng với người có thành tích trong kinh doanh…

Vai trò của phân cấp quản lý đối với các cấp quản trị

Đối với nhà quản trị cấp cao: trong bất kể loại hình doanh nghiệp nào và ở giai đoạn phát triển nào thì nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý và điều hành toàn bộ các bộ phận/ trung tâm trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị cấp cao trong DN cần có đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính do KTTN cung cấp và sử dụng các thông tin này nhằm mục đích hệ thống hóa các công việc của từng bộ phận/trung tâm, trên cơ sở đó thiết lập được hệ thống chỉ tiêu đánh giá đối với từng trung tâm một cách hợp lý nhất. Từ đó, phục vụ cho việc quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp bằng các quyết định tối ưu nhất. Trên cơ sở các kế hoạch giao cho từng bộ phận/trung tâm

Đối với nhà quản trị cấp trung: đối với những nhà quản trị cấp trung trong các DN, là những người trực tiếp tham gia vào bộ máy quản trị điều, hành tại các bộ phận/đơn vị hay các trung tâm trách nhiệm nên học cần phải có các thông tin kinh tế tài chính do KTTN cung cấp. Các thông tin này rất cần thiết cho việc thực hiện các chức năng kiểm soát tài chính và kiểm soát quản lý. Nhà quản trị cấp trung có thể sử dụng thông tin do KTTN cung cấp để phân tích, đánh giá chi tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các khoản đầu tư của từng bộ phận/trung tâm. Trên cơ sở, so sánh thực tế với dự toán theo các chỉ tiêu quản trị để xác định chênh lệch và phát hiện những khâu yếu, những khả năng tiềm tàng chưa được khai thác để có biện

pháp khắc phục và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị vốn, quản trị doanh thu, chi phí và lợi nhuận với mục tiêu tăng doanh thu, giảm chi phí để tăng lợi nhuận. Theo từng kỳ kinh doanh và các thông tin thực tế thu thập được bởi hệ thống KTTN cung cấp, nhà quản trị cấp cao có thể phân tích đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch ở từng bộ phận/trung tâm. Qua đó, xác định hiệu quả cũng như trách nhiệm của các nhà quản trị ở các bộ phận/trung tâm trực thuộc doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để giao nhiệm vụ kế hoạch cho kỳ kinh doanh tới. Như vậy, có thể nói rằng nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp rất cần có thông tin do KTTN cũng cấp.

Đối với nhà quản trị cấp thấp: trong doanh nghiệp, nhà quản trị cấp thấp có thể được hiểu là những người trực tiếp có trách nhiệm thực hiện một trong những nhiệm vụ của một bộ phận/trung tâm phù hợp với bộ phận/trung tâm được giao quyền và trách nhiệm thuộc hệ thống toàn doanh nghiệp. Nhà quản trị cấp thấp sử dụng thông tin do KTTN cung cấp nhằm kết nối với mục tiêu chung của doanh nghiệp, sao cho mỗi bộ phận/trung tâm có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình SXKD của toàn doanh nghiệp. Các nhà quản trị ở mỗi bộ phận/trung tâm có trách nhiệm trong việc tổ chức hệ thống kế toán để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính, trước hết cho công việc quản trị của mình ở mỗi bộ phận/trung tâm độc lập. Ví dụ trung tâm mua hàng có nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp đầy đủ hàng hóa, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh với chi phí bỏ ra thấp nhất, nghĩa là mang lại cho bộ phận này hiệu quả cao nhất; bộ phận hay trung doanh thu có nhiệm vụ chủ yếu là kiểm soát doanh thu thông qua việc lập dự toán doanh thu, thu thập số liệu thực hiện về doanh thu để phân tích đánh giá mức độ thực hiện dự toán doanh thu, mức độ tăng doanh thu theo từng địa điểm kinh doanh hay từng nhóm hàng kinh doanh hoặc theo từng phương thức kinh doanh…

1.3. ĐO LƯỜNG VÀ BÁO CÁO CỦA KTTN TRONG DOANH NGHIỆP

Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận/đơn vị hay từng TTTN trong DN hay hiệu quả của các nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp, cần phải

thu thập được đầy đủ thông tin hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao cho từng bộ phận/đơn vị hay nhà quản trị các cấp. Trên cơ sở các tiêu chuẩn, dự toán đã xây dựng, nhà quản trị đối chiếu với thực tế hoạt động để đánh giá hiệu quả đạt được của mỗi bộ phận/đơn vị hay TTTN thông qua các chỉ tiêu cụ thể.

Hệ thống báo cáo KTTN là hệ thống báo cáo nội bộ doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp, là sản phẩm cao nhất của KTTN, phản ảnh kết quả thực hiện các công việc của mỗi TTTN được tóm tắt trên một báo cáo theo định kỳ. Báo cáo KTTN còn thể hiện được các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán về những chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu phi tài chính của từng TTTN trong DN.

Việc lập báo cáo KTTN giúp cho nhà quản trị nắm được tình hình hoạt động của bộ phận mình phụ trách, quản lý. Qua đó kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận hay đơn vị. Báo cáo KTTN ngoài số liệu cụ thể còn phải thông qua lời văn để giải thích rõ các nguyên nhân chênh lệch của các chỉ tiêu nhằm làm sáng tỏ những vấn đề mà nhà quản trị qua tâm phục vụ cho công tác quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Từ cấp thấp đến cấp cao, các nhà quản trị đều phải lập báo cáo KTTN để trình lên cấp trên cho nhà quản trị cấp trên nắm được những hoạt động của cấp dưới trong phạm vi trách nhiệm được phân công. Mức độ chi tiết trong báo cáo của mỗi cấp có khác nhau, thường là mức độ chi tiết càng nhiều đối với cấp quản lý thấp hơn. Nói cách khác, các báo cáo KTTN của TTNH cấp dưới có mức độ chi tiết cụ thể hơn của các TTTN cấp cao hơn.

Trình tự báo cáo thông tin trong hệ thống KTTN bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất trong DN đến cấp quản trị cao nhất. Mức độ chi tiết của báo cáo giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong DN.

1.3.1. Đo lường và báo cáo của trung tâm chi phí

1.3.1.1. Các chỉ tiêu đo lường của trung tâm chi phí

Cách thức đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là đánh giá việc sử dụng hiệu quả các yếu tố đầu vào để thực hiện được kết quả đầu ra. Khi đánh giá tại trung

tâm này cần căn cứ vào nội dung khối lượng sản xuất hay tiêu thu sản phẩn có hoàn thành hay không; chi phí thực tế tăng hay giảm so với dự toán, đồng thời phải so sánh sự biến động về lượng và biến động về giá theo công thức sau:

CT – CD = T

Trong đó: CT là chi phí thực hiện

CD là chi phí dự toán

T là chênh lệch chi phí thực hiện và chi phí dự toán Sau đó, tính toán xác định các nhân tố ảnh hưởng:

Nhân tố ảnh hưởng về số lượng: (L)

L = gD x ( LT – LĐ)

Nhân tố ảnh hưởng về đơn giá: (G)

G = LT x ( GT - GĐ )

Trong đó: LT; LĐ lần lượt là số lượng thực hiện và số lượng dự toán GT; GĐ lần lượt là giá thực hiện và giá dự toán

Khi số lượng của các loại vật tư, NVL sử dụng thực tế tăng (giảm) so với dự toán sẽ làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng (giảm) theo

Khi đơn giá các loại vật tư, NVL tăng (giảm ) sẽ làm chi phí thực tế tăng ( giảm) so với dự toán.

Khi đánh giá đối với các chỉ tiêu phi tài chính, cần so sánh chỉ tiêu thực hiện với chỉ tiêu dự toán để xem xét. Ví dụ, đánh giá chỉ tiêu phản ánh quá trình học hỏi phát triển, cụ thể là chỉ tiêu tỷ lệ nhân viên tham gia lớp đào tạo về cập nhật kiến thức quản lý chi phí bán hàng. Nếu chỉ tiêu thực hiện lớn hơn chỉ tiêu dự toán thì điều đó có nghĩa là trung tâm hay doanh nghiệp đã thực hiện tốt việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia được bồi dưỡng cập nhật kiến thức trong lĩnh vực quản lý chi phí bán hàng. Trường hợp này có các nguyên nhân như do trung tâm hay doanh nghiệp đã tạo điều kiện bố trí, sắp xếp về thời gian cho nhân viên tham gia học tập, bồi dưỡng hoặc do bản thân nhân viên có sự nỗ lực để tham gia học tập. Ngược lại,

nếu chỉ tiêu thực hiện nhỏ hơn chi tiêu dự toán, nghĩa là sẽ có thể do trung tâm hay doanh nghiệp không tạo điều kiện cho nhân viên tham gia hoặc do bản thân nhân viên không nỗ lực tham gia. Khi đó phải tùy tình hình cụ thể để có phân tích đánh giá chính xác

1.3.1.2. Các loại báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí

Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí phản ảnh tình hình thực hiện dự toán chi phí, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tình hình thực hiện dự toán chi phí. Tùy theo yêu cầu quản trị, báo cáo chi phí tại các trung tâm chi phí có thể bao gồm:

- Báo cáo chi phí theo nhóm hàng/lô hàng;

- Báo cáo chi phí theo địa điểm kinh doanh;

- Báo cáo chi phí theo khoản mục;

- Báo cáo chi phí theo yếu tố;

………………

Bảng 1.2. Báo cáo chi phí theo nhóm hàng/ lô hàng

(Chỉ tiêu tài chính)

Tháng……..

Chỉ tiêu

Chi phí dự toán (1)	Chi phí thực tế (2)	Chênh lệch (1-2)	Biến động các nhân tố
Chi phí dự toán (1)	Chi phí thực tế (2)	Chênh lệch (1-2)	Số lượng	Đơn giá	Kết cấu
Chỉ tiêu tài chính
Nhóm hàng…..
Nhóm hàng…..
……………….	……..	……	…….	……	…..	….
Cộng